El exitoso flujo de trabajo remoto de Princess Cruise Lines

Viajar en crucero no siempre se asocia con el turismo de aventura. Sin embargo, los viajes de Princess Cruises a Alaska abren las puertas a aventuras que solo ellos pueden ofrecer, experiencias que permiten a tantas personas crear sus propias historias únicas.

Para desarrollar este caso de éxito, acompañamos al equipo de video que produjo el contenido de marketing “único en una década” para sus paquetes de Alaska en mar y tierra. Su pequeño y valiente equipo se adentró en los lugares más remotos con siete cámaras, capturó 15 TB de material y colaboró con un equipo de posproducción y partes interesadas distribuidos a nivel mundial para entregar lo que su CMO calificó de “un golazo”.

En este episodio de Made in Frame, conocemos a Scott Martin, gerente sénior de producción de medios, y a la editora Kristin Rogers. Ambos nos guiaron por su travesía al Parque Nacional Denali y más allá, mientras exploraban los confines más remotos de Alaska y las funciones de la nueva versión de Frame.io para lograr resultados memorables.

A velocidad de crucero

Con una flota de 18 barcos que sirven 330 destinos en más de 100 países en los siete continentes, Princess Cruises, propiedad de Carnival Corporation (el mayor operador de cruceros del mundo), ocupa el primer lugar en aventuras por Alaska al llevar más personas a la región. Tras 55 años de operaciones en el territorio, Princess no solo domina la navegación por las aguas de Alaska: también ofrece experiencias en tierra, como viajes en tren, excursiones a glaciares por aire y cinco destinos de alojamiento en el interior.

Sin embargo, Princess sabe que debe ofrecer contenido impactante de manera constante para garantizar su éxito. Y cuenta exactamente con el equipo adecuado para lograrlo. En concreto, logró conformar un equipo perfecto sin importar la ubicación, para ejecutar su producción más ambiciosa hasta la fecha, con el apoyo de Frame.io y un flujo de trabajo creativo íntegramente en Adobe.

Un sueño de 15 años

Liderado por Scott Martin, este proyecto representa una ambiciosa renovación de la imagen de marca. Su objetivo es humanizar “La Gran Tierra” para quienes aún no la han vivido en persona, destacando momentos auténticos y de gran carga emocional, así como los magníficos paisajes a los que solo Princess ofrece acceso. Una producción de esta envergadura se realiza apenas una vez cada diez años. Los entregables, que incluyen nuevos recursos de video y fotografía, exigieron capturar extenso material B-roll y desplegar equipos A y B de fotografía, un equipo de drones y un equipo para la captura de contenido de producto.

Este proyecto es la culminación de un sueño que Scott persigue desde hace 15 años. Desde el inicio de su carrera, se especializó en rodar en locaciones remotas. Precisamente, lo que resulta tan desafiante para la mayoría es lo que alimenta su deseo de apostar en grande creativamente. “Cuando tenía veinte años, pasaba mucho tiempo en Alaska. Aprendí lecciones de filmación muy valiosas de los propios alasqueños, porque ellos hacen más con menos. Hay una tenacidad, una fortaleza de la que nosotros, como realizadores, podemos aprender”, comenta.

Una de las imágenes más importantes para el equipo era capturar Denali al atardecer y al amanecer. Verla es la razón por la que tantas personas viajan a Alaska y, para Princess, incluirla en la campaña era imprescindible. “Lo más desafiante de Denali es que solo es visible el 30% del tiempo. El 70% del tiempo, esa imponente montaña simplemente no se puede filmar”, explica Scott. “Lo que más escuché fue que esto iba a ser imposible, y para nuestro equipo, eso es la mayor motivación. En cuanto escuché la palabra ‘imposible’, supe que íbamos a estar en Denali, en la milla 62, al amanecer y al atardecer, con una luz perfecta. Y lo íbamos a lograr”.

Y así lo hicieron. Pero no sin una preparación intensa, la confianza que da haber pasado más de 300 días en ese entorno a lo largo de una carrera, y mucha suerte con el clima.

“Planificamos y practicamos de manera meticulosa, y teníamos un plan A, B, C, D y E para todo”, dice Scott. “Lo más valioso con lo que podíamos contar era nuestra amplia experiencia en Alaska. Sabíamos que la naturaleza iba a ser un desafío, y lo aceptamos. Creo que eso es precisamente lo que hace tan especial filmar en Alaska. Si quieres control, no filmes allí. Pero si quieres estar siempre preparado, o si buscas una experiencia cinematográfica plagada de adversidades, cambios constantes y que te exija mantenerse alerta en todo momento, entonces Alaska es el lugar indicado”.

Trazar el rumbo

Pero quizás más importante que el destino era el propósito del viaje. “Con los años acumulamos mucha confianza y tenemos un historial de adentrarnos en entornos muy remotos con equipos pequeños, pero aun así es fundamental asegurarse de que las partes interesadas perciban que se trata de una inversión sólida”, afirma Scott.

Para una producción de esta envergadura, el equipo necesitaba estar tan preparado desde el punto de vista creativo como logístico. Además de las partes interesadas, contaban con cuatro integrantes del personal y aproximadamente 35 contratistas para respaldar el componente de producción. Sin mencionar que el equipo estaba geográficamente disperso: desde Colorado y Texas hasta Londres y más allá. Huelga decir que Frame.io fue esencial para mantener a todos al tanto desde el inicio de la preproducción.

Con una ventana de aproximadamente 100 días para prepararse, el equipo debía trabajar con productores y partes interesadas para asegurarse de que todos estuvieran alineados. “Esos 100 días se dedican a alinear el propósito y los objetivos de la filmación. Invertimos una enorme cantidad de tiempo en eso antes de llegar a la parte creativa y divertida”, comenta Scott.

Por eso Frame.io es tan fundamental en la preproducción. “En la preproducción debemos alinearnos en cuanto al propósito, no en la posproducción. Eso es algo que aprendí tarde como realizador. Las historias que contamos hoy se apoyan en gran medida en una biblioteca de recursos de 10 o 15 años. Frame.io nos ayuda a saber desde el principio exactamente lo que tenemos, para conocer con precisión qué es lo que necesitamos conseguir”, agrega Scott.

Esa es también la razón por la que el equipo apuesta de lleno por Adobe Creative Cloud, según Scott. “Uso Photoshop intensamente en la preproducción porque dedico mucho tiempo a preparar capturas de pantalla o storyboards para los directores de fotografía, productores y equipos. Con frecuencia, sobre todo cuando uso una imagen de una ubicación muy específica, puede haber algo que distraiga al equipo creativo. Entonces paso tiempo en Photoshop borrando elementos, porque quiero que se concentren en algo muy concreto”, explica.

Otra herramienta de Creative Cloud que el equipo utiliza durante la preproducción es Adobe InDesign. La directora creativa de marketing Dani Bartov la usa extensamente para “crear tableros de inspiración y referencias visuales para todo, desde la acción y el encuadre de una escena hasta el vestuario, el cabello y el maquillaje”, señala.

El impulso es fuego

Partieron en julio, cuando los días eran largos y la oportunidad de capturar el Denali al amanecer y al atardecer se concentraba en una ventana poco conveniente: de medianoche a las 4 h. Pero eso no frenó a Scott.

El equipo contaba con siete cámaras, entre ellas una Alexa 35, un helicóptero equipado con una RED Raptor y una cámara de cine de 8 mm. “Al final grabaron alrededor de 15 TB de material, y logramos entregar un reel de selección 24 horas después de finalizar el rodaje, lo cual es verdaderamente increíble”, comenta Kristin.

Lo más importante es que, cuando Scott está en terreno, no solo necesita colaborar estrechamente con Kristin y los responsables de departamento: también necesita saber qué material ya tiene capturado y qué le falta, todo con el tiempo en contra.

“Scott y yo trabajamos en horario normal durante el día cuando editamos otros proyectos para Princess”, dice Kristin. "Pero aquí él puede estar grabando hasta 18 horas por día. Lo sé porque me llegaban notificaciones de Frame.io a las 3 h [cuando trabajaba desde Austin durante la primera semana]. Tienen muchísimas cosas en marcha, con equipos de drones que recorren casi 4 800 km, y él gestiona todo eso. Con Frame.io, podemos comunicarnos de manera mucho más efectiva: aunque grabe en lugares remotos, tiene su iPad o su teléfono. Puede entrar a Frame mientras está en Denali, marcar sus selecciones y enviármelas. Luego podíamos sentarnos a desayunar, a tomar un café o a cenar [cuando estaba en Alaska durante la segunda semana], y yo obtenía todo lo que necesitaba con una charla rápida y sus notas en Frame.io."

Para Scott, revisar los dailies en Frame.io no se trataba solo de confirmar lo que había capturado o de ajustar el rumbo si todavía no lo tenía: era, sobre todo, una manera de ayudar al equipo a colaborar con mayor rapidez y eficacia.

“Mi percepción de lo que ocurrió mientras dirigía muchas veces es muy distinta de lo que aparece en el material grabado. Lo que hace Frame.io es darme acceso a la información más actualizada en todo momento; así, mientras dirijo, voy construyendo el montaje mentalmente con los comentarios que van llegando a Frame.io. El cambio a revisar los dailies en Frame.io, agregar comentarios y que toda esa comunicación llegara de inmediato a los editores fue un antes y un después para la velocidad de colaboración del equipo”, afirma Scott. "Porque en el ámbito creativo hay que recordar siempre que la motivación es la chispa y el impulso es el fuego."

Entregar lo imposible

Ese impulso fue clave para que el equipo lograra algo que, en el mejor de los casos, parecía improbable y, en el peor, directamente imposible.

Kristin relata lo que sucedió: "Estaba haciendo un radio edit y Scott acababa de regresar de Camp Denali cuando recibió de inmediato un correo electrónico urgente, '¿Pueden armar un reel de selecciones para la reunión de Princess?', una reunión programada apenas 36 horas después del fin del rodaje."

Los líderes que realizaron la solicitud comprendieron perfectamente el alcance del pedido y dejaron al equipo trabajar con plena confianza. Que este respondiera a la altura fue una grata sorpresa para todos.

“Nunca entregamos nada tan rápido en toda nuestra historia como productora”, dice Scott. "Pero fue posible gracias a Frame.io. Pudimos mostrarle a Kristin 14 días de material en muy poco tiempo y comunicarnos a una velocidad que nunca antes alcanzamos."

Antes de contar con Frame.io, Scott calcula que algo así podría haber llevado una semana o más. Solemos hablar de cuánto dinero o tiempo Frame.io les ahorra a los clientes, pero ¿cómo se le pone precio a unos comentarios como estos?

Vale destacar también que el flujo de trabajo creativo de Adobe permite lograr este tipo de entregas rápidas en muchos otros contextos.

“A veces las cosas no salen como uno las planea en una producción”, dice Kristin. "Por ejemplo, el equipo de drones intentaba capturar una toma épica de un tren pasando junto al barco de Princess, pero el timing entre el barco y el tren no cuadraba. Tenían una toma increíble del barco, pero sin el tren. Y tenían una gran toma del tren, pero sin el barco. Con Frame.io y Adobe, pude enviarle a Charles, nuestro artista de efectos visuales interno [con base en Los Ángeles], las tomas desde Premiere Pro, y él las llevó a After Effects para unirlas a la perfección. En lugar de esperar a que alguien de una casa de posproducción externa lo hiciera y nos lo devolviera, él lo resolvió y me lo envió de vuelta directamente a través de Frame."

También fue necesario hacer retoques visuales en esas tomas, y la función de comentarios anclados de Frame.io facilitó mucho que Scott le indicara al artista de efectos visuales exactamente qué había que corregir. "Scott pudo ir a mi edición, etiquetar a Charles y decirle: ‘Oye, ¿puedes reemplazar esto? Quiero esto en el cielo.' Y Charles entendió perfectamente lo que Scott tenía en mente en ese momento, mientras estaba en Alaska, y procesó esas tomas con gran rapidez para que yo pudiera incorporarlas a mi edición’, dice Kristin.

La posibilidad de enviar archivos adjuntos con los comentarios es algo que Kristin valoró de inmediato. “Me encanta porque a veces Scott sube una imagen fija o algo de una grabación anterior en Alaska que no está en el material actual y dice: ‘Tal vez deberíamos considerar usar esta toma además de estas otras’, y así sé exactamente de dónde obtenerla”, dice.

Una plataforma integral

Antes de Frame.io, el equipo de Scott tenía los recursos dispersos en múltiples discos duros, sistemas RAID, NAS y plataformas en la nube. Ahora, todos los recursos están centralizados, junto con sus colaboradores y los responsables de departamento.

“Mucha gente, tanto del equipo interno como de fuera, usa Frame.io para acceder a nuestro sistema”, dice Scott. "Ya sea un editor, un artista de efectos visuales, un productor o una agencia externa, todos acuden a Frame.io para obtener la información y los recursos que necesitan. Además, tenemos responsables de departamento en Estados Unidos, Canadá, el Reino Unido, Australia y Asia, y enviamos constantemente enlaces de revisión. Las funciones Enterprise realmente nos permiten colaborar con quien necesitemos."

Para Scott y su equipo, contar con un espacio unificado donde está todo lo necesario para el proyecto (con las medidas de seguridad adecuadas, claro está) permite que todas las personas involucradas en el proceso se concentren plenamente en la creatividad.

“El proceso de posproducción mejoró considerablemente desde que implementamos Frame.io, por múltiples razones. Una de las principales es la forma en que me comunico con los clientes, y la manera en que los propios clientes se comunican entre sí”, dice Kristin. "Si publico una edición para los clientes y 15 responsables de departamento hacen comentarios sobre esa misma edición, ellos pueden resolverlo entre sí en los comentarios. Y eso lo valoro mucho, porque no tengo que contactar a cada uno por separado: puedo responderles a todos a la vez y lograr que lleguen a una decisión."

Para Scott, todo se trata de la creatividad sin límites. “Una de las dificultades de las grandes organizaciones es intentar encasillar la creatividad en un horario rígido de nueve a cinco. Soy un firme defensor de que la creatividad da lo mejor de sí cuando fluye con libertad. Pero también entiendo que es sumamente irrespetuoso con los colaboradores esperar que estén disponibles en todo momento. Lo que hace Frame.io tan especial para mí es poder comunicarme a mi propio ritmo. Antes de Frame.io, no tenía ninguna herramienta, software ni tecnología que pudiera seguir el ritmo de la imaginación de nuestro equipo”, dice.

“Cuando enviamos enlaces de revisión, las partes interesadas y colaboradores pueden dejar comentarios en ese enlace las 24 horas del día, los 7 días de la semana, los 365 días del año. Así es como se construye la velocidad de contenido. Si estoy dejando comentarios en la zona horaria de las Montañas Rocosas en Colorado, cuando nuestro productor en Vancouver se levante, eso será lo primero que verá. Además, esto elimina varios canales de comunicación, porque antes de Frame.io, ya fuera por Teams o WhatsApp, creo que eso destruía el proceso de revisión creativa: en cuanto descentralizas ese proceso, en esencia también estás descentralizando el liderazgo y la creatividad.”

Queda claro que Scott rara vez se queda quieto, y esa es otra razón por la que Frame.io es una pieza fundamental en su estilo de vida. “Digamos que Kristen está editando y me envía el enlace de Frame.io. No importa si estoy en mi escritorio, en la clase de jujitsu de mi hijo, de día de campo o dando una vuelta”, dice. “Frame.io funciona igual de bien en mi teléfono o en mi iPad, así que la plataforma no importa. Frame.io siempre está al alcance de la mano.”

Flujos de trabajo a medida

La mayoría del equipo creativo coincide: ningún proyecto es igual a otro. Siempre hay que filmar, editar y entregar algo, y es necesario compartir el trabajo en progreso para recibir comentarios y aprobaciones.

Pero cuando se viaja a destinos remotos, se graban entrevistas estilo documental y el material de apoyo (B-roll) depende en gran medida de las condiciones climáticas y el acceso al lugar, contar con un flujo de trabajo que ayude a clasificar grandes volúmenes de metraje y organizarlos de forma manejable se vuelve fundamental.

“Una de las funciones de Frame.io que más me encanta es la de metadatos, y la utilizo en todos los productos de edición de Adobe”, dice Kristin. “Frame.io cuenta con 32 campos de metadatos estándar que puedes aprovechar, pero también puedes crear campos personalizados. Puedes etiquetar algo como plano general, plano medio o primer plano. O, como en este rodaje, usaron la Alexa 35 y lentes increíbles que nos dieron unos destellos de lente espectaculares. Poder marcar exactamente qué tomas incluían efectos de iluminación específicos fue algo increíble.”

Agregar campos de metadatos personalizados al contenido multimedia activa otra función nueva llamada Collections, que permite usar esas etiquetas para crear carpetas inteligentes con recursos agrupados según los criterios asignados. “Con una estructura de archivos estándar, habría que revisar cada archivo uno por uno. Pero con los metadatos, puedes ordenar por palabras clave específicas, duración, velocidad de fotogramas o cualquier otro criterio”, explica.

Para Scott, usar metadatos le da al equipo algunas ventajas clave. La principal es la posibilidad de personalizar los estados dentro del flujo de trabajo. “Antes, Frame.io no se ajustaba a nuestra manera de pensar el proceso de posproducción; ahora, en cambio, Frame.io es una guía y un mapa que permite saber quién entrega qué y cuándo.”

Y aunque, como señala Scott, esto incrementa la velocidad de contenido, el beneficio es aún mayor cuando el rodaje requirió una inversión importante y el equipo quiere asegurarse de haber aprovechado las mejores tomas, tanto para el proyecto actual como para usos futuros.

Es lo que Scott denomina el costo por recurso. "Empiezas a verlo más como acciones y carteras de inversión, porque puedes notar que el costo de capturar esos recursos puede depreciarse con el tiempo. La primera vez que entré a la nueva versión de Frame y empecé a explorar las Collections, me entusiasmé muchísimo. De repente estaba viendo esta enorme biblioteca de Alaska que necesitaba distribuirse entre muchísimas personas."

Una solución creativa

Como creador visionario, Scott se siente entusiasmado con las posibilidades que las funciones de Frame.io permiten aprovechar. “Creo que ahora es un momento extraordinario para ser una persona creativa. Ser cineasta hoy es completamente diferente a lo que era hace 50 años, o incluso hace 20, 10 o 5”, dice Scott. "Creo que Adobe está desarrollando herramientas creativas de primer nivel, y son las que quiero usar. Sé que van a funcionar, y cuando trabajamos en entornos muy remotos, la confiabilidad y la constancia son fundamentales."

Además, todo su flujo de trabajo se basa en Adobe Creative Cloud, algo que resulta clave para Scott. “Una de las ventajas de tener estas herramientas bajo una misma marca es que empiezan a funcionar mucho mejor en conjunto que si se usaran muchas herramientas dispersas”, comenta. "Uno de los mayores desafíos es que realizamos muchas tareas manuales y trabajamos en sistemas muy distintos. Cuanto más se logra reducir esas tareas y concentrar al equipo en un mismo espacio, más crece la velocidad de colaboración." Cabe destacar que el equipo de Princess está incorporando Adobe Workfront y Adobe Experience Manager a su ecosistema de Adobe para optimizar aún más su flujo de producción.

Kristin también es una gran entusiasta de Adobe. “La forma en que veo las plataformas de edición es como una paleta de herramientas. Probé todas las plataformas de edición y llevo unos 20 años usando Premiere. Trabajo mucho en documentales y, para mí, es la plataforma más ágil que existe. De hecho, hago gran parte de mi propia mezcla de audio en Premiere, incluso cuando tengo entre 20 y 30 pistas”, comenta. "Lo mismo ocurre con After Effects. Me encanta que puedes hacer clic derecho en la línea de tiempo e ir directamente a After Effects. Puedes importar documentos de Photoshop y elegir si quieres fusionarlos o no. Todo funciona de manera excelente en conjunto."

Lo que también entusiasma a Scott es que el entorno de Adobe está ayudando a integrar los flujos de trabajo de video y fotografía. "Antes me reunía con mi equipo de video en Frame.io y con el equipo de foto en otro espacio, lo que generaba naturalmente una división entre ambos grupos, ya fuera por una barrera física o de software. Era como: ‘Ese es el equipo de foto y ese es el de video.' Así no trabajo como director. Quiero que los equipos compartan los mismos espacios’, dice Scott.

"Ahora, el flujo de trabajo de fotografía es tan dinámico como el de video. Así que estamos empezando a incorporar a fotógrafos y al equipo de retoque, que ya comparten el mismo espacio que nuestro equipo de video. Ahora, cuando pienso en Frame.io, no lo veo como una solución de video. Es una solución de creatividad."

Además, Scott valora que trabajar en un entorno integrado le brinda mayor visibilidad sobre lo que hacen sus colaboradores creativos y una mejor comprensión de su proceso. “Ahora puedo crear un espacio en Frame.io para cada función del proyecto, ya sea para quien edita, para las partes interesadas, para quien produce, para quien dirige o para quien está a cargo de la dirección de fotografía. Tengo un espacio exclusivo para cada persona, que la hace sentirse verdaderamente vista y escuchada. Frame.io me ofrece distintas lentes para ver las perspectivas de quienes necesitan la información para crear películas excelentes”.

El impacto del cambio

Huelga decir que Scott es una persona creativa con un impulso insaciable por crear. El cine es lo que hace que se levante con una sonrisa cada día, y las posibilidades que Frame.io le abre son parte de esa alegría.

“Es la disciplina creativa de equipo por excelencia, y las mejores producciones son aquellas donde el equipo trabaja unido de verdad”, dice Scott. “Frame.io fue el primer software o tecnología que funcionó a la velocidad de la imaginación del equipo. Si quieres dominar la plataforma desde el primer día, puedes. Si prefieres aprender a tu ritmo, también. Y si es tu primera vez con Frame.io, es rápido, intuitivo y pensado para quienes trabajan en creatividad”.

Pero luego Scott se vuelve más reflexivo. “Las tres cosas que todas las personas tienen en común son las que aparecen en su lápida: el año de nacimiento, el año de la muerte y el guion que los separa. Ese guion representa las decisiones que tomamos sobre cómo vivimos nuestra vida”, dice. “En esta industria, constantemente se nos pide que evolucionemos y cambiemos como profesionales creativos. Frame.io es una plataforma que cambió constantemente a medida que yo cambié. Las herramientas de Adobe están demostrando que la creatividad seguirá democratizándose: no es privilegio de unos pocos, sino de todas las personas”.

El cambio es una constante, pero las imágenes que Scott y su equipo capturan perduran como recordatorio de la majestuosidad del mundo. Ya sea que inspiren a las personas a enriquecer su vida visitando esos lugares y creando sus propias historias, o que les brinden a quienes quizás nunca los visiten la oportunidad de descubrirlos a través de la mirada de Scott, para el equipo de Frame.io es un honor desempeñar ese papel de apoyo.

Lisa McNamara es la escritora de contenido sénior de Frame.io y colaboradora habitual de The Frame.io Insider. Lleva trabajando en posproducción de cine y video desde los tiempos en que los dinosaurios poblaban el planeta.