プロジェクトのライフサイクルを管理するには、納期と予算を遵守しながら作業を完了させるためのプロセスとツールが必要です。
この記事では、最適なプロジェクト管理ツールを選定する方法を解説します。
プロジェクト管理ツールとは？
プロジェクト管理ツールは、チームがプロジェクトライフサイクルを通じて作業の各段階を管理できるようにすることで、ワークフローの複雑さを低減し、プロジェクトを効率化できます。
包括的なツールは、チームワーク、時間の追跡、リソースの割り当て、共同作業、ToDoリストなど、様々な機能を備えています。適切なツールは、プロジェクトのタイムラインビューや、プロジェクトワークフローを管理するためのワークスペースを提供します。多くの場合、機能をカスタマイズできます。
多くのソフトウェアシステムでは、エンドツーエンドのプロジェクト計画を採用しておらず、ライフサイクル全体の一部のフェーズにのみ焦点を当てています。
包括的なプロジェクト管理ツールを使用すれば、複雑なプロジェクトにおけるチームの進捗状況をエンドツーエンドで追跡できます。チームに最適なプロジェクト管理ツールを見つけるには、次の質問について検討する必要があります。
- 複数のチームをまたいで、複数のプロジェクトを管理する必要がありますか？
- 基本的なタスク管理のために、デジタルToDoリストを作成する必要がありますか？
- CRM、財務システム、会計ツールと統合する必要がありますか？
- アジャイルやウォーターフォールなどの手法と組み合わせる必要がありますか？
これらの質問に答えることで、優先すべきプロジェクト管理機能を特定できます。
プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールの比較
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールは、プロジェクトの目標、リソース、プロセスの概要を提示します。プロジェクトマネージャーは、次のことを実行できます。
- 大規模なプロジェクトの整理
- タスクとサブタスクの分割
- タスクの割り当て
- 完了したタスクの確認
プロジェクト管理ツールとタスク管理ツールは同じものではありませんが、主に次の3つの領域に重点を置いています。
メリット：
あらゆる要素を一元管理
多くのプロジェクト管理システムでは、次のことを単一の基盤で実行できます。
- コミュニケーション
- 共同作業
- タスクの割り当て
- 証明文書
- アセットの管理
誰もがプロジェクト情報にアクセスできるようにするソフトウェアソリューションは、非効率性やボトルネックを解消し、プロセスを合理化するのに役立ちます。ただし、一部のプロジェクト管理ツールは、プロジェクトスコープに含まれていないアドホックなリクエストや、プロジェクト情報のリアルタイム共有に対応していない場合があります。
プロジェクトトラッキング
プロジェクト管理ツールを使用すれば、チームメンバーがプロジェクトリクエストを送信してから、作業を完了して報告するまで、プロジェクト全体を追跡できます。これにより、チームの各タスクの日次概要や、プロジェクトの全体像を把握し、プロジェクト全体の進行状況や特定のタスクをひと目で確認できます。
どこからでもアクセス可能
プロジェクト管理ツールを使用すれば、チームが何に取り組んでいるのかを簡単に把握できます。チームの誰もが、いつでも最新のデータとプロジェクトの進捗状況にアクセスできます。また、モバイルアプリを備えたクラウドベースのプロジェクト管理ツールを導入すれば、チームメンバーは社内外で簡単にプロジェクトにアクセスできます。
デメリット：
習得が難しい
一部のプロジェクト管理ツールは、使いこなせるようになるまでに時間がかかる可能性があります。
コスト
多くのプロジェクト管理企業は、コストについて透明性を確保していますが、そうでない企業もあります。
ダウンタイム
プロジェクト計画の立案、マイルストーンの定義、プロジェクト管理システムへのデータの取り込み、チームメンバーへのタスクの割り当てには、時間がかかる可能性があります。
複雑さ
プロジェクトマネージャーがプロジェクト管理ツールを初めて使用する場合、本来であれば単純なプロジェクトを、複雑なものにしてしまう可能性があります。
タスク管理ツール
タスク管理ツールは、作業の最小単位としてのタスクに重点を置いています。主な機能は次のとおりです。
- タスクの作成
- ビジュアライゼーション
- 各プロジェクトの通知
- 進行中の企業タスクの管理
メリット：
使いやすい
タスク管理ツールは、比較的早く使いこなすことができます。使い方も簡単なので、ダウンタイムを最小限に抑えながら、ToDoリストやタスクの依存関係を確認できます。
きめ細かい制御
チームメンバーが現在取り組んでいる作業を詳細に把握したい場合、タスク管理ツールを使用すれば、メンバーが取り組んでいる作業をより細かく制御できるため、進捗状況を簡単に追跡できます。
アドホックタスクのトラッキング
上司に予定外の小さいタスクを依頼された場合、そのタスクをダッシュボードにリアルタイムで簡単に追加できます。これにより、大規模なプロジェクトの一部ではない単発のジョブリクエストを簡単に追跡できます。
デメリット：
把握できる範囲が限られている
タスク管理ツールは、一部の作業のみに対応します。そのため、チームメンバーはプロジェクトスコープの全体像を把握できない場合があります。プロジェクトのタイムラインを俯瞰する必要がある場合、タスク管理ツールは最適な選択肢ではない可能性があります。
「無料版」に注意が必要
無料版を提供しているタスク管理ツールは数多くありますが、注意が必要です。多くの無料版は、有料版に比べて、利用できる機能が大幅に少ないからです。
短期的な目標のみに対応
タスク管理ツールは、チームメンバーの日々のワークロードを管理するのに最適です。ただし、リソース管理、チームの共同作業、広範なプロジェクト管理向けの長期的なソリューションとしては、最善策とは言えません。
最適なプロジェクト管理ツールの条件
最適な生産性ソフトウェアの選定プロセスは、チームごとに異なります。ある組織にとって最適なプロジェクト管理ツールが、別の組織には適さないこともあります。
例えば、チームをAからBまで導くためのプロジェクト管理ツールの導入を検討するとします。しかし、同じ労力とコストでZまで到達できるとしたらどうでしょうか。また、プロジェクトの全体像を把握したいときもあれば、各タスクを詳細に確認したいときもあるでしょう。そのような場合は、プロジェクト管理プロセス全体に対応できる、包括的なプロジェクト管理ツールの導入を検討してください。
時代遅れのプロジェクト管理ツール
あらゆる企業が、既に何らかのプロジェクト管理戦略を採用しているでしょう。例えば、次のようなものが挙げられます。
- 電子メール
- ステータスミーティング
- 付箋
- ToDoリスト
- スプレッドシート
これらのシンプルなプロジェクト計画アプローチは役に立つかもしれませんが、デジタル作業の管理用に設計されたものではありません。また、適切な情報を適格な相手にタイミングよく届けることは、必ずしも簡単ではなく、また迅速に行えるわけではありません。
断片的なツール
包括的なプロジェクト管理システムとして謳われている多くのツールは、実際にはプロジェクトライフサイクルの実行フェーズのみに重点を置いています。そのため、プロジェクトのライフサイクル全体を管理するために、他の様々なツールに投資する必要があります。例えば、次のようなツールが挙げられます。
- チケットシステムによるプロジェクトのリクエスト管理のサポート
- 計画フェーズや調整フェーズをサポートするリソース計画ソフトウェア
- 必要なインサイトを提供する分析／レポートツール
このように、リソース管理からプロジェクト計画、プロジェクトタイムライン、カンバンボードに至るまで、プロジェクト管理に役立つ様々なツールに投資することになります。
プロジェクトを包括的に管理するために、複数のツールやシステムに投資する必要があるならば、「プロジェクト管理システム」と謳うのは不適切であるように感じられます。
ベンダーが、こうしたツールを包括的なプロジェクト管理システムとして位置付けたことで、混乱が生じています。そうした中で、「作業管理ソフトウェア」や「エンタープライズ作業管理」といった用語が登場しました。
今日のビジネスプロセスには、作業の様々なフェーズを自動化および合理化するために、デジタルプロジェクト管理ツールが組み込まれています。これらのツールを使用すると、次のことが可能になります。
- プロセスの標準化
- リソースの最適化
- レポートの精度を改善し、プロジェクトの成功率を向上
デジタル時代におけるプロジェクト管理
プロジェクト管理システムは、プロジェクト管理ライフサイクル全体に対応する必要があります。企業が求めるあらゆる機能に対応できることを、最初からわかりやすく提示する必要があります。
プロジェクト管理ツールを探す際は、俯瞰的に考える必要があります。エンドツーエンドの機能は何か、またそれらの機能は、プロジェクト管理ライフサイクル全体を通じてどのように役立つのかを検討します。
ワークロードのリクエストを一元管理
効果的なプロジェクト管理の出発点となるのは、入念に練り上げられた受け入れプロセスです。電子メール、付箋、ミーティングを通じて作業を割り当てるのではなく、リクエストを一元管理できる必要があります。
従業員が、明確な期限が設定されたカンバンボードやダッシュボードでワークロードを確認し、タスク管理を行えるようにする必要があります。コラボレーションツールを使用すれば、作業のレビュー準備が整ったことを他の従業員に通知して、プロジェクトのタイムラインを更新できます。
今後の作業をすべてリアルタイムで確認できるようになると、次のことが可能になります。
- 適切な作業を引き受ける
- タスクの適切な優先順位付けと割り当て
- チームが最も重要な作業に専念できるようにする
リソースをワークロードに割り当てる
ある時点で、限られたリソースでプロジェクトのタイムラインと予算のバランスを取る必要が出てきます。従業員のワークロードをすばやく評価できるかどうかが、成功を左右します。最初のステップは、プロジェクトを評価し、管理しやすい単位に分割することです。また、予定している作業時間と実際の作業時間のギャップに対処するために、タスクのターンアラウンドタイムをリアルタイムで把握する必要があります。
この情報に基づいて、リソース管理について賢明な判断を行い、組織に好影響を与えることができます。
タスクとポートフォリオの整理
今日の企業には、チケットを記録するツールだけでは不十分です。プロジェクト管理ツールを使用すれば、ビジネス目標に合わせて作業を整理できます。プログラムやプロジェクトポートフォリオなどの階層を構築し、チーム全体の進捗状況を可視化することで、真の価値を創出するために、より多くの時間を費やすことができます。
Adobe Workfrontによるプロジェクト管理
適切なプロジェクト管理ツールは、チームが最高のパフォーマンスを発揮できるように支援します。Adobe Workfrontのプロジェクト管理ツールは、自社の期待値と目標のバランスを取るのに役立ちます。チームは、品質を犠牲にしたり、過労に陥ったりすることなく、より多くの成果を上げることができます。
ワークフローの自動化
ルーティング、レポート、承認の文書化、作業の更新、コンプライアンスプロセスの適用など、反復ワークフローを手作業で処理すると、スピードが低下します。オンライン校正など、プロジェクトの手順やプロセスを自動化します。その際、カスタムテンプレートを作成し、役割、可用性、スキルセットに基づいて作業を割り当てることができるツールを使用します。
コラボレーションの促進
コラボレーションは、イノベーションの基盤です。その一方で、作業スピードが低下するリスクがあります。電子メールでのやり取り、ミーティングのスケジュール調整、インスタントメッセージを通じて、チーム全員に最新情報を共有しながらプロジェクトを進めることは、不可能に思えるでしょう。
コラボレーション機能を備えたプロジェクト管理ツールを導入すれば、次のことが可能になります。
レポートとインサイトの提供
競争力を維持し、チームの価値を証明するには、パフォーマンスを迅速に分析して向上できる必要があります。関係者に最新情報を共有して成果を実証し、プロジェクトが行き詰まっている場合は修正できるようにします。
製品ツアー： Adobe Workfrontの製品ツアーをご覧ください
動画：Adobe Workfront：包括的な単一の作業管理／プロジェクト管理ソリューション
チームのニーズに応えるプロジェクト管理ツールの選定
あらゆる個人、部署、チームに対応する、万能なプロジェクト管理ツールは存在しません。しかし、チームの特定のニーズに対応できるプロジェクト管理ツールを見つけることはできます。
アジャイルとウォーターフォールを組み合わせて、スプリントやスクラムなどを活用したいと考えている、大規模なクリエイティブチームに最適なツールもあれば、5人の従業員が3つの地域に分散している、新興テクノロジー企業に適しているツールもあります。
最適なプロジェクト管理ツールを見つけるためのヒント
1.意思決定の改善
プロジェクト管理ツールとそのベンダーに対する要求について、いくつかルールを設定することで、より優れた意思決定を下すことができます。重要な要素のリストを作成し、基準を満たさないベンダーを排除します。重要な要素の例としては、ベンダーの拠点や知名度などが挙げられます。
2.候補を絞り込む
市場には、400以上のプロジェクト管理ツールがあります。その中から、最適なツールを見つけ出す必要があります。リストを絞り込むことで、意思決定が簡単になります。
400を超える選択肢の中から決めるのではなく、候補を5つほどに絞り込みます。それらのツールをテストし、最適なものを採用します。
3.シンプルさと機能性のバランスを取る
小規模なスタートアップチームの場合、基本的なプロジェクト管理ツールに必要な機能がすべて揃っている可能性があります。最新のツールは、使いやすくオンボーディングが簡単で、最先端のデザインやユーザーエクスペリエンス機能が搭載されている可能性が高いです。
一方、複雑なプロジェクトに取り組んでいる大規模なチームの場合、実績のあるエンタープライズレベルの作業管理ツールが適しているかもしれません。そのようなツールは、時間をかけて改良されており、特殊な機能を搭載しているほか、様々なニーズに合わせてカスタマイズできます。
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