Le goût du luxe

Pour un grand nombre de personnes, partager un repas constitue une activité sociale majeure. Elles se réunissent dans leurs restaurants préférés pour fêter des anniversaires, conclure des contrats et passer du temps en famille et entre amis. Depuis 2006, D&D London possède et dirige des restaurants, des bars et des hôtels de luxe à Londres et ailleurs dans le monde. Quaglino’s, le Pont de la Tour et le célèbre Bluebird de Chelsea comptent parmi ses restaurants les plus connus.

Tentées par des expériences gastronomiques d’exception, de nombreuses personnes choisissent également les restaurants D&D London pour y organiser des dîners d’entreprise, des repas de mariage, des activités de bienfaisance, des bar-mitsva et autres événements. Les membres du département des ventes travaillent avec les clients pour que chaque événement se déroule sans accroc. Cherchant constamment à améliorer sa qualité de service, l’entreprise souhaitait simplifier au maximum l’organisation d’événements pour ses clients. Les commerciaux ont rapidement identifié un axe d’amélioration : le long processus contractuel pour la planification d’événements.

« Les clients ont l’habitude de recevoir immédiatement une réponse lorsqu’ils réservent une table en ligne ou autre, mais l’organisation d’un événement restait un processus manuel », constate Carlotta Albanese, chef des ventes chez D&D London. « Les commerciaux devaient envoyer par e-mail des documents tels que les conditions générales et le contrat de prestation de services. Les clients imprimaient, signaient et numérisaient les documents, puis les renvoyaient par e-mail. Le personnel devait ensuite les imprimer et les traiter pour finaliser le tout. »

D&D London a décidé de digitaliser son processus contractuel pour l’événementiel afin de faire gagner du temps aux parties prenantes et de leur simplifier la tâche. La société a déployé Salesforce CRM dans le département des ventes pour améliorer la gestion des clients, puis a ajouté à son système back-end digital une fonction de signature électronique via Adobe Sign, une solution d’Adobe Document Cloud.

Des contrats renvoyés en quelques minutes

L’intégration d’Adobe Sign et de Salesforce CRM aide D&D London à offrir un processus contractuel digital fluide. Aujourd’hui, le personnel peut facilement extraire des informations sur les clients du registre Salesforce et les intégrer directement dans un contrat, ce qui accroît la cohérence et la précision des documents.

Les clients ne reçoivent dans leur boîte de réception qu’un seul message contenant les conditions générales et le contrat. Ils peuvent alors lire les documents et les signer électroniquement sur n’importe quel appareil en quelques clics — sans avoir besoin d’une imprimante ou d’un scanner. Une fois le contrat signé et renvoyé, toutes les informations supplémentaires fournies par le client sont automatiquement consignées dans le registre Salesforce, et les deux parties sont averties du fait que le contrat est finalisé.

« Auparavant, avec nos processus manuels, il fallait au moins une demi-journée, voire plus, pour récupérer les contrats », se souvient Carlotta Albanese. « Grâce au workflow Salesforce et Adobe Sign intégré, nous répondons aux attentes des clients en termes de rapidité et de commodité. Les contrats sont maintenant renvoyés en seulement 30 minutes. »

Augmenter la productivité en interne

Aujourd’hui, les commerciaux établissent en moyenne 500 contrats par mois. Outre la réduction des délais de traitement grâce aux workflows automatisés, le suivi des documents offre d’autres avantages en accélérant les processus et en renforçant la sécurité. La fonction de suivi d’Adobe Sign permet aux commerciaux de savoir exactement où se trouvent les documents — s’ils ont été reçus, où et quand ils ont été signés, et quelles informations ont été ajoutées.

« Les commerciaux passaient une trentaine de minutes à assurer le suivi de chaque contrat », indique Carlotta Albanese. « Avec Adobe Sign, le suivi ne prend plus que cinq minutes et nous savons en permanence où le contrat se trouve. Le gain de temps est considérable. À présent, nos commerciaux peuvent consacrer davantage de temps aux clients pour approfondir les relations et conclure davantage de ventes. »

D&D London a l’intention de continuer à utiliser le workflow Adobe Sign et Salesforce CRM pour réduire encore les délais d’attente et favoriser l’adoption. « En adoptant une solution digitale zéro papier avec Adobe et Salesforce, nous avons considérablement simplifié et accéléré la planification d’événements pour nos clients », conclut Carlotta Albanese.

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