ウェビナー（webセミナー）で成功するためのポイントとは？配信ツールをご紹介

昨今、ウェビナー（webセミナー）が注目を集めています。これまで、セミナーはオフラインで開催するのが当たり前で、ウェビナーは例えば直接お会いできない遠方の方を対象にしたもの、といった補完的な役割を果たしてきていました。しかし、2020年現在、コロナウイルス感染症の影響によりオフラインで実施することが難しくなってきており、対面せず、オンライン上で開催することができるウェビナーに注目が集まっています。
本記事では、なぜウェビナーを実施する企業が増えているのか、ウェビナーのメリットとデメリットはなにか、開催するうえで注意すべきことはなにか、といった点をご紹介します。

ウェビナー(webセミナー)とは

ウェビナーという言葉に馴染みがない方もいらっしゃるかもしれませんが、どのように生まれたのでしょうか。ウェビナーとはオンラインで行われるセミナーを指し、「web」と「セミナー」を組み合わせた造語です。英語圏では少なくとも数年前からは「Webinar」という表現が一般的になっており、特にアメリカでは国土の広さも関係して、デジタルマーケティングの一つの手法として採用が進んでいます。日本では単純にwebセミナーやオンラインセミナーと呼ばれることもあります。
そのウェビナーですが、配信方法には大きく分けて2種類あります。

1. リアルタイム形式
2. 録画形式

その名の通り、リアルタイムで配信するものと録画したものを配信するものになります。 リアルタイム配信ですと、実際に顧客と双方向でのコミュニケーションが取れるため、リアルタイム配信をしている企業の方が多いと思います。
録画形式の場合は事前に編集ができるため、細かい編集を行ったり、撮り直しが出来たりするので、最終的に高いクオリティのウェビナーを作ることができるといったメリットがあります。

一方、収録にも2つの方法があります。

1. スタジオ収録
2. H2H (Home to Home)

スタジオ収録では、収録スタジオや会議室に登壇者と収録スタッフが集まり、収録を進めていく形になります。最近ではテレビだけでなくYouTuberなどの人気が高まっており、参加者も質の高い映像を見ることに慣れています。スタジオ収録では撮影機材や照明の機材を揃えることで本格的な撮影を実施することもできるため、映像の質においても参加者に満足してもらうことができるでしょう。
一方で、登壇者が物理的に離れた場所でも実施することができるのが、自宅から配信するH2Hと呼ばれる形式のウェビナーです。自らのPCとwebカメラ、マイク、そして可能であれば簡易的な照明などを用いることで、必要な準備を最低限に抑えながら実施できる点もメリットとしてあげられるでしょう。

なぜウェビナー(webセミナー)を開催する企業が増えているのか？

なぜウェビナーが世間で注目を集めているのでしょうか。
1つの大きな要因として、昨今、コロナウィルスの影響で急速に勤務体系の在宅・リモート・オンライン化が進んでいることが挙げられます。
こうした環境の中、これまで対面での営業や販売活動を行っていた企業では、従来のような接点を持つことが難しく"どのようにすれば顧客と接点を持つことができるのか"ということが課題になりつつあります。さらに、企業のマーケティングやプロモーション活動の中心であった展示会や内覧会の実施も制限されるため、一度に多くの方に情報を届ける手段が失われてしまい、その結果、例えば新製品のメリットを体系的にお伝えする機会を設けることが難しくなる、といった問題も生まれています。
そのような背景があり、在宅・リモート勤務であっても顧客と接点を持つことができるウェビナーに現在注目が集まっているのです。
ウェビナーは、対面での接点が持ちにくい現在の環境に適したコミュニケーションだと言えます。

しかし、今までウェビナーを開催したことがない企業がほとんどだと思います。実際、下記のような質問が多く聞かれます。
「どういう風にウェビナーをしていますか？」
「おすすめのウェビナーツールはありますか？」
「ウェビナーをするために必要な準備はありますか？」
「ウェビナーのポイントを教えてください」

以下の章では、これらの疑問について解説しながら、弊社が実際に取り組んでいる内容をご紹介します。

Webセミナー：収益に貢献する効果的なイベントマーケティングのあり方

展示会やセミナーを成功させるための考え方や、イベントマーケティングの実施と結果計測のポイントについてご紹介致します。

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ウェビナー(webセミナー)のメリットとデメリットは？

ウェビナーのメリットとデメリットを説明する前に、"そもそもどういう目的でセミナーやウェビナーを実施するのか"ということについて整理しておきたいと思います。

セミナーやウェビナーの目的はなにか

ウェビナーの真の目的は、「お客様を次のステージに進めること」であると考えています。
下図をご覧ください。

お客様が抱える課題に対して、ウェビナーの内容はそれを解決するようなSolution（＝気づき）を与えることを意識しましょう。気づきを提供することによって、お客様の目指すところに近づける（＝検討ステージを前に進める）ことができます。
通常のイベントマーケティングと同様ではありますが、これがセミナーやウェビナーを開催する目的になります。

では、ここからはウェビナーのメリットとデメリットについて説明していきます。
メリットとデメリットは、開催者側と参加者側で違います。
それぞれの立場でのメリット・デメリットを以下に箇条書きにします。

開催者側のメリット/デメリット

＜メリット＞

• 参加人数に縛られない(少なくてもわかりにくい)
• コンテンツの流用がしやすい
• 会場費・交通費が不要かつ、全国の顧客を対象にできる
• 当日の参加・不参加を簡単にデジタル化
• 必ずしも顔を見せる必要はないので服装自由・化粧不要

＜デメリット＞

• ネットワークの関係で瞬断の可能性あり
• 参加者の反応が分かりづらい
• 話し手は慣れが必要
• 参加者の参加率が低くなりがち
• 議論やワークを行うタイプのセミナーは実施困難

参加者側のメリット/デメリット

＜メリット＞

• 交通費・移動時間不要
• 気軽に申し込み可能
• オンラインなので参加できる可能性が高い
• 服装自由・化粧不要

＜デメリット＞

• PC等が原因で聞こえにくい可能性
• 質問しづらい
• 臨場感が低くインパクトが薄い
• Webに抵抗感がある方は一定数いる

ウェビナーのデメリットを可能な限り最小限に抑える方法

ネットワークの問題や参加者の反応が分かりづらいこと、また参加率の低下などいくつかのデメリットをあげましたが、それらは主催者側が工夫をすることで最小限に抑えることが可能です。
下記の図を参考にウェビナーのデメリットを最小限に抑え、開催してみてください。

手軽に取り組めるところで言うと、慣れや臨場感を出す心がけなどがあります。ラジオのパーソナリティの話し方を参考にしながら、画面の先の参加者に声を届けるための練習を行うとよいでしょう。個人的にはクリス・ペプラーがお勧めです。その他、Q&A機能をうまく活用しながら参加者にも能動的に参加をしてもらったり、口頭でアンケート回答の協力をお願いしてフィードバックを頂けるようにする、といったことでカバーできる部分があります。
システム面では、参加者に対してマーケティングオートメーションのような登録者管理やメール配信機能のあるツールを使ってリマインドメールを自動化することで、予定を忘れて欠席する、といった事態を減らすことができます。

ウェビナー（webセミナー）開催のポイントと準備～アフターフォローの手順

webセミナー（ウェビナー）開催のポイント

ウェビナーを開催する前に考えておくべきポイントが4つあります。
このポイントを押さえるうえでなによりも大事なのは、「ウェビナーが流行しているので、なんとかく開催をする」というような開催そのものが目的になることを避けることです。
これから説明するポイントを抑えることで、本来の目的を達成するためのwebセミナー（ウェビナー）の開催が実現できるのではないでしょうか。

① 自社の収益プロセスにおける課題の把握はできているか？
冒頭で説明した通り、セミナー/ウェビナーの目的は、顧客の検討ステージを進めることにあります。そのため、自社の収益プロセスの中で、"どこのステージの顧客を進めたいのか"ということを事前に把握する必要があります。
そして、そのプロセスの各ステージに滞在している顧客をターゲットとしたセミナー・ウェビナーを計画し、開催します。その際、「○○名の新規のお客様に参加してもらう」「商談アポイントへの貢献が〇〇件」といった目安の目標を立てると、よりウェビナーの内容も具体化してくるのではないでしょうか。
ターゲットを明確にしないままウェビナーを開催してしまった場合、そのセミナーの成功と失敗の判断ができなくなりますので、必ず事前に確認をしてください。

② "顧客の求めるもの"と"自社が出せるもの"を把握する
対象の顧客が決まれば、"その対象とする顧客が欲しい情報を自社で提供できるのか"ということを考えます。もし、対象とする顧客に提供できる情報がなければ開催する意味はありません。しっかりとターゲットにあった情報を提供していきましょう。
下記の図は 弊社で 開催しているセミナー・ウェビナーの一例になります。

③ 本当にウェビナーで実施していいのか？
オンラインで開催して本当に問題がないのか？ということを改めて考えてください。
例えば、ワークショップのような議論をするものはかなりの準備と対応の工数が必要になりますし、顧客の検討温度が高い場合はウェブ会議などで個別に対応をした方がいいかもしれません。
そういった側面から、本当にウェビナーの形式で開催していいのかということを判断してください。

④ 集客は可能か？
こちらが最後になります。①～③をどれだけ完璧に行ったとしても、集客ができなければ本末転倒です。
今回のターゲット顧客は、

• 社内の既存見込み客(リード)リストの中で十分に母数が確保できるのか
• 社内リードで足りなければ、どのチャネルで集客するのか
• 広告等で集客する場合は、予算はあるのか

等々、事前に確認したうえで集客可能であれば開催をしてください。

準備～開催後までのやるべき業務

ここでは、これまでご紹介してきた内容も含めて、ウェビナーの準備～アフターフォローまでの手順をまとめてご紹介します。

＜準備編＞
① ウェビナー開催日時と実施時間を決定
ウェビナーの場合、セミナーと比べると参加のハードルが下がるため、開催日は特に意識しなくてもよいかもしれません。とはいえ、業界やお客様の傾向(月曜日の午前には社内会議が入るお客様が多い、金曜の午後は早めに外出される方が多い等)には引き続き注意が必要です。また、実施時間は短くまとめることをお勧めします。平均の動画視聴時間は8～9分と言われており、長くなればなるほど集中力が失われます。とはいえ、ウェビナーをそこまで短くするのは難しいと思いますので、おおよそ60分以内、長くても90分以内が良いかと思います。30分でサクッと聞けるのもオススメです。
（オフラインの場合は、参加者がそのまま帰宅できる夕方の時間がオススメです）

② ウェビナーの申し込みページなどの作成
円滑に申込をしてもらい、満足度を高めるためにも、登録ページ(LP)/リマインダーメール/フォローアップメール作成などは顧客体験を損ねないものクオリティのものを作成しておきましょう。
MA（マーケティングオートメーション）をはじめとした業務効率化が図れるツールがあれば時間の短縮も可能です。

③ 集客の実施
既存の社内リストへのメール配信やweb広告配信などが挙げられます。そのほか、外部のイベント告知サイトを活用すると、新規の集客の可能性が広まりますが、なるべく自社サイトで登録は一元管理できるようにしておくと作業が手間にならず済むのではないでしょうか。

④ 資料作成
万が一音声が途切れてしまうことを想定し、資料のみでも伝わるようにするのが良いです。また、動画等を再生すると電波状況によって映像がカクカクするので、避けるのが無難です。

⑤ 音声等のチェック
はじめての場合は事前にテストやリハーサルを行い、機器に問題がないか確かめてください。また、ツールの使い方も事前に確認しておく方が良いです。
H2H形式で、かつ共催ウェビナーのように複数名で実施する場合には、少なくとも事前のシステムテストと、当日のテストの2回は実施することをお勧めします。

⑥ プレゼンの練習
最低限、資料の流れは頭の中に入れておきましょう。パワーポイントを利用する場合、システムの制約などで自由にスライドノートが見れないこともありますので、資料の流れは頭に入れておかなければ、不自然なプレゼンになってしまいます。

＜実施編＞
① 当日は30分以上前から環境設定を行う

• 電源の確保
• 可能であれば有線LANに変更
• メールやチャットツールなどのアプリケーションは閉じ、通知をOFF
• オンラインストレージなどの同期もOFF
• スマホはデスクの上に置かない(通知音を拾わないようにする)

② 開始時間になったら、プレゼンをはじめる
話すスピードは遅めがベストです。参加者は顔が見えないので、理解していただけるように話すことが通常のセミナー以上に必要です。冒頭で、うまく聞こえている方はQ&Aにご回答ください、といった呼びかけをすることで、Q&A機能のチェックし質問しやすい雰囲気を作ることもできるでしょう。
（例：淡々と話をしない、呼びかける、目の前で情景が浮かぶような実例の提示 など)

③ アンケート記入のお願い
通常のセミナーよりもアンケート記入率が低くなる傾向があります。以下の2つの方法でお願いすることで回答率が高まります。

• ウェビナー開始前、終了後の質疑応答などの時間にスライドを掲示する
• セッションの最後に口頭でアンケート記入のお願いをする

④ Q＆Aと挨拶を行い終了する
Q＆Aは最後が理想です。途中で受け付けてしまうと間延びしてしまい、規定時間に終わらない可能性があります。
また、答えきれない量の質問がきた場合や答えにくいものは、「後ほど回答させていただきますと」伝え、一旦終了させるのが良いです。

＜開催後編＞
① アンケート内容の確認と集計
顧客の反応を必ず確認し、次回の開催に活かせるようにします。満足度やフリーテキストでの感想は非常に貴重な情報となります。

② 未回答Q&Aのフォロー

③ フォローメールの送信
MA等のツールで設定していれば自動的に配信されますが、手動の場合は忘れないようしましょう。遅くとも翌日までに配信するとお客様の振り返りや社内共有にも使っていただきやすくなります。

④ 参加者数、参加率の確認
定量的な振り返りも重要です。過去のウェビナーの参加者数や参加率と比較しながら、タイトルは魅力的だったか、開催時間は問題なかったか、などを定期的に見返すことでウェビナーの成果をより高めることができるのではないでしょうか。

オススメのウェビナー(webセミナー）配信ツールと開催環境

オススメのウェビナー配信ツールとは？

こちらの質問はよく聞かれますが、アドビとしてお勧めしているものは特にございません。
基本的には、自社のセキュリティや開催規模にあったものを使用するのがいいと思います。最近多く耳にするのは"Zoom Webinar"ですが、そのほかEquipmedia(Jストリーム社)・Cocripo（コクリポ）・Googleハングアウト・V-CUBE セミナーなどを利用される方もいらっしゃいます。
弊社では「On24 Webcast Elite」というプラットフォームを利用しておりますが、こちらに加えてZoom WebinarやEquipmediaなどはマーケティングオートメーションのMarketo Engageと連携が可能で、登録者管理や参加用URLの発行、参加者ステータスの自動同期などが可能です。月に何度もウェビナーを実施する計画があれば、集客やフォローアップの効率化、ウェビナーの効果測定を一元管理する上ではマーケティングオートメーションと連携することも検討してみてはいかがでしょうか。

当日の開催環境

H2H形式でウェビナー開催を開催するにあたっての開催者側の環境に関しての注意点もご紹介します。まず第一に、サブスクリーンは必ず用意するようにしましょう。ウェビナーシステムによってスライド画面の表示方法は様々ですが、画面共有機能を利用する場合、サブスクリーンがなく、1画面のみで配信を実施すると、参加者一覧リストなどの本来配信してはいけない画面を誤って映してしまう可能性があります。必ずサブスクリーンを用意し、サブスクリーンの画面を配信しましょう。
その他、可能であればインターネットへはWi-fiではなく有線LANで接続し、周囲の音を拾わないようにするために、外付けの単一指向性USBマイクを利用すると音声の質が向上し、参加者の集中力を無駄に逸らさずに済みます。
用意が難しい場合には、最近のPCには標準で搭載されているような内蔵マイクでも特に問題はありません。

さいごに: ウェビナー(webセミナー)開催の方法と成果を出すために

今までwebセミナー（ウェビナー）はあまり注目されず、むしろ敬遠されていました。しかし環境の変化により、一気に世の中に浸透し活用されつつあります。こういったオンライン化の流れは今後一層加速していくと考えられます。そういった中で企業は新しい環境に柔軟に対応していくことが求められていくでしょう。その変化に対応できる企業が、これから先成長していくのではないでしょうか。
また、マーケターの業務は多岐にわたり、さらにウェビナーも追加されることでさらなる業務効率化が求められることと思います。
Marketo Engageをはじめとしたマーケティングオートメーションを活用することで、ウェビナー運営などの繰り返しの業務を簡素化したり、データの一元管理、ウェビナー後の継続的なフォローアップといった取り組みにも結び付けることが可能です。もしご興味がございましたら、こちらもご確認ください。

次のステップ

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