Les compétences en gestion de projet indispensables en 2023
Techniquement parlant, la supervision d’un projet incombe à un gestionnaire de projet. Toutefois, si vous entendez à ce poste révéler le meilleur de votre équipe par votre bon sens et votre ascendant, il vous faudra justifier d’un large éventail de compétences en gestion de projet.
Les dirigeantes et les dirigeants d’entreprise veulent s’assurer que les gestionnaires de projet exercent convenablement leurs fonctions, tandis que ces derniers entendent renforcer constamment leur impact et leur efficacité. Pour vous aider à évaluer et à améliorer la gestion de projet dans votre entreprise, nous avons rédigé ce guide qui recense les compétences essentielles et tout ce que vous devez savoir afin de mener vos projets à bien en 2023.
Vous allez vous familiariser avec les thématiques suivantes :
- Quelles sont les compétences en gestion de projet ?
- Onze compétences générales utiles en gestion de projet
- Cinq compétences spécialisées utiles en gestion de projet
- Six compétences techniques utiles en gestion de projet
- Quatre méthodologies de gestion de projet
Quelles sont les compétences en gestion de projet ?
Les compétences en gestion de projet sont les facultés et aptitudes qui vous aident à diriger et à réaliser plus efficacement des projets d’équipe. Si les compétences essentielles en gestion de projet se chiffrent par dizaines, la quasi-totalité d’entre elles relèvent de l’une de ces trois catégories : compétences générales, compétences spécialisées et compétences techniques.
L’acquisition et le perfectionnement de compétences en gestion de projet vous aideront à mieux superviser vos équipes et à atteindre vos principaux objectifs organisationnels. À mesure que vous développerez de nouvelles compétences, vous serez à même d’exécuter plus efficacement des tâches importantes, de remettre les livrables dans les délais fixés et de prendre en charge des projets toujours plus complexes.
En tout état de cause, les compétences d’un chef ou d’une cheffe de projet ne sont pas nécessairement l’apanage des spécialistes qui pilotent les projets de l’entreprise. Si la direction d’un programme dans les domaines RH, IT, marketing ou financier vous intéresse, nul doute que des qualifications en gestion de projet vous seront nécessaires. Dans la plupart des secteurs d’activité, en effet, les principes de gestion de projet s’appliquent à nombre de fonctions stratégiques.
Onze compétences générales utiles en gestion de projet
En gestion de projet, les compétences générales sont celles ne nécessitant aucune connaissance technique ni aucun outil particulier. Il s’agit plutôt de talents généralistes ou intuitifs exploitables dans de nombreux secteurs d’activité et disciplines.
Certaines de ces compétences comportementales sont incontournables en gestion de projet :
1. Collaboration
La collaboration fait partie des compétences fondamentales que doit posséder chaque gestionnaire de projet. À ce poste, il vous incombe en effet de collaborer avec les membres de votre équipe et de les encourager à œuvrer de concert à la réalisation d’objectifs communs. Si vous parvenez à coordonner les talents et les membres de l’équipe, tout le monde y gagne.
Si vous devez parfaire votre aptitude à collaborer, soyez à l’écoute de votre personnel et encouragez la communication.
2. Leadership
Le leadership ne se résume pas à dire aux autres ce qu’il faut faire ou à leur assigner des tâches. Un véritable leader encouragera et motivera les membres de son équipe, augmentant ainsi leur productivité.
Même si vous ne vous considérez pas comme un leader né, vous pouvez néanmoins étoffer les précieuses qualités propres à ce statut en prenant les devants. N’hésitez pas, par exemple, à vous entretenir avec les membres de votre équipe et à recueillir leurs avis sur votre conduite.
3. Communication
L’absence de communication ouverte crée des tensions entre les équipes de projet et peut entraîner de coûteuses erreurs. Les gestionnaires de projet doivent donc posséder de solides compétences en communication.
Les personnes qui possèdent d’excellentes qualités dans ce domaine ont vocation à gagner la confiance de leurs équipes. Ces mêmes cheffes et chefs de projet peuvent aussi veiller à ce que la diffusion des informations importantes soit efficace, limitant ainsi les risques d’erreurs et les tensions entre équipes.
4. Organisation
Comme toute autre compétence générale que doivent posséder les gestionnaires de projet, l’organisation est une qualité qu’il est possible de cultiver. Encore faut-il faire preuve d’une certaine rigueur et opter pour la tactique adéquate.
Le meilleur moyen de vous organiser consiste à définir un processus et une source de données fiable et unique pour votre projet. Cette dernière peut être un tableau Kanban, un diagramme ou tout autre outil de représentation visuelle facilitant la gestion de votre projet.
5. Résolution des problèmes
Au moins une fois par jour, un membre de l’équipe vous demandera de l’aide pour résoudre un problème. Ces sollicitations sont le lot quotidien des gestionnaires de projet.
Pour résoudre efficacement un problème, vous devez l’aborder dans sa globalité. Bien sûr, personne ne s’attend à ce que vous connaissiez la réponse à chacun d’eux ; en revanche, vous devez être en mesure de sortir des sentiers battus et de proposer une solution méthodique et constructive.
6. Esprit d’équipe
Même si vous êtes la ou le gestionnaire du projet, tous les membres de l’équipe apportent une valeur ajoutée à ce dernier. Pour mettre à profit l’ensemble de leurs compétences, vous devez faire en sorte que chaque personne ait le sentiment d’être importante, à sa place et appréciée.
Il est parfois délicat d’encourager le travail d’équipe, notamment si de nouvelles recrues participent à votre projet. Par chance, vous pouvez contribuer à créer une alchimie en invitant chaque membre à exprimer ses idées et en encourageant celles et ceux qui osent le faire.
7. Gestion du temps
Dans leur quotidien professionnel, les membres d’une équipe ont tôt fait de s’attarder sur des détails aux moments critiques. Dès lors, ils en viennent parfois à oublier les délais et expédient ensuite les tâches qui leur sont assignées.
En tant que gestionnaire de projet, votre gestion du temps se doit d’être exemplaire, de sorte que les membres de votre équipe puissent fixer leur attention sur l’essentiel : leur travail. Pour améliorer vos compétences en gestion du temps, efforcez-vous de classer vos tâches par ordre d’importance afin d’identifier les aspects du projet à réaliser en priorité.
8. Esprit critique
L’esprit critique implique l’analyse d’informations pour en déduire des conclusions logiques et impartiales.
Pour être en mesure d’évaluer un problème de façon critique et objective, vous devez prendre de la distance par rapport à de la situation. Prenez du recul et étudiez attentivement les faits qui vous sont présentés. À partir de là, vous serez capable de mobiliser vos connaissances afin de décider de la meilleure approche à retenir face à la situation de votre équipe.
9. Faculté d’adaptation
La faculté d’adaptation implique d’être capable de gérer vos émotions et celles de votre équipe lorsque des difficultés imprévues viennent contrarier les plans les mieux préparés.
Aussi abouti que soit votre plan, il évoluera forcément une fois le projet lancé. Un problème imprévu peut venir amputer votre budget, ou alors les parties prenantes peuvent décider d’avancer la date de livraison. Dans un cas comme dans l’autre, vous devrez vous adapter si vous voulez que le projet aboutisse.
10. Résolution des conflits
Vous-même et votre équipe êtes passionnés par votre projet, ce qui est tout à fait compréhensible. Cette passion est un atout, mais elle peut aussi provoquer une perte de sang froid à la moindre embûche.
À ce moment-là, vous devrez vous livrer à un travail de médiation pour résoudre les conflits et parvenir à une solution qui donne à toutes les parties le sentiment d’être entendues et comprises.
11. Négociation
Dans votre rôle de gestionnaire de projet, il vous faudra souvent défendre votre équipe. Pour que votre démarche soit efficace, vous devrez faire preuve d’excellentes capacités de négociation.
Peut-être devrez-vous mobiliser ces compétences afin d’obtenir des ressources supplémentaires pour votre projet ou de négocier un nouveau délai si celui fixé à l’origine n’est pas réaliste. Quelle que soit la nature des difficultés rencontrées, vos capacités de négociation vous permettront de vous sortir d’un mauvais pas avec tact.
Cinq compétences spécialisées utiles en gestion de projet
En gestion de projet, les compétences spécialisées désignent les talents et les aptitudes spécifiquement adaptés au pilotage de projets. Elles incluent les qualités suivantes :
1. Planification de projet
La planification de projet est le processus consistant à créer un schéma directeur pour votre projet. Celui-ci présentera les éléments essentiels à la réussite du projet. Le plus souvent, votre plan fera mention des informations suivantes :
- Objectifs du projet
- Indicateurs de réussite
- Membres de l’équipe et rôles respectifs
- Périmètre du projet et budget
- Livrables et jalons
- Calendrier de projet détaillé
En définissant clairement tous ces aspects, vous ferez en sorte que votre projet démarre rapidement.
2. Cadrage de projet
Il s’agit ici de définir le périmètre de votre projet, ses objectifs et son envergure globale, mais aussi les restrictions en termes de ressources, de budget et de délais.
Ce cadrage du projet vous permet d’éviter toute dérive des objectifs, lorsque les livrables vont au-delà des paramètres de votre projet, par exemple.
3. Animation de réunions
Sans compétences en animation, vos réunions d’équipe peuvent aisément sombrer dans le chaos. Si vous souhaitez que celles-ci se déroulent correctement et soient productives, vous devez être en mesure de guider les échanges en empêchant les personnes présentes de monopoliser la parole ou de parler toutes en même temps.
L’animation de réunions s’apparente parfois à une forme d’art, en particulier si votre mission consiste à encadrer un groupe passionné, composé de professionnels et de professionnelles et de spécialistes métier.
4. Élaboration d’une roadmap de projet
Si les roadmaps et plans de projet donnent à première vue l’impression d’être semblables, il n’en est rien. Alors qu’un plan de projet détaille votre projet par le menu, la roadmap en offre une vue d’ensemble. Considérez votre roadmap de projet comme un condensé des éléments essentiels de votre plan, en précisant le calendrier, les livrables clés et les jalons importants pour les parties prenantes.
Des compétences en élaboration de roadmap vous aideront à créer une présentation intelligible de votre projet, que vous pourrez utiliser pour convaincre les décisionnaires.
5. Élaboration d’un calendrier de projet
Votre calendrier de projet doit indiquer l’ordre dans lequel les tâches seront réalisées. Il précisera également la durée de chaque évènement ou tâche. Un calendrier de projet clair permettra aux membres de votre équipe de remettre les livrables dans les délais prévus et de rester concentrés sur leurs tâches.
Lors de la création de votre calendrier de projet, définissez clairement les dates de début et de fin. Vous pouvez aussi fixer les dates des échéances majeures à honorer en cours de route.
Six compétences techniques utiles en gestion de projet
En gestion de projet, les compétences techniques désignent les aptitudes directement liées à l’utilisation d’un outil spécifique, qui nécessitent certaines connaissances. Par exemple :
1. Maîtrise de l’application de gestion de projet
Comme son non l’indique, cette compétence désigne votre capacité à utiliser efficacement une application pour superviser la totalité des aspects de votre projet. L’adoption d’une solution de gestion de projet comme Adobe Workfront ou Asana vous aidera à gagner en efficacité et à maintenir le cap dans la réalisation de votre projet.
Si votre entreprise n’utilise pas déjà une application de ce type, effectuez quelques recherches de votre côté et passez en revue les nombreuses solutions possibles. Après en avoir retenu une ou deux que vous jugez adaptées à votre entreprise, démontrez vos capacités de négociation en vous entretenant avec les parties prenantes.
2. Gestion des risques
Les gestionnaires de projet aguerris sont capables d’identifier les risques potentiels avant le lancement d’un projet et de prendre les devants en élaborant des plans pour les neutraliser. Puisque ces gestionnaires n’ont aucun moyen de savoir quels risques menaceront réellement leur projet, ils doivent se préparer à affronter les principaux obstacles.
Développer vos compétences en gestion des risques est un travail de longue haleine dont vous pouvez venir à bout plus rapidement en discutant avec les gestionnaires de projet plus expérimentés de votre entreprise. Renseignez-vous sur la manière dont ils abordent la gestion de projet et appliquez leurs bonnes pratiques à vos processus de planification.
3. Gestion des coûts
La gestion des coûts implique d’évaluer l’incidence de chaque tâche sur le budget global de votre projet. En affectant un trop grand nombre de ressources à la réalisation d’une tâche, vous risquez de dépasser votre budget et de ne pas pouvoir mener votre projet à bien faute de fonds suffisants.
Pour gérer efficacement les coûts, reportez-vous constamment au budget de départ et déterminez si vos dépenses réelles sont conformes à votre estimation. Si la réalisation d’une tâche s’est avérée plus onéreuse que prévu, il vous faudra réduire les coûts par la suite pour tenir votre budget.
4. Gestion du budget
La gestion des coûts et celle du budget sont deux compétences étroitement liées propres aux gestionnaires de projet. La première implique de superviser les coûts associés aux différentes tâches, tandis que la seconde suppose de contrôler la totalité des ressources financières allouées à votre projet.
La gestion du budget débute lors de la planification du projet. D’emblée, vous devez définir clairement le budget et y imputer les différents postes de dépenses. Vérifiez attentivement si vos dépenses effectives concordent avec votre budget. Si les coûts réels dépassent les prévisions, réduisez les dépenses.
5. Rédaction et présentation de rapports
Les parties prenantes s’attendent à ce que les gestionnaires de projet les tiennent informées de l’état d’avancement des projets en cours. Pour ce faire, des compétences rédactionnelles doublées d’aptitudes en présentation de rapports vous seront nécessaires.
En préparant les rapports destinés aux parties prenantes, veillez à ce que les informations présentées soient concises, pertinentes et compréhensibles. Gardez à l’esprit que ces personnes s’intéressent à la vision globale de votre projet, et non aux détails quotidiens. De ce fait, vos rapports doivent fournir une présentation intelligible, et non un synopsis précis de chaque réalisation.
6. Expertise technique
En tant que gestionnaire de projet, vous devez maîtriser les termes employés par les spécialistes métier avec lesquels vous collaborez. Il vous faudra justifier de connaissances techniques aussi nombreuses que variées pour intervenir sur tous les aspects du projet.
Par exemple, si vous dirigez un projet de développement applicatif, vous aurez peut-être besoin d’un savoir fonctionnel dans les domaines marketing et DevOps spécifiques aux applications mobiles. L’expertise technique dont vous avez précisément besoin sera fonction du périmètre de votre projet.
Quatre méthodologies de gestion de projet
Les méthodologies de gestion de projet vous aideront à mettre vos compétences en pratique et à conserver des projets structurés du début à la fin. Ces méthodologies sont notamment les suivantes :
1. Diagrammes de Gantt
Le diagramme de Gantt offre un moyen de visualiser votre projet. Cette méthode graphique recourt à des barres horizontales qui matérialisent chacune une tâche donnée, tandis que la longueur des barres correspond à la durée escomptée pour réaliser les tâches.
Les plateformes de gestion de projet modernes ont incorporé les concepts du diagramme de Gantt à leurs outils. Néanmoins, le diagramme de Gantt est rarement utilisé comme solution de gestion de projet autonome.
2. Tableaux Kanban
Le tableau Kanban est un outil de gestion de projet extrêmement prisé qui vous permet de visualiser distinctement votre travail. Dans la méthodologie Kanban, les étapes de travail sont réparties en colonnes. Le tableau éponyme en comportera généralement trois : « À faire », « En cours » et « Terminé ». Des colonnes supplémentaires peuvent néanmoins être ajoutées au besoin.
Les différentes tâches sont représentées par des cartes. En début de projet, toutes les cartes sont rassemblées dans la colonne « À faire ». Elles sont déplacées d’une colonne à l’autre à mesure que votre équipe exécute des tâches. Ce système de cartes vous permet de contrôler le nombre de tâches en cours et le travail restant à accomplir.
3. Gestion Agile
La gestion Agile fait partie des outils de prédilection des équipes spécialisées en développement d’applications et en ingénierie produit. Méthodologie de gestion de projet allégée, la gestion Agile s’emploie à limiter le gaspillage et à optimiser la flexibilité des équipes.
Agile s’appuie sur des concepts tels que l’évolution incrémentale et l’amélioration continue. Elle englobe également d’autres outils et méthodologies, comme Kanban et Scrum.
4. Scrum
Le framework Scrum est destiné à optimiser la collaboration en équipe. Cette approche orientée workflow vous permet de décomposer votre projet en petits fragments faciles à traiter.
Scrum est unique en son genre au sens où cette méthode intègre des boucles de rétroaction. À l’issue de chaque sprint au cours duquel s’enchaînent un certain nombre de tâches, vous recueillez les commentaires de votre équipe, lesquels permettent d’y voir plus clair sur ce qui a fonctionné, sur les progrès réalisés et sur les axes d’amélioration. Scrum peut aider votre équipe à apporter progressivement une valeur ajoutée en optimisant sa collaboration.
Optez pour une application performante, à la hauteur de vos compétences en gestion de projet.
En développant de solides compétences en gestion de projet et en les perfectionnant, vous vous donnez les moyens d’être aussi efficace que possible dans le pilotage de projets. Néanmoins, le développement de compétences spécialisées en gestion de projet n’est qu’un début. Si vous entendez exploiter au mieux vos compétences, il vous faudra également une application de gestion de projet adaptée.
Nous vous recommandons d’évaluer votre solution actuelle afin de déterminer si elle sert ou, au contraire, entrave vos capacités en gestion de projet. Si elle n’est pas à la hauteur, peut-être est-ce le moment de passer à Workfront.
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