Ad-hoc-Projekte zeichnen sich durch ihre Flexibilität, Anpassbarkeit und das Fehlen einer formellen Struktur aus. Sie können nützlich sein, weil sie größere Agilität und verbesserte Möglichkeiten zur Problemlösung bieten. Gleichzeitig sind sie jedoch auch mit Problemen wie Ressourcenüberlastung, Unterbrechung regulärer Workflows und Schwierigkeiten bei der Überwachung des Fortschritts verbunden.

Diese Probleme treten häufig bei Ad-hoc-Projekten oder -Aufgaben auf. Projekt- und Team-Leitungen stehen dann vor unerwarteten Herausforderungen, die etablierte Abläufe durcheinanderbringen. Ad-hoc-Aufgaben sind in nahezu jedem Unternehmen ein Thema – besonders häufig begegnet man ihnen in komplexeren Projekten.

Inhalt:

• Was bedeutet „ad hoc“?
• Was sind Ad-hoc-Projekte?
• Beispiele für Ad-hoc-Projekte
• Vor- und Nachteile von Ad-hoc-Projekten
• Überwachung von Ad-hoc-Projekten
• Auswirkungen fehlender Überwachung von Ad-hoc-Anfragen
• Vorgehensweise zur Überwachung von Ad-hoc-Projekten
• Best Practices zum Verwalten von Ad-hoc-Projekten
• Intelligente Zusammenarbeit an Ad-hoc-Projekten

Was bedeutet „ad hoc“?

Der Begriff „ad hoc“ stammt aus dem Lateinischen und bedeutet „für diesen Zweck“. Heute wird damit meist etwas bezeichnet, das für einen konkreten Zweck oder Bedarf erstellt wird und ungeplant oder improvisiert ist.

Beispielsweise könntet ihr schon einmal folgende Äußerungen gehört haben:

• „Der Bürgermeister hat ad hoc einen Ausschuss einberufen, um das Projekt zu besprechen.“ (Adverb)
• „Wir mussten ad hoc einige Änderungen an den Plänen vornehmen.“ (Adjektiv)
• „Die Entscheidungen wurden ad hoc getroffen.“ (Adverb)

Zwar gibt es zu „ad hoc“ kein direktes Gegenteil, doch im Kontrast dazu stehende Begriffe wie „geplant“ oder „strukturiert“ machen die Bedeutung greifbarer. Einige gängige Synonyme sind „spontan“, „improvisiert“ und „ungeplant“.

Was sind Ad-hoc-Projekte?

Ad-hoc-Projekte sind einzelne und einmalige Maßnahmen, die spontan getroffen werden, um auf bestimmte Situationen zu reagieren oder unmittelbare Probleme zu lösen. Im Gegensatz zu klassischen Projekten, die einem vordefinierten Plan und Zeitrahmen folgen, zeichnen sich Ad-hoc-Projekte durch ihre Flexibilität, Anpassbarkeit sowie das Fehlen einer formellen Struktur aus. Dabei könnte es sich um ein Nebenprojekt handeln, das ihr im Auftrag von direkten Vorgesetzten erledigen sollt.

Beispiele für Ad-hoc-Projekte.

Ad-hoc-Projekte können in verschiedenen Branchen auftreten und viele Formen haben. Einige Beispiele:

• Initiativen zur Krisenbewältigung: Aufstellen eines Notfallreaktions-Teams während einer Naturkatastrophe
• Spezielle Kundenanforderungen: Entwicklung einer maßgeschneiderten Marketing-Kampagne für einen Nischenmarkt
• Event-Management: Organisieren einer Produkteinführung oder einer Firmenfeier
• Technologieimplementierung: Dringendes Upgrade von Systemen oder Implementierung neuer Software
• Forschungs- und Entwicklungsprojekte: chnelle Produktentwicklung als Reaktion auf eine plötzliche Marktveränderung
• Plötzlicher regulatorischer Handlungsbedarf: Zusammenstellung eines Teams zur Umsetzung neuer gesetzlicher Vorgaben

Vor- und Nachteile von Ad-hoc-Projekten.

Ad-hoc-Projekte bieten mehrere Vorteile:

• Größere Agilität und Reaktionsgeschwindigkeit: Sie ermöglichen Unternehmen schnellere Reaktionen auf unerwartete Ereignisse oder Chancen.
• Verbesserte Problemlösung: Sie finden Lösungen für konkrete Probleme, was oft zu innovativen Ansätzen führt.
• Höhere Flexibilität: Sie lassen sich schneller an veränderte Rahmenbedingungen und Anforderungen anpassen als klassische Projekte.

Ad-hoc-Projekte sind jedoch auch mit Herausforderungen verbunden:

• Ressourcenüberlastung: Sie können Ressourcen von geplanten Projekten abziehen, was möglicherweise zu Verzögerungen oder Unterbrechungen führt.
• Unterbrechung regulärer Workflows: Durch ihr unvorhergesehenes Auftreten können sie etablierte Workflows unterbrechen und die Produktivität beeinträchtigen.
• Fehlen klarer Prozesse: Ohne vordefinierte Abläufe besteht die Gefahr von Inkonsistenzen und Effizienzverlusten.
• Schwierigkeiten bei der Fortschrittsüberwachung: Ohne einen strukturierten Plan kann es schwierig sein, den Fortschritt zu überwachen und den Erfolg zu messen.

Überwachung von Ad-hoc-Projekten.

Die Dokumentation jeder kurzfristigen Änderungsanfrage in eurem System mag überflüssig erscheinen. Doch wenn Ad-hoc-Projekte nicht erfasst und überwacht werden, falsch zugewiesenen Ressourcen und verpassten Optimierungschancen führen. Ein Überblick über Ad-hoc-Aufgaben liefert wertvolle Erkenntnisse zur Arbeitslast eures Teams und unterstützt Projektleitende bei datengestützten Entscheidungen. Die Integration von Ad-hoc-Projekten in ein umfassendes Work-Management-System bietet folgende Vorteile:

• Überblick über die Verteilung des Arbeitsvolumens und präzise Zeiterfassung für die einzelnen Team-Mitglieder
• Optimierung der Ressourcenzuweisung, da sichtbar wird, an welchen Stellen Zeit investiert wird, und Aufgaben nach Bedarf umverteilt werden können
• Möglichkeit zur Priorisierung strategischer Maßnahmen, statt Energie für ungeplante Aufgaben aufzuwenden
• Stärkere Argumentationsbasis für Personalentscheidungen, sei es, um Neuanstellungen zu begründen oder aktuelle Arbeitsvolumina neu zu bewerten
• Treffen fundierter Entscheidungen zur Aufgabenpriorisierung, um weniger wichtige Anfragen auf einen späteren Zeitpunkt zu verschieben und klare Daten als Argument zu liefern

Die meisten Projektleitenden haben Schwierigkeiten, das Arbeitsvolumen ihres Teams einzuschätzen, zu steuern und bei Bedarf neu zu verhandeln. Ohne einen klaren Überblick darüber, welche Aufgaben zurückgestellt werden, um Zeit für Ad-hoc-Projekte zu schaffen, geraten Teams schnell an ihre Belastungsgrenze – was zu Unzufriedenheit, Burnout und Ineffizienzen führt.

Auswirkungen fehlender Überwachung von Ad-hoc-Anfragen.

Nicht erfasste Ad-hoc-Anfragen kosten nicht nur Zeit. Es ist auch fast unmöglich, ihre Auswirkungen zu ermitteln. Wenn ihr nicht erklären könnt, wohin ein Teil der Zeit oder des Budgets eures Teams spurlos verschwindet, könnten nicht dokumentierte Ad-hoc-Aufgaben dafür verantwortlich sein.

Die fehlende Erfassung dieser Anfragen kann zu folgenden Problemen führen:

• Rückgang der Produktivität: Ungeplante Aufgaben ziehen Mitarbeitende von Aufgaben mir hoher Priorität ab, ohne dass es auffällt. Dies wirkt sich jedoch insgesamt negativ auf die Zeitpläne und Arbeitsergebnisse des Projekts aus.
• Ineffiziente Personalentscheidungen: Ohne Kontrolle lässt sich nur schwer feststellen, ob Ad-hoc-Anfragen zusätzliches Personal, spezialisiertes Fachwissen oder Anpassungen des Arbeitsvolumens erfordern.
• Schlechtes Ressourcen-Management: Ein fehlender Überblick darüber, wie viel Zeit Ad-hoc-Aufgaben in Anspruch nehmen, erschwert Führungskräften die effektive Zuordnung von Ressourcen.

Durch die Überwachung von Ad-hoc-Projekten gewährleistet ihr, dass Änderungsanfragen in letzter Minute eure strategischen Initiativen nicht vom Kurs abbringen.

Vorgehensweise zur Überwachung von Ad-hoc-Projekten.

Der Schlüssel zur erfolgreichen Überwachung liegt nicht nur in der Wahl des richtigen Tools, sondern vor allem in einem strukturierten Ansatz, der Transparenz und Verantwortlichkeit sicherstellt. In einer klar definierten Planungsphase können Teams den Umfang der Aufgaben festlegen und somit leichter feststellen, was überwacht und priorisiert werden sollte.

Viele Projekt-Management-Lösungen unterstützen bei der Organisation und Durchführung komplexer Projekte, doch nur wenige bieten auch integrierte strukturierte Projektplanung, die unvorhergesehene Ad-hoc-Arbeiten berücksichtigt. Mit Adobe Workfront können Teams in einem zentralen und einheitlichen System sowohl langfristige Initiativen als auch kurzfristige Aufgaben verwalten.

Selbst wenn ihr keine spezielle Work-Management-Plattform nutzt, verbessert ihr mit diesen vier Grundprinzipien die Effizienz und behaltet Ad-hoc-Anfragen im Blick.

1. Keine Ad-hoc-Anfragen auf dem „kurzen Dienstweg“ akzeptieren.

Jede noch so kleine Aufgabe sollte über einen formellen Projektanfrageprozess übermittelt und dokumentiert werden. Nicht erfasste Ad-hoc-Aufgaben können unbedeutend erscheinen, summieren sich jedoch schnell und beeinträchtigen die Effizienz und Ressourcenzuweisung.

Bei der Leitung von Ad-hoc-Projekten müssen immer wieder Probleme gelöst werden, die nicht durch geschäftliche Standard-Workflows abgedeckt werden. In diesen Fällen sollten Projektleitende wie folgt vorgehen:

• Sich mit Abteilungsleitungen abstimmen, um die richtigen Ansprechpersonen zu finden
• Zügig die benötigte Expertise identifizieren und organisieren
• Den Umfang des Ad-hoc-Projekts definieren, um eine schleichende Projektausweitung zu vermeiden
• Klare Zuständigkeiten festlegen und unmittelbar mit der Zusammenarbeit beginnen

Mit einem strukturierten Erfassungsprozess lassen sich unerwartete Arbeiten vermeiden. Gleichzeitig wird sichergestellt, dass alle Aufgaben korrekt erfasst wurden.

2. Prozess zur Anfragenverwaltung standardisieren.

Anstatt Anfragen per E-Mail, Chat-Mitteilung oder im Gespräch entgegenzunehmen, solltet ihr eingehende Ad-hoc-Aufgaben mit einem standardisierten Anforderungsprozess optimieren. Mit einem klaren System lassen sich Missverständnisse vermeiden und geplante sowie ungeplante Projekte ordnungsgemäß evaluieren.

Die Verwaltung von Ad-hoc-Anfragen lässt sich mit folgenden Schritten verbessern:

• Richtet einen zentralen Anlaufpunkt für Anfragen ein, an dem alle eingehenden Aufgaben erfasst werden.
• Priorisiert Anfragen nach Dringlichkeit und Auswirkungen.
• Standardisiert Anfrageformate mit einem Kreativ-Briefing oder Erfassungsformular.
• Definiert schon frühzeitig Projektanforderungen, damit bei den Stakeholdern keine falschen Erwartungen entstehen.

Ein strukturierter Erfassungsprozess für Anfragen minimiert das Chaos und erlaubt Teams die Einschätzung, ob sie über die Kapazität für neue Aufgaben verfügen oder ob sie zusätzliche Ressourcen anfordern müssen.

3. Ad-hoc-Projektblöcke erstellen.

Damit im Laufe des Tages eingehende Ad-hoc-Anfragen nicht die geplanten Arbeiten unterbrechen, sollten Team-Mitglieder gezielt Zeitfenster für die Erledigung solcher Aufgaben reservieren. Wenn kurzfristige Anfragen en bloc erledigt werden, lassen sie sich leichter bewältigen und werfen Projekte mit hoher Priorität nicht aus der Bahn.

Managerinnen und Manager können wechselnde „Ad-hoc-Verantwortliche“ bestimmen, sodass eine Person dringende Anfragen erfasst, priorisiert und abschließt, während sich das übrige Team auf strategische Initiativen konzentriert. Dieser strukturierte Ansatz gewährleistet, dass Ad-hoc-Arbeiten erledigt werden können, ohne zentrale Geschäftsziele zu gefährden.

4. Transparenz für alle Aufgaben herstellen.

Wenn ihr ausschließlich große Projekte erfasst, können Führungskräfte auf den Gedanken kommen, dass euer Team nur diese Aufgaben hat. Dadurch haben sie keine Vorstellung davon, wie viel Zeit und Arbeit ungeplante Anfragen kosten. Dokumentiert Ad-hoc-Arbeiten, um eine korrekte Übersicht über Arbeitsverteilung und Team-Auslastung zu erhalten.

So verbessert ihr die Transparenz:

• Dokumentiert alle geplanten und kurzfristigen Aufgaben.
• Nutzt ein Work-Management-System, in dem Projekte zentral überwacht werden.
• Erfasst die Auswirkungen von Ad-hoc-Projekten mit Dashboards oder Reporting-Tools.
• Implementiert agile Tracking-Methoden wie ein Burndown-Diagramm, in dem ihr die Abschlussraten erfasst.

Mit einer kompletten Übersicht über das Arbeitsvolumen eures Teams können Managerinnen und Manager fundierte Entscheidungen treffen, Ressourcen effektiv zuweisen und bei Bedarf die Einstellung zusätzlicher Mitarbeitender begründen.

Best Practices zum Verwalten von Ad-hoc-Projekten.

Zur effektiven Verwaltung von Ad-hoc-Projekten solltet ihr diese Best Practices implementieren:

• Priorisierung und Zuweisung von Ressourcen: Ermittelt, wie dringend und wichtig ein Projekt ist, und weist dementsprechend Ressourcen zu.
• Klare Kommunikation und effektive Zusammenarbeit: Die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Team-Mitgliedern und Stakeholdern muss klar und reibungslos erfolgen.
• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit: Seid bereit, bei Bedarf Pläne und Prioritäten anzupassen.
• Dokumentation und Überwachung des Fortschritts: Achtet auf die klare Dokumentation der Ziele und Fortschritte eines Projekts.
• Nutzung eines Frameworks zur Entscheidungsfindung: Überprüft, ob ein Ad-hoc-Projekt die Umgehung etablierter Prozesse rechtfertigt.
• Förderung der Improvisationsfähigkeit: Fördert die Improvisationsfähigkeit als wichtige Kompetenz beim Management von Ad-hoc-Projekten.

Intelligente Zusammenarbeit an Ad-hoc-Projekten.

Gute Zusammenarbeit ist für die effektive Verwaltung von Ad-hoc-Arbeit unverzichtbar. Team-Mitglieder müssen sich der wechselnden Prioritäten bewusst sein, während Projektleitende effiziente Prozesse benötigen, um Projekte zuverlässig auf Kurs zu halten.

Für Teams vor Ort ist ein kurzes, persönliches Meeting zur Abstimmung bei dringenden Aufgabe hilfreich. Bei Remote- oder Hybrid-Teams dagegen macht vor allem die richtige Software für die Zusammenarbeit einen großen Unterschied. Adobe Workfront ermöglicht Teams die nahtlose Zusammenarbeit mit folgenden Maßnahmen:

• Echtzeit-Updates und Überblick über veränderte Prioritäten
• Gleichzeitiger Datenzugriff und Möglichkeit zur simultanen Bearbeitung von Daten durch mehrere Stakeholder
• Automatisierung von Workflows, damit Ad-hoc-Anfragen nicht übersehen werden

Workfront verbindet strukturierte Projektplanung mit der Flexibilität zur Erledigung von Ad-hoc-Aufgaben. Dadurch bleiben Teams agil, produktiv und abgestimmt – selbst bei unvorhergesehenen Aufträgen.

In unserem kurzen Überblick erlebt ihr Adobe Workfront in Aktion.