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용어

콘텐츠 관리 시스템(CMS)

간략한 정의

콘텐츠 관리 시스템은 콘텐츠를 제작하고 관리하고 디지털 채널을 통해 전달할 수 있는 소프트웨어 애플리케이션, 즉 툴과 기능 세트입니다.

주요 내용

 

CMS는 콘텐츠 제작, 편집 및 게시 과정을 더욱 효율적으로 만들고, 마케터에게 더 많은 제어 권한을 제공합니다. 

가장 뛰어난 CMS는 콘텐츠를 전달하는 기능뿐만 아니라 워크플로우 관리 기능, 자산 저장 또는 검색 기능, 다른 시스템과 간편한 통합, 개인화된 경험 전달 기능도 제공하는 시스템입니다.

원래 CMS 플랫폼은 HTML 기반의 웹 경험을 전달하기 위해 만들어졌으나, 폭발적인 채널의 증가에 대응하기 위해 진화하고 있습니다.

Wordpress, Joomla, Drupal과 같은 무료로 제공되는 오픈 소스 CMS 시스템을 사용할 수도 있고, 유료 소프트웨어에 투자할 수도 있습니다.


Karthik Muralidharan은 Adobe의 콘텐츠 관리 시스템인 Adobe Experience Manager Sites의 제품 마케팅 팀에서 일하고 있습니다. 이전에는 CRM 경험, 채널 효과, 고객 인사이트 및 충성도 관리 컨설턴트로 근무했고, Adobe Experience Manager Sites 팀에서는 세일즈 팀이 제품 메시징을 만드는 작업을 지원하고 있습니다.

Q: 콘텐츠 관리 시스템(CMS)이란 무엇입니까?

A: 콘텐츠 관리 시스템은 디지털 콘텐츠를 제작 및 전달할 수 있는 소프트웨어 애플리케이션입니다. CMS를 사용하면 디지털 경험을 손쉽게 편집할 수 있고, 편집된 경험은 웹 및 기타 디지털 채널로 게시할 수 있습니다. 요약하면 CMS는 조직과 고객이 상호 작용하는 디지털 경험 사이에 위치하는 레이어로, 사이트 방문자에 전달하기 위해 디지털 콘텐츠를 준비하는 메커니즘이라고 할 수 있습니다.

Q: CMS는 어떻게 작동합니까?

A: CMS는 하나의 앱입니다. 콘텐츠를 전달하는 데 CMS가 꼭 필요한 것은 아닙니다. CMS 없이 HTML 코드를 작성하여 경험을 게시할 수도 있습니다. 하지만 이 경우 웹 사이트 구조, 콘텐츠부터 사용자가 클릭할 수 있는 항목에 이르기까지 모든 조각에 알맞은 스타일을 지정하기 위해 HTML 코드를 작성해야 합니다. 또한 경험을 정기적으로 업데이트하는 것도 어렵습니다. 궁극적으로 CMS는 유저 인터페이스를 갖추고 있고, 콘텐츠 전달 프로세스를 간소화하는 소프트웨어라고 할 수 있습니다.

CMS는 여러분이 수행하는 모든 작업 위에 얹어지는 레이어의 개념입니다. 손으로 모든 것을 코드로 작성하지 않고 콘텐츠를 더욱 손쉽게 전달 및 업데이트할 수 있는 일련의 툴과 기능입니다.  CMS를 사용하면 웹 사이트에서 볼 수 있는 일반적인 요소, 즉 제목, 텍스트, 머리글, 내비게이션 막대 등의 구성 요소를 개발할 수 있습니다. 이러한 구성 요소는 재사용이 가능해 새로운 페이지를 만들거나 기존 페이지를 업데이트할 때 간편하게 사용할 수 있어, 다시 만드느라 상당한 노력을 들이지 않아도 됩니다.

CMS가 없다면, 이러한 구성 요소를 만들기 위해 코드를 매번 작성해야 합니다. CMS를 사용하면 웹 사이트의 기본 구조물이 될 구성 요소를 만들고, 그런 다음 콘텐츠를 추가하여 경험으로 만듭니다. 구성 요소를 추가하거나 이미 게시된 또는 전달된 구성 요소를 편집해야 하는 경우에는 CMS에서 직접 변경할 수 있습니다.

Q: CMS의 주요 기능은 무엇입니까?

A: CMS는 사용하기 쉬워야 합니다. 구성 요소를 직접 드래그하여 놓을 수 있고, 페이지 또는 경험을 간편하게 디자인하거나 편집할 수 있는 툴을 제공해야 합니다. 이것이 CMS가 갖추어야 할 주요 기준이라 할 수 있습니다. 기술적으로는 콘텐츠를 전달하는 데 CMS가 꼭 필요하지는 않기 때문입니다. 이러한 작업은 코드를 사용해서도 할 수 있습니다. 하지만 CMS를 사용하면 마케팅 팀이 직관적인 방식으로 콘텐츠를 손쉽게 제작, 게시 및 작업할 수 있게 됩니다.

다른 기능으로는 워크플로우 툴이 포함되어 있어야 합니다. 회사에 콘텐츠 전달 업무를 담당하고 있는 직원이 100명이 있다고 하면, 콘텐츠 제작을 담당하는 이들도 있고 콘텐츠 승인 업무를 하는 비즈니스 관리자도 있을 것입니다. 일부 콘텐츠는 법무 팀의 검토 과정을 거쳐야 할 수도 있습니다.

콘텐츠를 게시하기 전에 조직 내 담당자가 해당 콘텐츠를 승인하고 검토할 수 있도록 이와 같은 모든 워크플로우가 정비되어 있어야 합니다. CMS는 모든 작업이 잘 정리되어 적시에 완료되고, 각 단계의 담당자가 해당 콘텐츠를 검토하고, 오래된 콘텐츠는 제거할 수 있도록 단계별 게이트 검사 기능을 제공해야 합니다.

CMS의 또 다른 주요 기능으로는 다른 시스템과의 긴밀한 통합입니다. 커머스 기업이나 리테일러의 경우, 웹 사이트 또는 웹 경험을 전달하는 CMS도 운영하고, 결제 버튼과 가용 재고와 같은 웹 경험과 연결되어 있는 커머스 시스템도 운영하고 있을 수 있습니다. 이때 CMS는 회사 내 커머스 시스템, CRM, 문서 관리 시스템 등 웹 경험과 통합되어야 하는 다른 시스템과 모두 연동될 수 있어야 합니다.

오늘날, 콘텐츠 관리 시스템은 콘텐츠가 전부가 아닙니다. CMS는 CMS 자체 내에서 또는 다른 시스템과 통합하여 일정 수준의 분석개인화가 가능하도록 진화했습니다. 콘텐츠를 전달하는 것만으로는 충분치 않습니다. 해당 콘텐츠의 성과를 파악하고 해당 콘텐츠를 특정 고객에게 타겟팅할 수 있는 방법을 모색해야 합니다. CMS에는 이러한 기능이 기본적으로 내장되어 있어야 하고, 그렇지 않다면 적어도 이러한 정보를 제공하는 시스템과 손쉽게 연동되어야 합니다.

실제로 일부 콘텐츠 관리 시스템은 콘텐츠를 저장할 수 있는 콘텐츠 라이브러리 또는 자산 라이브러리를 제공합니다. 이러한 라이브러리가 없는 경우, USB 드라이브 또는 Dropbox에 콘텐츠를 저장할 수 있습니다. 하지만 이제 CMS의 핵심 기능 중 하나는 디지털 자산 관리(DAM) 시스템에 콘텐츠를 일정 수준 저장하는 기능입니다.

CMS가 갖추어야 할 핵심 기능 중 마지막 기능은 콘텐츠를 다양한 채널로 전달하는 기능입니다. 대부분의 콘텐츠 관리 시스템은 원래 웹 채널에만 콘텐츠를 전달하도록 고안되었습니다. 하지만 이제 모바일 앱, 음성 지원, IoT 디바이스, SPA와 같은 최첨단 앱 경험까지 등장했습니다. 콘텐츠를 필요로 하는 이러한 경험들은 CMS의 원래 개발 목적에는 부합하지 않은 것입니다. 따라서 최신 CMS는 단지 웹뿐만 아니라 모든 채널에 콘텐츠를 전달할 수 있는 기능을 탑재해야 합니다.

많은 기업들이 모바일 경험을 CMS로는 만들 수 없어 모바일 경험을 위한 콘텐츠를 따로 만들어야 하는 상황입니다. 하지만 한곳에서, 즉 CMS를 사용하여 모든 것을 만들고, 이 경험을 각 채널로 전달할 수 있어야 합니다.

Q: CMS를 사용하면 얻을 수 있는 이점은 무엇입니까?

A: CMS를 사용하면 경험 구조를 구축할 수 있을 뿐만 아니라 이미지와 텍스트 같은 자산으로 이 구조를 채울 수 있습니다. 워크플로우 기능도 있으므로 다른 팀원과 신속하게 소통하고 여러 팀원에게 작업을 할당할 수 있습니다. CMS는 콘텐츠 제작 과정을 간소화하고, 함께 작업하는 팀원과 다른 팀을 관리하는 데 용이하며, 콘텐츠를 웹 페이지 또는 경험으로 게시합니다. CMS는 HTML 코드로 경험의 구조와 콘텐츠를 변환하여 웹에서 읽을 수 있도록 하고, 그런 다음 최종 포맷으로 표시하거나 다른 채널에서 소비되도록 다른 포맷으로 표시하는 작업을 수행합니다.

이 작업은 개발자가 수동으로 직접 수행할 수 있지만, 오랜 시간이 걸릴 뿐만 아니라 많은 리소스가 소요되는 일입니다. 따라서 CMS를 사용하면 효율성이 향상될 뿐만 아니라, 사용자 친화적이기 때문에 마케터가 최종 경험이 실제로 어떻게 표현되어야 할지에 대해 자신의 의견을 더욱 강력하게 반영할 수 있고, 필요한 편집도 신속하게 수행할 수 있습니다. 디지털 경험이 한 기업의 마케팅 전략에 매우 중요하지만, 디지털 세계는 복잡합니다. 마케터는 콘텐츠를 제작하고 공유할 수 있어야 하지만 웹 사이트를 처음부터 끝까지 만들 수 있는 기술은 가지고 있지 않습니다. CMS를 사용하면 마케팅 팀이 가장 잘 할 수 있는 일, 즉 소비자의 니즈에 부합하는 콘텐츠를 지속적으로 만들고 공유하는 일을 손쉽게 신속하게 수행할 수 있습니다. 코드 작성 방법을 전혀 몰라도 됩니다.

Q: 일반적으로 기업은 자체적으로 CMS를 구축합니까, 아니면 타사 시스템을 사용합니까?

A: 대기업은 대부분 CMS를 활용합니다. 소규모 기업은 경우에 따라 자체적으로 시스템을 구축합니다. 자사 니즈에 맞고, 자사에서 원하는 방식 그대로 작동하는 시스템을 원하기 때문입니다. 하지만 자체 시스템을 구축하게 되면 시스템을 유지보수 및 관리해야 하고, 니즈가 커지면 시스템을 업데이트해야 합니다. 자체 개발의 단점은 다른 기업이 유지 관리를 해주는 소프트웨어를 사용할 수 있는 데도 불구하고 자체 시스템을 운영하느라 많은 시간을 투자해야 한다는 것입니다.

회사가 자체적으로 CMS를 구축하는 시기는 보통 초기 단계입니다. 자사의 고유한 니즈에 부합하는 시스템이 필요하고 또한 비용도 많이 지출하지 않으려 하기 때문에 자체 시스템을 구축하거나 덜 비싸고, 작업을 수행하는 데 다양한 플러그인을 제공하는 WordPress와 같은 가장 기본적인 시스템을 선택하기도 합니다. 그러나 결국 콘텐츠 관리 시스템은 콘텐츠를 만들어 게시하는 기능만을 제공하는 시스템이 아니라는 것을 깨닫게 됩니다. CMS는 대규모로 콘텐츠를 전달할 때 대기업에서 필요로 하는 워크플로우 관리 및 기타 툴도 지원하기 때문입니다.

Q: CMS 사용 시 당면하게 되는 과제에는 어떤 것이 있습니까?

A: 원래 CMS는 웹 콘텐츠 관리를 위해 만들어졌고, 모든 CMS는 콘텐츠를 웹으로 전달하기 위해 구축되었습니다. 하지만 모바일, 음성, IoT 등 채널이 폭발적으로 증가하고 있기 때문에 마케터는 웹 사이트는 물론이고 스마트폰 앱이나 Amazon Echo 디바이스에 콘텐츠를 전달할 방법을 강구해야 합니다. 이러한 신생 채널이 계속 등장하게 되면서 시스템을 계속 새로운 방향으로 변경하고, 특정 채널을 서비스하는 완전히 새로운 시스템을 구축하는 것이 어려워집니다. 이 때문에 규모에 맞게 콘텐츠를 전달하는 것이 힘들어집니다.

이밖에 과도하게 맞춤화할 때 여러 문제가 발생할 수 있습니다. 맞춤형 구성 요소를 많이 구축할수록 문제가 발생할 가능성이 커지고, 테스트와 유지 관리 업무에 더 많은 시간을 보내야 할 수 있습니다. 어느 정도 수준의 맞춤화가 필요하기는 하지만 과도하게 맞춤화하면 향후 문제가 발생할 확률이 증가합니다. CMS를 관리하는 일이 귀찮기도 하고 리소스 집약적인 일이 되기도 합니다. 지속적인 유지 관리, 테스트 및 보안이 필요하고, 소프트웨어를 업데이트해야 하는 경우 업그레이드 프로세스에 비용이 많이 들기 때문입니다.