Les entreprises génèrent et reçoivent de grands volumes de données chaque jour. Sans un système robuste pour gérer ce flux, elles s’exposent à des risques d’inefficacité, de failles de sécurité et de non-conformité. Ce guide constitue une ressource de référence pour comprendre ce qu’est la gestion documentaire, notamment sa relation avec les workflows documentaires. Il décrit les étapes pour mettre en œuvre des workflows documentaires efficaces, qui permettent de transformer des fichiers désorganisés en ressources intelligentes et exploitables afin de stimuler l’activité commerciale.

Qu'est-ce que la gestion documentaire ?

La gestion documentaire capture, suit, stocke et gère les documents tout au long de leur cycle de vie. Il s'agit d'un cadre stratégique permettant à une entreprise de contrôler et d’organiser ses ressources d’information les plus vitales. Cela inclut tout, depuis les fichiers de traitement de texte, les PDF et les feuilles de calcul, jusqu’aux images numériques de contenus sur support papier.

La gestion documentaire englobe les documents créés en interne par le personnel, ceux reçus de partenaires externes tels que les factures fournisseur et les contrats de vente, ainsi que les informations générées automatiquement par d’autres systèmes métier stratégiques, notamment les plateformes de gestion de la relation client (CRM) ou de progiciel de gestion intégré (PGI). Au cœur de la gestion documentaire se trouvent les politiques, les procédures et la gouvernance nécessaires afin de garantir que les informations appropriées sont accessibles aux bonnes personnes, au bon moment, de manière sécurisée et conforme. La gestion documentaire transforme les fichiers statiques en ressources métier actives qui soutiennent les opérations quotidiennes, la prise de décisions stratégiques et la croissance à long terme.

Que sont les workflows documentaires ?

Un workflow documentaire est un système permettant de gérer le flux des documents au sein de votre entreprise. Un workflow bien conçu garantit que vous-même ainsi que vos équipes internes disposez du contrôle et de la gouvernance sur tous les documents nécessaires à l’exécution des projets.

Le cycle de vie d’un document au sein d’un workflow comprend plusieurs étapes :

• Création, capture ou réception : c’est la genèse du document dans le workflow. Il peut être créé à partir d’un modèle pré-approuvé, tel qu’un contrat de vente ; capturé à partir d’une source externe, comme une demande d’emploi reçue par e-mail ; ou généré automatiquement par un autre système métier, tel qu’une facture provenant d’une plateforme comptable.
• Collaboration et édition : il s’agit de la phase itérative où les parties prenantes apportent du contenu, effectuent les modifications nécessaires et fournissent des retours dans un environnement contrôlé. Cette étape exige une gestion stricte des versions afin d’éviter toute confusion et de garantir que toutes les parties prenantes travaillent sur la bonne itération du document.
• Révision et validation : il s’agit d’une étape importante et formelle où des personnes ou des équipes désignées examinent le document afin de vérifier son exactitude, sa qualité et sa conformité. Cette phase aboutit à une décision claire (approuver, rejeter ou demander des modifications) qui détermine la prochaine étape du processus pour le document.
• Distribution : une fois approuvé, le document est diffusé auprès des parties internes ou externes concernées via des canaux sécurisés et prédéfinis.
• Enregistrement, récupération et archivage : le document final approuvé est stocké dans un référentiel sécurisé et centralisé. Ce système est conçu pour permettre une organisation intelligente et pour faciliter la récupération, souvent à l’aide de métadonnées et d’une recherche avancée. Le workflow définit également les plannings de conservation, précisant combien de temps un document doit être conservé avant d’être archivé ou détruit de manière conforme.

6 étapes pour créer des workflows documentaires efficaces

Il est essentiel de se poser les questions suivantes concernant les workflows documentaires afin d’identifier les besoins métier :

• Quel est le besoin métier pour ce workflow ? Quels types de documents spécifiques sont inclus ?
• Qui doit y avoir accès et à quel niveau (lecture, modification ou approbation) ? Comment garantir la conformité et la protection des données client ?
• Qu’est-ce qui déclenche le début du workflow ? Quelles sont les étapes clés ? Quelle devrait être la durée totale du processus ? Comment les parties prenantes seront-elles informées de leurs tâches ?
• Où les documents seront-ils stockés ? Comment seront-ils organisés ou nommés ? Quelle est la stratégie mise en place pour assurer le contrôle des versions ?

1. Cartographiez le workflow.

Le parcours ne commence pas par une démonstration logicielle, mais par une cartographie détaillée du processus existant. Cela implique de consigner méticuleusement chaque étape que parcourt un document, de sa création à son achèvement. Identifiez chaque action, chaque point de décision et chaque transfert. Il est crucial de noter qui est impliqué à chaque étape ainsi que le délai habituel observé. Il est vivement recommandé d’utiliser des outils de visualisation tels que les diagrammes de flux, car ils offrent un affichage clair et partagé de l’état actuel, ce qui facilite l’identification des points de douleur évidents, des redondances et des goulets d’étranglement.

2. Identifiez les parties prenantes et définissez les rôles.

Ce processus ne peut pas être conçu en vase clos. Il est essentiel d’impliquer les parties prenantes de chaque service concerné : ventes, juridique, finance, RH et marketing. Ces personnes disposent d’une expérience pratique, apportent des éclairages précieux sur les problématiques et besoins concrets au quotidien. Leur implication précoce et l’obtention de leur adhésion comptent parmi les facteurs importants de réussite dans l’adoption du nouveau système. Cette étape consiste également à définir formellement les rôles et responsabilités pour le nouveau workflow, notamment qui sera propriétaire des tâches, qui les examinera et qui détiendra l’autorité de validation finale, afin d’assurer une responsabilité claire.

3. Concevez des workflows et définissez des KPI.

Munie d’une cartographie claire du processus actuel et des précieux apports des parties prenantes, l’équipe peut désormais concevoir un workflow optimisé pour l’avenir. Cela implique de prendre des décisions délibérées sur les tâches manuelles à automatiser, sur la nouvelle séquence d’étapes simplifiée, et sur la manière dont le succès sera mesuré. Il est essentiel d’établir dès le départ des indicateurs clés de performance (KPI) clairs. Ces mesures, telles que le délai moyen de traitement des factures, le temps de cycle de validation des contrats ou la réduction du taux d’erreur, peuvent être utilisées pour quantifier l’impact du projet et orienter les futurs efforts d’optimisation.

4. Choisissez un système de gestion documentaire (DMS) et une plateforme de gestion des workflows.

Il est essentiel de choisir la technologie qui donnera vie au workflow que vous avez conçu. Votre choix doit être guidé par les exigences spécifiques identifiées lors de la phase de conception. Parmi les facteurs clés à évaluer avant de choisir une plateforme figurent sa capacité à gérer les types de documents requis, ses fonctionnalités de collaboration et de révision, ses protocoles de sécurité (chiffrement, authentification multifacteur), sa capacité à s’intégrer à d’autres systèmes métier essentiels, comme les plateformes de gestion de la relation client et de PGI, et sa capacité à s’adapter à la croissance future de votre entreprise.

5. Créez, implémentez et formez.

En s’appuyant sur une plateforme de workflow documentaire, l’équipe de projet crée le nouveau workflow, reliant les étapes au sein d’un processus fluide et automatisé. Une étape cruciale et souvent sous-estimée de cette phase est la formation complète des parties prenantes. Le lancement à froid d’un nouveau système, déployé sans une préparation préalable des utilisateurs et des utilisatrices, est voué à l’échec. Il est essentiel de leur apprendre de manière proactive à utiliser au mieux le nouveau système avant sa mise en service pour réduire la résistance au changement, limiter les erreurs et accélérer la courbe d’apprentissage.

6. Surveillez et optimisez.

Le lancement du nouveau workflow ne marque pas la fin du projet, mais le début d’un cycle d’amélioration continue. Un workflow documentaire doit être considéré comme un processus évolutif qui s’adapte aux besoins métier, aux nouvelles exigences réglementaires et à l’évolution des technologies. Cela implique de revoir périodiquement le processus, d’analyser les performances par rapport aux KPI, et d’intégrer de manière proactive les retours des utilisateurs et des utilisatrices au quotidien. Son analyse et son optimisation continues garantissent que le workflow reste efficace et qu’il apporte une valeur ajoutée sur le long terme.

Découvrez les workflows documentaires avec Workfront.

Workfront se distingue comme une plateforme complète conçue pour orchestrer des processus complexes à l’échelle de l’entreprise. Dépassant les limites des systèmes de gestion documentaire traditionnels, elle fournit un moteur intelligent et centralisé pour la planification, l’exécution et l’optimisation des processus qui stimulent l’activité commerciale.

Workfront n’est pas simplement une solution de stockage de documents ou de gestion de workflows. C’est une plateforme de gestion du travail d’entreprise basée sur le cloud qui fournit un système d’enregistrement unique pour toutes les tâches au sein d’une entreprise. Tout est centralisé, de la planification stratégique à la gestion de la demande, en passant par l’exécution des projets, la collaboration transversale et la création de rapports en temps réel.

Cette approche holistique commence par la collecte centralisée des demandes et la planification. Workfront permet aux entreprises de centraliser toutes les demandes de travail entrantes via des formulaires de demande conviviaux et personnalisables, ainsi que des files d’attente des demandes structurées. Cela garantit que chaque nouvelle initiative, qu’il s’agisse d’une campagne marketing ou d’un lancement de produit, est examinée, priorisée et alignée sur les objectifs stratégiques dès le début. Le module de planification Workfront offre une plateforme dédiée à la création et à la gestion des données de travail à un niveau stratégique, posant les bases de toute exécution ultérieure.

Fondamentalement, Workfront lie intrinsèquement les documents au travail en cours. Contrairement aux systèmes de gestion documentaire autonomes, où les fichiers existent isolément, les documents dans Workfront sont incorporés dans le contexte de projets, de tâches et de problèmes spécifiques. Un contrat n’est pas simplement un fichier, c'est une ressource liée à une transaction commerciale particulière. Un brief créatif n’est pas simplement un document, c’est la pierre angulaire d'une campagne marketing. Cela offre un contexte inégalé, garantissant que chaque workflow documentaire est directement lié aux objectifs métier et stratégiques plus larges, ce qui rend le travail plus pertinent et plus mesurable.

Regardez la vidéo de présentation pour découvrir comment Workfront peut vous aider à mettre en œuvre une gestion documentaire et des workflows efficaces.

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