Kanban è un approccio alla gestione dei progetti che suddivide le fasi di un processo ripetitivo in passaggi chiari e distinti.
In questa guida:
- Che cos’è Kanban?
- Che cos’è una Kanban board?
- Che cos’è una Kanban card?
- Quali sono i vantaggi di Kanban?
- 6 pratiche fondamentali del metodo Kanban
- Kanban vs. Scrum
- Kanban a supporto dell’agilità aziendale
- Iniziare con Kanban
Che cos’è Kanban?
Kanban è un framework Agile che si basa sulla visualizzazione del flusso di lavoro ed è particolarmente diffuso nello sviluppo software. Nel framework Kanban, le attività avanzano in modo visivo attraverso le diverse fasi di avanzamento su una Kanban board condivisa. Ogni volta che un membro del team consulta la board, ha piena visibilità sullo stato di ogni attività.
Nei team di sviluppo, Kanban prevede un ampio backlog di user story — descrizioni brevi incentrate sull’utente riguardanti le funzionalità o le caratteristiche necessarie — da affrontare. Product owner e stakeholder sono responsabili della gestione e della definizione delle priorità del backlog con scrupolo, in quanto rappresenta l’unica fonte di lavoro per il team.
Quando un membro del team è pronto a lavorare su una nuova user story, la preleva dal backlog e la sposta nella colonna “In Progress” della Kanban board. Man mano che il progetto avanza, scorre sulla board fino al completamento. I membri del team che lavorano su quel progetto non devono iniziare altri elementi del backlog finché il progetto corrente non è completato.
L’obiettivo di Kanban è identificare tempestivamente i potenziali colli di bottiglia e mantenere i membri del team allineati in ogni fase del processo. Kanban consente ai team di risolvere i problemi in modo rapido e di operare con efficienza economica. Sebbene sia spesso associato allo sviluppo software, la metodologia Kanban può essere applicata a quasi qualsiasi tipo di lavoro che segua un processo ripetibile.
Le origini di Kanban
Kanban è una parola giapponese che significa “cartellone” o “insegna”. Fu sviluppato originariamente dall’ingegnere Toyota Taiichi Ohno alla fine degli anni Quaranta. Ispirandosi ai supermercati, dove si tiene in stock solo la merce necessaria, i team di produzione Toyota iniziarono a usare schede, le cosiddette schede Kanban, per segnalare agli altri reparti della catena produttiva quando avevano bisogno di nuovi componenti.
Questa prima versione del Kanban faceva parte di un approccio just-in-time (JIT), che consentiva agli stabilimenti di produrre solo i componenti necessari in quel momento, evitando di sprecare risorse nella produzione di eccedenze.
Gli sviluppatori software hanno ripreso queste idee per creare la propria versione del sistema Kanban, nell’ambito della metodologia Agile. Oggi trova ampio impiego in ambito DevOps, contribuendo a ottimizzare il flusso di lavoro.
Kanban nell’IT e nel software
Il lavoro di Ohno ispirò l’ingegnere David Anderson ad adattare il Kanban allo sviluppo software. Dopo aver applicato il Kanban in Corbis e Microsoft, Anderson pubblicò un libro dal titolo Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business.
Kanban è molto diffuso nel settore IT perché punta al miglioramento incrementale. Quando i team lavorano su deliverable su larga scala, completare tutto rispettando ambito e tempistiche è impossibile senza verificare ogni giorno l’avanzamento dei lavori. Il framework Kanban consente ai team di suddividere grandi blocchi di lavoro in attività più piccole e gestibili, monitorando lo spostamento delle attività nel flusso di lavoro. Allo stesso tempo, permette di identificare con facilità gli ostacoli non appena emergono, invece di scoprirli solo al termine del progetto.
Cos’è una Kanban board?
Una Kanban board è uno strumento di gestione dei progetti che visualizza un processo di lavoro mediante colonne che rappresentano ogni fase e schede mobili che rappresentano le attività stesse. Le Kanban board possono essere digitali o fisiche. Richiedono una visualizzazione concreta che rifletta il flusso di lavoro reale del team, non come si vorrebbe che le cose andassero o come gli stakeholder pensano che vengano svolte.
Le colonne di una Kanban board sono flessibili. Una Kanban board di base può averne solo tre — da fare, in corso e fatto — ma molte ne includono diverse, come “richiesto”, “backlog”, “analisi”, “sviluppo”, “test” e “fatto”. Qualsiasi insieme ricorrente di fasi o stadi di un progetto può diventare una colonna della Kanban board.
I team si riuniscono di solito ogni giorno per rivedere la board Kanban, aumentando così la trasparenza tra i membri del team e la direzione. Questo aiuta anche a capire quanta attività possono gestire in modo ragionevole in un dato momento, definendo così i limiti del lavoro in corso.
Che cos’è una scheda Kanban?
Una scheda Kanban è un elemento — fisico, come una scheda cartacea o un foglietto adesivo, oppure digitale — che rappresenta un’attività da completare. I team le posizionano sulla board Kanban per monitorare i progressi a colpo d’occhio.
Alcuni team monitorano KPI specifici legati alle attività, quindi possono elencare diversi campi su ogni scheda, come il richiedente, la scadenza e il responsabile. Le schede possono contenere anche una breve descrizione del lavoro, link o allegati alla documentazione di supporto e sezioni di commenti per facilitare la collaborazione.
Altri componenti chiave di Kanban
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Limiti del Work in Progress (WIP): Una volta configurata la board Kanban, è il momento di stabilire alcune regole su come gestire il lavoro in ogni colonna. Questi limiti del Work in Progress (WIP) aiutano il team a raggiungere uno degli obiettivi principali di Kanban: smetti di iniziare, inizia a finire.
Ogni colonna e corsia della board Kanban ha un limite: una volta raggiunto, non puoi inserire nuovi elementi in quella corsia finché almeno uno non esce. Ad esempio, se quattro user story sono “in attesa di revisione” da parte di un editor e il limite WIP per quella corsia è quattro, non puoi spostare altri contenuti in quella corsia finché almeno uno non lascia la corsia.
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Backlog: Qui i titolari del business, i project manager e chiunque abbia interesse a definire le attività del team aggiungono nuove user story. Il backlog deve essere gestito e organizzato in ordine di priorità in modo continuativo, come parte integrante di Kanban.
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Rilasci continui: Nel Kanban puro non esistono sprint che richiedono il rilascio di una nuova iterazione entro un periodo di tempo prestabilito. I team Agile che adottano il sistema Kanban rilasciano software o progetti di marketing non appena li completano.
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Diagrammi di flusso cumulativi: In Kanban, i diagrammi di flusso cumulativi consentono di visualizzare l’intero workflow. Sono utili per identificare i colli di bottiglia, gestire i limiti WIP e ridurre i tempi di ciclo.
I vantaggi di Kanban
Kanban offre numerosi vantaggi per i team di ogni dimensione e settore. Nato nell’industria manifatturiera e oggi molto apprezzato dagli sviluppatori software, porta benefici concreti ai piccoli team di vendita, ai reparti HR aziendali, agli esperti marketing e a tanti altri ancora.
Tempi di ciclo più rapidi
Il tempo di ciclo è il tempo totale trascorso da quando un membro del team avvia un’attività a quando la completa. Il tempo di ciclo medio è spesso una metrica chiave per i team Kanban, poiché aiuta a valutare il livello di efficienza con cui stanno lavorando.
L’analisi dei tempi di ciclo aiuta i project manager a individuare i colli di bottiglia e a capire chi può intervenire per risolverli. Nel framework Kanban, i membri del team sono chiamati a supportarsi a vicenda nel completamento delle attività. Poiché le board Kanban rendono subito visibile chi sta lavorando su cosa, i project manager individuano con facilità chi condivide le competenze necessarie e può contribuire quando i lavori accumulano ritardo.
Allineamento tra obiettivi aziendali ed esecuzione
Al backlog Kanban si aggiungono nuove card solo se in linea con la strategia core dell’azienda. Una volta inserita nel backlog, ogni card riceve una priorità in base alla sua importanza: in questo modo, le card più urgenti entrano per prime nella board e i team si concentrano solo sulle attività più critiche.
Flessibilità di pianificazione
Quando un’attività deve essere riassegnata a una priorità diversa, è possibile spostarla dal backlog al flusso di lavoro non appena il team esamina la board Kanban. La flessibilità offerta da Kanban aiuta i project manager a rispondere alle esigenze aziendali e dei clienti senza interrompere le attività del team.
Maggiore soddisfazione della clientela
Puntando a ridurre i tempi di ciclo, i project manager aumentano il rendimento del team senza sacrificare la qualità. Le board Kanban definiscono i passaggi necessari per testare e verificare il lavoro, garantendo risultati all’altezza delle aspettative. I clienti ricevono funzionalità meglio progettate in tempi più brevi, con un aumento complessivo della soddisfazione della clientela.
Maggiore prevedibilità
Monitorando con continuità i progressi del team, diventa più semplice prevedere i tempi di completamento dei progetti. I project manager imparano ad allocare le risorse in modo adeguato, a eliminare le attività superflue e a ottimizzare il carico di lavoro, migliorando così la prevedibilità e supportando gli altri team nelle attività di pianificazione.
6 pratiche fondamentali del metodo Kanban
L’ingegnere David Anderson ha delineato sei best practice per aiutare i team a sfruttare appieno i vantaggi del metodo Kanban. Sebbene siano pensate per i team software, si applicano a tutti i team che utilizzano Kanban.
1. Visualizzare il flusso di lavoro
Un Kanban board pubblico offre una visione chiara del flusso di lavoro del team, aiutando ogni membro a comprendere il proprio contributo verso l’obiettivo finale grazie alla visibilità sulle attività in programma. Aggiornare il board e consultarlo ogni giorno promuove la trasparenza all’interno del team.
2. Limitazione del lavoro in corso
Kanban consente ai project manager di valutare con facilità se sul board ci sono troppe o troppo poche schede, offrendo una comprensione più approfondita delle competenze e della disponibilità delle risorse. Esaminare il Kanban board ogni giorno e impostare i limiti WIP dà ai project manager e ai membri del team l’opportunità di valutare il carico di lavoro, evitando che il team abbia troppo o troppo poco da fare.
3. Gestione del flusso
Nel contesto di Kanban, il termine “flusso” indica come il lavoro avanza attraverso le diverse fasi del board. Analizzando il Kanban board ogni giorno, i project manager devono trovare un equilibrio tra velocità e rischio. Gestire il flusso aiuta i team a definire i limiti del lavoro in corso e mette in luce i blocchi e i colli di bottiglia, permettendo a tutti di lavorare in modo più efficiente.
4. Definizione esplicita delle politiche di processo
I Kanban board chiariscono chi fa cosa, come gestire i problemi e quando scadono le attività. Rendere esplicite le politiche aiuta i project manager a evitare che le emozioni influenzino il processo decisionale, così da concentrarsi sulla produzione di risultati eccellenti.
5. Cicli di feedback
Il miglioramento continuo è la chiave per mantenere l’agilità. Sviluppatori e project manager devono imparare dal feedback ricevuto durante le riunioni quotidiane o nelle conversazioni con gli stakeholder, per consegnare prodotti sempre migliori.
6. Miglioramento attraverso la collaborazione
Kanban è una metodologia fortemente incentrata sul team. Ogni membro dovrebbe offrire suggerimenti, critiche costruttive e supporto quando necessario. Ma questo funziona solo quando tutti operano secondo gli stessi principi e affrontano i problemi nello stesso modo. Condividere informazioni e unire le competenze aiuta i team a fare di più in meno tempo.
Principi di Kanban
Nel suo libro, Anderson illustra i principi di Kanban. Questi si articolano in due categorie: gestione del cambiamento ed erogazione dei servizi.
Principi di gestione del cambiamento
Implementare Kanban non è una passeggiata, soprattutto per i team abituati ad altre strategie di project management. Prima di introdurre Kanban in azienda, è importante sottolineare tre principi di gestione del cambiamento.
1. Iniziare da ciò che si conosce
Gli obiettivi troppo vaghi o ambiziosi sono difficili da monitorare e ancora più difficili da raggiungere. Kanban invita i team a valutare capacità, competenze e disponibilità, per poi aggiungere attività chiare e precise solo quando necessario. Questo approccio misurato favorisce una crescita sostenibile, consentendo di fare progressi verso gli obiettivi ogni giorno.
2. Puntare a un cambiamento incrementale ed evolutivo
Kanban è pensato per un miglioramento graduale e costante: ogni membro del team coinvolto nel processo deve impegnarsi verso un cambiamento progressivo. Sebbene possa richiedere un po' di adattamento, suddividere i grandi cambiamenti in passi più piccoli si traduce in meno resistenza da parte del management, un minor numero di errori e carichi di lavoro più gestibili.
3. Promuovere una cultura di leadership a tutti i livelli
In un ambiente di lavoro orientato al Kanban, chiunque può farsi carico dei problemi che emergono. Anderson suggerisce di coltivare una cultura della collaborazione e dell’incoraggiamento, in cui i membri del team siano disposti e in grado di aiutarsi reciprocamente per risolvere le criticità e raggiungere gli obiettivi finali.
Principi di distribuzione dei servizi
Un’organizzazione è composta da centinaia di servizi indipendenti. Per mantenere l’equilibrio, Kanban suggerisce di seguire tre principi fondamentali di distribuzione dei servizi.
1. Concentrarsi sulle esigenze del cliente
Conoscere le esigenze del cliente, le ragioni che le generano e le sue aspettative dovrebbe guidare la gestione del progetto Kanban. Nel definire le priorità del backlog, gestire il budget o risolvere le criticità, metti sempre il cliente al primo posto.
2. Permettere alle persone di auto-organizzarsi attorno al lavoro gestito
Lasciare che i team di sviluppo scelgano su cosa lavorare e come farlo aiuta a gestire il flusso di lavoro, li responsabilizza come leader e garantisce che il carico di lavoro resti sempre sostenibile.
3. Rivedere periodicamente la rete dei servizi e le relative politiche
Dopo aver gestito centinaia di progetti, si acquisisce una conoscenza approfondita di come lavora il team e di cosa vogliono gli stakeholder. Per continuare a migliorare la soddisfazione della clientela e i risultati aziendali, dedica del tempo a rivedere e aggiornare le politiche con cadenza regolare.
Kanban vs. Scrum
Kanban e Scrum condividono alcuni concetti di base, ma organizzano il lavoro in modo diverso.
Scrum eroga una determinata quantità di lavoro in incrementi da una a quattro settimane (noti come “sprint”) e si avvale di quattro “cerimonie” principali per mantenere il ritmo: sprint planning, sprint review, retrospective e daily standup. All’inizio di ogni sprint, il team si impegna sulle attività da svolgere; alla fine, valuta i risultati raggiunti e discute come evitare che gli stessi problemi si ripresentino.
A differenza di Kanban, in Scrum non esiste un project manager, ma solo un product owner che si fa portavoce del cliente, uno “Scrum master” che garantisce il rispetto dei principi Agile da parte del team e un team di sviluppo che svolge il lavoro.
Sebbene Scrum e Kanban presentino molte similitudini, le differenze sostanziali possono aiutarti a stabilire quale dei due sia più adatto alle competenze e allo stile del team di sviluppo.
I team che faticano ad adattarsi alla rigidità di Scrum possono trovare in Kanban la flessibilità che cercano. Se inizi con Scrum ma emergono criticità legate a riunioni e processi, Kanban potrebbe rivelarsi la scelta più adatta.
Kanban favorisce l’agilità aziendale
Kanban può aiutare le aziende a migliorare la fornitura di prodotti e servizi a tutti i livelli organizzativi. I team che lo adottano integrano costantemente il feedback della leadership e dei clienti, assegnano priorità alle attività in base a obiettivi concreti e imparano a garantire risultati affidabili, mantenendo così la propria agilità anche man mano che l’organizzazione cresce in dimensioni e complessità. Le aziende che già utilizzano Scrum o altre metodologie Agile possono trarre vantaggio dalla capacità di Kanban di perfezionare e ottimizzare i processi, migliorando le performance e la soddisfazione del mercato.
Iniziare con Kanban
Kanban ha il potenziale per connettere i team tecnici con i clienti, promuovere la collaborazione interna e la trasparenza, e portare a termine progetti complessi — senza il rischio di burnout. Grazie alla sua flessibilità, sviluppatori e project manager possono definire le proprie regole operative, apportare correzioni in corsa e cogliere ogni opportunità per superare le aspettative.
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