Ad-hoc-Projekte und -Aufgaben.

Adobe Experience Cloud Team

03-28-2025

Ein lächelnder Mann mit Brille und grauem Bart steht in einem modernen Büro mit Tablet in der Hand und sieht dabei zuversichtlich aus. Schwebende Grafiken neben ihm zeigen Projektanfragen mit Fortschrittsbalken für Aufgaben wie Web-Aktualisierung, Werbekampagne und E-Mail-Kampagne. Eine Popup-Chat-Mitteilung von einem Kollegen namens Isaac Torres bittet darum, eine weitere Anfrage zum Projekt hinzuzufügen.

Ad-hoc-Projekte zeichnen sich durch ihre Flexibilität, Anpassbarkeit und das Fehlen einer formellen Struktur aus. Sie können nützlich sein, weil sie größere Agilität und verbesserte Möglichkeiten zur Problemlösung bieten. Gleichzeitig sind sie jedoch auch mit Problemen wie Ressourcenüberlastung, Unterbrechung regulärer Workflows und Schwierigkeiten bei der Überwachung des Fortschritts verbunden.

Diese Probleme treten häufig bei Ad-hoc-Projekten oder -Aufgaben auf. Projekt- und Team-Leitungen stehen dann vor unerwarteten Herausforderungen, die etablierte Abläufe durcheinanderbringen. Ad-hoc-Aufgaben sind in nahezu jedem Unternehmen ein Thema – besonders häufig begegnet man ihnen in komplexeren Projekten.

Inhalt:

Was bedeutet „ad hoc“?

Der Begriff „ad hoc“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „für diesen Zweck“. Heute wird damit meist etwas bezeichnet, das für einen konkreten Zweck oder Bedarf erstellt wird und ungeplant oder improvisiert ist.

Beispielsweise könntet ihr schon einmal folgende Äußerungen gehört haben:

Zwar gibt es zu „ad hoc“ kein direktes Gegenteil, doch im Kontrast dazu stehende Begriffe wie „geplant“ oder „strukturiert“ machen die Bedeutung greifbarer. Einige gängige Synonyme sind „spontan“, „improvisiert“ und „ungeplant“.

Was sind Ad-hoc-Projekte?

Ad-hoc-Projekte sind einzelne und einmalige Maßnahmen, die spontan getroffen werden, um auf bestimmte Situationen zu reagieren oder unmittelbare Probleme zu lösen. Im Gegensatz zu klassischen Projekten, die einem vordefinierten Plan und Zeitrahmen folgen, zeichnen sich Ad-hoc-Projekte durch ihre Flexibilität, Anpassbarkeit sowie das Fehlen einer formellen Struktur aus. Dabei könnte es sich um ein Nebenprojekt handeln, das ihr im Auftrag von direkten Vorgesetzten erledigen sollt.

Ein Flussdiagramm mit den fünf Phasen des Projekt-Managements: Initiierung, Planung, Ausführung, Überwachung und Steuerung sowie Abschluss. Jede Phase umfasst wichtige Aufgaben wie das Definieren von Zielen, Budgetierung, Ressourcenzuweisung, Fortschrittskontrolle und Bereitstellung für Stakeholder.

Beispiele für Ad-hoc-Projekte.

Ad-hoc-Projekte können in verschiedenen Branchen auftreten und viele Formen haben. Einige Beispiele:

Vor- und Nachteile von Ad-hoc-Projekten.

Eine Tabelle mit dem Vergleich der Vor- und Nachteile eines Prozesses oder Projekts. Die hier genannten Vorteile sind größere Agilität, verbesserte Problemlösung und höhere Flexibilität. Zu den aufgeführten Nachteilen zählen Ressourcenüberlastung, Workflow-Unterbrechung, Fehlen klarer Prozesse sowie Schwierigkeiten bei der Überwachung des Fortschritts.

Ad-hoc-Projekte bieten mehrere Vorteile:

Ad-hoc-Projekte sind jedoch auch mit Herausforderungen verbunden:

Überwachung von Ad-hoc-Projekten.

Die Dokumentation jeder kurzfristigen Änderungsanfrage in eurem System mag überflüssig erscheinen. Doch wenn Ad-hoc-Projekte nicht erfasst und überwacht werden, falsch zugewiesenen Ressourcen und verpassten Optimierungschancen führen. Ein Überblick über Ad-hoc-Aufgaben liefert wertvolle Erkenntnisse zur Arbeitslast eures Teams und unterstützt Projektleitende bei datengestützten Entscheidungen. Die Integration von Ad-hoc-Projekten in ein umfassendes Work-Management-System bietet folgende Vorteile:

Die meisten Projektleitenden haben Schwierigkeiten, das Arbeitsvolumen ihres Teams einzuschätzen, zu steuern und bei Bedarf neu zu verhandeln. Ohne einen klaren Überblick darüber, welche Aufgaben zurückgestellt werden, um Zeit für Ad-hoc-Projekte zu schaffen, geraten Teams schnell an ihre Belastungsgrenze – was zu Unzufriedenheit, Burnout und Ineffizienzen führt.

Auswirkungen fehlender Überwachung von Ad-hoc-Anfragen.

Nicht erfasste Ad-hoc-Anfragen kosten nicht nur Zeit. Es ist auch fast unmöglich, ihre Auswirkungen zu ermitteln. Wenn ihr nicht erklären könnt, wohin ein Teil der Zeit oder des Budgets eures Teams spurlos verschwindet, könnten nicht dokumentierte Ad-hoc-Aufgaben dafür verantwortlich sein.

Die fehlende Erfassung dieser Anfragen kann zu folgenden Problemen führen:

Durch die Überwachung von Ad-hoc-Projekten gewährleistet ihr, dass Änderungsanfragen in letzter Minute eure strategischen Initiativen nicht vom Kurs abbringen.

Vorgehensweise zur Überwachung von Ad-hoc-Projekten.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Überwachung liegt nicht nur in der Wahl des richtigen Tools, sondern vor allem in einem strukturierten Ansatz, der Transparenz und Verantwortlichkeit sicherstellt. In einer klar definierten Planungsphase können Teams den Umfang der Aufgaben festlegen und somit leichter feststellen, was überwacht und priorisiert werden sollte.

Viele Projekt-Management-Lösungen unterstützen bei der Organisation und Durchführung komplexer Projekte, doch nur wenige bieten auch integrierte strukturierte Projektplanung, die unvorhergesehene Ad-hoc-Arbeiten berücksichtigt. Mit Adobe Workfront können Teams in einem zentralen und einheitlichen System sowohl langfristige Initiativen als auch kurzfristige Aufgaben verwalten.

Selbst wenn ihr keine spezielle Work-Management-Plattform nutzt, verbessert ihr mit diesen vier Grundprinzipien die Effizienz und behaltet Ad-hoc-Anfragen im Blick.

1. Keine Ad-hoc-Anfragen auf dem „kurzen Dienstweg“ akzeptieren.

Jede noch so kleine Aufgabe sollte über einen formellen Projektanfrageprozess übermittelt und dokumentiert werden. Nicht erfasste Ad-hoc-Aufgaben können unbedeutend erscheinen, summieren sich jedoch schnell und beeinträchtigen die Effizienz und Ressourcenzuweisung.

Bei der Leitung von Ad-hoc-Projekten müssen immer wieder Probleme gelöst werden, die nicht durch geschäftliche Standard-Workflows abgedeckt werden. In diesen Fällen sollten Projektleitende wie folgt vorgehen:

Mit einem strukturierten Erfassungsprozess lassen sich unerwartete Arbeiten vermeiden. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle Aufgaben korrekt erfasst wurden.

2. Prozess zur Anfragenverwaltung standardisieren.

Anstatt Anfragen per E-Mail, Chat-Mitteilung oder im Gespräch entgegenzunehmen, solltet ihr eingehende Ad-hoc-Aufgaben mit einem standardisierten Anforderungsprozess optimieren. Mit einem klaren System lassen sich Missverständnisse vermeiden und geplante sowie ungeplante Projekte ordnungsgemäß evaluieren.

Die Verwaltung von Ad-hoc-Anfragen lässt sich mit folgenden Schritten verbessern:

Ein strukturierter Erfassungsprozess für Anfragen minimiert das Chaos und erlaubt Teams die Einschätzung, ob sie über die Kapazität für neue Aufgaben verfügen oder ob sie zusätzliche Ressourcen anfordern müssen.

3. Ad-hoc-Projektblöcke erstellen.

Damit im Laufe des Tages eingehende Ad-hoc-Anfragen nicht die geplanten Arbeiten unterbrechen, sollten Team-Mitglieder gezielt Zeitfenster für die Erledigung solcher Aufgaben reservieren. Wenn kurzfristige Anfragen en bloc erledigt werden, lassen sie sich leichter bewältigen und werfen Projekte mit hoher Priorität nicht aus der Bahn.

Managerinnen und Manager können wechselnde „Ad-hoc-Verantwortliche“ bestimmen, sodass eine Person dringende Anfragen erfasst, priorisiert und abschließt, während sich das übrige Team auf strategische Initiativen konzentriert. Dieser strukturierte Ansatz gewährleistet, dass Ad-hoc-Arbeiten erledigt werden können, ohne zentrale Geschäftsziele zu gefährden.

4. Transparenz für alle Aufgaben herstellen.

Wenn ihr ausschließlich große Projekte erfasst, können Führungskräfte auf den Gedanken kommen, dass euer Team nur diese Aufgaben hat. Dadurch haben sie keine Vorstellung davon, wie viel Zeit und Arbeit ungeplante Anfragen kosten. Dokumentiert Ad-hoc-Arbeiten, um eine korrekte Übersicht über Arbeitsverteilung und Team-Auslastung zu erhalten.

So verbessert ihr die Transparenz:

Mit einer kompletten Übersicht über das Arbeitsvolumen eures Teams können Managerinnen und Manager fundierte Entscheidungen treffen, Ressourcen effektiv zuweisen und bei Bedarf die Einstellung zusätzlicher Mitarbeitender begründen.

Best Practices zum Verwalten von Ad-hoc-Projekten.

Zur effektiven Verwaltung von Ad-hoc-Projekten solltet ihr diese Best Practices implementieren:

Intelligente Zusammenarbeit an Ad-hoc-Projekten.

Gute Zusammenarbeit ist für die effektive Verwaltung von Ad-hoc-Arbeit unverzichtbar. Team-Mitglieder müssen sich der wechselnden Prioritäten bewusst sein, während Projektleitende effiziente Prozesse benötigen, um Projekte zuverlässig auf Kurs zu halten.

Für Teams vor Ort ist ein kurzes, persönliches Meeting zur Abstimmung bei dringenden Aufgabe hilfreich. Bei Remote- oder Hybrid-Teams dagegen macht vor allem die richtige Software für die Zusammenarbeit einen großen Unterschied. Adobe Workfront ermöglicht Teams die nahtlose Zusammenarbeit mit folgenden Maßnahmen:

Workfront verbindet strukturierte Projektplanung mit der Flexibilität zur Erledigung von Ad-hoc-Aufgaben. Dadurch bleiben Teams agil, produktiv und abgestimmt – selbst bei unvorhergesehenen Aufträgen.

In unserem kurzen Überblick erlebt ihr Adobe Workfront in Aktion.