アドホックプロジェクトは、柔軟性と適応力に優れ、正式な構造を持たないことが特徴です。アドホックプロジェクトは、機動力の向上や問題解決力の強化といったメリットをもたらすことがあります。しかしながら、リソースの逼迫、通常のワークフローの中断、進捗の把握が難しくなるといった課題も生じます。

こうした予期せぬ課題は、多くの場合、アドホックなプロジェクトやタスクという形で発生します。プロジェクトマネージャーやチームリーダーは、標準的な業務に混乱をもたらす予期せぬ課題にしばしば直面します。アドホックタスクは、ほぼすべての企業で発生し、特に複雑なプロジェクトではよく見られます。

この記事の内容：

• アドホックとは
• アドホックプロジェクトとは
• アドホックプロジェクトの例
• アドホックプロジェクトのメリットとデメリット
• アドホックプロジェクトを追跡する理由
• アドホックな依頼を追跡しない場合に起こること
• アドホックプロジェクトを追跡する最良の方法
• アドホックプロジェクトを管理するためのベストプラクティス
• スマートなアドホック共同作業の利用

アドホックとは

「アドホック」という用語はラテン語に由来し、「このために」という意味です。現代的な用法では、通常、特定の目的や必要に応じて作成または実行されるもの、通常は計画的ではなく即興的なものを指します。

たとえば、次のような表現に出会うかもしれません。

• 「市長がプロジェクトを調査するための アドホックな 委員会を任命」（形容詞）
• 「計画に アドホックな 変更を加える必要がありました」（形容詞）
• 「決定は アドホックに 行われた」（副詞）

「アドホック」には直接的な対義語はありませんが、対比するものとして「計画的な」や「構造化された」といった言葉は、その核心的な意味を説明するのに役立ちます。一般的な類義語には「即興の」「即興的な」「計画外の」などがあります。

アドホックプロジェクトとは

アドホックプロジェクトは、特定の状況に対応したり、緊急の問題を解決したりするために、自発的に立ち上がる、一度限りのユニークな取り組みです。あらかじめ決められた計画やスケジュールに従う従来のプロジェクトとは異なり、アドホックプロジェクトは、その柔軟性や適応性、および正式な構造がないことが特徴です。直属の上司から依頼されるサイドプロジェクトである場合もあります。

アドホックプロジェクトの例

アドホックプロジェクトは、様々な業界で発生し、多様な形を取ることが考えられます。その例をいくつか紹介します。

• 危機管理の取り組み： 自然災害発生時に緊急対応チームを編成
• 特別顧客からの要望： ニッチ市場向けのマーケティングキャンペーンをカスタマイズして開発
• イベント管理： 製品発表や企業の記念行事の企画および運営
• テクノロジーの導入： システムの緊急アップグレードや新ソフトウェアの導入
• 研究開発プロジェクト： 市場の変化に迅速に対応するための製品開発
• 突然の規制対応： 新規規制に対応するためのチーム編成

アドホックプロジェクトのメリットとデメリット

アドホックプロジェクトには、いくつかの利点があります。

• 俊敏性と対応力の向上： 予期せぬ出来事や機会に対して迅速に対応できます。
• 問題解決能力の改善： 特定の課題の解決に焦点を当てることで、革新的なアプローチにつながることがよくあります。
• 柔軟性の向上： 従来のプロジェクトよりも、変化する状況や要件に柔軟に対応できます。

ただし、アドホックプロジェクトには次のような課題もあります。

• リソースの負担： 計画されたプロジェクトからリソースを割り当てる必要があり、遅延や混乱を引き起こす可能性があります
• 通常のワークフローの混乱： アドホックの性質上、予測不能なことから、確立されたワークフローを混乱させ、生産性に影響を与える可能性があります。
• 明確なプロセスの欠如： 事前に定義されたプロセスがないため、一貫性の欠如や非効率な作業が生じる可能性があります。
• 進捗状況の追跡の難しさ： 構造化された計画がないため、進捗状況を監視し、成功を測定することが困難です。

アドホックプロジェクトを追跡する理由

直前に発生する依頼をすべてシステムに記録することは、手間がかかるだけの作業のように思えるかもしれません。しかし、それらを追跡しないことは、非効率、リソースの誤配分、最適化の機会の損失につながる可能性があります。アドホックなタスクに焦点を当てることで、チームの作業負荷に関する貴重なインサイトを得ることができ、プロジェクトマネージャーがデータにもとづいた意思決定を行うのに役立ちます。アドホックプロジェクトを包括的な作業管理システムに統合することで、チームは次のことが可能になります。

• 作業負荷の分布を可視化し、各チームメンバーが時間をどのように費やしているのかを正確に報告できます。
• 時間の使い方を把握し、必要に応じてタスクを再配分することで、リソースの配分を最適化できます。
• 戦略的なイニシアチブにリソースを再配分し、予期せぬタスクに埋もれることなく優先順位を調整できます。
• 追加の採用を提案したり、現在の作業負荷を見直したりする際の、人員配置の必要性を正当化できます。
• タスクの優先順位を決定する際、優先順位の低い依頼に対して「今週は無理です」と自信を持って言えるようになります。

ほとんどのプロジェクトマネージャーは、チームの作業負荷の明確化、管理、再交渉に課題を抱えています。アドホックプロジェクトのために何が後回しにされているのかを明確に理解していないと、チームはすぐに過負荷になり、不満、燃え尽き症候群、非効率に陥る可能性があります。

アドホックな依頼を追跡しない場合に起こること

追跡されていないアドホックな依頼は、時間を消費するだけでなく、その影響を測定することをほぼ不可能にします。チームの一部の時間や予算が、理由もなく失われているように感じる場合は、記録されていないアドホックタスクが隠れた原因である可能性があります。

これらの依頼を追跡しないと、次のような問題が発生する可能性があります。

• 生産性の低下： 予定外のタスクは、チームメンバーを重要な優先事項から目立たず引き離し、プロジェクト全体のスケジュールや成果物に影響を与えます。
• 非効率な人員配置の決定： アドホックな依頼を追跡しないと、追加のリソース、専門知識、作業負荷の調整が必要かどうかを判断することが困難になります。
• リソース管理の効率低下： アドホックタスクにどれだけの時間が費やされているのかが把握できないため、経営陣がリソースを効果的に割り当てるのが困難になります。

アドホックプロジェクトを追跡することで、直前に発生する依頼によって戦略的イニシアチブが頓挫することを防ぎます。

アドホックプロジェクトを追跡する最良の方法

追跡を成功させる鍵は、適切なツールを選択することだけではありません。可視性と説明責任を確保する構造化されたアプローチを採用することが重要です。明確に定義された計画フェーズは、チームが作業の範囲を確立するのに役立ち、追跡すべき事項や優先順位を決定しやすくなります。

多くのプロジェクト管理ソリューションは、チームが複雑なプロジェクトを整理して実行するのに役立ちますが、構造化されたプロジェクト計画と予測不可能なアドホック作業を統合しているものはほとんどありません。Adobe Workfrontを使用すると、チームは、長期的な取り組みと直前に発生するタスクの両方を、単一の統合システムで管理できます。

専用の作業管理プラットフォームをまだ導入していない場合でも、次の4つの基本原則に従うことで、効率が向上し、チームがアドホックな依頼に迅速に対応できるようになります。

1.「非公式」のアドホックな依頼を受け付けない

どんなに小さなタスクでも、すべてドキュメント化し、正式なプロジェクトリクエストプロセスを通じて提出する必要があります。追跡されていないアドホックタスクは些細なことに思えるかもしれませんが、すぐに蓄積し、効率やリソースの割り当てに影響を与えます。

アドホックプロジェクトのマネージャーは、標準的な業務ワークフローに適合しない問題の解決に介入することがよくあります。その場合は、次のことを行う必要があります。

• 部門の責任者に相談して、適切な人材を集める。
• 必要な専門知識を迅速に特定し、その提供元を見つける。
• アドホックプロジェクトの範囲を定義し、スコープクリープを防ぐ。
• 明確な責任を割り当て、直ちに共同作業を開始する。

構造化された受け入れプロセスを導入することで、チームは予期せぬ作業に不意打ちされるのを回避し、すべてのタスクを確実に把握できます。

2. 依頼管理プロセスを標準化する

メール、チャットメッセージ、または何気ない会話で依頼されるのではなく、標準化された依頼プロセスによって、依頼されるアドホック作業を合理化します。明確なシステムにより、混乱を防ぎ、計画的なプロジェクトと計画外のプロジェクトの両方を適切に評価できます。

アドホックな依頼の管理を改善するための主な手順は、次のとおりです。

• すべての依頼されるタスクを収集する一元化された依頼ハブを作成する。
• 緊急度と影響度にもとづいて依頼の優先順位を付ける。
• クリエイティブブリーフや受け入れフォームを使用して、依頼のフォーマットを標準化する。
• プロジェクトの要件を早期に定義して、関係者の期待を管理する。

構造化された依頼受け入れプロセスにより、混乱が軽減され、チームは新しい作業を引き受ける能力があるか、追加のリソースが必要かどうかを評価しやすくなります。

3. アドホックプロジェクトのブロックを作成する

アドホックな依頼によって一日の予定が乱れることを避けるため、チームメンバーにこれらのタスクを処理するための時間を確保するよう促します。直前に発生する依頼をまとめて処理することで管理しやすくなり、優先度の高いプロジェクトが中断されることもありません。

マネージャーは、緊急の依頼を1人が受け付け、優先順位を決定し、完了する「アドホックリーダー」を交代で指定し、他のチームメンバーが戦略的な取り組みに集中できるように取り計らうことができます。構造化されたアプローチにより、コアビジネス目標を妨げることなく、アドホック作業を確実に実行できます。

4. すべてのタスクを可視化する。

大規模なプロジェクトのみを追跡すると、チームが処理しているのはそれだけだと経営陣に誤解される可能性があります。その結果、経営陣は、予定外の依頼にどれだけの時間とリソースが費やされているのかを把握できなくなるおそれがあります。アドホック作業をドキュメント化することで、作業負荷の分散やチームの貢献度をより正確に把握できます。

可視性を高めるには、次のことを行います。

• 計画されたプロジェクトでも、直前に発生した依頼でも、すべてのタスクを記録する。
• 作業管理システムを使用して、プロジェクトの追跡を一元化する。
• ダッシュボードやレポートツールを使用して、アドホックプロジェクトの影響を明らかにする。
• バーンダウンチャートなど、アジャイルにヒントを得た追跡手法を導入して、タスクの完了率を視覚化する。

チームの作業負荷を完全に透明化することで、マネージャーは情報にもとづく意思決定を行い、リソースを効果的に割り当て、必要に応じて追加の人員採用を正当化できます。

アドホックプロジェクトを管理するためのベストプラクティス

アドホックプロジェクトを効果的に管理するには、以下のベストプラクティスを考慮してください。

• リソースの優先順位付けと割り当て： プロジェクトの緊急度と重要度を判断し、それに応じてリソースを割り当てます。
• コミュニケーションを明確に、共同作業を効果的に： チームメンバーと関係者間の明確なコミュニケーションと共同作業を確保します。
• 柔軟性と適応性を大切に： 必要に応じて計画や優先順位を調整する準備をしておきます。
• 進捗状況を文書化して追跡： プロジェクトの目標、目的、進捗状況を明確に文書化しておきます。
• 意思決定フレームワークを適用： アドホックプロジェクトでは、確立されたプロセスを省略すべきかどうかを評価します。
• 即興のスキルを養う： アドホックプロジェクト管理の重要なスキルとして、即興のスキルを養います。

スマートなアドホックプロジェクトの共同作業の利用

アドホック作業を効果的に管理するには、共同作業が不可欠です。チームメンバーは優先順位の変化を把握しておく必要があり、プロジェクトマネージャーには作業を順調に進めるための合理化されたプロセスが必要です。

現場チームの場合、迅速な対面での打ち合わせが、緊急のタスクの調整に役立ちます。しかし、リモートチームやハイブリッドチームの場合、適切なコラボレーションソフトウェアが大きな違いをもたらします。Adobe Workfrontは、次のような機能により、チームのシームレスな作業を実現します。

• 優先順位の変更に関する最新情報をリアルタイムで提供して可視化。
• 複数の関係者が同時にデータにアクセスして編集可能。
• ワークフローを自動化して、アドホックな依頼の見逃しを防止。

構造化されたプロジェクト計画とアドホック作業に対応する柔軟性を統合することで、Workfrontは、作業負荷がどれほど予測不可能な場合でも、チームの俊敏性、生産性、連携を維持できるように支援します。

Adobe Workfrontの概要ビデオで実際の動作をご確認ください。