Was ist Zahlungsabwicklung? Funktionsweise und Best Practices.

Für Kundinnen und Kunden kann das Bezahlen mit Kredit- oder Debitkarte so einfach sein wie ein Antippen mit Piepton an der Kasse – oder die Eingabe von Daten online. Doch in dem Bruchteil einer Sekunde, in dem die Zahlung erfolgt, laufen mehrere technische Prozesse ab, die dafür sorgen, dass Unternehmen effizient arbeiten können.

Die gute Nachricht für Geschäftsinhaber und -inhaberinnen: Zahlungsabwicklung muss nicht kompliziert sein.

In diesem Artikel schlüsseln wir die wichtigsten Schritte und Optionen für die Zahlungsabwicklung auf und erläutern, wie diese sich auf euer Unternehmen auswirken kann. Mit unserer Hilfe könnt ihr Transaktionen vertrauensvoll annehmen.

Inhalt:

• Was ist Zahlungsabwicklung?
• Warum ist die Zahlungsabwicklung wichtig?
• Wie funktioniert die Zahlungsabwicklung? Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.
• Zahlungs-Gateways vs. Zahlungsabwickler.
• So wählt ihr den passenden Zahlungsabwickler aus.
• Datensicherheit bei der Zahlungsabwicklung gewährleisten.
• Erste Schritte bei der Zahlungsabwicklung.

Die Zahlungsabwicklung ist das System, mit dem Unternehmen elektronische Zahlungen akzeptieren können – einschließlich Debit- und Kreditkartentransaktionen. Dazu gehört alles von der Verarbeitung einer Karte und der Einrichtung sicherer Gateways bis hin zur Kommunikation mit ausstellenden Banken und Verbraucherkonten.

Die Zahlungsabwicklung besteht aus zwei Hauptteilen.

• Ein Zahlungs-Gateway, das die Zahlungsinformationen des Kunden oder der Kundin sicher an Finanzinstitute überträgt.
• Ein Zahlungsdienstleister oder „Händler“, der Geld vom Kunden oder der Kundin an den Händler überträgt.

Welche Zahlungsmethoden unterstützt die Zahlungsabwicklung?

Zu den Zahlungsarten, die verarbeitet werden können, gehören unter anderem:

• Debit- und Kreditkarten – physische Karten, die von Banken oder deren Lizenznehmern ausgegeben werden und das Ausleihen von Geld zum Bezahlen von Produkten oder Dienstleistungen ermöglichen.
• Digitale Wallets – Softwareprogramme, typischerweise auf Mobilgeräten, die elektronische Finanztransaktionen ermöglichen.
• Banküberweisungen— elektronische Überweisungen, die in der Regel zwischen Unternehmen erfolgen.
• Elektronische Schecks – Zahlung per Papierscheck, konvertiert in automatisierte Transaktionen über das Automated Clearing House (ACH).

Die Zahlungsabwicklung ermöglicht schnelle und effektive Transaktionen. Die Informationen werden innerhalb weniger Sekunden sicher von den Händler-Terminals zu den Banken der Verbraucherinnen und Verbraucher und zurück gesendet.

Diese Systeme wickeln die gesamte Kommunikation zwischen ausgebenden Banken, Kreditkartennetzwerken und Finanzinstituten ab – und das, ohne dass die Mitarbeitenden des Geschäfts oder die Kundinnen und Kunden den Prozess verstehen oder sich daran beteiligen müssen. Sie optimieren so die Customer Journey und die Customer Experience.

Mit dem Wachstum von E-Commerce und digitalen Transaktionen ist Zahlungsabwicklung nicht mehr nur ein hilfreiches Tool, sondern eine Notwendigkeit – insbesondere bei der Vorbereitung eines digitalen Storefront auf die Hochsaison.

• Laut dem Trends- und Insights-Report 2025 von Deloitte verschwinden Schecks nach und nach, und auch die Nutzung von Bargeld nimmt ab. Die Anzahl der Kredit- und Debitkartentransaktionen, einschließlich Peer-to-Peer-Transaktionen (P2P), wird weiter steigen und Scheckzahlungen weiter ablösen.
• In den USA haben digitale Zahlungen mittlerweile traditionelle Zahlungsmethoden überholt, wobei 9 von 10 Verbrauchern im Jahr 2024 eine digitale Zahlung getätigt haben.

Bevor wir uns mit den verschiedenen Aspekten der Zahlungsabwicklung beschäftigen, muss man zunächst den Prozess verstehen.

Sehen wir uns die allgemeinen Schritte an, die für die Zahlungsabwicklung erforderlich sind, und gehen dann genauer auf die einzelnen Komponenten ein.

1. Die Kundin oder der Kunde initiiert eine Transaktion.Eine Kundin oder ein Kunde legt dem Einzelhändler ihre oder seine Karte vor, entweder persönlich oder online.
2. Zahlungsdaten werden über das Zahlungs-Gateway weitergeleitet.Das Zahlungs-Gateway überträgt den Namen, die Kontonummer und andere Kartendaten des Karteninhabenden sicher.
3. Das Zahlungs-Gateway sendet die Daten an die Bank des Händlers.Diese Details werden dann an die Bank des Händlers übermittelt.
4. Der Zahlungsdienstleister benachrichtigt die kartenausgebende Bank bzw. die Bank des Kunden oder der Kundin.Der Zahlungsdienstleister nutzt diese Informationen, um die kartenausgebende Bank über die Transaktion zu informieren.
5. Die herausgebende Bank bestätigt oder lehnt den Kauf gegenüber dem Zahlungsdienstleister ab.Nachdem die Bank des Verbrauchers bzw. der Verbraucherin über eine Transaktion informiert wurde, prüft sie, ob ausreichende Deckung für die Durchführung der Transaktion vorhanden ist. Die Transaktion wird entweder genehmigt oder abgelehnt.
6. Die Transaktion wird erfasst.Sobald die Zahlung genehmigt wurde, informiert die ausgebende Bank den Einzelhändler, indem sie mit dem Zahlungsdienstleister kommuniziert, und die Transaktion wird erfasst.
7. Das Zahlungs-Gateway benachrichtigt alle Beteiligten. Alle beteiligten Personen, einschließlich Verbraucher und Händler, werden über das Zahlungs-Gateway benachrichtigt.

Wer den Unterschied zwischen Zahlungs-Gateways und Zahlungsabwicklung kennt, versteht auch, wie Zahlungsabwicklung Transaktionen effizient steuert. Obwohl beide Zahlungen ermöglichen, übernehmen sie unterschiedliche Rollen dabei, wie Gelder zwischen der Kundschaft und Unternehmen bewegt werden.

Was ist ein Zahlungs-Gateway?

Zahlungs-Gateways fungieren als Verbindungsglied zwischen allen an einer Transaktion beteiligten Parteien und ermöglichen eine reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen. Gateways werden zu Beginn und am Ende einer Kartentransaktion eingesetzt.

Ein Zahlungs-Gateway fungiert als Verbindungsstück zwischen allen an einer Transaktion beteiligten Parteien und ermöglicht eine reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen. Konkret übernehmen Zahlungs-Gateways folgende Aufgaben:

• Parteien sicher verbinden und Daten sicher und verschlüsselt übertragen.
• Leitet die Kartendaten an den Zahlungsdienstleister weiter, um die Zahlungsabwicklung anzustoßen.
• Benachrichtigt sowohl den Händler als auch den Kunden, sobald die Zahlung abgeschlossen ist.

Die meisten Karten-Terminals und Systeme für Verkaufsstellen (point of sale, POS) verfügen über integrierte Zahlungs-Gateways, die die Elemente, die Ihr Unternehmen verwalten muss, effizienter gestalten. Darüber hinaus gibt es Zahlungsabwickler, die Gateway-Optionen zur Verfügung stellen.

Was ist ein Zahlungsdienstleister?

Wenn Gateways die Komponenten sind, die Banken miteinander verbinden, dann sind Zahlungsabwickler die Komponenten, die die eigentliche Abwicklung dieser Anfragen übernehmen.

Ein Zahlungsabwickler ist ein System, das Transaktionen zwischen Verbraucherbanken und Händlern ermöglicht. Wie der Name schon sagt, werden bei der Zahlungsabwicklung Debit- und Kreditkartenzahlungen auf Basis der Anfragen abgewickelt, die er über das Gateway erhält.

Zahlungsabwickler authentifizieren die übermittelten Informationen, um zu bestätigen, dass sie bei allen beteiligten Banken gültig sind. Der Zahlungsdienstleister ist für die tatsächliche Übertragung der Geldmittel – sofern genehmigt – zwischen der herausgebenden Bank (dem Verbrauchenden) und dem Händlerkonto (dem Einzelhändler) verantwortlich.

Als Vermittler zwischen Banken, Verbrauchenden und Händlern kommen Zahlungsdienstleister in vielen Formen vor und sind darauf ausgelegt, die Abwicklung von Transaktionen zu übernehmen.

Sie sind selbst als Unternehmen und nutzen verschiedene Modelle, mit denen sie den Händlern ihre Services in Rechnung stellen:

• Abonnement.Dieses Modell sieht monatliche oder jährliche Gebühren vor, kann aber auch Transaktionsgebühren für Dienstleistungen enthalten. Beliebte Beispiele sind FreshBooks und Stax.
• Interchange Plus.Diese Zahlungsdienstleister berechnen Interchange-Gebühren pro Transaktion zusätzlich zu einer festen Zusatzgebühr für die Verarbeitung. Eine typische Gebühr beträgt 2 % des Gesamtbetrags der Transaktion plus eine zusätzliche Gebühr von 0,5 %. Beliebte Beispiele sind Helcim und Dharma.
• Pauschalpreis.Diese Zahlungsdienstleister berechnen feste Einmalgebühren pro Transaktion, aber ihre Kosten sind meist höher als bei anderen Alternativen. Beliebte Beispiele sind PayPal und Square.

Die Wahl des Zahlungsabwicklers sollte sich nach eurem Umsatzvolumen, den Transaktionsorten und den von euch angebotenen Produkten oder Services richten.

Einige Zahlungsdienstleister eignen sich besser für bestimmte Transaktionsarten, z. B. mobile Zahlungen. Andere Zahlungsabwickler bieten Funktionen, die für bestimmte Unternehmen unverzichtbar sind – zum Beispiel die Möglichkeit, dass Kundinnen und Kunden ihre Kreditkartennummer manuell eingeben können.

Überlegt euch genau, welche Schritte eure Kundinnen und Kunden beim Kauf durchlaufen müssen und leitet daraus ab, welche Funktionen euer Zahlungsabwickler unbedingt bieten sollte.

1. Prüft euer Preismodell.

Der richtige Zahlungsdienstleister sollte außerdem kosteneffizient sein. Die Gebühren pro Transaktion sind zwar klein, können sich aber summieren – besonders, wenn ihr täglich viele Käufe abwickelt. Wenn ihr Zahlungsdienstleister für euer Unternehmen evaluiert, dann überlegt, welche Gebührenstruktur für euch am günstigsten ist. Welches Preismodell das richtige für sie ist, hängt davon ab, wie euer Business aufgestellt ist.

• Wenn ihr ein kleines stationäres Geschäft seid, das gelegentlich Artikel online verkauft, könnt ihr mit einem gestaffelten Preismodell die niedrigsten Gebühren für Verkäufe im Laden erzielen.
• Für große Unternehmen mit einem profitablen E-Commerce-Shop kann ein Interchange-Plus-Preismodell eine kosteneffiziente Lösung sein.

Ihr solltet außerdem prüfen, ob ein Zahlungsdienstleister Gebühren für euer Abonnement oder bereitgestellte Geräte erhebt.

Interchange Plus.

Das „Plus“ in Interchange Plus steht für eine zusätzliche Gebühr, die Zahlungsabwickler oberhalb der eigentlichen Interchange-Gebühr berechnen. Die Zusatzgebühr deckt die Betriebskosten des Zahlungsdienstleisters und sichert ihm den Gewinn.

Dieser Betrag ergibt sich aus einem festen Satz von Gebühren, die abhängig von den Umständen einer Transaktion zur Anwendung kommen können. Faktoren wie der Zeitpunkt des Kaufs, die verwendete Karte und ob die Transaktion automatisiert durchgeführt wurde oder nicht, spielen dabei eine Rolle. Premium-Kreditkarten sind in der Regel teurer in der Abwicklung als weniger exklusive Karten.

Die Interchange-Gebühren belaufen sich in der Regel auf 1 % bis 3 % des Gesamtbetrags der Transaktion. Außerdem enthalten sie pro Transaktion einen fixen Dollar-Betrag, der in Cent angegeben ist. Was euer Unternehmen für die einzelne Transaktion zahlt, variiert je nach Interchange-Gebühr.

Pauschalgebühr.

Bei der Abwicklung zur Pauschalgebühr wird der variable Interchange-Satz in eine einheitliche Pauschale für alle Transaktionen umgewandelt. Eine Pauschalgebühr könnte zum Beispiel 2 % des Kaufpreises plus 0,10 $ pro Transaktion betragen. Viele Unternehmen bevorzugen dieses Modell, weil die Kosten dadurch besser kalkulierbar sind und sich Umsatzprognosen leichter erstellen lassen.

Dieses Pauschalmodell eignet sich besonders für kleinere Unternehmen und Start-ups, die nicht die Ressourcen haben, für jede Transaktion einen eigenen Interchange-Satz anzuwenden. Der Nachteil ist, dass ihr im Vergleich zum Interchange-Plus-Gebührenmodell in der Regel nicht für jede Art von Debit- oder Kreditkartenzahlung, die ihr abwickelt, den bestmöglichen Gebührensatz erhaltet.

Staffelung.

Beim Staffelmodell wird pro Transaktion abhängig von der Art des Kaufs ein fester Betrag berechnet. Alle Transaktionen werden nach ihrem Risiko drei Stufen zugeordnet – qualifiziert, mittelqualifiziert oder nicht qualifiziert – und mit der entsprechenden Gebühr belegt.

Im Rahmen eines gestaffelten Zahlungsabwicklungssystems kann eine Debitkartenzahlung vor Ort im Geschäft als qualifizierte Transaktion kategorisiert werden. Dabei handelt es sich um eine sichere Transaktion, für die eine Bearbeitungsgebühr von nur 1 % des Gesamtbetrags plus 0,10 $ anfallen kann.

Eine riskantere Online-Kreditkartentransaktion könnte jedoch als nicht qualifiziert eingestuft werden. In diesem Szenario könnte eurem Unternehmen eine Gebühr von 3 % der gesamten Transaktionsgebühr plus 0,15 $ berechnet werden.

2. Habt die Gebühren im Blick.

Die Gebühren können je nach Anbieter und Art der verarbeiteten Transaktionen variieren.

Zu den Gebühren, die ihr im Auge behalten solltet, gehören Gateway-Gebühren für die Nutzung eines Payment-Gateways, Gebühren für Währungsumrechnung bei internationalen Transaktionen und Rückbuchungsgebühren, wenn Kundinnen oder Kunden eine Zahlung reklamieren. Einige Zahlungsdienstleister berechnen Pauschalgebühren, während andere einen Prozentsatz erheben.

3. Überlegt, wo ihr verkauft.

Wie und wo ihr verkauft, hat Einfluss auf die Gebühren, die für die Zahlungsabwicklung anfallen.

Wenn ihr einen physischen Laden habt, sind persönliche Transaktionen mit physischen Karten-Terminals oft mit niedrigeren Gebühren verbunden, da sie als niedrigeres Risiko gelten. Im Gegensatz dazu können bei Online-Zahlungen aufgrund des hohen Risikos von Online-Betrug und Rückbuchungen höhere Gebühren anfallen.

Sicherheit im Umgang mit Kundendaten bleibt in jedem Schritt des Zahlungsprozesses ein entscheidender Faktor. Viele Systeme verfügen über verschlüsselte Gateways, um zu verhindern, dass Daten interpretiert werden, wenn versehentlich darauf zugegriffen wird.

Sicherheit muss jedoch auch in anderen Prozessschritten implementiert werden – und das aus gutem Grund. Teure Datenschutzverletzungen können einem Unternehmen und seinem Ruf schaden.

Um das zu vermeiden, sollten ihr einige Punkte beachten.

1. Sucht nach einem EMV-Verkaufsstellensystem.

EMV ist die Abkürzung für Europay, Mastercard und Visa und bezeichnet die Mikrochips, die auf der Vorderseite moderner Debit- und Kreditkarten eingebettet sind und von den drei genannten Unternehmen entwickelt wurden. Die Chips sind darauf ausgelegt, vor Betrug zu schützen, da sie nur von speziellen Reader ausgelesen werden können, wodurch die Möglichkeiten für Diebstahl und Datenbetrug eingeschränkt wurden.

2. Macht euch mit dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) vertraut.

Macht euch auch mit dem Payment Card Industry Data Security Standard (PCI-DSS) vertraut. Dieser Informationssicherheitsstandard ist für Händler häufig Voraussetzung, um Debit- und Kreditkartenzahlungen abwickeln zu können, und stellt dabei ein Mindestmaß an Sicherheit sicher.

Diese Richtlinien legen fest, welche Daten Einzelhändler während und nach einer Transaktion speichern sollten – und welche nicht. Lest unbedingt die vollständigen PCI-DSS-Richtlinien und die aktuellen Anforderungen, um weitere Informationen zu erhalten.

3. Führt fortlaufend Sicherheits- und Datenschutzschulungen für Mitarbeitende durch.

Regelmäßige Schulungen zu Sicherheit und Datenschutz für alle, die in der Zahlungsabwicklung arbeiten, sind unerlässlich. Sie schützen euer Unternehmen und eure Kundschaft vor Betrug und Datenlecks.

Da Zahlungssysteme sensible Kundendaten und Finanzinformationen verarbeiten, müsst ihr sicherstellen, dass eure Mitarbeitenden stets über darüber informiert sind, mit welchen Methoden man diese am zuverlässigsten schützen kann.

4. Führt regelmäßig Sicherheitsaudits durch.

Regelmäßige Sicherheitsaudits helfen dabei, ein sicheres und zuverlässiges Zahlungsabwicklungssystem für euer Unternehmen zu gewährleisten.

Mit diesen Audits könnt ihr mögliche Schwachstellen erkennen, bevor sie zu echten Bedrohungen werden. Sie stellen außerdem sicher, dass ihr über die relevanten Datenschutzgesetze auf dem Laufenden bleibt, damit euer Unternehmen konform bleibt.

Wenn ihr euch darauf vorbereitet, Kredit- und Debitkartenzahlungen in eurem Unternehmen anzunehmen oder euren Zahlungsprozess zu optimieren, unterstützt euch Adobe Commerce dabei.

Commerce bietet euch eine zentrale Plattform für die Zahlungsabwicklung – flexibel, effizient und passend für Unternehmen jeder Größe und nahezu jede Transaktion. Vielleicht am wichtigsten: Commerce schützt die Daten eurer Kundschaft mit modernsten Verschlüsselungs- und Sicherheitsstandards.

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