Marketing-Fachleute nutzen E-Mail-Marketing-Automatisierung, um die Effizienz bei der Bereitstellung personalisierter Nachrichten zu steigern. Die stetig wachsende Nachfrage nach E-Mail-Content-Erstellung und -Management zieht zahlreiche Aufgaben nach sich: von der ersten Idee über die Durchführung bis zum Reporting. Die Genehmigung wichtiger Elemente einer E-Mail-Kampagne, wie Content, Zielgruppe oder Zeitplan, ist entscheidend, um sicherzustellen, dass die Nachrichten konform sind und den Markenrichtlinien entsprechen. Diese Genehmigungsschritte sind jedoch oft manuell und zeitaufwändig, was zu Verzögerungen und Ineffizienzen führt.

Vorteile automatisierter Genehmigungen im E-Mail-Marketing.

Automatisierte Genehmigungen sind strukturierte Workflows, die den Prüf- und Genehmigungsprozess für E-Mail-Marketing-Kampagnen optimieren. Sie stellen sicher, dass alle notwendigen Stakeholder die Möglichkeit haben, wichtige Elemente zu prüfen und zu genehmigen, bevor eine E-Mail versendet wird. Das ist für die E-Mail-Marketing-Automatisierung unverzichtbar, da Kampagnen schneller ausgeführt werden können – mit verbesserter Compliance und Markenkonsistenz. Automatisierte Genehmigungen im E-Mail-Marketing gewährleisten, dass alle E-Mails vor der Bereitstellung die erforderlichen Standards erfüllen.

Die Einführung automatisierter Genehmigungen bietet E-Mail-Marketing-Teams zahlreiche Vorteile:

• Höhere Effizienz und schnellere Time-to-Market: Die Genehmigungs-Pipeline wird zügig durchlaufen und die Zeit für manuelle Prüfungen reduziert.
• Verbesserte Compliance mit Vorschriften und Markenrichtlinien: Stellt sicher, dass alle E-Mails rechtlichen Anforderungen entsprechen und die Markenkonsistenz gewährleistet ist.
• Mehr Transparenz und Verantwortlichkeit: Eine klare Dokumentation ist jetzt einsehbar, wer was wann genehmigt hat.
• Weniger Fehler und bessere E-Mail-Qualität: Minimiert das Risiko von Fehlern und stellt sicher, dass E-Mails fehlerfrei sind.
• Bessere Zusammenarbeit und Kommunikation: Optimiert die Kommunikation zwischen Team-Mitgliedern und Stakeholdern.

Beispiele für automatisierte Genehmigungs-Workflows in der Praxis.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie automatisierte Genehmigungs-Workflows in der Praxis umgesetzt werden können:

• Content-Genehmigungs-Workflow: Ein E-Mail-Entwurf wird erstellt, an einen Copy-Editor zur Prüfung weitergeleitet, dann an einen Brand-Manager zur Genehmigung der Markenkonsistenz und schließlich an den E-Mail-Marketing-Manager für die finale Freigabe, bevor er in die E-Mail-Marketing-Automatisierung integriert wird.
• Segmentierung-Genehmigungs-Workflow: Ein neues Kundensegment wird basierend auf Verhaltensdaten erstellt. Das Segment wird an das Datenanalyse-Team weitergeleitet, um die Genauigkeit zu überprüfen und ordnungsgemäße Datenhygiene sicherzustellen. Anschließend geht es an die Marketing-Managerin zur Genehmigung, um die Abstimmung mit den Kampagnenzielen zu gewährleisten.
• Angebot/Promotion-Genehmigungs-Workflow: Ein neues Werbe-Angebot wird erstellt, an das Finanz-Team weitergeleitet, um Rentabilität und Budgeteinhaltung sicherzustellen. Danach geht es an das Team in der Rechtsabteilung, um die Einhaltung der Advertising-Vorschriften zu gewährleisten, bevor es über E-Mail-Marketing-Automatisierung gestartet wird.

Häufige Bedenken und Einwände.

• Komplexität der Implementierung: Manche Marketing-Fachleute befürchten, dass die Einrichtung automatisierter Genehmigungen komplex ist. Adobe Campaign bietet jedoch eine benutzerfreundliche Oberfläche mit Drag-and-Drop-Workflow-Buildern, die es einfach macht, Genehmigungsprozesse zu erstellen und zu verwalten.
• Mangelnde Flexibilität: Automatisierte Genehmigungen müssen nicht starr sein. Adobe Campaign ermöglicht es euch, flexible Workflows mit bedingten Verzweigungen und der Möglichkeit zu erstellen, Genehmigungen bei Bedarf manuell außer Kraft zu setzen.
• Kosten: Obwohl eine anfängliche Investition für die Einrichtung automatisierter Genehmigungen erforderlich ist, können die langfristigen Vorteile – erhöhte Effizienz, reduzierte Fehler und verbesserte Compliance – zu erheblichen Kosteneinsparungen führen.

Die Automatisierung von Genehmigungen ersetzt nicht die menschliche Kontrolle. Stellt es euch wie den Autopiloten im Flugzeug vor. Die Route kann konfiguriert werden, aber der Kapitän kann jederzeit eingreifen und umleiten, wenn unvorhergesehene Wetterbedingungen auftreten. Marketing-Fachleute bleiben die „Kapitäne“ in diesem Szenario. Es wird immer Ausnahmefälle geben, die menschliches Eingreifen erfordern – wie die Behandlung sensibler Themen, die Sicherstellung der Einhaltung von Branchenvorschriften oder die Reaktion auf unvorhergesehene Umstände (zum Beispiel, wenn ein Artikel nicht vorrätig ist, ein Laden schließen muss oder eine Wetteränderung sofort berücksichtigt werden muss). E-Mails im Genehmigungsprozess können weiterhin abgelehnt und daran gehindert werden, live zu gehen. Dies ermöglicht durchdachte und adaptive Entscheidungsfindung in Situationen, die persönliche Aufmerksamkeit und Expertise erfordern.

Wichtige Überlegungen bei der Implementierung automatisierter Genehmigungen.

• Definiert klar die Rollen und Verantwortlichkeiten für jede genehmigende Person.

• Etabliert klare Genehmigungshierarchien, um Verwirrung zu vermeiden.

• Beginnt mit Pilot-Kampagnen, um eure Workflows zu testen und zu verfeinern.

• Bietet Schulungen und Support für Anwendende, um sicherzustellen, dass alle mit dem neuen Prozess vertraut sind.

• Überprüft und optimiert regelmäßig eure Genehmigungs-Workflows, um Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

• Berücksichtigt unterschiedliche Team-Größen und Branchen, da ein Einheitsansatz nicht funktioniert.

  • Größere Marketing-Teams profitieren meist von automatisierten Genehmigungen, da diese besser dokumentiert, strukturierter und nachvollziehbarer sind. In bestimmten Branchen wie Pharma oder Finanzwesen bringt die Automatisierung jedoch unabhängig von der Größe der Teams Vorteile.

Optimiert euer E-Mail-Marketing mit automatisierten Genehmigungen in Adobe Campaign.

Adobe Campaign ermöglicht es euch, Genehmigungsprozesse zu optimieren und zu automatisieren, damit sich Marketing-Teams auf die Erstellung ansprechender Inhalte, die Pflege von Kundenbeziehungen und die Verbesserung des Kundenerlebnisses konzentrieren können. Dank der benutzerfreundlichen Konfiguration könnt ihr Team-Mitglieder ganz einfach über eure Adobe Campaign-Instanz als Prüfende bestimmen. Die tatsächliche Genehmigung oder Ablehnung eines Elements erfolgt entweder per E-Mail oder direkt in der Konsole. Adobe Campaign ermöglicht es euch nicht nur, Genehmigungs-Workflows auf Kampagnen-Ebene einzurichten, sondern auch als eigenständige Aufgabe in einem Workflow – so könnt ihr klein anfangen und dann in eurem Tempo skalieren.

Hier sind vier einfache Schritte, die euer Unternehmen gehen kann, um das richtige Fundament für automatisierte Genehmigungen zu schaffen:

1. Etabliert und dokumentiert klare Genehmigungshierarchien und Rollen, um Verwirrung zu vermeiden.
2. Überprüft regelmäßig die Genehmigungsverantwortlichkeiten, um Optimierungsmöglichkeiten zu identifizieren.
3. Beginnt langsam, skaliert schnell.
4. Klärt Stakeholder über die Rolle von Genehmigungen auf.

Erfahrt, wie Adobe Campaign euch dabei unterstützt, eure Genehmigungs-Workflows zu automatisieren und beispiellose Effizienz zu erreichen.

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Nelly Domonkos ist seit acht Jahren Business-Beraterin für Adobe Campaign und Journey Optimizer. Sie arbeitet mit Kunden zusammen, um geschäftliche Use Cases zu entwickeln, KPIs festzulegen und Adobe-Tools zur Wertschöpfung einzusetzen – von der Implementierung bis zur Einführung. Sie bringt umfangreiche Branchenerfahrung mit, optimiert Customer Journeys und berät bei Reporting und Analyse zur strategischen Entscheidungsfindung.

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