Große Unternehmen generieren und empfangen jeden Tag enorme Datenmengen, und ohne ein zuverlässiges System zur Verwaltung dieses Datenflusses besteht das Risiko von Ineffizienzen, Sicherheitsverletzungen und Verstößen gegen Compliance-Richtlinien. Dieser Blog-Beitrag ist eure maßgebliche Ressource, um zu verstehen, was Dokumentenverwaltung ist, einschließlich ihrer Beziehung zu Dokumenten-Workflows. Er beschreibt Schritte zur Implementierung effektiver Dokumenten-Workflows und zur Transformation unorganisierter Dateien in intelligente, verwertbare Assets, die euer Unternehmen voranbringen.

Was ist Dokumenten-Management?

Dokumenten-Management erfasst, verfolgt, speichert und verwaltet Dokumente über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg. Es ist das strategische Framework dafür, wie ein Unternehmen seine wichtigsten Informationsressourcen steuert und organisiert. Das umfasst alles von Textverarbeitungsdateien, PDFs und Tabellenkalkulationen bis hin zu digitalen Abbildungen papierbasierter Dokumente.

Dokumenten-Management umfasst Dokumente, die intern von Mitarbeitenden erstellt wurden, Dokumente, die von externen Partnern stammen, wie zum Beispiel Lieferantenrechnungen und Kaufverträge, sowie Informationen, die automatisch von anderen zentralen Geschäftssystemen generiert werden, darunter Customer Relationship Management (CRM)- oder Enterprise Resource Planning (ERP)-Plattformen. Im Kern stellt das Dokumenten-Management die Regeln, Verfahren und Governance bereit, die erforderlich sind, damit die richtigen Informationen den richtigen Personen zur richtigen Zeit auf sichere und konforme Weise zugänglich sind. Es verwandelt statische Dateien in aktive Unternehmensressourcen, die tägliche Abläufe, strategische Entscheidungen und langfristiges Wachstum unterstützen.

Was sind Dokumenten-Workflows?

Ein Dokumenten-Workflow ist ein System, mit dem der Fluss von Dokumenten durch eure Organisation verwaltet wird. Ein gut gestalteter Workflow stellt sicher, dass ihr, eure Mitarbeitenden und internen Teams Kontrolle und Governance über alle zur Durchführung von Projekten erforderlichen Dokumente haben.

Der Dokumentenlebenszyklus innerhalb eines Workflows besteht aus mehreren Schritten:

• Erstellung, Erfassung oder Eingang: Dies ist die Entstehung des Dokuments innerhalb des Workflows. Das Dokument kann aus einer vorab genehmigten Vorlage erstellt werden (zum Beispiel ein Kaufvertrag), aus einer externen Quelle erfasst werden (wie eine per E-Mail eingehende Bewerbung) oder automatisch von einem anderen Geschäftssystem generiert werden (etwa eine Rechnung aus einer Buchhaltungs-Plattform).
• Collaboration und Bearbeitung: Dies ist die iterative Phase, in der Verantwortliche Content beisteuern, erforderliche Änderungen vornehmen und innerhalb einer kontrollierten Umgebung Feedback geben. In diesem Schritt ist eine robuste Versionskontrolle erforderlich, um Verwirrung zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Beteiligten an der richtigen Iteration des Dokuments arbeiten.
• Prüfung und Genehmigung: Ein wichtiger, formaler Schritt, in dem dafür benannte Personen oder Teams das Dokument auf Korrektheit, Qualität und Compliance prüfen. Diese Phase endet mit einer klaren Entscheidung – genehmigen, ablehnen oder Änderungen anfordern – die den nächsten Schritt des Dokuments im Prozess bestimmt.
• Verteilung: Nach der Genehmigung wird das Dokument über sichere, vordefinierte Kanäle an die relevanten internen oder externen Parteien verteilt.
• Speicherung, Abruf und Archivierung: Das endgültige genehmigte Dokument wird in einem sicheren, zentralisierten Repository gespeichert. Dieses System ist für intelligente Organisation und einfachen Abruf konzipiert und nutzt dabei häufig Metadaten und erweiterte Suchfunktionen. Der Workflow legt außerdem Aufbewahrungszeitpläne fest, wie lange ein Dokument aufbewahrt werden soll, bevor es gesetzeskonform archiviert oder zerstört wird.

6 Schritte zum Erstellen effektiver Dokumenten-Workflows.

Es ist wichtig, dass ihr euch die folgenden Fragen zu Dokumenten-Workflows stellt, um Geschäftsanforderungen zu identifizieren:

• Was ist die Geschäftsanforderung für diesen Workflow? Welche spezifischen Dokumenttypen sind enthalten?
• Wer benötigt Zugriff und mit welchen Berechtigungen (Anzeigen, Bearbeiten oder Genehmigen)? Wie stellt ihr die Einhaltung und den Schutz von Verbraucherdaten sicher?
• Was löst bei euch den Beginn des Workflows aus? Was sind die wichtigsten Schritte? Wie lange sollte euer gesamter Prozess dauern? Wie informiert ihr die Verantwortlichen über ihre Aufgaben?
• Wo werden die Dokumente gespeichert? Wie werden sie organisiert oder benannt? Was ist die Strategie, um die Versionsverwaltung sicherzustellen?

1. Visualisiert den Workflow.

Die Journey beginnt nicht mit einer Software-Demo, sondern mit einer detaillierten Abbildung des vorhandenen Prozesses. Dabei wird jeder Schritt, den ein Dokument von der Erstellung bis zur Fertigstellung durchläuft, sorgfältig dokumentiert. Identifiziert jede Aktion, jeden Entscheidungspunkt und jede Übergabe. Es ist wichtig, dass ihr festhaltet, wer in jedem Schritt beteiligt ist und wie der typische Zeitraum aussieht. Die Verwendung von Visualisierungs-Tools wie Flussdiagrammen wird dringend empfohlen, da sie eine klare, gemeinsame Sicht auf den aktuellen Stand bieten und es erleichtern, offensichtliche Problembereiche, Redundanzen und Engpässe zu erkennen.

2. Identifiziert Verantwortliche und definiert Rollen.

Dieser Prozess kann nicht isoliert konzipiert werden. Es ist entscheidend, dass ihr Verantwortliche aus allen betroffenen Abteilungen – Vertrieb, Recht, Finanzen, Personal und Marketing – einbezieht. Diese Personen verfügen über praktische Erfahrung und liefern wertvolle Erkenntnisse zu den täglichen Herausforderungen und praktischen Anforderungen. Diese frühzeitig einzubinden und ihre Zustimmung zu sichern, gehört zu den wichtigsten Faktoren für die erfolgreiche Einführung des neuen Systems. In diesem Schritt werden außerdem die Rollen und Verantwortlichkeiten für den neuen Workflow formell festgelegt, einschließlich wer Aufgaben übernimmt, wer sie überprüft und wer die endgültige Validierungsbefugnis hat, um eine klare Rechenschaftspflicht sicherzustellen.

3. Legt Workflows und KPIs fest.

Mit einer klaren Abbildung des aktuellen Prozesses und wertvollem Input der Verantwortlichen kann das Team nun einen optimierten Workflow für den zukünftigen Zustand entwerfen. Dabei trefft ihr bewusste Entscheidungen darüber, welche manuellen Aufgaben automatisiert werden, wie die neue, effizientere Sequenz von Schritten aussehen wird und wie der Erfolg gemessen werden soll. Die Festlegung klarer KPIs (Key Performance Indicators) von Anfang an ist von entscheidender Bedeutung. Diese Kennzahlen, wie die durchschnittliche Verarbeitungszeit für Rechnungen, die Zykluszeit für die Genehmigung von Verträgen oder die Reduzierung der Fehlerquote, können genutzt werden, um die Auswirkungen des Projekts zu quantifizieren und zukünftige Optimierungsmaßnahmen zu steuern.

4. Wählt ein Dokumenten-Management-System (DMS) und eine Workflow-Plattform.

Die Auswahl der Technologie, die den entworfenen Workflow zum Leben erweckt, ist entscheidend. Die Auswahl sollte sich nach den in der Blueprinting-Phase ermittelten spezifischen Anforderungen richten. Zu den wichtigsten Kriterien, die ihr bei der Bewertung einer Plattform berücksichtigen solltet, gehören: Ihre Fähigkeit, die benötigten Dokumenttypen zu verarbeiten, ihre Funktionen für Collaboration und Überprüfung, ihre Sicherheitsprotokolle (Verschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung), ihre Fähigkeit, sich mit anderen zentralen Geschäftssystemen wie CRM- und ERP-Plattformen zu integrieren, sowie ihre Fähigkeit, mit dem zukünftigen Wachstum eurer Organisation zu skalieren.

5. Aufbauen, implementieren und schulen.

Mit einer Dokumenten-Workflow-Plattform baut das Projektteam den neuen Workflow auf und verknüpft die einzelnen Schritte zu einem nahtlosen, automatisierten Prozess. Ein wichtiger und oft unterschätzter Schritt in dieser Phase ist die umfassende Schulung aller Beteiligten. Ein Kaltstart, bei dem ein neues System mit wenig bis gar keiner Vorbereitung der Benutzenden eingeführt wird, ist ein Rezept für Misserfolg. Indem ihr als Benutzende proaktiv darin geschult werdet, wie ihr das neue System am besten nutzt, bevor es live geht, reduziert ihr Widerstand gegen Veränderungen, minimiert Fehler und beschleunigt die Lernkurve.

6. Überwachen und optimieren.

Der Start des neuen Workflows ist nicht das Ende des Projekts – er ist der Anfang eines kontinuierlichen Verbesserungszyklus. Ein Dokument-Workflow sollte als fortlaufender Prozess verstanden werden, der sich an wechselnde Geschäftsanforderungen, regulatorische Vorgaben und technologische Entwicklungen anpasst. Dies beinhaltet, den Prozess regelmäßig zu überprüfen, die Performance anhand festgelegter KPIs zu analysieren und aktiv Feedback von den täglich Nutzenden einzuholen und einzubinden. Diese Verpflichtung zu fortlaufender Analyse und Optimierung stellt sicher, dass der Workflow dauerhaft effizient bleibt und langfristig Mehrwert liefert.

Startet Dokumenten-Workflows mit Workfront.

Workfront hebt sich als eine umfassende Plattform hervor, die für die Orchestrierung komplexer, unternehmensweiter Arbeitsprozesse entwickelt wurde. Workfront geht über die Grenzen traditioneller Dokumenten-Management-Systeme hinaus und bietet euch eine zentrale, intelligente Plattform für die Planung, Ausführung und Optimierung genau der Prozesse, die eure Geschäftsprozesse voranbringen.

Workfront ist nicht einfach nur eine Lösung für Dokumentenspeicherung oder Workflows; es ist eine Cloud-basierte Enterprise-Work-Management-Plattform, die als zentrales System of Record für die gesamte Arbeit in eurem Unternehmen dient. Workfront zentralisiert alles – von der strategischen Planung und Bedarfserfassung über die Projektausführung und funktionsübergreifende Collaboration bis hin zu Berichten in Echtzeit.

Dieser ganzheitliche Ansatz beginnt mit zentralisierter Erfassung und Planung. Workfront ermöglicht es Organisationen, alle eingehenden Arbeitsanfragen durch benutzerfreundliche, benutzerdefinierbare Erfassungsformulare und strukturierte Anfrage-Warteschlangen zu konsolidieren. So wird jede neue Initiative, egal ob es sich um eine Marketing-Kampagne oder einen Produktstart handelt, gründlich geprüft, priorisiert und von Anfang an auf strategische Ziele ausgerichtet. Das Workfront-Planungsmodul bietet eine dedizierte Plattform zur Erstellung und Verwaltung von Arbeitsdaten auf strategischer Ebene und legt damit das Fundament für die gesamte nachfolgende Ausführung.

Entscheidend ist, dass Workfront Dokumente grundsätzlich mit der geleisteten Arbeit verknüpft. Anders als bei separaten Dokumenten-Management-Systemen, bei denen die Dateien isoliert vorliegen, sind Dokumente in Workfront im Kontext bestimmter Projekte, Aufgaben und Probleme eingebettet. Ein Vertrag ist nicht einfach nur eine Datei; er ist ein Asset, das mit einem bestimmten Geschäftsabschluss verknüpft ist. Ein Kreativ-Briefing ist nicht einfach nur ein Dokument; es ist das Fundament einer Marketing-Kampagne. Dies bietet einen einzigartigen Kontext und stellt sicher, dass jeder Dokumenten-Workflow direkt mit den Geschäfts- und strategischen Zielen verbunden ist, wodurch eure Arbeit sinnvoller und messbarer wird.

Seht euch das Überblicksvideo an, um herauszufinden, wie Workfront euch dabei unterstützen kann, effektives Dokumenten-Management und effiziente Workflows zu implementieren.

https://business.adobe.com/fragments/resources/cards/thank-you-collections/workfront