O Kanban é uma abordagem de gerenciamento de projetos que divide as etapas de um processo repetitivo em fases bem definidas.
Neste guia:
- O que é Kanban?
- O que é um quadro Kanban?
- O que é um cartão Kanban?
- Quais são os benefícios do Kanban?
- 6 práticas essenciais do método Kanban
- Kanban vs. Scrum
- O Kanban impulsiona a agilidade corporativa
- Como começar com o Kanban
O que é Kanban?
O Kanban é um framework ágil com fluxo de trabalho visual, especialmente popular no desenvolvimento de software. No framework Kanban, as tarefas avançam visualmente por diferentes estágios de progresso em um quadro Kanban compartilhado. Ao consultar o quadro, qualquer integrante da equipe tem total visibilidade sobre o status de cada item de trabalho.
Quando utilizado por equipes de desenvolvimento, o Kanban apresenta um extenso backlog de histórias de usuário (descrições breves e centradas no usuário sobre as funcionalidades necessárias) que precisam ser tratadas. Product owners e partes interessadas são responsáveis por manter e priorizar o backlog de forma rigorosa, pois ele é a única fonte de trabalho para a equipe.
Quando um integrante da equipe está pronto para trabalhar em uma nova história de usuário, a tarefa é movida do backlog para a coluna “Em andamento” do quadro Kanban. À medida que o projeto avança, ele percorre o quadro até ser concluído. Os integrantes da equipe responsáveis por aquele projeto não devem iniciar nenhum outro item do backlog enquanto o projeto atual não for concluído.
O objetivo do Kanban é identificar possíveis gargalos com antecedência e manter todos os integrantes da equipe alinhados em cada etapa do processo. O Kanban permite que as equipes resolvam problemas rapidamente e operem de forma econômica. Embora seja mais associado ao desenvolvimento de software, a metodologia Kanban pode ser aplicada a praticamente qualquer tipo de trabalho que siga um processo repetível.
A origem do Kanban.
Kanban é uma palavra japonesa que significa “outdoor” ou “letreiro”. Criado originalmente pelo engenheiro da Toyota Taiichi Ohno no final da década de 1940, o método foi inspirado nos supermercados, que mantêm em estoque somente o necessário para atender à demanda. Com base nessa ideia, as equipes de produção da Toyota passaram a usar cartões, ou cartões Kanban, para sinalizar a outros setores da linha de produção quando precisavam de mais peças.
Essa versão inicial do Kanban fazia parte de uma abordagem just-in-time (JIT), que permitia às fábricas produzir apenas a quantidade de peças necessária naquele momento, sem desperdiçar recursos com excessos.
Desenvolvedores de software expandiram essas ideias e criaram sua própria versão do sistema Kanban como parte do movimento de metodologia Agile. Hoje, o Kanban tem papel de destaque no DevOps, ajudando a otimizar o fluxo de trabalho.
Kanban em TI e software.
O trabalho de Ohno inspirou o engenheiro David Anderson a adaptar o Kanban ao desenvolvimento de software. Depois de aplicar o método na Corbis e na Microsoft, ele publicou um livro chamado Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business.
O Kanban é muito utilizado no setor de TI por focar na melhoria incremental. Ao trabalhar em entregas de grande escala, é praticamente impossível cumprir o escopo e os prazos sem acompanhar o progresso diariamente. O framework Kanban permite que as equipes dividam grandes blocos de trabalho em partes menores e mais gerenciáveis, acompanhando o avanço das tarefas pelo fluxo de trabalho. Além disso, conseguem identificar impedimentos assim que surgem, em vez de só percebê-los no final do projeto.
O que é um quadro Kanban?
O quadro Kanban é uma ferramenta de gerenciamento de projetos que visualiza um processo de trabalho usando colunas para representar cada etapa e cartões móveis para representar as tarefas em si. Os quadros Kanban podem ser digitais ou físicos, mas precisam refletir a realidade do fluxo de trabalho da equipe, não como se gostaria que as coisas acontecessem ou como as partes interessadas imaginam que o trabalho é feito.
As colunas de um quadro Kanban são flexíveis. Um quadro Kanban básico pode ter apenas três (a fazer, em andamento e concluído), mas muitos contam com várias colunas, como “solicitado”, “backlog”, “em análise”, “em desenvolvimento”, “em teste” e “concluído”. Qualquer conjunto recorrente de etapas ou fases de um projeto pode se tornar uma coluna no quadro Kanban.
As equipes geralmente se reúnem todos os dias para revisar o quadro Kanban, o que aumenta a transparência entre os membros da equipe e a alta gestão. Isso também ajuda as equipes a entender quanto trabalho podem assumir em determinado momento, orientando os limites de trabalho em andamento.
O que é um cartão Kanban?
Um cartão Kanban é um pequeno cartão (físico, um post-it ou uma caixa digital) que representa uma tarefa a ser realizada. Os cartões Kanban são colocados em um quadro Kanban para que os membros da equipe possam monitorar visualmente o progresso.
Algumas equipes acompanham indicadores principais de desempenho específicos relacionados aos seus itens de trabalho e, por isso, podem listar vários campos em cada cartão, como a pessoa que solicitou a tarefa, a data de entrega e o responsável pela execução. Os cartões também podem conter uma breve descrição do trabalho, links ou anexos de documentação de apoio, além de seções de comentários para facilitar a colaboração.
Outros componentes-chave do Kanban.
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Limites de trabalho em andamento (WIP): com o quadro Kanban definido, é hora de estabelecer regras para gerenciar o trabalho em cada coluna. Conhecidos como limites de WIP (Work in Progress), essas diretrizes ajudam a equipe a alcançar um dos principais objetivos do Kanban: pare de iniciar e comece a concluir.
Cada coluna e fila do quadro Kanban tem um limite e, quando esse limite é atingido, nenhum novo item pode entrar naquela fila até que um seja removido. Por exemplo, se você tiver quatro histórias de usuário com status “aguardando revisão” por um editor e o limite de WIP dessa fila for quatro, não será possível mover mais conteúdo para ela até que um item seja retirado.
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Backlogs: É aqui que responsáveis de negócio, gerentes de projeto e todas as partes interessadas adicionam novas histórias de usuário, definindo o que a equipe deve fazer. O backlog precisa ser mantido e priorizado de forma consistente como parte do processo Kanban.
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Lançamentos contínuos: No Kanban puro, não há sprints que exijam o lançamento de uma nova iteração após um período determinado. Em vez disso, equipes ágeis que utilizam o sistema Kanban lançam software ou projetos de marketing assim que são concluídos.
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Diagramas de fluxo cumulativo: Os diagramas de fluxo cumulativo são usados no Kanban para visualizar o fluxo de trabalho completo. São úteis para identificar gargalos, gerenciar os limites de WIP e reduzir o tempo de ciclo.
Os benefícios do Kanban.
O Kanban oferece diversas vantagens para equipes de todos os tamanhos e setores. Embora tenha surgido na manufatura e seja amplamente adotado por desenvolvedores de software, o Kanban traz benefícios claros para pequenas equipes de vendas, departamentos de RH corporativos, profissionais de marketing e muito mais.
Tempos de ciclo mais curtos.
O tempo de ciclo é o período total decorrido desde o momento em que um membro da equipe inicia uma tarefa até a sua conclusão. O tempo médio de ciclo costuma ser uma métrica essencial para equipes Kanban, pois ajuda a avaliar a eficiência do trabalho.
A análise dos tempos de ciclo ajuda os gerentes de projeto a identificar gargalos e descobrir quem pode intervir para resolvê-los. No modelo Kanban, os membros da equipe colaboram entre si para concluir o trabalho. Como os quadros Kanban facilitam a visualização de quem está fazendo o quê, os gerentes de projeto identificam com facilidade quem tem habilidades complementares e pode contribuir quando o trabalho está atrasado.
Alinhamento entre metas de negócio e execução.
Novos cartões só são adicionados ao backlog do Kanban se estiverem alinhados à estratégia principal da empresa. Uma vez no backlog, cada cartão é priorizado por ordem de importância, o que garante que os cartões de maior prioridade sejam inseridos no quadro em seguida, mantendo as equipes focadas apenas nas tarefas mais críticas para o negócio.
Flexibilidade no planejamento.
Se uma tarefa precisar ser repriorizada, ela pode ser movida do backlog para o fluxo assim que a equipe revisar o quadro Kanban. A flexibilidade que o Kanban oferece ajuda os gerentes de projeto a atender às demandas do negócio e dos clientes sem interromper o fluxo de trabalho da equipe.
Maior satisfação do cliente.
Ao buscarem tempos de ciclo mais curtos, os gerentes de projeto aumentam a produtividade da equipe sem abrir mão da qualidade. Os quadros Kanban delineiam as etapas necessárias para testar e revisar o trabalho, garantindo que os resultados estejam dentro dos padrões esperados. Os clientes recebem funcionalidades mais bem desenvolvidas em menos tempo, o que eleva a satisfação do cliente como um todo.
Maior previsibilidade.
Com o acompanhamento constante do progresso da equipe, fica mais fácil prever quanto tempo os projetos vão levar. Os gerentes de projeto aprendem a alocar recursos de forma adequada, eliminar tarefas desnecessárias e otimizar a carga de trabalho da equipe, aumentando a previsibilidade e apoiando outras equipes no planejamento.
As 6 práticas fundamentais do método Kanban.
O engenheiro David Anderson define seis práticas recomendadas para ajudar as equipes a aproveitar ao máximo os benefícios do método Kanban. Embora voltadas para equipes de software, essas práticas se aplicam a todas as equipes que utilizam o Kanban.
1. Visualizar o fluxo de trabalho.
Um quadro Kanban público oferece uma visualização clara do fluxo de trabalho da equipe. Isso ajuda os membros a entenderem como contribuem para o objetivo final, já que conseguem ver o que está por vir. Manter o quadro Kanban atualizado e revisá-lo diariamente promove a transparência dentro da equipe.
2. Limitar o trabalho em andamento.
O Kanban permite que os gerentes de projeto avaliem com facilidade se há cartões suficientes ou em excesso no quadro, proporcionando uma compreensão mais profunda das habilidades e da disponibilidade dos recursos. Revisar o quadro Kanban diariamente e definir limites de WIP dá aos gerentes de projeto e aos membros da equipe a oportunidade de analisar a carga de trabalho, garantindo que a equipe nunca tenha trabalho de mais nem de menos.
3. Gerenciar o fluxo.
No contexto do Kanban, o termo “fluxo” se refere à forma como o trabalho avança por cada etapa do quadro. Ao revisar o quadro Kanban diariamente, os gerentes de projeto devem buscar equilíbrio entre velocidade e risco. Gerenciar o fluxo ajuda as equipes a estabelecer os limites de trabalho em andamento e a identificar bloqueios e gargalos, permitindo que trabalhem com mais eficiência.
4. Tornar as políticas de processo explícitas.
Os quadros Kanban deixam claro quem faz o quê, como as questões devem ser levantadas e quando as tarefas precisam ser concluídas. Ao tornar as políticas explícitas, os gerentes de projeto evitam que emoções interfiram no processo de tomada de decisão e se concentram em entregar um trabalho de qualidade.
5. Ciclos de feedback.
A melhoria contínua é fundamental para manter a agilidade. Desenvolvedores e gerentes de projeto devem aprender com o feedback recebido em reuniões diárias ou em conversas com as partes interessadas para entregar produtos ainda melhores nas próximas iterações.
6. Melhorar por meio da colaboração.
O Kanban é uma metodologia bastante centrada na equipe. Cada colaborador deve oferecer orientações, críticas construtivas e apoio quando necessário. Mas isso só funciona quando todos seguem os mesmos princípios e enfrentam os desafios da mesma forma. Compartilhar informações e unir competências ajuda as equipes a alcançar mais resultados em menos tempo.
Princípios do Kanban.
Em seu livro, Anderson apresenta os princípios do Kanban. Esses princípios se dividem em duas categorias: gestão de mudanças e entrega de serviços.
Princípios de gestão de mudanças.
Implementar o Kanban não é tarefa fácil, principalmente para equipes acostumadas a outras estratégias de gerenciamento de projetos. Ao introduzir o Kanban na organização, vale destacar três princípios de gestão de mudanças.
1. Comece pelo que você já sabe.
Objetivos muito vagos ou ambiciosos demais são difíceis de acompanhar e ainda mais difíceis de cumprir. O Kanban estimula as equipes a avaliar a capacidade, as habilidades e a disponibilidade para, só então, incluir tarefas claras e objetivas conforme necessário. Essa abordagem equilibrada permite um crescimento sustentável, com avanços concretos em direção às metas todos os dias.
2. Comprometa-se com mudanças incrementais e evolutivas.
O Kanban foi criado para promover melhorias graduais e constantes, por isso todos os membros da equipe envolvidos no processo devem se comprometer com mudanças progressivas. Embora possa ser difícil se acostumar a esse ritmo, dividir grandes mudanças em partes menores resulta em menos resistência da liderança, menos erros e cargas de trabalho mais gerenciáveis.
3. Incentivar atos de liderança em todos os níveis.
Em um ambiente de trabalho orientado pelo Kanban, qualquer pessoa pode assumir a responsabilidade pelos problemas que surgem. Anderson recomenda cultivar uma cultura de incentivo e colaboração, na qual os membros da equipe estejam dispostos e preparados para se ajudar mutuamente a resolver questões e alcançar os objetivos finais.
Princípios de entrega de serviços.
Uma organização é composta por centenas de serviços independentes. Para manter o equilíbrio, o Kanban sugere seguir três princípios principais de entrega de serviços.
1. Focar nas necessidades do cliente.
Entender o que o cliente precisa, por que precisa e quais são suas expectativas deve nortear a gestão do seu projeto Kanban. Ao pensar em como priorizar o backlog, administrar o orçamento ou solucionar problemas, coloque sempre o cliente em primeiro lugar.
2. Permitir que as pessoas se organizem em torno do trabalho gerenciado.
Dar às equipes de desenvolvimento autonomia para escolher em que vão trabalhar e como vão executar as tarefas ajuda a gerenciar o fluxo, estimula o desenvolvimento de lideranças e evita que a equipe fique sobrecarregada.
3. Revisar a rede de serviços e suas políticas regularmente.
Após entregar centenas de projetos, você inevitavelmente aprende mais sobre como a equipe funciona e o que as partes interessadas esperam. Para continuar melhorando a satisfação do cliente e os resultados do negócio, reserve um tempo para revisar e atualizar suas políticas com regularidade.
Kanban vs. Scrum.
Kanban e Scrum compartilham alguns conceitos em comum, mas organizam o trabalho de maneiras diferentes.
O Scrum entrega uma determinada quantidade de trabalho em incrementos de uma a quatro semanas (geralmente chamados de “sprints”) e utiliza quatro “cerimônias” principais para manter o andamento do projeto: planejamento do sprint, revisão do sprint, retrospectiva e reuniões diárias de standup. No início de cada sprint, a equipe assume o compromisso com as tarefas. Ao final, avalia o que foi realizado e discute como evitar que os problemas voltem a ocorrer.
Ao contrário do Kanban, o Scrum não conta com um gerente de projetos, apenas com um product owner que representa o cliente, um “Scrum master” que garante que a equipe siga os princípios Ágeis e uma equipe de desenvolvimento responsável pela execução do trabalho.
Embora Scrum e Kanban tenham semelhanças, as diferenças entre eles podem ajudar a decidir qual se adapta melhor às habilidades e ao estilo da equipe de desenvolvimento.
Equipes que têm dificuldade com a rigidez do Scrum podem encontrar mais liberdade no Kanban. Se você começar com o Scrum, mas identificar problemas relacionados a reuniões e processos, o Kanban pode ser a escolha mais adequada.
Kanban apoia a agilidade empresarial.
O Kanban pode ajudar empresas a melhorar a entrega de produtos e serviços em todos os níveis organizacionais. As equipes que utilizam o Kanban incorporam continuamente liderança e feedback dos clientes, priorizam tarefas com base em metas concretas e aprendem a entregar trabalho de forma consistente, o que lhes permite manter a agilidade mesmo com o aumento da complexidade e do tamanho da organização. Empresas que já adotam o Scrum ou outras metodologias Ágeis podem se beneficiar da forma como o Kanban aprimora e atualiza os processos para obter melhor desempenho e maior satisfação no mercado.
Primeiros passos com o Kanban.
O Kanban tem o potencial de conectar engenheiros com clientes, promover a colaboração interna e a transparência e executar projetos complexos sem causar esgotamento. Graças à flexibilidade do Kanban, desenvolvedores e gerentes de projetos têm o poder de criar suas próprias diretrizes, ajustar o rumo e encontrar oportunidades para superar expectativas.
Se você está começando agora com o Kanban, consolide e simplifique os fluxos de trabalho complexos. Para quem já tem experiência no mundo da gestão de projetos, sempre há como levar a abordagem a um novo patamar. Adobe Workfront tem os recursos de que você precisa para operar com mais eficiência, independentemente do estágio em que se encontra na jornada de gestão de projetos.
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