Hochwertige, modulare Dokumentation
Empowered setzt Adobe FrameMaker ein, um redundanten Content zu vermeiden und die Erstellung hochwertiger technischer Dokumentationen zu beschleunigen.
Gegründet
2000
Mitarbeiter: 71
Charlotte, North Carolina
https://empowered.net
Partner
Publishing Smarter
Barrie, Ontario, Kanada
www.publishingsmarter.com
2x
Redakteure produzieren Content 2X schneller, wodurch sie mehr Zeit für die Qualitätssicherung haben.
Produkte:
Beschleunigung der Content-Erstellung und Verbesserung der Content-Qualität
Beseitigung zeitaufwendiger, redundanter und fehleranfälliger manueller Arbeitsabläufe
Einführung eines standardisierten, skalierbaren und nachhaltigen Prozesses zur Erstellung und Veröffentlichung von Content
Ausweitung des geschäftlichen Nutzens von technischer Kommunikation
Ergebnisse
Redakteure produzieren Content 2x schneller, wodurch sie mehr Zeit für die Qualitätssicherung haben.
Wiederverwendbare modularer Content macht die Pflege diverser Dokumente für unterschiedliche Zielgruppen überflüssig.
DITA XML optimiert Content für technische Publikationen durch die Verwendung von Komponenten und Zuordnungen, die sich leichter wiederverwenden und neu anordnen lassen.
Das Team für technische Kommunikation kann weitere Quellen einbeziehen und den Content für eine breitere Nutzung im Unternehmen anpassen.
Fortschritte in der Verwaltung von Zusatzleistungen.
Nach Überlieferungen des Unternehmens Empowered wurde die erste technische Dokumentation für die BeneFit Marketplace-Software auf der Rückseite einer Serviette geschrieben.
„Empowered wollte eine bequeme Online-Plattform zur Verwaltung und Anmeldung von Zusatzleistungen für kleine Unternehmen entwickeln“, sagt Kelly McLean, Technical Training Lead bei Empowered. „Unser leitender Architekt und unser ehemaliger Chief Creative Officer gingen eines Tages in ein Restaurant, entwarfen ein Konzept und begannen am nächsten Tag mit der Umsetzung.“
Mit BeneFit Marketplace können Makler, Versicherungsträger und Leistungsberater Online-Ressourcen aufbauen, in denen Einzelpersonen und Auftraggeber Leistungen erwerben können. Verkäufer laden Informationen wie Tarife, Teilnahmeberechtigungen und Teilnehmer auf die Plattform hoch. Personalverantwortliche können dann Optionen für arbeitgeberfinanzierte Gesundheits- und freiwillige Leistungen entwickeln. Sobald die Mitarbeiter die Pläne sehen und vergleichen, können sie denjenigen auswählen, der ihren Bedürfnissen am besten entspricht.
Ein Versicherungsunternehmen, das den BeneFit Marketplace nutzt, Aflac, empfand das Online-Tool als so effektiv und bequem, dass es Empowered im Jahr 2015 kaufte. Aflac benannte BeneFit Marketplace für den internen Gebrauch in Everwell um und machte Empowered im Jahr 2017 zu seinem offiziellen digitalen Innovationszentrum. Im darauffolgenden Jahr schlug Empowered Aflac eine Neugestaltung der Plattform vor, um mit der sich ständig verändernden Technologiebranche Schritt zu halten und einen effizienteren Prozess für die Anmeldung von Leistungen anzubieten.
„Kurz nachdem wir die Produktentwicklung in Angriff genommen hatten, wussten wir, dass wir eine bessere Methode zum Verfassen und Veröffentlichen technischen Contents benötigen würden“, sagt McLean. „Wir haben uns sofort Adobe FrameMaker angeschaut.“
„Ich habe mit Adobe FrameMaker in weniger als zwei Wochen Content im Umfang von zwei Monaten strukturiert.“
Marie Bodek
Senior Content Writer, Empowered
Wiederverwendbare, nachhaltige Dokumentation.
Die nächste Generation der Software von Empowered, die intern als Everwell 2.0 bezeichnet wird, kombiniert die Funktionen von BeneFit Marketplace mit BenAdmin, dem Produkt, das Empowered im Jahr 2000 auf den Markt gebracht hatte und das von großen Unternehmen zur Verwaltung von Mitarbeiterverträgen eingesetzt wird. Die neue Plattform wird branchen- und trägerunabhängig sein und Empowered kann sie Unternehmen aller Größenordnungen anbieten (mit Ausnahme der direkten Wettbewerber von Aflac).
Ein wesentlicher Unterschied zwischen dem neuen und dem alten Angebot besteht darin, dass Empowered zusammen mit der Software eine strukturierte Produktdokumentation entwickeln wird. Zuvor erstellte Empowered mit Microsoft Word Content, beispielsweise die Dokumentation von Funktionsprozessen. Die Mitarbeiter arbeiteten in der Regel per E-Mail an den entstehenden Dokumenten. In ähnlicher Weise verteilte Empowered die finalen Dokumente per E-Mail an interne und externe Interessengruppen.
Empowered unterhielt auch eine separate Dokumentation für jede Benutzergruppe. Wenn sich etwas im Trägerdokument änderte, musste das dreiköpfige technische Kommunikations-Team die gleichen Änderungen in den Dokumenten für den Personalleiter und die Mitarbeiter vornehmen.
„Selbst eine scheinbar einfache Änderung konnte am Ende viel Zeit in Anspruch nehmen“, sagt Marie Bodek, Senior Content Writer, Empowered. „Unser Team musste den Aufwand und die Zeit für überflüssige Arbeiten unbedingt reduzieren.“
Bei der Suche nach Lösungen für die technische Dokumentation stieß Bodek auf Adobe FrameMaker und erkannte, dass damit redundante Aufgaben bei der Content-Erstellung überflüssig würden und die effiziente Wiederverwendung von Content ermöglicht wird. Es referenziert (statt zu replizieren) Quellinhalte unter Verwendung des DITA-XML-Datenmodells. Bodek zögerte zunächst, FrameMaker der Unternehmensleitung vorzuschlagen, da es als DITA-Lösung für große Unternehmen mit großen technischen Dokumentationsteams galt. Um das neue Produkt von Empowered richtig zu unterstützen, waren jedoch bessere Werkzeuge erforderlich.
„Adobe FrameMaker ist auch für kleine Teams gut geeignet“, sagt Bodek. „Wir wollten unseren Publikationsprozess durch die Nutzung von DITA nachhaltiger gestalten. Die Art unserer Arbeit, nicht die Größe unseres Teams, rechtfertigt die Anschaffung. Die Tatsache, dass FrameMaker für Unternehmen aller Größenordnungen geeignet ist, wird nicht oft genug erwähnt.“
DITA in FrameMaker beherrschen
Vor der Einführung von Adobe FrameMaker hatte das Team von Empowered Technical Communications noch nie mit DITA gearbeitet. Um das Team schnell zu schulen, engagierte Empowered die FrameMaker-Schulungsexperten von Publishing Smarter.
„Adobe FrameMaker bietet Empowered eine Grundlage für modularen, wiederverwendbaren Content“, sagt Bernard Aschhwanden, President and Founder, Publishing Smarter. „Microsoft Word ist für die Art von Arbeit, die sich das Team vorgestellt hat, nicht geeignet. Adobe FrameMaker gibt Empowered Werkzeuge zur Erstellung von strukturiertem DITA-Content an die Hand, der sich schnell und unkompliziert für verschiedene Zielgruppen und Ausgabeformate wiederverwenden lässt.“
Publishing Smarter hat einen dreitägigen Schulungskurs auf zwei Tage verkürzt, um die Zeitplanung von Empowered zu berücksichtigen. Der Kurs vermittelte dem Team für technische Kommunikation ausreichend Wissen, sodass es sofort beginnen konnte, die Arbeitsabläufe zu beschleunigen.
Mehr als 2x schneller.
Im Vorfeld der Einführung und Schulung von Adobe FrameMaker begann das Empowered-Team mit der Sammlung von unstrukturiertem Content. Während der Schulung schätzte das Team, dass die Umwandlung in DITA XML etwa einen Monat dauern würde.
„Am Ende habe ich mit Adobe FrameMaker in weniger als zwei Wochen Content im Umfang von zwei Monaten strukturiert“, sagt Bodek. „Dazu kam die Bearbeitung und Überprüfung des neuen Materials der anderen Redakteure, die sich bereits nach einer Woche mit FrameMaker zurechtfanden.“
Als das Empowered-Team seine FrameMaker-Kenntnisse und -Erfahrungen ausbaute, entdeckten die Mitglieder beliebte zeitsparende Funktionen wie Tastenkombinationen, das Strukturansicht-Fenster und Content-Referenzen (conrefs). Mithilfe von conrefs kann das Empowered-Team für technische Dokumentation problemlos auf den Content aus einem DITA-Topic bzw. einer Map in einem anderen DITA-Topic verweisen. Aufgaben, für die man früher zwei Wochen brauchte, werden heute in der Hälfte der Zeit erledigt.
„Adobe FrameMaker gibt Empowered Werkzeuge zur Erstellung strukturierter DITA-Inhalte an die Hand, die sich schnell und unkompliziert für verschiedene Zielgruppen und Ausgaben wiederverwenden lassen.“
Bernard Aschhwanden
President and Founder, Publishing Smarter
Neue Maßstäbe setzen, Wissen erweitern.
Das Empowered-Team für technische Kommunikation kann neuen Content nun doppelt so schnell entwickeln und nutzt die dabei eingesparte Zeit, um Prozesse neu zu gestalten und neue Maßstäbe zu setzen, die die Content-Qualität und -Konsistenz verbessern.
So muss das Empowered-Team beispielsweise nicht mehr ganze Dokumente an verschiedene Prüfer wie das Aflac-Rechtsteam oder technische Fachleute verschicken, sondern kann relevante DITA-Themen einfach weiterleiten. Dies hat dazu beigetragen, dass die Bearbeitungszeiten für Überprüfungen von Wochen auf Tage verkürzt werden konnten.
Das Team für technische Kommunikation arbeitet außerdem daran, das institutionelle Wissen des Unternehmens besser zu erfassen und mit neuen Zielgruppen zu teilen. Vieles davon befindet sich noch in den Köpfen oder auf den Festplatten langjähriger Mitarbeiter des Unternehmens. Deshalb sammelt das Team deren Informationen und baut mit Adobe FrameMaker eine Wissensdatenbank auf.
„Viele Leute fragen uns, wie man etwas macht oder wo man es nachschlagen kann. Deshalb haben wir vor Kurzem damit begonnen, interne Dokumentationen mit Adobe FrameMaker zu erstellen“, sagt McLean. „Wenn jetzt jemand ein Team oder das Unternehmen verlässt, dann gehen die Informationen nicht länger mit ihm verloren. Was die Schulungen betrifft, so bringen wir auch Mitarbeiter wie Programmierer und Geschäftsanalysten schneller auf den neuesten Stand der Prozesse.“
Vorbereitungen auf die Veröffentlichung.
Nachdem das Empowered-Team für technische Kommunikation DITA-Content in Adobe FrameMaker erstellt und formatiert hat, konzentriert sich das Unternehmen nun auf die Optimierung der Publikation. Nur Empowered- und Aflac-Zielgruppen hatten über Sharepoint und Confluence Zugang zu Informationen. Der nächste Schritt besteht in der Anschaffung eines Component-Content-Management-Systems (CCMS). Damit wäre das Team für technische Kommunikation in der Lage, seinen neuen DITA-Content auf Komponentenebene zu verwalten, zu organisieren und zu veröffentlichen.
„Mit Adobe FrameMaker ist Empowered in der Lage, Multichannel-Publishing umzusetzen“, sagt Bodek. „Nachdem wir Aflac mitgeteilt hatten, dass wir Content für jedes Gerät und jede Bildschirmgröße jederzeit in PDF oder HTML5 bereitstellen können, wollten sie wissen, wie schnell wir das mit Branding versehen können. Da ich kein Programmierer bin, war ich froh, als ich herausfand, dass ich in der FrameMaker-Vorlage nur ein paar Farb-Codes ändern musste, und schon war die Arbeit erledigt.“