Seis meses após o Adobe Acrobat Studio ser implementado em todo o Condado de Sonoma, nove departamentos solicitaram treinamento próprio, três deles já em fase de planejamento, e os usuários ativos mensais cresceram 46%.

Para Carolyn Staats, diretora de Inovação de TI Corporativa do Condado de Sonoma, esse impulso é justamente o ponto central. Como ela costuma dizer aos colegas: "Implantação não é adoção."

É uma lição que o Condado aprendeu ao se recusar a considerar sua transformação concluída.

O Condado de Sonoma deixou o papel para trás há anos. Com cerca de 4.200 funcionários distribuídos em aproximadamente 30 departamentos e agências, o condado no norte da Califórnia já havia convertido seus formulários físicos em arquivos digitais e automatizado os fluxos de trabalho a eles associados, incluindo roteamento, notificações e aprovações. Por todos os critérios, a transformação estava concluída.

Staats percebeu outro problema surgindo. Os funcionários passavam os dias lendo, comparando, resumindo e reconstruindo informações que o Condado havia acabado de digitalizar. O papel tinha sumido, mas o trabalho que ele gerava, não.

“A digitalização resolveu um problema, mas expôs o seguinte”, diz Staats. "A próxima pergunta foi: e se o próprio documento pudesse se tornar parte do fluxo de trabalho?"

Responder a essa pergunta coube a duas pessoas. Staats e Cieara McKetchnie-Stanley, analista sênior de negócios na equipe de Serviços de Software do Condado, iniciaram o piloto do Adobe Acrobat Studio, o espaço de trabalho completo que reúne ferramentas PDF confiáveis, IA e criação de conteúdo em um único lugar. Os funcionários usam o PDF Spaces e o Assistente de IA do Acrobat para compreender informações e o Adobe Express para transformá-las em conteúdo refinado e consistente com a marca. O Condado de Sonoma participou como um dos primeiros testadores, trabalhando em casos de uso e lacunas de recursos ao lado da equipe da Adobe.

Nesse ponto, a implementação já tinha vida própria:

• O Condado treinou 16 dos 30 departamentos em seis meses.
• Os funcionários exploraram 22 casos de uso desde essas sessões.
• 87% dos funcionários que participaram do grupo inicial de treinamento continuam sendo usuários ativos.

Os funcionários do Condado de Sonoma também utilizam o Gerar apresentação para criar materiais internos e externos mais impactantes, kits de marca para manter a consistência com a marca sem precisar de um designer e o Assistente de IA para comparar listas de materiais com cotações e identificar discrepâncias em aquisições.

Para Staats e McKetchnie-Stanley, a lição ficou clara: dar aos funcionários acesso à IA era apenas o primeiro passo. Fazê-los perceber como ela poderia transformar o trabalho exige uma abordagem diferente.

Deixe os funcionários liderarem.

Duas semanas antes de 52 usuários avançados, executivos e gestores de 16 departamentos se reunirem para as primeiras sessões práticas de Acrobat Studio do Condado, Staats descartou a programação. Em vez de conduzir um exercício guiado, ela queria que os funcionários explorassem o produto em poucos minutos, usando materiais conhecidos para descobrir seu potencial por conta própria.

Essa mudança funcionou porque McKetchnie-Stanley trabalhou com a Adobe para preparar todos os arquivos e exercícios com antecedência, tornando a abordagem prática possível. Em menos de 15 minutos, usuários de primeira vez já criavam espaços de trabalho compartilhados, adicionavam documentos, usavam a IA para extrair insights e os transformavam em apresentações refinadas e consistentes com a marca no Adobe Express.

A abordagem gerou ideias que foram muito além da sala de treinamento. Em dez sessões de duas horas, os funcionários identificaram mais de 15 casos de uso potenciais para a empresa e registraram 13 solicitações de melhorias no produto, principalmente em torno de materiais de treinamento e conteúdo para redes sociais.

O evento de toda a região se transformou em um modelo itinerante: sessões específicas por departamento com o material de cada equipe, mais 52 funcionários treinados, um dia de capacitação criativa em outubro, uma Adobe Skills Week em novembro, e tudo isso solicitado pelos próprios funcionários, e não programado para eles.

Encontre a resposta e a fonte por trás dela.

O primeiro teste real do Condado já estava sobre a mesa: dezenas de políticas precisavam ser revisadas e adaptadas a um novo modelo padronizado, o que significava identificar cada duplicação, conflito e item de ação oculto. Antes, esse trabalho era feito por email, com versões concorrentes e sem uma visão compartilhada da fonte do material.

A nova versão funciona no PDF Spaces, um espaço de trabalho compartilhado e seguro dentro do Acrobat Studio com capacidade para até 100 arquivos. A equipe carregou as políticas e o modelo no espaço e usou o Assistente de IA do Acrobat para fazer perguntas em todos os arquivos. As respostas vieram acompanhadas de citações clicáveis que levavam diretamente à passagem exata nos documentos de origem.

“Uma resposta de IA pode soar completamente convincente e ainda assim estar errada”, diz Staats. "No governo, essa informação pode acabar em uma pauta de conselho ou em um registro público, por isso o funcionário precisa conseguir voltar à fonte oficial."

“O Assistente de IA do Acrobat ajuda a encontrar e compreender a resposta”, acrescenta Staats. "A fonte continua sendo a autoridade, e o funcionário continua responsável por validar o trabalho."

Transforme informação em comunicação de impacto.

Como o Acrobat Studio inclui o Adobe Express, os funcionários podem transformar os insights extraídos de documentos em conteúdo finalizado e consistente com a marca, sem precisar recomeçar em outra ferramenta ou processo.

O Sonoma Public Infrastructure (SPI) foi o primeiro departamento a adotar o Adobe Express com entusiasmo. Após as sessões de toda a região, o SPI trouxe seu próprio material para um acompanhamento específico do departamento, com foco em recrutamento e contratação, treinamento de supervisores e segurança, além de uma política de segurança de 30 páginas que ninguém queria ler. Poucas semanas depois de usar o produto pela primeira vez, o SPI já saiu com um kit de marca e materiais prontos e bem elaborados.

Antes, criar qualquer material consistente com a marca significava garimpar um modelo na intranet ou repassar o trabalho para o responsável de comunicação do departamento. Hoje, o Condado conta com dois kits de marca, um para toda a região e outro para o SPI, com modelos bloqueados que permitem que qualquer pessoa, mesmo sem experiência em design, crie livremente sem comprometer a marca.

“A gestora de conteúdo deles bloqueou os modelos, então o que precisa mudar pode mudar e todo o resto fica consistente com a marca”, diz McKetchnie-Stanley. "Ela não precisa mais verificar cada ativo individualmente."

O resultado é um novo modelo de trabalho criativo, com autoatendimento gerenciado em vez de um gargalo centralizado.

Estabeleça salvaguardas antes de expandir.

Com uma equipe central de apenas duas pessoas, o Condado de Sonoma implantou o Acrobat Studio em um governo de 4.200 funcionários em menos de um ano, com análise de segurança integrada desde o primeiro dia.

Todo produto de IA que entra no Condado passa por uma análise formal de segurança e risco, enquanto uma política de IA separada informa aos funcionários quais casos de uso estão no escopo e quais categorias de dados são restritas. O Acrobat Studio foi aprovado nessa análise porque os controles necessários para o Condado, incluindo criptografia, controles administrativos e auditabilidade, já estavam integrados. Um ponto importante: o conteúdo do Condado nunca é usado para treinar ou ajustar os modelos de IA subjacentes.

Devolva tempo ao serviço público.

Para o Condado de Sonoma, a medida é a capacidade. Os funcionários que responderam às pesquisas pós-sessão estimam que as ferramentas economizam de três a cinco horas de trabalho.

“Nunca falta trabalho a fazer. O que falta, muitas vezes, é tempo para fazer”, diz McKetchnie-Stanley. "Quanto menos ficamos presos em projetos, mais podemos dedicar aos serviços para a nossa comunidade."

É isso que torna a experiência do Condado com IA diferente de uma simples história de produtividade. O objetivo não é tirar pessoas do trabalho do governo. É dar aos servidores públicos mais capacidade para o trabalho que ainda precisa de pessoas.

Compartilhar o manual replicável.

No roteiro do condado: trabalhar em um piloto de assistente de políticas multilíngue e de autoatendimento para funcionários de todo o condado, além de apoio à promotoria na organização dos materiais para julgamento.

Outras organizações governamentais estão atentas. A National Association of Counties convidou o Condado de Sonoma para apresentar seu trabalho com a Adobe em Washington, D.C., e condados vizinhos que participaram das sessões já iniciaram suas próprias implementações.

Para Staats, a experiência reforçou uma lição que vai muito além do Condado de Sonoma. “Comece pelo trabalho, não pela IA. Traga os funcionários que realizam o trabalho para a conversa”, diz ela.

E o que ela mais quer que seus colegas ouçam: "Nenhum órgão é pequeno ou grande demais para inovar. Se duas pessoas conseguiram fazer isso, qualquer pessoa consegue."

Pronto para ir além do modelo sem papel? Veja como Adobe Acrobat Studio ajuda equipes do setor público a compreender seus arquivos em profundidade, comunicar-se com clareza e dar andamento ao trabalho.

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