Un manuel de sécurité n’a de valeur que s’il reflète les règles en vigueur. Jonathon Greiner, issu d’une famille engagée depuis quatre générations dans de nombreux secteurs industriels, dont le pétrole et le gaz, connaît parfaitement les risques auxquels sont exposés les travailleurs et les travailleuses sur le terrain. En tant que président de Basin Safety, il a bâti sa carrière en veillant à ce que ceux et celles qui exercent les métiers les plus exigeants disposent des outils et du soutien nécessaires pour les exercer en toute sécurité.

Basin Safety élabore les manuels de santé et de sécurité, les programmes de formation et les procédures opérationnelles standard qui guident les travailleurs et les travailleuses sur le terrain pour des clients tels que ConocoPhillips, ExxonMobil et Chevron. Ces documents peuvent atteindre des centaines de pages, façonnés par les directives de plus d’une douzaine d’organismes de réglementation, notamment l’Occupational Safety and Health Administration (OSHA) et le National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH).

« Notre mission est de transformer les règles de sécurité en procédures claires qui protègent les personnes effectuant des travaux dangereux sur le terrain », explique Greiner. « Ces procédures doivent être précises, à jour et utilisables par ceux et celles qui s’y fient chaque jour. »

Si la révision d’un manuel de sécurité prend des mois, les travailleurs et les travailleuses risquent de suivre des consignes obsolètes qui augmentent leur exposition au danger. Pour Basin Safety, la rapidité et la précision sont des impératifs absolus.

C’est pourquoi l’entreprise a ancré l’ensemble de ses politiques de sécurité et de ses processus autour d'Adobe Acrobat. Les équipes voient en Acrobat bien plus qu’un simple espace de stockage de documents : c’est la pierre angulaire de l’ensemble du workflow documentaire, de la rédaction et de la révision des documents jusqu’à leur signature et leur sécurisation.

« Nous ancrons tout ce que nous faisons à Adobe Acrobat, car il est simple, sécurisé et fiable », déclare Greiner.

Conçu pour comprendre, pas seulement pour rechercher

Pour les consultants et les consultantes de Basin Safety, maintenir un manuel de sécurité à jour exige de comprendre ce qui a changé, en quoi cela est important et là où une version précédente présente des lacunes. Finies les heures perdues à parcourir des centaines de pages. Désormais, les collaborateurs et les collaboratrices s’appuient sur Adobe Acrobat assistant IA pour interroger directement les documents, plutôt que d’effectuer des recherches par phrases exactes, et obtiennent des réponses ancrées dans les passages précis qui les étayent.

Lorsqu’une réglementation évolue, l’équipe de Greiner procède à une analyse des écarts en s’appuyant sur Acrobat assistant IA pour comparer un manuel existant à la nouvelle norme et identifier chaque passage nécessitant des modifications. Un manuel dense de 600 pages, qui demandait autrefois à un consultant ou à une consultante plusieurs semaines de révision, peut désormais être traité en moins d’une journée. Sur un projet, Greiner estime que les mises à jour requises ont été réalisées 50 fois plus vite qu’en procédant manuellement.

« Identifier les informations obsolètes était un véritable cauchemar, mais l’assistant IA Acrobat nous permet désormais de retrouver et d’extraire des milliers de points de données au sein d’un document en quelques heures », déclare Greiner.

Les équipes adoptent la même démarche pour créer leurs supports de formation. Plutôt que de chercher les bons termes de recherche à tâtons, elles peuvent directement demander ce qu’un manuel indique sur la gestion d’un risque précis, comme l’exposition au sulfure d’hydrogène. Elles localisent ainsi le passage exact et reformulent un langage juridique dense en termes bien plus accessibles.

Greiner est convaincu que la technologie Adobe Acrobat pourrait offrir des avantages similaires aux clients de Basin Safety. Sur le terrain, le personnel n’a généralement pas le temps de lire un manuel de 800 pages de bout en bout, et le téléphone ne constitue pas toujours le support le plus adapté pour parcourir des documents à la recherche d’un sujet précis. Les travailleurs et les travailleuses pourraient poser leurs questions en langage clair et recevoir une réponse concise assortie d’une référence précise, transformant ainsi leur téléphone en un véritable outil de consultation sécurité, où qu’ils se trouvent.

Une seule plateforme, des workflows documentaires 3x plus rapides

Pour Greiner, la valeur d’Acrobat ne repose pas sur une seule fonctionnalité. C’est la capacité d’un document à traverser l’intégralité de son cycle de vie sur une seule plateforme : création, révision, sécurisation, signatures et archives digitales consultables. Selon ses estimations, travailler intégralement dans Acrobat rend le workflow documentaire global de Basin Safety environ trois fois plus rapide.

Ce cycle de vie commence dès que Basin Safety prend en charge un nouveau client. Les équipes passent en revue les réglementations en vigueur et la documentation existante, en s’appuyant sur l’assistant IA Acrobat pour extraire toutes les informations dont les clients auront besoin dans leur manuel de sécurité, leur programme de formation ou leurs documents de conformité. Basin Safety examine ensuite le projet avec le client. Tous les commentaires et annotations sont consignés dans un fichier partagé unique, évitant la dispersion dans de multiples fils d’e-mails et copies en double.

Une fois la version finale approuvée par tous, Basin Safety peut renforcer la sécurité pour protéger les audits de conformité sensibles et les archives derrière des mots de passe. « La sécurité d’Adobe est sans égale », déclare Greiner. « Elle assure une protection au niveau du document, nous permettant de créer un coffre sécurisé pour tout ce que nous produisons. »

Si des documents nécessitent des signatures, les négociations contractuelles et les signatures de validation restent dans Acrobat, sans avoir à télécharger d’innombrables versions vers un outil de signature électronique distinct. Et si un document commence sa vie sur papier, Basin Safety peut le numériser dans Acrobat et exploiter l’OCR pour transformer les documents terrain en archives consultables avec une précision de 99 %.

Ensemble, ces fonctionnalités font d’Acrobat une véritable source unique de vérité pour Basin Safety, en centralisant chaque brouillon, commentaire, signature et document final en un seul endroit, permettant à l’entreprise d’avancer plus vite, de mieux servir ses clients et d’accompagner sa croissance.

Sécurité renforcée, informations de confiance

Pour Basin Safety, l’avenir n’est pas synonyme de multiplication des documents, mais de connaissances plus faciles à trouver, à actualiser et auxquelles on peut se fier. À mesure que l’IA transforme les modes d’interaction avec l’information, Basin Safety peut continuer à s’appuyer sur les workflows Acrobat sécurisés sur lesquels son activité repose déjà.

« Face aux transformations majeures du paysage technologique, nous voulons savoir sur quoi nous pouvons compter », déclare Greiner. « Ce sera toujours Adobe Acrobat. »

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