Leitfaden zu RACI-Diagrammen – Definition und Beispiele.

Was ist ein RACI-Diagramm?

Ein RACI-Diagramm ist eine Methode zur Identifizierung von Rollen und Zuständigkeiten in Projekt-Teams für alle Aufgaben, Meilensteine und Projektkomponenten in einem einzelnen Projekt.

Projekt-Managerinnen bzw. -Manager sind in der Regel für Team-Mitglieder aus mehreren verschiedenen Abteilungen zuständig. Daher kann es schwierig sein, die Zuständigkeiten für Team-Mitglieder in unterschiedlichen Abteilungen zu benennen. RACI-Diagramme helfen bei schwierigen Unternehmungen, bei denen Zusammenarbeit von Personen mit verschiedenen Perspektiven üblich ist.

Der Name RACI leitet sich aus den Anfangsbuchstaben der englischen Begriffe „Responsible“ (zuständig), „Accountable“ (rechenschaftspflichtig), „Consulted“ (konsultiert) und „Informed“ (informiert) ab. Er bezeichnet die Rollen, die den verschiedenen mit jeder Aufgabe betrauten Team-Mitgliedern zugewiesen sind:

• Responsible: Die Zuständigen sind aktiv an der Durchführung einer bestimmten Aufgabe beteiligt. Für jede Aufgabe sollte mindestens ein Team-Mitglied zuständig sein, ihr könnt aber auch mehrere Personen zuweisen, je nach Projektumfang. Allerdings sollte die Rolle stets nur von so wenigen Personen wie unbedingt nötig eingenommen werden.
• Accountable: Das Mitglied mit dieser Rolle ist verantwortlich für die Abzeichnung der Aufgabe und bestätigt damit ihren Abschluss. Hier empfiehlt sich fast immer eine einzige Person. Diese Rolle nimmt normalerweise die Projekt-Managerin bzw. der Projekt-Manager ein, die bzw. der sie aber auch an eine andere Person delegieren kann.
• Consulted: Konsultierte Team-Mitglieder können mit Know-how oder anderweitig beitragen, zum Beispiel Informationen bestätigen oder das Produkt und dessen Eingliederung in den Umfang des Projekts insgesamt prüfen. Mit dieser Rolle können beliebig viele oder wenige Team-Mitglieder betraut werden.
• Informed: In diese Kategorie fallen Einzelpersonen, die über den Fortschritt oder Abschluss einer bestimmten Aufgabe informiert werden müssen. Dies kann aus unterschiedlichsten Gründe erfolgen, hängt aber meist damit zusammen, wie eine Aufgabe mit einer anderen verknüpft ist, für die sie momentan oder in einem nachfolgenden Schritt zuständig sind.

Inhalt:

• Erstellung eines RACI-Diagramms
• Verwendungsmöglichkeiten für RACI-Diagramme
• Best Practices für die Verwendung von RACI-Diagrammen
• RACI-Diagramme: Beispiele
• RACI-Diagramme: Varianten

Die Erstellung eines RACI-Diagramms für euer nächstes Projekt kann dabei helfen, die Fertigstellung des Projekts zu optimieren, da es die Rollen auf leicht lesbare Art definiert. RACI-Diagramme werden in der Regel in Form eines Tabellenblatts dargestellt, in der alle mit dem Projekt verbundenen Aufgaben dargestellt und für jede Aufgabe die RACI-Rollen für jedes Team-Mitglied angegeben werden. Dieser Prozess umfasst die folgenden Schritte:

1. Legt die übergeordneten Ziele und Prioritäten des Projekts fest.

Im ersten Schritt ermittelt ihr den Umfang des Projekts. Ihr könnt einen Liste der wichtigsten Ziele oder Leistungen des Projekts und eine Liste der wichtigsten zur Durchführung erforderlichen Schritte erstellen.

Beispiel: Wenn ihr eine Broschüre entwerft, wäre das Endprodukt die Leistung. Gleichzeitig wüsstet ihr, dass einige Unteraufgaben nötig sind, zum Beispiel Konsultation mit dem Kunden zur Abklärung inhaltlicher Erwartungen, Durchführung von Recherchen, Erstellung interner Texte und Erstellung individueller Grafiken.

2. Teilt größere Ziele in kleinere Zwischenziele und Aufgaben auf.

Sobald ihr das Projekt grob umrissen habt, müsst ihr jedes Ziel mit einem Projektstrukturplan in einzelne Aufgaben aufteilen. Im Beispiel der Broschüre aus dem vorherigen Schritt könntet ihr das Ziel der Erstellung von Text in die Schritte Entwurf, Erstellung, Bearbeitung und Formatierung aufschlüsseln.

3. Listet alle Aufgaben in chronologischer Reihenfolge auf.

Jetzt könnt ihr die Informationen in ein Tabellenblatt zur Erstellung des RACI-Diagramms übertragen. Gebt in die erste Tabellenspalte alle Aufgaben in der Reihenfolge des geplanten Abschlusses ein. Einige Aufgaben müssen möglicherweise nicht in einer bestimmten Reihenfolge ausgeführt werden. Diese könnt ihr dann in der wahrscheinlichsten Reihenfolge angeben.

Durch die chronologische Auflistung der Aufgaben könnt ihr Rollen und Zuständigkeiten besser visualisieren und einfacher entscheiden, wer in jeder Phase informiert werden muss.

4. Ermittelt alle am Projekt beteiligten Stakeholder.

Betrachtet alle Schritte im Prozess und erstellt eine Liste aller Personen, die an einem beliebigen Punkt beteiligt sind. Je nach Projektumfang könnt ihr Personen individuell auflisten oder die Rollen nach Abteilung oder Team.

In der Übersicht sollten diese Individuen oder Teams die Überschriften der Spalten rechts neben der Aufgabenspalte sein. Ihr könnt die am intensivsten Beteiligten zuerst auflisten, damit diese Personen ihre Rollen bei jeder Aufgabe sofort sehen können.

5. Weist jeder Aufgabe die RACI-Zuständigkeiten zu.

Der letzte Schritt besteht aus der Zuweisung der RACI-Rollen. Tragt in jeder Zelle ein R, A, C oder I ein, um für jede Aufgabe anzugeben, wer welche Rolle hat.

Beispiel: Wenn ihr in einer der Zeilen die Aufgabe „individuelle Grafiken erstellen“ angegeben habt, tragt ihr unter jeder Person oder jedem Team einen Buchstaben ein.

• R könntet ihr in die Zelle der Spalte „Grafik“ eintragen.
• A könntet ihr in die Zelle der Spalte „Projekt-Management“ eintragen.
• C könntet ihr in die Zelle der Spalte „Kundenkontakt“ und noch einmal für die Rolle „Dokumentformatierung“ eintragen.
• I könntet ihr für jede Rolle eintragen, die am nachfolgenden Schritt beteiligt ist. Für alle, die an dieser Aufgabe nicht beteiligt sind, bleiben die Tabellenzellen leer.

6. Stimmt die zugewiesenen Rollen mit jedem Stakeholder ab.

Am Ende empfiehlt es sich, sich mit dem gesamten Projekt-Team zu besprechen und sicherzustellen, dass jede Person versteht, welche Rolle ihr zugewiesen ist, und dass bei der Rollenzuweisung keine Fehler aufgetreten sind. Außerdem müsst ihr sicherstellen, dass für jede Aufgabe mindestens ein R, genau ein A sowie – in angemessener Anzahl – Cs und Is vorhanden sind.

RACI-Diagramme sind in folgenden Situationen nützlich:

• Zu Projektbeginn: Die Definition von Rollen und Zuständigkeiten legt klare Erwartungen und Kommunikationskanäle fest und beugt damit Problemen vor und fördert die Zusammenarbeit.
• Für komplexe Projekte mit vielen Team-Mitgliedern: RACI-Diagramme vereinfachen Komplexitäten durch klare Skizzierung von Pflichten und Kommunikationswegen. Dies beugt Missverständnissen vor und verbessert die Koordination.
• Während organisatorischer Änderungen: RACI-Diagramme sorgen für Stabilität und Klarheit bei Umstrukturierungen oder Personalverschiebungen und stimmen neue Team-Mitglieder auf die Projektziele ab.
• Während agiler Übergänge: RACI-Diagramme klären Rollen und Prozesse während agiler Übergänge, definieren Zuständigkeiten für Scrum-Rollen und bilden die Beteiligungen bei agilen Ereignissen ab.
• Während Projektprüfungen: RACI-Diagramme wahren die Verantwortlichkeiten, unterstützen bei der Erkennung von Engpässen oder Abweichungen und ermöglichen so die Neuzuweisung von Rollen.
• Bei vielen Beteiligten: RACI-Diagramme sorgen für Klarheit und Struktur, wenn zahlreiche Personen an einem Projekt beteiligt sind.

Damit RACI-Diagramme so effektiv wie möglich sind, könnt ihr die folgenden Best Practices in Betracht ziehen:

• Keep it simple: Fokussiert euch auf wesentliche Aufgaben und Zuständigkeiten, um eine unnötige Verkomplizierung zu vermeiden. Ein kompaktes und leicht verständliches Diagramm wird von Team-Mitgliedern bereitwilliger genutzt und zurate gezogen.
• Bindet Teams ein: Interagiert bei der Erstellung und Prüfung des RACI-Diagramms mit den Team-Mitgliedern, um Akzeptanz und Korrektheit zu gewährleisten. Kollaborative Entwicklung fördert Verantwortungsbewusstsein und gegenseitiges Verständnis.
• Prüft und aktualisiert regelmäßig: Seht euch das RACI-Diagramm im Projektverlauf immer wieder an und aktualisiert es, um Änderungen bei Umfang oder Zuständigkeiten widerzuspiegeln. Wenn euer RACI-Diagramm dynamisch ist, stellt ihr sicher, dass es während des gesamten Projektvelaufs relevant und werthaltig bleibt.
• Dokumentiert Änderungen: Führt eine Nachverfolgung aller Änderungen am RACI-Diagramm durch, einschließlich Datum und Grund der Änderung sowie zuständiger Person. Diese Dokumentation bildet ein klares Protokoll der Diagrammentwicklung und sorgt für Transparenz.
• Stellt Konsistenz sicher: Verwendet RACI-Diagramme konsistent für alle Projekte und Teams, um Missverständnisse zu vermeiden. Ein standardisiertes Vorgehen bei der Erstellung von RACI-Diagrammen fördert Klarheit und Verständnis.
• Integriert Diagramme mit anderen Tools: Kombiniert RACI-Diagramme mit anderen Projekt-Management-Tools wie Gantt-Diagrammen und Projektstrukturplänen, um eine umfassende Projektansicht zu erhalten. Diese Integration bietet euch eine ganzheitliche Projektperspektive, die euch bei der Planung und der Durchführung unterstützt.
• Erläutert Tätigkeitsrollen und Aufgabenrollen: Grenzt Tätigkeits- und Aufgabenrollen voneinander ab. RACI-Diagramme sind auf Aufgabenrollen fokussiert und definieren Zuständigkeiten im Projektkontext.
• Unterstützt Personen mit der Rolle „Responsible“: Die mit der Rolle R betrauten Personen müssen die Aufgaben und Zeitpläne verstehen, über die benötigten Ressourcen verfügen und der rechenschaftspflichtigen Person regelmäßig Updates bereitstellen. Diese Unterstützung fördert die effektive Aufgabendurchführung und Kommunikation.

RACI-Diagramme können in zahlreichen Szenarien eingesetzt werden:

Marketing-Kampagne: Mit einem RACI-Diagramm könnt ihr die Zuständigkeiten von Marketing-Managerinnen und -Managern, Content-Erstellenden, Design- und Analyse-Fachleuten für Aktivitäten wie Content-Erstellung, Social-Media-Promotion und Kampagnenanalyse klären. Beispielsweise kann das Marketing-Management für die Kampagnen-Performance insgesamt verantwortlich sein. Gleichzeitig sind Content-Erstellende zuständig für die Entwicklung ansprechender Inhalte, Design-Fachleute für die Erstellung grafisch ansprechender Assets und Analyse-Fachleute für die Nachverfolgung wichtiger Metriken und die Bereitstellung von Erkenntnissen.

Software-Entwicklung: In einem Software-Projekt kann ein RACI-Diagramm die Rollen von Entwickelnden, Testenden, Projekt-Managerinnen und -Managern und Stakeholdern bei der Definition von Anforderungen, Codierung, Tests und Implementierung abbilden. Zum Beispiel kann das Projekt-Management verantwortlich für den Projekterfolg insgesamt sein. Gleichzeitig sind Entwickelnde zuständig für die Erstellung von Code, Testende für das Auffinden von Fehlern und Stakeholder werden bei wichtigen Design-Entscheidungen konsultiert und mit Updates über die Fortschritte auf dem Laufenden gehalten.

Event-Planung: Bei der Event-Planung kann ein RACI-Diagramm die Rollen von Event-Koordinierenden, Dienstleistern, Sponsoren und Freiwilligen bei der Auswahl des Veranstaltungsorts, Logistik, Marketing und dem Management vor Ort definieren. Der bzw. die Event-Koordinierende kann verantwortlich für den Erfolg des Events insgesamt sein. Gleichzeitig sind Dienstleister zuständig für die Bereitstellung bestimmter Services (wie Catering oder Unterhaltung), Sponsoren werden bei wichtigen Entscheidungen konsultiert und über Event-Updates informiert und Freiwillige bieten Unterstützung bei vielen Aufgaben während des Events.

Das traditionelle RACI-Modell ist weit verbreitet, doch für bestimmte Anforderungen bieten sich einige Varianten an:

• RASCI: Dieses Modell enthält zusätzlich die Rolle „Supportive“ (unterstützend) für Personen, die zur Durchführung von Aufgaben beitragen, aber nicht direkt zuständig sind. Diese Rolle trägt dem Beitrag von Personen Rechnung, die die zuständige Partei unterstützen.
• CARS: Dieses Modell fokussiert sich auf Kommunikation und umfasst die Rollen „Communicate“ (kommunizieren), „Approve“ (genehmigen), „Responsible“ (zuständig) und „Support“. Es stellt die Bedeutung klarer Kommunikationskanäle in den Vordergrund und legt konkrete Rollen für die an Kommunikations- und Genehmigungsprozessen beteiligten Personen fest.
• DACI: Dieses Entscheidungsfindungsmodell beinhaltet die Rollen „Driver“ (Initiierende), „Approver“ (Genehmigende), „Contributor“ (Mitwirkende) und „Informed“ (Informierte). Es klärt den Entscheidungsfindungsprozess und definiert bestimmte Rollen für die Personen, die Entscheidungen vorantreiben, Entscheidungen genehmigen und zur Entscheidungsfindung beitragen oder über die Entscheidungen informiert werden.

Vereinfacht die Zusammenarbeit, um Momentum zu generieren.

RACI-Diagramme können für Projekte beliebiger Größe verwendet werden und sind besonders hilfreich bei Projekten mit komplexen Rollenzuweisungen und abteilungsübergreifenden Prozessen. Durch die eindeutige und anschauliche Klärung von Rollen kann ein Team mit Momentum vorwärtskommen und Missverständnisse und Probleme vermeiden.

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