Wichtige Projekt-Management-Kompetenzen für Erfolg im Jahr 2023

Im Grunde ist jede Person, die ein Projekt leitet, ein Projekt-Manager bzw. eine Projekt-Managerin. Doch wenn es darum geht, Projekte umsichtig und effektiv umzusetzen und das Beste aus eurem Team herauszuholen, sind zahlreiche spezifische Projekt-Management-Fähigkeiten erforderlich.

Führungskräfte wünschen sich ein effektives Projekt-Management, und Fachkräfte im Projekt-Management sind laufend auf der Suche nach Möglichkeiten, um effektiver und effizienter zu arbeiten. In diesem Artikel erfahrt ihr, wie ihr das Projekt-Management in eurem Unternehmen bewerten und verbessern könnt. Ihr erhaltet hier außerdem eine Liste mit den wichtigsten Kompetenzen von im Projekt-Management tätigen Fachleuten und alles, was ihr wissen müsst, um Projekte im Jahr 2023 erfolgreich zu managen.

Dieser Artikel behandelt folgende Themen:

• Was sind Projekt-Management-Fähigkeiten?
• Elf Soft Skills im Projekt-Management
• Fünf Hard Skills im Projekt-Management
• Sechs technische Skills im Projekt-Management
• Vier Methoden für Projekt-Management

Was sind Projekt-Management-Fähigkeiten?

Unter Projekt-Management-Fähigkeiten sind alle Kompetenzen und Qualifikationen zu verstehen, die euch helfen, Team-Projekte reibungslos zu managen und durchzuführen. Für das Projekt-Management sind viele Fähigkeiten erforderlich, von denen nahezu alle in eine von drei Kategorien fallen: Soft Skills, Hard Skills und technische Skills.

Durch den Erwerb und die Weiterentwicklung von Projekt-Management-Skills könnt ihr eure Fähigkeit, Teams zu leiten und wichtige Unternehmensziele zu erreichen, verbessern. Und je mehr neue Fähigkeiten ihr euch aneignet, desto effektiver könnt ihr wichtige Aufgaben erledigen, Leistungen innerhalb der festgelegten Fristen erbringen und schließlich immer anspruchsvollere Projekte übernehmen.

Doch Projekt-Management-Fähigkeiten sind nicht nur für Fachkräfte wichtig, die Projekte in Unternehmen leiten. Sie sind auch oft Voraussetzung für leitende Positionen in den Bereichen Personalwesen, IT, Marketing oder Finanzen. Das liegt daran, dass in den meisten Branchen die Grundsätze des Projekt-Managements auf viele wichtige Geschäftsfunktionen angewendet werden.

Elf Soft Skills im Projekt-Management.

Unter Soft Skills im Projekt-Management versteht man jene Fähigkeiten, die kein technisches Wissen oder spezielle Tools voraussetzen. Vielmehr handelt es sich bei Soft Skills um allgemeine oder intuitive Fähigkeiten, die sich auf eine Vielzahl von Fachbereichen und Branchen anwenden lassen.

Zu den unverzichtbaren Soft Skills im Projekt-Management gehören:

1. Zusammenarbeit.

Die Fähigkeit zur Zusammenarbeit ist eine grundlegende Kompetenz, über die jede Fachkraft im Projekt-Management verfügen muss. Im Projekt-Management ist es eure Aufgabe, mit euren Team-Mitgliedern zusammenzuarbeiten und alle Beteiligten zu ermutigen, mit vereinten Kräften auf ein gemeinsames Ziel hinzuarbeiten. Wenn es euch gelingt, die verschiedenen Fähigkeiten und Team-Mitglieder zu koordinieren, profitieren alle davon.

Wenn ihr eure Fähigkeit zur Zusammenarbeit verbessern möchtet, hört, was eure Mitarbeitenden zu sagen haben, und fördert eine offene Kommunikation.

2. Führungskompetenz.

Führungskompetenz zu zeigen umfasst weit mehr als anderen zu sagen, was sie zu tun haben, oder Aufgaben zuzuweisen. Eine echte Führungspersönlichkeit begeistert und motiviert die Team-Mitglieder und steigert so ihre Produktivität.

Auch wenn ihr euch selbst nicht als geborene Führungskraft erachtet, könnt ihr dennoch wertvolle Führungsqualitäten entwickeln, wenn ihr proaktiv darauf hinarbeitet. So könnt ihr zum Beispiel mit euren Team-Mitgliedern sprechen und Feedback zu eurem Führungsstil einholen.

3. Kommunikation.

Ein Mangel an offener Kommunikation erzeugt Reibung innerhalb der Projekt-Teams und kann kostspielige Fehler nach sich ziehen. Aus diesem Grund müssen Fachkräfte im Projekt-Management über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügen.

Fachkräfte im Projekt-Management mit einer ausgeprägten Kommunikationsgabe schaffen es, Vertrauen in ihren Teams aufzubauen. Außerdem können sie dafür sorgen, dass wichtige Informationen effizient weitergegeben werden, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Fehlern verringert und Reibungen zwischen den Team-Mitgliedern minimiert werden.

4. Organisation.

Wie alle anderen Soft Skills im Projekt-Management in dieser Liste ist auch die Organisationsfähigkeit eine Kompetenz, die verbessert werden kann. Dies erfordert jedoch eine gewisse Disziplin und die richtige Vorgehensweise.

Die beste Taktik zu Verbesserung eurer Organisationsfähigkeit ist, für euer Projekt einen festen Prozess zu definieren und eine „Single Source of Truth“ heranzuziehen. Bei dieser Quelle kann es sich um eine Kanban-Tafel, ein Diagramm oder ein anderes visuelles Hilfsmittel handeln, das die Verwaltung eures Projekts erleichtert.

5. Problemlösung.

Bei der Abwicklung von Projekten tauchen zwangsläufig Probleme auf, die ihr lösen müsst. Das gehört zu eurer Aufgabe als Projekt-Manager bzw. Projekt-Managerin.

Probleme werden am besten durch eine ganzheitliche Herangehensweise gelöst. Ihr müsst zwar nicht in der Lage sein, augenblicklich die Antwort auf jede Frage zu wissen. Doch ihr solltet in der Lage sein, über den Tellerrand zu blicken und durch eine methodische Vorgehensweise eine konstruktive Lösung zu finden.

6. Teamwork.

Auch wenn ihr das Projekt leitet, darf nicht vergessen werden, dass alle Team-Mitglieder einen wertvollen Beitrag leisten. Um alle Kompetenzen eures Teams voll ausschöpfen zu können, müsst ihr dafür sorgen, dass sich jedes Team-Mitglied wertgeschätzt, willkommen und akzeptiert fühlt.

Die Team-Arbeit kann eine Herausforderung sein, insbesondere wenn manche am Projekt Beteiligte neu im Unternehmen sind. Ihr könnt die Zusammenarbeit in eurem Team stärken, indem ihr alle ermutigt, ihre Ideen einzubringen, und dieses Engagement auch lobt.

7. Zeit-Management.

Bei einem umfangreichen Projekt besteht immer die Gefahr, dass sich einzelne Team-Mitglieder mit unnötigen Tätigkeiten verzetteln. Dann kann es passieren, dass sie vor lauter Arbeit die Fristen aus den Augen verlieren.

Als Projektleitende müsst ihr über erstklassige Zeit-Management-Fähigkeiten verfügen, damit sich eure Team-Mitglieder ganz und gar auf ihre Arbeit konzentrieren können. Um euer Zeit-Management zu verbessern, solltet ihr Aufgaben nach Prioritäten ordnen und festlegen, welche Teile eines Projekts zuerst erledigt werden müssen.

8. Analytisches Denken.

Analytisches Denken bedeutet, Informationen zu analysieren und unvoreingenommene, logische Schlussfolgerungen zu ziehen.

Bevor ihr ein Problem analytisch und objektiv betrachten könnt, müsst ihr euch aber aus der jeweiligen Situation herausbegeben. Tretet einen Schritt zurück und analysiert genau die vorliegenden Fakten. Dadurch wird es für euch einfacher, das gewonnene Wissen anzuwenden und die beste Vorgehensweise für die jeweilige Situation zu wählen.

9. Anpassungsfähigkeit.

Anpassungsfähigkeit ist gefragt, wenn unerwartete Probleme eure sorgfältig ausgearbeiteten Pläne durchkreuzen – und ihr und euer Team ruhig Blut bewahren müsst.

Jeder Plan – egal wie gut er auch sein mag – wird im Laufe eines Projekt abgeändert. So könntet ihr auf ein Problem stoßen, das euer Budget sprengt, oder eure Auftraggeber könnten den Fertigstellungstermin vorverlegen. In jedem Fall müsst ihr Anpassungsfähigkeit beweisen, wenn das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden soll.

10. Konfliktlösung.

Natürlich seid ihr und euer Team mit Ehrgeiz bei der Sache, wenn es um euer Projekt geht. Dieses Engagement ist zwar ein Vorteil, es kann aber auch zu Reibereien führen, wenn das Projekt einmal nicht so glatt läuft.

Sollte dies der Fall sein, müsst ihr eure Konfliktlösungskompetenz unter Beweis stellen und eine Lösung finden, bei der sich alle Beteiligten gehört und verstanden fühlen.

11. Verhandlungsgeschick.

Als Fachkraft für Projekt-Management müsst ihr euch oft für euer Team einsetzen. Und dazu benötigt ihr hervorragendes Verhandlungsgeschick.

Beispielsweise könntet ihr in die Situation kommen, zusätzliche Ressourcen für euer Projekt beschaffen oder eine neue Frist verhandeln zu müssen, wenn die ursprüngliche unrealistisch war. In jedem Fall hilft euch Verhandlungsgeschick, solche Herausforderungen elegant zu meistern.

Fünf Hard Skills im Projekt-Management.

Zu den Hard Skills im Projekt-Management zählen Talente und Fähigkeiten, die speziell zur Leitung von Projekten erforderlich sind. Zu diesen Hard Skills gehören:

1.Projektplanung.

Bei der Projektplanung geht es um die Erstellung eines Plans für euer Projekt. In diesem sollten alle für die erfolgreiche Fertigstellung des Projekts entscheidenden Faktoren enthalten sein. In der Regel enthält ein Plan Folgendes:

• Projektziele
• Erfolgsmetriken
• Team-Mitglieder und ihre Funktionen
• Projektumfang und Budget
• Zu erbringende Leistungen und Meilensteine
• Detaillierter Zeitplan

Durch die präzise Definition all dieser Faktoren seid ihr optimal vorbereitet und könnt sofort mit dem Projekt starten.

2. Projekt-Scoping.

Hierbei werden die Beschränkungen, die Ziele und der Gesamtumfang eines Projekts definiert. Zu den Beschränkungen zählen Ressourcen, Budget und Fristen.

Durch Projekt-Scoping vermeidet ihr den sogenannten „Sope Creep“, der auftritt, wenn die gewünschten Leistungen außerhalb des Rahmens des Projekts liegen.

3. Moderationsfähigkeiten.

Ohne Moderationsfähigkeiten können eure Team-Sitzungen leicht im Chaos versinken. Wenn ihr sichergehen möchtet, dass Meetings nach Plan ablaufen und produktiv sind, müsst ihr in der Lage sein, den Ideenaustausch zu lenken, und verhindern, dass die Teilnehmenden einander ins Wort fallen oder wild durcheinander reden.

Die Moderation von Meetings kann eine wahre Kunst sein, vor allem, wenn die Gruppe aus begeisterten Fachleuten besteht.

4. Projekt-Roadmap-Erstellung.

Projekt-Roadmaps und Projektpläne sind ähnlich, aber nicht dasselbe. Während ein Projektplan detaillierte Angaben zu eurem Projekt liefert, bietet eine Roadmap einen groben Überblick. Eine Projekt-Roadmap beinhaltet die zentralen Punkte eures Plans, darunter der Zeitplan, die wichtigsten zu erbringenden Leistungen und die für die Beteiligten wichtigsten Meilensteine.

Mit den richtigen Fähigkeiten könnt ihr eine Projekt-Roadmap entwerfen, mit der ihr einen leicht verständlichen Überblick über euer Projekt schaffen und Entscheidungsträger überzeugen könnt.

5. Projektzeitplan-Erstellung.

Im Projektzeitplan werden die Aufgaben in der Reihenfolge aufgeführt, in der sie fertiggestellt werden sollen. Er sollte auch die Dauer jeder Aufgabe enthalten. Ein gut ausgearbeiteter Projektzeitplan hilft euren Team-Mitgliedern, die Fristen einzuhalten und sich auf ihre Aufgaben zu konzentrieren.

Legt bei der Erstellung eures Projektzeitplans klare Start- und Endtermine fest. Empfehlenswert ist auch das Definieren von Fristen für wichtige Meilensteine, die im Zuge des Projekts erreicht werden müssen.

Sechs technische Skills im Projekt-Management.

Technische Skills im Projekt-Management sind Fähigkeiten, die direkt mit einem bestimmten Tool in Zusammenhang stehen und ganz spezifische Kenntnisse erfordern Zu den technischen Skills im Projekt-Management zählen:

1. Beherrschen von Projekt-Management-Software.

Das Beherrschen von Projekt-Management-Software ist genau das, wonach es klingt: Hier geht es um die Fähigkeit, eine Software-Lösung effektiv zu nutzen, um alle Aspekte eines Projekts zu verwalten. Eine Projekt-Management-Software wie Adobe Workfront oder Asana hilft euch, effizienter zu arbeiten und euer Projekt voranzubringen.

Wenn euer Unternehmen noch keine Projekt-Management-Software besitzt, solltet ihr selbst Recherchen über die zahlreichen am Markt verfügbaren Lösungen anstellen. Wenn ihr eine oder zwei Lösungen gefunden habt, die für euer Unternehmen passen würden, nutzt euer Verhandlungsgeschick in einem Meeting mit Stakeholdern.

2. Risiko-Management.

Erfahrene Fachkräfte im Projekt-Management sind in der Lage, potenzielle Risiken zu erkennen, noch bevor ein Projekt begonnen hat, und proaktiv Pläne zu entwickeln, um diese Risiken abzufedern. Auch wenn ihr nicht wissen könnt, auf welche Hindernisse ihr während des Projekts stoßen werdet, müsst ihr auf alle Eventualitäten vorbereitet sein.

Die Entwicklung von Risiko-Management-Skills braucht Zeit. Ihr könnt diesen Prozess jedoch beschleunigen, indem ihr euch mit erfahreneren hausinternen Fachkräften im Projekt-Management austauscht. Findet heraus, wie sie selbst Risiko-Management betreiben, und nutzt diese Best Practices bei eurer eigenen Projektplanung.

3.Kosten-Management.

Beim Kosten-Management geht es darum, die Auswirkungen jeder einzelnen Aufgabe auf das Gesamtbudget eines Projekts zu beurteilen. Wenn etwa eine Aufgabe zu viele Geldmittel verschlingt, kann es passieren, dass ihr euer Budget zu schnell aufbraucht und nicht mehr genug Geld zur Fertigstellung des Projekts übrig bleibt.

Um eure Kosten effektiv zu verwalten, prüft laufend euer ursprüngliches Budget und achtet darauf, dass eure tatsächlichen Ausgaben den geschätzten Kosten entsprechen. Und war eine Aufgabe tatsächlich teurer als geplant, müsst ihr bei nachfolgenden Aufgaben sparsamer sein, um das Budget einzuhalten.

4. Budget-Management.

Kosten-Management und Budget-Management sind verwandte Qualifikationen im Projekt-Management. Beim ersteren handelt es sich um die Überwachung der mit den einzelnen Aufgaben verbundenen Kosten, beim letzteren um die Überwachung aller für euer Projekt verfügbaren Finanzmittel.

Das Budget-Management beginnt bereits bei der Projektplanung. Gleich zu Projektbeginn müsst ihr ein exaktes Budget festlegen und dieses in verschiedene Kostengruppen unterteilen. Achtet genau darauf, dass eure tatsächlichen Ausgaben mit eurem Budget übereinstimmen. Wenn eure tatsächlichen Kosten eure Kostenschätzung übersteigen, müsst ihr eure Ausgaben verringern.

5. Schriftliche Ausdrucks- und Reporting-Fähigkeit.

Stakeholder erwarten, dass sie von einer Fachkraft im Projekt-Management über die aktuellen Projekte auf dem Laufenden gehalten werden. Zu diesem Zweck benötigt ihr eine ausgeprägte Fähigkeit, Texte und Berichte zu verfassen.

Achtet bei der Erstellung von Reports für Stakeholder darauf, dass die bereitgestellten Informationen übersichtlich, relevant und verständlich sind. Denn eure Stakeholder sind am Gesamtgeschehen interessiert, und nicht an Projektdetails. Daher müssen eure Reports einen leicht verständlichen Überblick bieten, anstatt alle Aktivitäten bis ins letzte Detail zu erläutern.

6. Technisches Know-how.

Als Fachkraft im Projekt-Management müsst ihr den Fachjargon der Experten und Expertinnen beherrschen, mit denen ihr zusammenarbeitet. Außerdem benötigt ihr umfassendes technisches Fachwissen, um bei allen Aspekten des Projekts mitreden zu können.

So wären beispielsweise DevOps- und Marketing-Kenntnisse im Bereich der Mobile Apps nötig, wenn ihr ein Mobile-App-Entwicklungsprojekt leitet. Welches technische Fachwissen aber tatsächlich erforderlich ist, hängt vom jeweiligen Projekt ab.

Vier Methoden für Projekt-Management.

Projekt-Management-Methoden helfen euch, eure Fähigkeiten optimal einzusetzen und eure Projekte von Anfang bis Ende gut organisiert abzuwickeln. Zu den wichtigsten Projekt-Management-Methoden zählen:

1. Gantt-Diagramme.

Gantt-Diagramme bieten euch die Möglichkeit, ein Projekt visuell darzustellen. Bei dieser Methode kommen horizontale Balkendiagramme zum Einsatz, bei denen jeder Balken eine bestimmte Aufgabe darstellt. Die Länge der Balken gibt an, wie lange die Fertigstellung einer Aufgabe dauert.

Moderne Projekt-Management-Plattformen verfügen über integrierte Gantt-Diagramme. Gantt-Diagramme werden jedoch nur selten als eigenständige Projekt-Management-Lösung verwendet.

2. Kanban-Tafeln.

Kanban-Tafeln sind ein äußerst beliebtes Projekt-Management-Tool, mit dem ihr eure Arbeitsaufgaben deutlich visuell darstellen könnt. Bei der Kanban-Methode werden die Arbeitsphasen in Spalten dargestellt. Meist besitzt die Tafel die drei Spalten „Zu erledigen“, „In Bearbeitung“ und „Fertig“. Nötigenfalls können aber auch weitere Spalten hinzugefügt werden

Die einzelnen Aufgaben werden durch Karten dargestellt. Zu Beginn des Projekts befinden sich alle Karten in der Spalte „Zu erledigen“. Sobald euer Team eine Aufgabe erledigt hat, wird die entsprechende Karte in die nächste Spalte verschoben. Durch das Kartensystem könnt ihr mit einem Blick erfassen, wie viele Aufgaben in Bearbeitung sind und welche noch erledigt werden müssen.

3. Agiles Management.

Das agile Management ist ein Favorit von Software- und Produktentwicklungs-Teams. Als Lean-Projekt-Management-Methode ist das agile Management auf die Abfallvermeidung und maximale Flexibilität des Teams ausgerichtet.

Das agile Management beinhaltet Konzepte wie die inkrementelle Entwicklung und kontinuierliche Verbesserung. Es umfasst aber auch andere Instrumente und Methoden, wie Kanban und Scrum.

4. Scrum.

Das Scrum-Framework dient der Optimierung der Team-Arbeit. Diese Workflow-Methode ermöglicht die Unterteilung eines Projekts in kleine, einfach zu erledigende Aufgaben.

Scrum beinhaltet als einzige Methode integrierte Feedback-Schleifen. Nach jeder Aufgabenreihe holt ihr Feedback von eurem Team ein, um zu sehen, was gut funktioniert hat, wie viel Fortschritt gemacht wurde und was in Zukunft verbessert werden muss. Scrum ermöglicht es eurem Team, schrittweise die Zusammenarbeit zu verbessern und dadurch einen Mehrwert zu schaffen.

Verbessert eure Projekt-Management-Fähigkeiten mit einer zuverlässigen Software.

Die Aneignung und Weiterentwicklung fundierter Projekt-Management-Fähigkeiten hilft euch beim effektiven Projekt-Management. Doch die Aneignung spezieller Projekt-Management-Fähigkeiten ist erst der Anfang. Um eure Kompetenzen optimal einsetzen zu können, benötigt ihr auch die richtige Projekt-Management-Software.

Seht euch zunächst einmal die aktuell im Unternehmen verfügbare Lösung an und beurteilt, ob sie eure Projekt-Management-Fähigkeiten eher unterstützt oder bremst. Wenn sie nicht hilfreich ist, könnte es an der Zeit sein, auf Workfront umzusteigen.

Erfolg besteht aus 10 % Inspiration und 90 % Prozessoptimierung. Wir kümmern uns um die 90 %. Vernetzt euch, arbeitet zusammen und vereinfacht Workflows mit Workfront, um Kampagnen durchzuführen und personalisierte Erlebnisse im benötigten Umfang bereitzustellen.

Wenn ihr mehr über Adobe Workfront erfahren und wissen möchtet, ob diese Lösung für euer Projekt-Management hilfreich ist, startet eine Produkttour oder seht euch das Produktvideo an.