Un manuale di sicurezza è utile solo se rispecchia le norme vigenti. Jonathon Greiner, professionista di quarta generazione in diversi settori industriali tra cui quello petrolifero e del gas, conosce bene i rischi per i lavoratori sul campo. In qualità di Presidente di Basin Safety, ha costruito la propria carriera garantendo che chi svolge i lavori più impegnativi disponga degli strumenti e del supporto necessari per operare in sicurezza.

Basin Safety sviluppa manuali di salute e sicurezza, programmi di formazione e procedure operative standard a supporto dei lavoratori sul campo per clienti come ConocoPhillips, ExxonMobil e Chevron. Questi documenti possono superare le centinaia di pagine e recepiscono le indicazioni di oltre una dozzina di enti normativi, tra cui l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) e il National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH).

“Il nostro compito è tradurre le norme di sicurezza in procedure chiare che proteggano chi svolge lavori pericolosi sul campo”, afferma Greiner. “Devono essere accurate, aggiornate e fruibili da chi le utilizza ogni giorno.”

Se la revisione di un manuale di sicurezza richiede mesi, un lavoratore potrebbe seguire indicazioni obsolete che aumentano il rischio di infortuni. Per Basin Safety, velocità e precisione sono requisiti imprescindibili.

Per questo motivo, l’azienda ha impostato tutte le proprie politiche e procedure di sicurezza su Adobe Acrobat. I team non lo utilizzano solo come archivio di documenti, ma come elemento portante dell’intero flusso di lavoro documentale: dalla redazione alla revisione, fino alla firma e alla protezione.

“Tutto ciò che facciamo si fonda su Adobe Acrobat, perché è semplice, sicuro e affidabile”, afferma Greiner.

Pensato per capire, non solo per cercare

Per i consulenti di Basin Safety, mantenere aggiornato un manuale di sicurezza significa capire cosa è cambiato, perché è rilevante e dove la versione precedente risulta carente. Sono finiti i tempi in cui bisognava scorrere centinaia di pagine. Ora il personale utilizza Adobe Acrobat Assistente IA per porre domande dirette a un documento invece di cercare frasi esatte, ricevendo risposte ancorate al preciso passaggio che le supporta.

Quando una normativa cambia, il team di Greiner esegue un’analisi delle lacune, utilizzando Acrobat Assistente IA per confrontare un manuale esistente con il nuovo standard e individuare ogni punto che richiede modifiche. Un voluminoso manuale di 600 pagine che in precedenza richiedeva settimane di revisione a un singolo consulente ora richiede meno di un giorno. Su un progetto in particolare, Greiner stima che gli aggiornamenti necessari abbiano richiesto un tempo 50 volte inferiore rispetto al lavoro manuale.

“Individuare le informazioni obsolete era un vero incubo, ma Acrobat Assistente IA ci aiuta a trovare e richiedere informazioni su migliaia di punti dati all’interno di un documento nel giro di ore” afferma Greiner.

Anche per la creazione dei materiali di formazione, il team adotta lo stesso approccio. Anziché dover indovinare i termini di ricerca giusti, i dipendenti possono chiedere cosa dice un manuale sulla gestione di un rischio specifico, come l’esposizione all’idrogeno solforato, individuare il passaggio esatto e sintetizzare un linguaggio legale complesso in qualcosa di più facile da comprendere.

Greiner ritiene che la tecnologia Adobe Acrobat possa offrire vantaggi simili anche ai clienti di Basin Safety. I lavoratori sul campo di solito non hanno il tempo di sedersi a leggere un manuale di 800 pagine dall’inizio alla fine, e il telefono non è sempre il modo migliore per scorrere i documenti alla ricerca di un argomento specifico. I lavoratori potrebbero porre le domande in linguaggio semplice e ricevere risposte brevi con riferimenti precisi, trasformando il telefono in uno strumento di consultazione sulla sicurezza più utile, ovunque si trovino.

Un’unica piattaforma, flussi di lavoro documentali 3x più veloci

Per Greiner, il valore di Acrobat non risiede in una singola funzionalità, ma nella capacità di gestire l’intero ciclo di vita di un documento in un’unica piattaforma: creazione, revisione, sicurezza, firme e archivi digitali ricercabili. Stima che lavorare interamente in Acrobat renda il flusso di lavoro documentale complessivo di Basin Safety circa tre volte più veloce.

Il ciclo di vita inizia nel momento in cui Basin Safety avvia la collaborazione con un cliente. I team esaminano le normative e la documentazione esistenti, usando Acrobat Assistente IA per estrarre tutte le informazioni di cui i clienti hanno bisogno nel manuale di sicurezza, nel corso di formazione o nella documentazione di conformità. A quel punto, Basin Safety revisiona la bozza insieme al cliente. I commenti e le annotazioni si concentrano in un unico file condiviso, invece di disperdersi tra vari thread di e-mail e copie duplicate.

Una volta concordata la versione definitiva, Basin Safety può aggiungere protezioni per mettere al sicuro audit di conformità e registri sensibili con password. “La sicurezza di Adobe è tra le migliori in assoluto” afferma Greiner. «Garantisce protezione a livello di documento, aiutandoci a creare un Vault sicuro per tutto ciò che produciamo.»

Se i documenti richiedono firme, le trattative contrattuali e le firme di approvazione restano in Acrobat, senza dover caricare innumerevoli cicli di modifica su uno strumento di firma elettronica separato. Se invece un documento nasce su carta, Basin Safety può scansionarlo in Acrobat e usare l’OCR per trasformare la documentazione sul campo in archivi ricercabili con una precisione del 99%.

Nel complesso, queste funzionalità fanno di Acrobat un’unica fonte di verità per Basin Safety: bozze, commenti, firme e documenti finali confluiscono in un solo spazio e l’azienda può operare con maggiore rapidità, servire i clienti con più efficienza e sostenere una crescita continua.

Promuovere la sicurezza con informazioni affidabili

Per Basin Safety, il futuro non consiste nel produrre più documenti, ma nel rendere le conoscenze più accessibili, aggiornate e affidabili. Con l’IA che trasforma il modo in cui le persone interagiscono con le informazioni, Basin Safety può continuare a sviluppare i flussi di lavoro sicuri di Acrobat su cui la propria attività già si basa.

“Con i grandi cambiamenti che stanno avvenendo nel settore tecnologico, vogliamo sapere su cosa possiamo contare”, afferma Greiner. “Sarà sempre Adobe Acrobat.”

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