Sei mesi dopo il lancio di Adobe Acrobat Studio nella Contea di Sonoma, nove dipartimenti hanno richiesto sessioni di formazione dedicate, tre delle quali già in fase di pianificazione, e gli utenti attivi mensili sono cresciuti del 46%.

Per Carolyn Staats, Direttrice dell’Innovazione per l’IT aziendale della Contea di Sonoma, quello slancio è ciò che conta davvero. Come ripete ora ai colleghi: “L’implementazione non è adozione.”

È la lezione che la Contea ha appreso rifiutando di considerare conclusa la propria trasformazione.

La Contea di Sonoma aveva abbandonato la carta anni fa. Con circa 4.200 dipendenti distribuiti in una trentina di dipartimenti e agenzie, questa contea della California settentrionale aveva già convertito i moduli cartacei in file digitali e automatizzato i flussi di lavoro correlati, inclusi instradamento, notifiche e approvazioni. Stando alla maggior parte degli indicatori, la trasformazione era ormai conclusa.

Staats individuò però un altro problema. I dipendenti trascorrevano le giornate a leggere, confrontare, riassumere e ricostruire informazioni che la Contea aveva appena finito di digitalizzare. La carta era sparita, ma non il lavoro che generava.

“La digitalizzazione ha risolto un problema, ma ne ha esposto un altro,” afferma Staats. “La domanda successiva è diventata: ‘E se il documento stesso potesse diventare parte del flusso di lavoro?’”

Per rispondere a questa domanda, sono entrate in gioco due persone. Staats e Cieara McKetchnie-Stanley, Senior Business Analyst del team Software Services della Contea, hanno avviato un progetto pilota con Adobe Acrobat Studio, l’area di lavoro completa che riunisce strumenti PDF affidabili, IA e creazione di contenuti in un’unica soluzione. I dipendenti utilizzano PDF Spaces e Assistente IA di Acrobat per comprendere le informazioni e Adobe Express per trasformarle in contenuti curati e in linea con il brand. La Contea di Sonoma è stata tra i primissimi a testarlo, lavorando su casi d’uso e lacune funzionali insieme al team Adobe.

A quel punto, l’implementazione aveva acquisito uno slancio tutto suo:

• La Contea ha formato 16 dei 30 dipartimenti nell’arco di sei mesi.
• Da allora, i dipendenti hanno esplorato 22 casi d’uso.
• L’87% dei dipendenti che hanno partecipato al primo gruppo di formazione è ancora attivo.

I dipendenti della Contea di Sonoma utilizzano anche Genera presentazione per creare slide interne ed esterne più efficaci, i kit del brand per restare in linea con il brand senza affidarsi a un designer, e un Assistente IA per confrontare distinte base e preventivi e individuare eventuali discrepanze negli acquisti.

Per Staats e McKetchnie-Stanley, la lezione era chiara: dare ai dipendenti accesso all’IA era solo il primo passo. Far capire loro in che modo questa avrebbe potuto trasformare il lavoro richiedeva un approccio diverso.

I dipendenti alla guida

Due settimane prima che 52 figure chiave — tra utenti esperti, dirigenti e responsabili di 16 dipartimenti — si riunissero per le prime sessioni pratiche di Acrobat Studio della Contea, Staats aveva già scartato il programma. Invece di condurre un esercizio guidato, voleva che i dipendenti esplorassero il prodotto in pochi minuti, usando materiali familiari per scoprirne il potenziale in autonomia.

Questo cambio di approccio ha funzionato perché McKetchnie-Stanley aveva collaborato con Adobe per preparare in anticipo ogni file ed esercizio, rendendo possibile la modalità pratica. In 15 minuti, chi lo usava per la prima volta stava già creando aree di lavoro condivise, aggiungendo documenti, usando l’IA per ricavare elementi di conoscenza e trasformandoli in presentazioni rifinite e in linea con il brand realizzate con Adobe Express.

L’approccio ha generato idee che si sono diffuse ben oltre le aule di formazione. Nel corso di 10 sessioni da due ore ciascuna, i dipendenti hanno identificato più di 15 potenziali casi d’uso enterprise e inoltrato 13 richieste di miglioramento del prodotto, con particolare attenzione ai materiali di formazione e ai contenuti social media.

L’evento a livello di contea è diventato un modello itinerante: sessioni specifiche per dipartimento con i materiali di ciascun team, altri 52 dipendenti formati, una giornata dedicata alla creatività in ottobre, un’Adobe Skills Week a novembre — tutto richiesto dai dipendenti stessi, non programmato per loro.

Trova la risposta e la sua fonte

Il primo vero banco di prova per la Contea era già sulla scrivania di qualcuno: decine di policy da rivedere e adattare a un nuovo modello standardizzato, il che significava individuare ogni duplicazione, conflitto e punto d’azione nascosto. In precedenza, tutto quel lavoro si gestiva via e-mail, con versioni contrastanti e senza una visione condivisa del materiale fonte.

La nuova versione funziona in PDF Spaces, un’area di lavoro condivisa e sicura all’interno di Acrobat Studio che può contenere fino a 100 file. Il team ha caricato le policy e il modello in uno spazio e ha usato l’Assistente IA di Acrobat per porre domande su tutti i file, ricevendo risposte con citazioni cliccabili che rimandavano al passaggio esatto nei documenti fonte.

“Una risposta dell’IA può sembrare del tutto convincente e risultare comunque errata”, afferma Staats. “Nella pubblica amministrazione, quelle informazioni potrebbero finire in un ordine del giorno del consiglio o in un atto pubblico, quindi ogni dipendente deve poter risalire alla fonte autorevole.”

“L’Assistente IA di Acrobat ti aiuta a trovare e comprendere la risposta”, aggiunge Staats. “La fonte resta l’autorità, e ogni dipendente rimane responsabile della validazione del lavoro.”

Trasforma le informazioni in comunicazione d’impatto

Poiché Acrobat Studio include Adobe Express, i dipendenti possono trasformare gli elementi di conoscenza ricavati dai documenti in contenuti rifiniti e in linea con il brand, senza dover ricominciare da capo con un altro strumento o processo.

Sonoma Public Infrastructure (SPI) è stato il primo dipartimento ad adottare Adobe Express con entusiasmo e a sfruttarne appieno le potenzialità. Dopo le sessioni a livello di contea, SPI ha portato i propri materiali in un follow-up dedicato al dipartimento: selezione e assunzione del personale, formazione per i responsabili e sulla sicurezza, una policy sulla sicurezza di 30 pagine che nessuno aveva voglia di leggere. A poche settimane dal primo utilizzo del prodotto, SPI disponeva già di un kit del brand e di materiali rifiniti, pronti all’uso.

In precedenza, produrre qualsiasi contenuto in linea con il brand significava cercare un modello su Intranet o affidare il lavoro all’addetto alle comunicazioni del dipartimento. Ora la Contea gestisce due kit del brand — uno a livello di contea e uno per SPI — con modelli bloccati che permettono anche a chi non è designer di creare liberamente, rispettando sempre il brand.

“Il content manager ha bloccato i modelli, così ciò che deve cambiare può cambiare e tutto il resto resta in linea con il brand”, afferma McKetchnie-Stanley. «Ora non controlla più ogni singola risorsa.»

Il risultato è un modello diverso per il lavoro creativo: self-service governato al posto di un collo di bottiglia centralizzato.

Definire i guardrail prima di scalare

Con un team di appena due persone, Sonoma County ha portato Acrobat Studio in una pubblica amministrazione di 4.200 dipendenti in meno di un anno, con la revisione della sicurezza integrata fin dal primo giorno.

Ogni prodotto di IA che entra nella Contea è sottoposto a una valutazione formale di sicurezza e rischio, mentre una policy separata sull’IA della Contea indica ai dipendenti quali casi d’uso rientrano nell’ambito e quali categorie di dati sono vietate. Acrobat Studio ha superato quella valutazione perché i controlli necessari — tra cui crittografia, controlli amministrativi e verificabilità — erano già integrati. È importante sottolineare che la Contea non usa mai i propri contenuti per addestrare o perfezionare i modelli di IA sottostanti.

Restituire tempo al servizio pubblico

Per Sonoma County, la misura è la capacità produttiva. Nei sondaggi post-sessione, i dipendenti stimano che gli strumenti facciano risparmiare loro da tre a cinque ore.

“Il lavoro non manca mai. Spesso manca il tempo per farlo”, afferma McKetchnie-Stanley. «Quanto meno siamo bloccati sui progetti, tanto più possiamo dedicarci ai servizi per la nostra comunità.»

È questo che rende l’esperienza della Contea con l’IA diversa da una semplice storia di produttività. L’obiettivo non è eliminare le persone dal lavoro nella pubblica amministrazione, ma dare al personale pubblico maggiore capacità per il lavoro che richiede ancora il contributo umano.

Condividere il playbook replicabile

Il prossimo passo nella roadmap della Contea: lavorare a un progetto pilota per un assistente multilingue self-service dedicato alle policy, disponibile per i dipendenti di tutta la Contea, e supportare l’ufficio del procuratore distrettuale nella preparazione dei materiali processuali.

Anche altre organizzazioni della pubblica amministrazione se ne stanno accorgendo. La National Association of Counties ha invitato la contea di Sonoma a presentare il proprio lavoro con Adobe a Washington D.C., e le contee limitrofe che hanno partecipato alle sessioni hanno avviato le proprie implementazioni.

Per Staats, questa esperienza ha rafforzato una lezione valida ben oltre i confini della contea di Sonoma. “Parti dal lavoro, non dall’IA. Coinvolgi i dipendenti che svolgono quel lavoro,” dichiara.

E il messaggio che vuole far arrivare ai suoi colleghi: “Nessuna Agenzia è troppo piccola o troppo grande per innovare. Se due persone riescono a farlo, chiunque può.”

Pronti ad andare oltre la semplice digitalizzazione? Scopri come Adobe Acrobat Studio aiuta i team del settore pubblico a comprendere a fondo i file, comunicare con chiarezza e portare avanti il lavoro.

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