Per Maxine Pierce, Responsabile Marketing e Business Development incaricata delle risposte ai bandi in BDP, studio globale di architettura, ingegneria e design, raccogliere i materiali per una singola proposta può richiedere giorni di lavoro: individuare i casi di successo dei progetti precedenti, verificare le credenziali del personale, reperire le certificazioni di conformità e incrociare i riferimenti contrattuali.
Nel corso degli anni, BDP ha costruito un ricco patrimonio di competenze attraverso i propri progetti, documentato in un’ampia varietà di materiali. Con la crescita di questo sapere, però, è aumentata anche la difficoltà di trovare le informazioni giuste nel momento in cui servivano di più, specialmente nella preparazione di offerte competitive. Con le soluzioni Adobe Acrobat, BDP rende ora più accessibili per i propri collaboratori decenni di conoscenza istituzionale, trasformando i documenti in risorse operative concrete.
Grazie a Knowledge Base, una nuova funzionalità di Adobe Acrobat Studio, i team di BDP possono trasformare grandi raccolte di documenti selezionati in conoscenza facilmente accessibile, trovando risposte attendibili in pochi secondi con citazioni che rimandano direttamente alla fonte — da una frase o un’immagine fino a una specifica cella di una tabella. Nel frattempo, PDF Spaces offre un’area di lavoro condivisa in cui i team possono redigere, rivedere e perfezionare le risposte ai bandi, assicurando che le proposte soddisfino ogni requisito dell’Invitation to Tender (ITT) del potenziale cliente.
Dai dati nascosti nei documenti alla conoscenza affidabile
Prima di adottare Adobe, BDP aveva creato una libreria basata su Intranet per centralizzare le conoscenze aziendali. Senza funzionalità di ricerca intelligente, tuttavia, i dipendenti dovevano comunque scorrere manualmente cartelle e file per trovare ciò di cui avevano bisogno.
Con Knowledge Base, lo studio ha acquisito una fonte affidabile di conoscenza aziendale. Anziché cercare, recuperare e unire manualmente i dati per estrarre informazioni dai documenti storici, la soluzione si connette ai repository documentali di BDP e porta in superficie contenuti pertinenti per le offerte, casi di successo e credenziali su richiesta, in pochi secondi — con ogni risposta citata alla frase specifica del documento di origine, non solo al nome del file o al numero di pagina.
Unendo Knowledge Base e Acrobat Assistente IA all’interno di PDF Spaces, i membri del team possono riassumere i documenti di gara, identificare le lacune nelle bozze di risposta e rafforzare le proposte finali tramite una revisione assistita dall’IA, il tutto in un’unica area di lavoro integrata. I dipendenti possono porre domande in linguaggio naturale, specificando il formato, il numero di parole e il settore di riferimento, per disporre di maggiore flessibilità e creatività nella stesura dei documenti di offerta finali.
Una volta conclusa la fase di risposta, i membri del team utilizzano la piattaforma per verificare automaticamente le proposte di BDP rispetto all’Invitation to Tender (ITT) del potenziale cliente, colmando le lacune, individuando i casi di successo eventualmente trascurati e garantendo che ogni requisito della gara sia stato affrontato in modo esaustivo.
“Lavorare con Knowledge Base ci ha aperto gli occhi sulle zone cieche del nostro processo di gara”, afferma Pierce. “Tutta la conoscenza della nostra organizzazione è a portata di una semplice domanda: questo ci consente di valorizzare appieno le capacità di BDP, rispondendo in modo più completo alle esigenze di ogni potenziale cliente.”
Dall’analisi dell’IA ai flussi di lavoro connessi
Uno dei vantaggi più immediati per BDP è stata la rapidità con cui i team hanno potuto iniziare a lavorare con le soluzioni della piattaforma Acrobat, senza bisogno di lunghe implementazioni o progetti IT. Le figure junior del team redigono le prime bozze di risposta alle gare in PDF Spaces, dove il personale esperto le revisiona e perfeziona, tutto sulla stessa piattaforma. Questo approccio collaborativo favorisce trasparenza e fiducia, rafforzando sia la qualità delle proposte sia lo sviluppo professionale del team.
Una volta completata la bozza di offerta, i team la caricano nuovamente in PDF Spaces e richiedono una revisione finale ad Acrobat Assistente IA. Questo processo fa spesso emergere elementi che una revisione manuale potrebbe tralasciare, come un requisito della gara sfuggito o una referenza di progetto rilevante omessa.
Le integrazioni tra Adobe Acrobat e Microsoft SharePoint e Microsoft Teams hanno permesso a BDP di creare archivi di conoscenza specifici per progetto, accessibili a tutti i dipendenti. L’integrazione con SharePoint semplifica la ricerca di informazioni aggiornate a supporto delle decisioni, mentre quella con Teams consente di interrogare Knowledge Base direttamente, senza dover passare da un’applicazione all’altra.
Con informazioni attendibili e citate sempre a portata di mano, i team di BDP trascorrono meno tempo negli archivi e più tempo dedicandosi al lavoro che li ha avvicinati all’architettura e al design: risolvere problemi complessi per i clienti.
Creare fiducia nei flussi di lavoro con l’IA
I processi di offerta sono stati solo l’inizio per BDP. Quando i team hanno visto come l’IA potesse aiutarli a lavorare meglio con il patrimonio di conoscenze dell’azienda, l’adozione ha cominciato ad estendersi ben oltre la gestione delle gare. Oggi, dai team HR a quelli di ingegneria, tutti stanno abbracciando il supporto dell’IA nel lavoro con i documenti.
Questa trasformazione è ancora più significativa se si considera che, in passato, la leadership di BDP era diffidente nell’affidarsi agli agenti IA, avendo in gioco sicurezza, governance e tracciabilità.
In una gara, ad esempio, non è sufficiente che l’IA fornisca risposte accurate ai team: quelle risposte devono anche riflettere l’esperienza diretta dell’azienda. Ogni affermazione di BDP deve trovare riscontro nel proprio storico dei progetti, uno standard che esclude gli strumenti IA generici privi di citazioni e attribuzione delle fonti di livello enterprise. È altrettanto fondamentale che l’azienda possa confidare nel fatto che le informazioni che i team creano e condividono ogni giorno siano attendibili e governate.
“Abbiamo costruito la nostra reputazione spingendo i limiti del possibile, rimanendo fedeli alla nostra missione: progettare pensando alle persone e avere un impatto positivo. Usare l’IA senza controlli contrasterebbe con questa missione”, spiega Alistair Kell, COO di BDP.
Lavorare con le soluzioni affidabili di Adobe ha aiutato BDP a coniugare risultati concreti e serenità in termini di accuratezza e governance. Questa fiducia ha cambiato la percezione dell’IA nell’intera azienda, al punto che i team collaborano ora strettamente con Adobe per definire la roadmap della piattaforma Acrobat, incluse le funzionalità basate sull’IA pensate per le realtà orientate al design.
Il percorso di BDP con la piattaforma Acrobat ha confermato ciò che un tempo la leadership metteva in dubbio: che l’IA può migliorare il modo di lavorare di uno studio di design senza compromettere gli standard di accuratezza, attribuzione e integrità creativa su cui si fonda l’azienda. Quello che è iniziato come un esperimento nel processo di offerta è diventato un modello replicabile per come i team di BDP, in tutta l’organizzazione, accedono, comprendono e sfruttano il patrimonio di conoscenze costruito in sei decenni.
“Le soluzioni IA davvero efficaci sono come i giocattoli Fisher-Price”, afferma Kell. «Non nel senso che siano rudimentali, ma perché sono semplici, solide e affidabili. Il nostro rapporto con Adobe è forte grazie alla fiducia costruita in mesi di test, confronti e perfezionamenti su come utilizziamo l’IA nei nostri flussi di lavoro documentali integrati.»
