Um manual de segurança só é útil se refletir as regras vigentes. Jonathon Greiner, membro de quarta geração em diversos setores industriais, incluindo petróleo e gás, compreende muito bem os riscos potenciais para os trabalhadores em campo. Como presidente da Basin Safety, ele construiu uma carreira dedicada a garantir que as pessoas que realizam os trabalhos mais exigentes tenham as ferramentas e o suporte necessários para fazê-los com segurança.

A Basin Safety desenvolve manuais de saúde e segurança, programas de treinamento e procedimentos operacionais padrão que orientam trabalhadores em campo para clientes como ConocoPhillips, ExxonMobil e Chevron. Esses documentos podem chegar a centenas de páginas, moldados por diretrizes de mais de uma dúzia de órgãos reguladores, como a Occupational Safety and Health Administration (OSHA) e o National Institute for Occupational Safety and Health (NIOSH).

“Nosso trabalho é traduzir as regras de segurança em procedimentos claros que protejam as pessoas no campo durante a realização de trabalhos perigosos”, diz Greiner. "Eles precisam ser precisos, atuais e acessíveis para as pessoas que dependem deles todos os dias."

Se a revisão de um manual de segurança leva meses, os trabalhadores podem seguir orientações desatualizadas que aumentam o risco de acidentes. Para a Basin Safety, velocidade e precisão são requisitos fundamentais do trabalho.

Por isso, a empresa estruturou todas as suas políticas de segurança e processos em torno do Adobe Acrobat. As equipes usam o Acrobat não apenas como um repositório de documentos, mas como a base de todo o fluxo de trabalho de documentação, da criação e revisão de documentos à assinatura e proteção deles.

“Ancoramos tudo o que fazemos no Adobe Acrobat porque é simples, seguro e confiável”, diz Greiner.

Criado para compreender, não apenas para pesquisar.

Para os consultores da Basin Safety, manter um manual de segurança atualizado exige entender o que mudou, por que isso importa e onde a versão anterior ficou aquém. A era de vasculhar centenas de páginas de informação ficou para trás. Agora, os colaboradores usam o Adobe Acrobat Assistente de IA para fazer perguntas diretas ao documento, em vez de pesquisar frases exatas, e recebem respostas vinculadas exatamente ao trecho que as fundamenta.

Quando uma regulamentação muda, a equipe de Greiner realiza uma análise de lacunas, usando o Acrobat Assistente de IA para comparar o manual existente com o novo padrão e identificar todos os pontos que precisam de edições. Um manual denso de 600 páginas, que antes levava semanas para um consultor revisar, agora é concluído em menos de um dia. Em um projeto, Greiner estima que as atualizações necessárias foram realizadas 50 vezes mais rápido do que se fossem feitas manualmente.

“Identificar informações desatualizadas costumava ser um pesadelo, mas o Acrobat Assistente de IA nos ajuda a encontrar e consultar informações em milhares de pontos de dados dentro de um documento em questão de horas”, diz Greiner.

Os colaboradores adotam a mesma abordagem ao criar materiais de treinamento. Em vez de tentar adivinhar os termos de pesquisa certos, podem perguntar o que o manual diz sobre como lidar com um risco específico, como a exposição ao sulfeto de hidrogênio. É possível identificar o trecho exato e resumir uma linguagem jurídica complexa em algo mais fácil de entender.

Greiner acredita que a tecnologia do Adobe Acrobat poderia oferecer benefícios semelhantes para os clientes da Basin Safety. Os trabalhadores em campo geralmente não têm tempo para ler um manual de 800 páginas do início ao fim, e o celular nem sempre é a melhor forma de procurar um tema específico em documentos. Os trabalhadores poderiam fazer perguntas em linguagem simples e receber uma resposta resumida com uma citação clara, transformando o celular em uma referência de segurança muito mais útil, onde quer que estejam.

Uma plataforma, fluxos de trabalho de documentos 3x mais rápidos.

Para Greiner, o valor do Acrobat não está em um único recurso, mas na capacidade de levar um documento por todo o seu ciclo de vida em uma única plataforma: criação, revisão, segurança, assinaturas e registros digitais pesquisáveis. Ele estima que trabalhar inteiramente no Acrobat torna o fluxo de trabalho de documentos da Basin Safety cerca de três vezes mais rápido.

Esse ciclo de vida começa no momento em que a Basin Safety inicia o trabalho com um cliente. As equipes revisam as regulamentações e a documentação existentes com o Assistente de IA do Acrobat para extrair todas as informações de que os clientes precisarão no manual de segurança, no curso de treinamento ou na documentação de conformidade. A partir daí, a Basin Safety revisa o rascunho junto com o cliente. Todos os comentários e marcações ocorrem em um único arquivo compartilhado, em vez de ficarem dispersos em diversas conversas de email e cópias duplicadas.

Quando todos concordam com a versão final, a Basin Safety pode adicionar segurança para proteger auditorias e registros de conformidade confidenciais com senhas. “A segurança da Adobe não tem igual”, afirma Greiner. "Ela oferece proteção no nível do documento, ajudando-nos a criar um cofre seguro para tudo o que produzimos."

Se os documentos precisam de assinaturas, todas as negociações de contratos e as assinaturas de aprovação permanecem no Acrobat, sem a necessidade de enviar inúmeras rodadas de edições para uma ferramenta de assinatura eletrônica separada. E se o ciclo de vida de um documento começa em papel, a Basin Safety pode digitalizá-lo no Acrobat e usar o OCR para transformar documentos de campo em registros pesquisáveis com 99% de precisão.

Juntas, essas funcionalidades tornam o Acrobat a verdadeira fonte única da verdade para a Basin Safety, reunindo rascunhos, comentários, assinaturas e documentos finais em um só lugar para que a empresa possa avançar com mais agilidade, atender os clientes com mais eficiência e sustentar o crescimento contínuo.

Promovendo a segurança com informações confiáveis.

Para a Basin Safety, o futuro não é sobre produzir mais documentos: é sobre tornar o conhecimento mais fácil de encontrar, manter atualizado e confiável. À medida que a IA transforma a forma como as pessoas interagem com a informação, a Basin Safety pode seguir expandindo os fluxos de trabalho seguros no Acrobat que já sustentam o negócio.

“À medida que grandes mudanças acontecem no cenário tecnológico, queremos saber em que podemos confiar”, afirma Greiner. "E a resposta é sempre o Adobe Acrobat."

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