Il successo di ogni deposito giudiziario dipende dalla capacità di reperire le prove giuste in tempi rapidi e di verificarne l’accuratezza.

Per gli avvocati e i professionisti legali dello studio Law Offices of Reisner and King LLP, preparare un caso può significare esaminare migliaia di pagine di trascrizioni di deposizioni, e-mail, allegati, fotografie e depositi giudiziari. Lo studio è specializzato nel perseguire giustizia per le vittime di abusi lavorativi e gravi lesioni personali. Per offrire ai propri clienti le migliori possibilità di una risoluzione rapida in un momento difficile, lo studio punta a raccogliere prove schiaccianti a sostegno dei loro casi. Ogni documento deve essere organizzato, ricercabile, citato con accuratezza e pronto per il deposito telematico. Non ci si può permettere di tralasciare un elemento di prova cruciale.

“Siamo sempre alla ricerca degli argomenti più efficaci e delle prove più solide per aiutare i nostri clienti a vincere i propri casi”, afferma Zachary Reisner, collaboratore legale dello studio Law Offices of Reisner and King. “Le persone apportano spesso modifiche ai fascicoli fino all’ultimo momento prima della scadenza di deposito. Abbiamo bisogno di fiducia nei nostri strumenti: devono aiutarci a procedere con rapidità e a fornire risultati attendibili.”

Lo studio legale specializzato in diritto del lavoro della California si affida alla piattaforma Adobe Acrobat da oltre 15 anni. Per gestire volumi documentali crescenti mantenendo la massima accuratezza, lo studio ha adottato Adobe Acrobat Studio, che riunisce Acrobat Pro, Acrobat Assistente IA, PDF Spaces e Adobe Express Premium in un unico flusso di lavoro integrato, offrendo strumenti PDF affidabili e un’intelligenza documentale basata sull’IA. Questo aiuta gli avvocati a comprendere in tempi più rapidi l’intera mole di informazioni, lasciando loro più tempo per costruire casi più solidi e difendere i propri clienti.

Trovare le prove in minuti anziché in ore

Gli avvocati gestiscono enormi volumi di informazioni per dimostrare i casi dei propri clienti. In precedenza, trovare una specifica dichiarazione probatoria significava spesso ricorrere a ricerche per parole chiave e rivedere a mano documenti molto lunghi. Se non si ricordava l’esatta formulazione di una citazione significativa o l’ortografia corretta di un nome, la ricerca poteva diventare presto frustrante.

Quello che un tempo richiedeva ricerche manuali tra migliaia di pagine oggi si risolve con una semplice domanda. Invece di cercare una frase esatta, avvocati e assistenti legali possono chiedere dove un testimone ha discusso un evento specifico, individuare con precisione dove un argomento compare in una testimonianza per confermare i fatti chiave, oppure recuperare le informazioni di contatto necessarie in pochi secondi. Assistente IA di Acrobat analizza i documenti archiviati in PDF Spaces, individua i passaggi pertinenti e rimanda direttamente al testo di supporto nel documento di origine.

“Usiamo Assistente IA di Acrobat come un Control + F superpotente,” dice Reisner. “Non devi ricordare la formulazione esatta. Se so che qualcuno ha parlato di un argomento, Assistente IA di Acrobat riesce a trovarlo e a mostrarmi esattamente dove appare.”

Da quando ha adottato Acrobat Studio, Reisner stima che i flussi di lavoro per la preparazione dei documenti dello studio siano diventati il 20% più efficienti, consentendo ai team legali di dedicare meno tempo alla ricerca e più tempo all’analisi dei casi.

L’IA di cui i team legali si fidano

Nell’attività legale, la velocità conta solo se le informazioni sono accurate. Uno strumento di IA che genera allucinazioni può mettere a rischio l’intero caso di un cliente. Acrobat Studio aiuta lo studio a lavorare con maggiore fiducia, collegando ogni risposta generata dall’IA al paragrafo specifico del documento di origine.

“Non mi fido di nessuna IA per svolgere autonomamente l’attività legale,” dice Reisner. “Quello di cui mi fido è la possibilità di fare clic sulla citazione in Acrobat Studio e confermare immediatamente che sì, è esattamente quello che il documento riporta.”

Queste citazioni hanno cambiato il modo di lavorare dello studio. Invece di chiedersi se l’IA abbia prodotto la risposta corretta, gli avvocati possono semplicemente fare clic per verificare la fonte in pochi secondi, prima di inserire le informazioni nella ricerca legale o nei depositi giudiziari.

Adobe rafforza la fiducia andando oltre la sola accuratezza. Poiché lo studio tratta documenti legali altamente riservati, proteggere le informazioni dei clienti è fondamentale. Reisner apprezza l’approccio di Adobe alla privacy e alla sicurezza, che consente allo studio di integrare con tranquillità le funzionalità di IA per il risparmio di tempo nei flussi di lavoro legali sensibili.

“La privacy è fondamentale nell’attività legale,” afferma Reisner. “Sapere che Adobe non utilizzerà le nostre informazioni per addestrare modelli linguistici di grandi dimensioni ci dà la fiducia necessaria per usare gli strumenti di IA in Acrobat Studio con documenti sensibili.”

Modernizzazione dei depositi giudiziari nell’era digitale

Man mano che i tribunali adottano il deposito telematico, avvocati e professionisti legali si affidano sempre più ad Acrobat Studio per gestire l’intero flusso di lavoro per il deposito: dall’organizzazione degli allegati alla preparazione dei documenti per la presentazione elettronica. Possono unire file, applicare l’OCR ai documenti cartacei scansionati, aggiungere segnalibri per organizzare gli allegati, collaborare alle revisioni e inviare i documenti per le firme di approvazione. Le vere funzionalità di redazione proteggono in modo permanente le informazioni riservate, a differenza di molte applicazioni che usano semplici barre nere, le quali possono lasciare il testo leggibile a determinati programmi.

“Poter trascinare, rilasciare, organizzare, estrarre pagine e generare tutto in digitale ci fa risparmiare ore ogni giorno,” afferma Reisner. “Per alcuni depositi giudiziari, usare Acrobat Studio può farci risparmiare giorni interi di lavoro.”

Lavorare in PDF Spaces consente a ogni membro del team legale di aggiungere prove e rivedere le bozze in uno spazio condiviso e collaborativo. I team legali possono continuare a perfezionare gli argomenti e apportare modifiche fino all’ultimo momento prima della scadenza per la presentazione. Riescono persino a rispettare le scadenze dello stesso giorno, garantendo al contempo la qualità degli argomenti che i clienti si aspettano dallo studio.

L’adozione di Acrobat Studio da parte dello studio ha inoltre ridotto l’utilizzo della carta di circa il 50%, consentendo agli avvocati di produrre un numero maggiore di documenti legali, migliorando così l’impronta ambientale dell’organizzazione senza aumentare il carico amministrativo.

“La professione legale è in continua evoluzione, e Adobe si è evoluta con essa,” afferma Reisner. “Con il passaggio dei tribunali al deposito telematico, Acrobat Studio ha continuato ad aggiungere le funzionalità di cui abbiamo bisogno per stare al passo, senza stravolgere il nostro modo di lavorare.”

Crescere con fiducia

Mentre Adobe continua a espandere Acrobat Studio, Reisner prevede che la piattaforma diventi ancora più preziosa per le operazioni quotidiane dello studio.

“Produciamo più documenti legali che mai,” afferma. “Ogni aggiornamento di Acrobat ci aiuta a trovare un nuovo modo per risparmiare tempo, mantenendo la stessa qualità del lavoro. È questo che cerchiamo: strumenti migliori che ci permettano di concentrarci di più sui clienti.”

Dalla revisione dei contratti all’analisi normativa, scopri come Adobe Acrobat Studio aiuta i team legali a trovare risposte con maggiore rapidità e a prendere decisioni consapevoli con fiducia.

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