Para thyssenkrupp System Engineering, Inc., una empresa de base proyectual que opera en entornos industriales complejos, gestionar miles de proyectos al año representa un desafío de gran magnitud. Cada iniciativa debe superar un riguroso proceso de seis compuertas de calidad, con estrictos requisitos de seguridad, cumplimiento normativo y documentación. A medida que la empresa fue creciendo, también se incrementaron las dificultades para mantener a los equipos alineados, preservar la transparencia y asegurar que cada proyecto cumpliera los más altos estándares. La compañía identificó la necesidad de un sistema unificado que integrara la gestión de proyectos y la supervisión de calidad en un único sistema de registro confiable, tanto para las operaciones internas como para los informes externos.

Anteriormente, thyssenkrupp dependía de un sistema de gestión de calidad desarrollado internamente que operaba de forma independiente de sus herramientas de gestión de proyectos. Esta separación dificultaba la visibilidad en tiempo real sobre el estado de los proyectos y el cumplimiento normativo en materia de calidad. La herramienta de gestión de proyectos no proporcionaba los datos necesarios sobre el estado de cada iniciativa. Los informes eran manuales, laboriosos y propensos a demoras, lo que privaba a los equipos de la claridad necesaria para ejecutar tareas con eficiencia y cumplir las estrictas normas de seguridad y calidad. El desafío era evidente: modernizar y unificar estos procesos para que los equipos pudieran trabajar de manera más inteligente, ágil y segura.

Superar la fragmentación y el esfuerzo manual

Los sistemas heredados de thyssenkrupp generaron silos que ralentizaron las operaciones y aumentaron el riesgo de errores. La gestión de calidad se administraba en un sistema, mientras que la gestión de proyectos operaba en otro. Con frecuencia, los equipos se encontraban duplicando tareas, ingresando datos manualmente y esforzándose por seguir el ritmo del negocio. Reportar el estado de cada proyecto y su cumplimiento normativo con las normas de calidad se convirtió en una tarea que consumía mucho tiempo, con información dispersa en múltiples plataformas.

La falta de integración significaba que las actualizaciones de proyectos, los incidentes de seguridad y la documentación de cumplimiento normativo debían rastrearse e informarse de forma manual. Esto no solo incrementaba la carga de trabajo, sino que también dificultaba garantizar la coherencia y la exactitud. A medida que el número de proyectos fue creciendo (superando los 2 500 anuales e involucrando más de 10 000 tareas), la necesidad de una solución más eficiente se volvió urgente.

Creación de un sistema de registro unificado con Adobe Workfront

El punto de inflexión llegó cuando thyssenkrupp adoptó Adobe Workfront y Workfront Fusion como base de su sistema de registro operativo. Con estas aplicaciones, la empresa pudo visualizar el estado de cada proyecto, automatizar flujos de trabajo críticos y centralizar el control de los procesos clave. En un principio, Workfront se incorporó como reemplazo del software de gestión de proyectos anterior.

Sin embargo, con la adopción de Workfront Fusion, la empresa pronto reconoció el potencial de Workfront como sistema de registro operativo unificado. La plataforma proporcionó un espacio centralizado donde los equipos podían gestionar proyectos, hacer seguimiento de los puntos de control de calidad y garantizar el cumplimiento normativo de las normas de seguridad. La gestión de calidad se transformó gracias a la programación automatizada de reuniones de control, la realización de listas de verificación que generaban problemas de calidad pendientes y el seguimiento de métricas adicionales a lo largo de el ciclo de vida del proyecto. Los incidentes de salud y seguridad se registraron conforme a las normas 300 de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA), lo que garantizó que cada evento quedara documentado y se atendiera de manera oportuna.

La gestión documental ganó en eficiencia gracias al control de versiones y los flujos de trabajo de aprobación que mantuvieron la precisión y el cumplimiento normativo. Las sesiones de capacitación, tanto internas como externas, se pudieron solicitar y aprobar dentro de Workfront, lo que simplificó el proceso y garantizó que todas las certificaciones necesarias se mantuvieran vigentes. Las operaciones logísticas, incluidas las solicitudes de envío saliente y los conocimientos de embarque, se registraron y gestionaron sin inconvenientes, mientras que los registros y las listas de verificación de mantenimiento de instalaciones se rastrearon para contar con visibilidad total.

A través de Workfront Fusion, thyssenkrupp automatizó más de 16 millones de operaciones, lo que eliminó pasos manuales redundantes y redujo el riesgo de errores. La integración de la gestión de proyectos y la supervisión de calidad en un único sistema permitió a los equipos concentrarse en el crecimiento estratégico y la innovación, en lugar de perder tiempo en tareas administrativas.

Resultados tangibles y valor estratégico

El impacto de esta transformación fue significativo. Los procesos que antes demandaban horas de esfuerzo manual ahora están automatizados, lo que libera a los equipos para concentrarse en tareas de mayor valor.

Los responsables de departamento de toda la organización elogiaron el nuevo sistema. Los líderes en ensamblaje, gestión de proyectos e ingeniería describen Workfront como una “solución integral para las necesidades operativas” y una “plataforma esencial para el crecimiento estratégico”. Los auditores de terceros reconocieron los procesos de thyssenkrupp como “los mejores del sector” desde la implementación de Workfront, lo que destaca el compromiso de la empresa con la excelencia y la mejora continua.

La alta dirección de thyssenkrupp ahora tiene visibilidad de los indicadores empresariales clave, como el rendimiento de los proyectos, las métricas de calidad a la primera, el desempeño departamental y las métricas de salud y seguridad, entre muchos otros. La empresa transformó su manera de trabajar al centralizar todas las operaciones en Workfront, garantizando visibilidad en todos los niveles de la organización.

Los beneficios van más allá de la eficiencia. Al consolidar la gestión de proyectos y la gestión de calidad en un único sistema regulado, thyssenkrupp mejoró el cumplimiento normativo, redujo el riesgo y aumentó la transparencia. Los equipos ahora pueden acceder a información en tiempo real sobre el estado de los proyectos, los puntos de control de calidad y los incidentes de seguridad, lo que agiliza la toma de decisiones y fomenta una colaboración más efectiva.

A medida que thyssenkrupp sigue evolucionando, la empresa está bien posicionada para responder a las exigencias de una industria dinámica. El sistema unificado permite a los equipos trabajar con mayor inteligencia, responder más rápido ante los desafíos y ejecutar proyectos que cumplen con los más altos estándares de calidad y seguridad. Esta transformación sentó las bases para la excelencia continua, demostrando que, con el enfoque adecuado, la verdad operativa no solo es posible, sino sostenible.

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