Les projets ad hoc se caractérisent par leur souplesse, leur adaptabilité et leur absence de structure formelle. Ils s’avèrent souvent utiles pour renforcer l’agilité et améliorer la résolution des problèmes. Cependant, ils présentent également des inconvénients, comme la pression exercée sur les ressources, la perturbation des workflows habituels et la difficulté à mesurer les progrès accomplis.

Ces complications imprévues prennent souvent la forme de projets et de tâches ad hoc. Les cheffes et chefs de projet tout comme les responsables d’équipe font fréquemment face à des problèmes inattendus qui désorganisent les activités courantes. Les tâches ad hoc sont une réalité à laquelle la quasi-totalité des entreprises sont confrontées, et elles sont particulièrement fréquentes dans les projets très complexes.

Ce guide aborde les points suivants :

• Définition du terme ad hoc
• Principe d’un projet ad hoc
• Exemples de projets ad hoc
• Avantages et inconvénients des projets ad hoc
• Intérêt du suivi des projets ad hoc
• Conséquences de l’absence de suivi des demandes ad hoc
• Méthode de suivi des projets ad hoc recommandée
• Bonnes pratiques de gestion des projets ad hoc
• Mise en place d’une collaboration ad hoc intelligente

Définition du terme ad hoc

La locution « ad hoc » vient d’une expression latine qui signifie « à cet effet ». Dans son acception moderne, elle se rapporte généralement à quelque chose qui est créé ou fait dans un but ou pour un besoin précis, en principe de manière imprévue ou improvisée.

Par exemple, elle peut être utilisée dans des phrases du type :

• « Le maire a constitué une commission ad hoc pour étudier le projet » (adjectif).
• « Nous avons dû apporter des modifications ad hoc aux plans » (adjectif).
• « Les décisions ont été prises ad hoc  » (adverbe).

Bien que le terme « ad hoc » n’ait pas d’antonymes à proprement parler, des termes antinomiques tels que « planifié » ou « structuré » contribuent à éclairer son sens premier. Parmi les synonymes courants figurent « ponctuel », « improvisé » et « non planifié ».

Principe d’un projet ad hoc

Uniques et ponctuels, les projets ad hoc sont créés spontanément pour répondre à des situations spécifiques ou résoudre des problèmes urgents. Contrairement aux projets classiques, qui suivent un plan et un calendrier prédéfinis, les projets ad hoc se distinguent par leur souplesse, leur adaptabilité et leur absence de structure formelle. Il peut s’agir de projets secondaires que votre responsable hiérarchique vous demande de mener.

Exemples de projets ad hoc

Des projets ad hoc peuvent survenir dans différents secteurs d’activité et prendre de nombreuses formes. Voici quelques exemples :

• Initiatives de gestion de crise : formation d’une équipe d’intervention d’urgence lors d’une catastrophe naturelle
• Demandes client spéciales : élaboration d’une campagne marketing personnalisée pour un marché de niche
• Gestion d’évènements : organisation d’un lancement de produit ou d’une fête d’entreprise
• Implémentation d’une technologie : mise à niveau urgente de systèmes ou déploiement de nouvelles applications
• Recherche et développement : réponse aux mutations soudaines du marché par le développement rapide de produits
• Impératifs soudains de conformité règlementaire : constitution d’une équipe pour faire face à de nouvelles règlementations

Avantages et inconvénients des projets ad hoc

Les projets ad hoc offrent plusieurs avantages :

• Renforcement de l’agilité et de la réactivité : ils permettent de réagir rapidement à des évènements ou à des opportunités inattendus.
• Amélioration de la résolution des problèmes : ils visent à résoudre des problèmes spécifiques, ce qui conduit souvent à des approches innovantes.
• Augmentation de la souplesse : ils s’adaptent plus facilement à l’évolution des circonstances et des besoins que les projets traditionnels.

Toutefois, les projets ad hoc présentent également des inconvénients :

• Pénurie de ressources : ils peuvent détourner les ressources des projets planifiés, entraînant parfois des retards ou des perturbations.
• Perturbation des workflows réguliers : de par leur nature imprévisible, ils bouleversent les workflows établis, ce qui nuit à la productivité.
• Absence de processus clairs : l’absence de processus prédéfinis peut engendrer des incohérences et des inefficacités.
• Difficulté à mesurer les progrès : sans plan structuré, il peut être difficile de suivre l’avancement et d’évaluer la réussite du projet.

Intérêt du suivi des projets ad hoc

Vous jugez peut-être que consigner chaque demande de dernière minute dans votre système est une tâche laborieuse et sans intérêt. Pourtant, une absence de suivi peut conduire à des inefficacités, à une mauvaise allocation des ressources et à la perte d’opportunités d’optimisation. En mettant en avant les tâches ad hoc, le suivi offre aux cheffes et aux chefs de projet de précieux insights sur la charge de travail de leur équipe, ce qui leur permet de prendre des décisions data-driven. Grâce à l’intégration des projets ad hoc à un système complet de gestion du travail, les équipes obtiennent les résultats suivants :

• Meilleure visibilité sur la répartition de la charge de travail et compte rendu précis de l’emploi du temps de chaque personne
• Optimisation de l’allocation des ressources en identifiant le temps accordé aux différentes tâches et en les redistribuant si nécessaire
• Équilibrage des priorités en réorientant les efforts vers les initiatives stratégiques plutôt que vers des tâches non planifiées
• Justification des besoins en personnel, que ce soit pour préconiser des embauches supplémentaires ou pour réévaluer les charges de travail actuelles
• Prise de décisions éclairées en matière de hiérarchisation des tâches, sans hésiter à repousser les demandes de moindre priorité en s’appuyant sur des arguments clairs

La plupart des cheffes et des chefs de projet rencontrent des difficultés pour clarifier, gérer et renégocier la charge de travail de leurs équipes. Si leurs responsables ne savent pas précisément quelles tâches sont reléguées au second plan au profit de projets ad hoc, elles peuvent rapidement être submergées, ce qui engendre mécontentement, épuisement et perte d’efficacité.

Conséquences de l’absence de suivi des demandes ad hoc

Les demandes ad hoc non suivies prennent du temps, mais surtout leur impact est presque impossible à mesurer. Vous vous demandez pourquoi le temps ou le budget de votre équipe semble fondre sans explication ? Les tâches ad hoc non consignées pourraient bien en être la cause insoupçonnée.

L’absence de suivi de ces demandes peut avoir plusieurs conséquences :

• Baisse de la productivité : les tâches non planifiées détournent subrepticement les membres de l’équipe de leurs priorités, ce qui se répercute sur les délais et les livrables de l’ensemble du projet.
• Inefficacité des décisions en matière de recrutement : en l’absence de suivi, il est difficile d’évaluer si les demandes ad hoc exigent des ressources supplémentaires, des compétences spécialisées ou des ajustements de la charge de travail.
• Mauvaise gestion des ressources : sans visibilité sur le temps consacré aux tâches ad hoc, la direction a du mal à allouer les ressources nécessaires.

En suivant vos projets ad hoc, vous vous assurez que les demandes de dernière minute ne viennent pas perturber vos initiatives stratégiques.

Méthode de suivi des projets ad hoc recommandée

Pour un suivi efficace, vous devez non seulement choisir l’outil adéquat, mais aussi adopter une approche structurée qui garantit visibilité et responsabilité. Une phase de planification bien définie aide les équipes à établir le périmètre du projet, afin de déterminer plus facilement les éléments à suivre et à traiter en priorité.

De nombreuses solutions facilitent l’organisation et l’exécution de projets complexes, mais peu parviennent à concilier planification structurée et caractère imprévisible des tâches ad hoc. Adobe Workfront permet de gérer les projets à long terme et les tâches de dernière minute dans un seul système.

Même si vous n’avez pas encore déployé de plateforme de gestion du travail, le respect des quatre principes fondamentaux suivants améliorera l’efficacité de votre équipe et l’aidera à faire face aux demandes ad hoc.

1. N’acceptez plus de demandes informelles.

Chaque tâche, aussi modeste soit-elle, doit être documentée et soumise à un processus formel de demande de projet. Bien qu’insignifiantes en apparence, les tâches ad hoc non suivies s’accumulent rapidement, ce qui finit par avoir une incidence sur votre efficacité et l’allocation des ressources.

Les cheffes et les chefs de projets ad hoc doivent souvent intervenir pour résoudre des problèmes qui ne s’inscrivent pas dans les workflows standards de l’entreprise. Dans ce cas, voici l’approche recommandée :

• Réunir les bonnes personnes en consultant les responsables des différents services
• Identifier et mobiliser rapidement les compétences nécessaires
• Définir le périmètre du projet ad hoc afin d’éviter toute dérive des objectifs
• Attribuer des responsabilités claires et débuter immédiatement la collaboration

Grâce à un processus structuré d’acceptation des demandes, les équipes ne sont pas prises au dépourvu et peuvent s’assurer qu’aucune tâche n’est omise.

2. Uniformisez le processus de gestion des demandes.

Plutôt que d’accepter des requêtes par e-mail, par chat ou dans le cadre de conversations informelles, simplifiez le traitement des tâches ad hoc entrantes grâce à un processus standardisé. Un système clair évite toute confusion et garantit une évaluation correcte de tous les projets, qu’ils soient planifiés ou non.

Voici les étapes essentielles qui permettent d’améliorer la gestion des demandes ad hoc :

• Créer une plateforme de demande centralisée pour enregistrer toutes les tâches entrantes
• Hiérarchiser les demandes en fonction de leur urgence et de leur impact
• Uniformiser les formats de demande en utilisant un brief créatif ou un formulaire à remplir
• Définir les exigences du projet en amont afin de gérer les attentes des parties prenantes

Un processus structuré de prise en charge des demandes évite la dispersion et aide les équipes à déterminer si elles ont la capacité d’accepter de nouvelles tâches ou si des ressources supplémentaires sont nécessaires.

3. Créez des blocs de projets ad hoc.

Plutôt que de traiter les demandes ad hoc à mesure qu’elles arrivent, ce qui interrompt le travail planifié, incitez les membres de l’équipe à leur réserver des créneaux dédiés. Une fois regroupées, les requêtes de dernière minute deviennent plus faciles à gérer et ne perturbent pas les tâches prioritaires.

Les cheffes et les chefs de projet peuvent désigner des « responsables ad hoc » officiant par roulement afin qu’une personne saisisse les demandes urgentes, les hiérarchise et les traite pendant que le reste de l’équipe se concentre sur les initiatives stratégiques. Grâce à cette approche structurée, les tâches ad hoc sont accomplies sans nuire aux objectifs clés de l’entreprise.

4. Donnez de la visibilité à chaque tâche.

Si seuls les projets d’envergure font l’objet d’un suivi, la direction peut avoir le sentiment que votre équipe ne se consacre qu’à ces projets-là. Elle risque alors de sous-estimer le temps et les ressources consacrées aux demandes non planifiées. En documentant le travail ad hoc, vous donnez une image plus fidèle de la répartition de la charge de travail et des réalisations de votre équipe.

Voici comment améliorer la visibilité des projets :

• Consignez toutes les tâches, qu’elles concernent des projets planifiés ou des demandes de dernière minute.
• Utilisez un système de gestion du travail pour centraliser le suivi des projets.
• Servez-vous de tableaux de bord ou d’outils de reporting pour mettre en évidence l’impact des projets ad hoc.
• Appliquez des méthodes de suivi de type Agile, comme le graphique d’avancement, pour visualiser les taux d’achèvement des tâches.

Une visibilité totale sur la charge de travail permet aux responsables de prendre des décisions éclairées, d’allouer des ressources de manière efficace et de justifier si nécessaire le recrutement de personnel supplémentaire.

Bonnes pratiques de gestion des projets ad hoc

Pour gérer efficacement les projets ad hoc, tenez compte des bonnes pratiques suivantes :

• Hiérarchiser et affecter les ressources : déterminez l’urgence et l’importance du projet afin d’allouer les ressources en conséquence.
• Communiquer clairement et collaborer efficacement : assurez-vous que les membres de l’équipe et les parties prenantes collaborent et échangent en toute transparence.
• Faire preuve de souplesse et d’adaptabilité : préparez-vous à ajuster les plans et les priorités en fonction des besoins.
• Documenter et suivre les progrès : consignez clairement les objectifs et l’état d’avancement du projet.
• Appliquer un framework décisionnel : déterminez si un projet ad hoc justifie de contourner les processus établis.
• Développer des compétences d’improvisation : cultivez l’improvisation comme qualité essentielle dans la gestion des projets ad hoc.

Mise en place d’une collaboration ad hoc intelligente

La collaboration est essentielle pour gérer efficacement des projets ad hoc. Les équipes doivent être tenues informées des changements de priorités, tandis que les cheffes et chefs de projet ont besoin de processus simplifiés pour maintenir le cap.

Lorsque les équipes sont sur site, une brève réunion en présentiel permet de se coordonner sur les tâches urgentes. En revanche, pour les équipes distantes ou hybrides, une application de collaboration adaptée est indispensable. Adobe Workfront permet de collaborer efficacement grâce aux fonctionnalités suivantes :

• Actualisation des informations en temps réel et visibilité sur l’évolution des priorités
• Possibilité pour plusieurs parties prenantes d’accéder aux données et de les modifier simultanément
• Automatisation des workflows afin d’éviter que des demandes ad hoc soient oubliées

En associant une planification structurée des projets et la souplesse nécessaire pour traiter les tâches ad hoc, Workfront favorise l’agilité, la productivité et la coordination des équipes, quel que soit le degré d’imprévisibilité de la charge de travail.

Regardez notre courte vidéo de présentation d’Adobe Workfront pour découvrir cette solution à l’œuvre.