Software de ERP e como dar os primeiros passos

O planejamento de recursos empresariais (ERP) pode ser um conceito complexo. Com tantas opções personalizadas e configurações disponíveis quanto as diferentes necessidades de cada empresa, escolher a solução de ERP ideal pode parecer uma tarefa desafiadora.

Porém, entender o que realmente é um sistema de ERP e como ele fortalece a estratégia da empresa é o primeiro passo essencial para uma decisão bem embasada. Neste artigo, você encontra tudo o que precisa saber sobre o ERP moderno.

• ERP explicado
• O ERP moderno
• Funcionamento do ERP
• Tipos de modelos de implantação de ERP
• Integração ao ERP
• Exemplos de módulos de ERP
• Custo do ERP
• Benefícios do ERP
• Escolha do ERP certo
• O futuro do ERP
• Primeiros passos com o ERP

O software de ERP é um sistema altamente configurável de aplicativos interconectados que consolida informações de todas as áreas do negócio em um único banco de dados e painel de controle. O objetivo central dos sistemas de ERP modernos é oferecer automação, integração profunda e inteligência avançada, conectando cada área da empresa em uma plataforma única e coesa.

Uma das principais vantagens do ERP é a capacidade de ser totalmente personalizado para as necessidades específicas da empresa, por meio da seleção estratégica de seus componentes modulares. Essa personalização permite criar um sistema que se adapta perfeitamente aos processos e fluxos de trabalho do negócio, facilitando o compartilhamento de informações em tempo real entre os departamentos e oferecendo aos líderes uma visão instantânea e abrangente de todas as operações.

A palavra-chave no ERP continua sendo enterprise. Para que um sistema de ERP seja realmente eficaz, todos os aplicativos e módulos individuais, independentemente de sua função específica ou do método de implantação, precisam funcionar em perfeita harmonia como um conjunto integrado.

Os sistemas ERP modernos são abrangentes e de grande escala, mas ficam mais fáceis de compreender quando analisados por seus dois componentes principais:

Módulos

A modularidade é uma das características mais marcantes de um sistema ERP. Conforme o modelo de negócios e os objetivos específicos, cada empresa pode selecionar e configurar diferentes conjuntos de dados ou módulos para cada departamento principal ou função empresarial. Cada organização escolhe uma combinação exclusiva para atingir suas metas específicas com o ERP.

Pense nas necessidades específicas da sua empresa: o departamento financeiro vai precisar de um software robusto de contabilidade e faturamento, enquanto o RH precisa de plataformas para gestão de talentos e folha de pagamento. Quem opera um negócio de eCommerce vai precisar de soluções avançadas para visibilidade da cadeia de suprimento e controle de estoque. Um ERP pode oferecer um módulo desenvolvido especificamente para cada uma dessas demandas, unificando tudo em um sistema central de dados.

Com esses módulos interconectados, os processos se tornam mais padronizados, favorecendo maior colaboração e um fluxo de informações mais fluido entre as equipes.

Repositório central de dados

No núcleo de qualquer sistema ERP eficaz está um repositório central de dados, que funciona como a única fonte confiável de informações para toda a organização. Todos os dados, independentemente da origem, ficam armazenados nesse repositório central e são acessíveis por uma interface unificada. Isso dá aos líderes uma visão ampla de todos os processos de negócios, com base em dados em tempo real para facilitar o planejamento ágil, a gestão eficaz, os relatórios consistentes e o controle robusto.

Quando bem configurado, o ERP garante que os relatórios e as análises sejam sempre confiáveis e precisos. As informações críticas da empresa ficam disponíveis sem duplicações, e é possível rastrear documentos até a origem para uma verificação completa. Esse sistema centralizado potencializa significativamente a inteligência de negócios (BI) e as capacidades de tomada de decisão.

No fim, um sistema ERP permite gerenciar todos os aspectos da empresa de forma totalmente integrada.

Na prática, um sistema ERP funciona como um centro de comando centralizado para monitorar e gerenciar todas as áreas da empresa. Todos os módulos utilizados pelo negócio são unificados nesse repositório central de dados.

A implantação de um ERP geralmente envolve três etapas fundamentais:

1. Configuração: muitas empresas escolhem um pacote de módulos principais que cobrem funções essenciais, como finanças, vendas, contabilidade e RH. Em seguida, adquirem ou configuram módulos adicionais e especializados, alinhados às suas operações e objetivos estratégicos. Essa etapa define as funcionalidades específicas do ERP.
2. Integração: no cenário empresarial atual, é raro que um único sistema atenda a todas as necessidades específicas. Os ERPs modernos se destacam na integração com softwares externos e aplicativos especializados para oferecer soluções como análises avançadas de dados, ferramentas especializadas de planejamento de materiais ou sofisticados sistemas de CRM (gestão de relacionamento com o cliente). As integrações nativas dos fornecedores de ERP costumam ser as mais simples de implementar. Além disso, as arquiteturas API-first e as estratégias de ERP composável facilitam a conexão de diferentes ferramentas com os sistemas centrais, para que as empresas possam usar as melhores soluções sem ficarem presas a uma plataforma rígida.
3. Implantação: com o sistema ERP configurado e integrado, o próximo passo é definir o modelo de implantação. As opções geralmente incluem no local, baseado em nuvem ou uma combinação dos dois (híbrido). A escolha depende de fatores como requisitos específicos de segurança e conformidade, infraestrutura de TI, necessidades de escalabilidade e considerações orçamentárias. Pela flexibilidade e pelos custos iniciais mais baixos, as implantações em nuvem são as mais adotadas atualmente.

Um ERP bem implementado é hoje uma escolha estratégica para praticamente qualquer setor e empresa em crescimento. À medida que o negócio se expande, o sistema ERP se torna indispensável para compreender e gerenciar todos os componentes interconectados das operações.

As empresas de hoje têm necessidades diversas, que variam conforme o setor, o modelo de negócios e a maturidade digital. Os fornecedores de ERP reconhecem essa variabilidade e oferecem opções flexíveis de implantação. Embora existam nuances, as três configurações principais de implantação são:

• No local: Algumas empresas, especialmente as que têm requisitos específicos de segurança ou infraestrutura legada, podem preferir manter o software ERP em seus próprios servidores, dentro de seus data centers. O benefício é frequentemente percebido como maior controle sobre dados e sistemas. No entanto, isso implica maior responsabilidade e custo para gerenciar toda a segurança, manutenção, atualizações e atividades de hardware, tarefas que em um ambiente de nuvem costumam ser realizadas automaticamente.

• Nuvem: Pela escalabilidade, acessibilidade e menor investimento inicial, a grande maioria das novas implantações de ERP e das iniciativas de modernização hoje roda principalmente em tecnologia de nuvem.

  • Multi-tenant (nuvem pública): Em um ambiente de nuvem pública, as empresas (locatários) compartilham a mesma infraestrutura e o mesmo software subjacentes, mas os dados de cada uma permanecem estritamente segregados. Esse modelo reduz significativamente os custos e a sobrecarga de gerenciamento, pois o fornecedor cuida de toda a infraestrutura e das atualizações.
  • Single-tenant (nuvem privada): Essas configurações oferecem recursos dedicados, maior controle e personalização mais profunda, sendo uma boa opção para empresas com necessidades específicas de segurança ou desempenho. A contrapartida é um custo mais elevado.

• Híbrido: As implantações de ERP híbrido combinam estrategicamente elementos da nuvem (pública ou privada) com o processamento no local. Frequentemente chamado de ERP de dois níveis, é uma excelente opção para empresas que precisam manter controle rigoroso sobre processos internos altamente sensíveis e dados no local, ao mesmo tempo que aproveitam a eficiência de custos e a escalabilidade da nuvem para operações menos críticas. Outra abordagem híbrida comum consiste em usar a nuvem pública para aplicativos e dados de baixo risco, mantendo processos mais sensíveis ou proprietários em um ambiente de nuvem privada. Isso também se estende a estratégias de múltiplas nuvens, que utilizam diferentes provedores para os diversos componentes do ERP.

À medida que a empresa se aproxima da escolha de um fornecedor de ERP e de seus módulos, uma etapa fundamental é avaliar os aplicativos de negócios já existentes. Embora muitas empresas optem por migrar toda a operação para os módulos centrais do ERP, algumas mantêm aplicativos especializados de nicho e precisam definir estratégias de integração.

A empresa ou equipes específicas podem preferir soluções especializadas para determinadas funções. Talvez você esteja pronto para aproveitar a eficiência e a escala de um sistema ERP central, mas queira manter um CRM altamente personalizado, uma plataforma de RH especializada ou um sistema avançado de gestão de materiais. Não existe uma regra que obrigue a integrar todos os sistemas diretamente aos módulos nativos do ERP. Para decidir o que é melhor para o negócio, responda às seguintes perguntas:

Se o fornecedor de ERP oferece uma integração padrão e comprovada com o aplicativo terceirizado de sua confiança, geralmente faz sentido estratégico implementar apenas os módulos centrais do ERP. Sempre é possível migrar para a opção nativa do fornecedor mais tarde, caso as necessidades mudem ou o sistema legado se torne um gargalo. No entanto, se você estiver considerando integrar um aplicativo de nicho para o qual não existe uma integração pronta e padronizada, faça uma análise detalhada de custo-benefício antes de prosseguir.

Para aproveitar ao máximo as capacidades de um ERP, os executivos precisam conhecer toda a gama de módulos que podem ser incluídos em uma instalação. Esses módulos geralmente refletem as funções de negócios e abrangem desde processos padronizados e fundamentais até aplicativos altamente especializados para setores específicos. Confira alguns exemplos comuns que ilustram a evolução dessa complexidade:

• Finanças: A automação dos principais processos de contabilidade financeira é fundamental em praticamente todas as implementações de ERP. Toda empresa se beneficia da padronização de atividades como processamento de transações, contas a receber e a pagar, conciliação, gestão de múltiplas moedas e relatórios financeiros abrangentes. Os módulos de finanças são um componente padrão na maioria das soluções de ERP.
• Recursos humanos (RH): Por ser um campo altamente padronizado e regulamentado, o RH se adapta naturalmente aos módulos de ERP. Com alta escalabilidade, esses módulos simplificam tarefas que vão desde a integração de novos colaboradores até a gestão de registros detalhados de funcionários, avaliações de desempenho, remuneração e folgas remuneradas, mesmo em operações globais.
• Gestão de relacionamento com o cliente (CRM): Embora muitas empresas já operem suítes de CRM consolidadas, os provedores modernos de ERP frequentemente oferecem módulos de CRM robustos e completos como componentes integrados. Esses módulos podem tanto servir como caminho de migração para CRMs legados quanto fornecer gateways prontos e sem atritos para integração com sistemas de CRM de terceiros populares, garantindo uma visão unificada das interações com o cliente.
• Manufatura: Este módulo ajuda as empresas a coordenar com precisão cada etapa do processo de criação de produtos. Ele automatiza tarefas como rastreamento e gestão de custos de materiais, otimização de ciclos de produção com base em estoque e demanda em tempo real, e gerenciamento de listas de materiais complexas.
• Cadeia de suprimento: Um módulo abrangente de sourcing ou compras permite que as empresas rastreiem fornecedores com precisão, automatizem processos de aquisição, gerenciem controles internos, definam limites e simplifiquem os fluxos de trabalho de aprovação. Este módulo é indispensável para empresas que dependem de fornecedores externos para bens e serviços, aumentando a resiliência e a visibilidade da cadeia de suprimento.
• Inventory management: Para varejistas B2B ou B2C que atuam em ambientes de alto volume e baixo valor, ou de baixo volume e alto valor, um sofisticado sistema de Inventory management é fundamental. As plataformas modernas de ERP rastreiam SKUs com ferramentas avançadas, como sensores de Internet das Coisas (IoT) e RFID, e podem até se integrar ao blockchain para maior rastreabilidade. Esses recursos são frequentemente usados em conjunto com módulos de logística para aprimorar as entregas, garantindo que o item certo chegue ao local certo, no momento certo e com o menor custo possível.
• Commerce: Com a proliferação de canais B2B e B2C, os provedores de ERP estão cada vez mais oferecendo módulos de comércio integrados. Esses módulos foram desenvolvidos para unificar as operações de back-office com as experiências na loja física e digital. Eles facilitam a personalização avançada de eCommerce, aumentam a produtividade dos colaboradores, otimizam o layout de lojas online e físicas, e auxiliam na prevenção de perdas e fraudes, dando suporte a um verdadeiro comércio omnicanal.
• Sustentabilidade/ESG: Como uma área em crescimento, alguns ERPs modernos já oferecem módulos para rastrear métricas ambientais, sociais e de governança (ESG), consumo de energia, gestão de resíduos e conformidade com regulamentações de sustentabilidade.

A lista de módulos potenciais está em constante expansão. Muitos provedores de ERP se especializam em verticais específicas do setor, oferecendo módulos altamente granulares que atendem às necessidades únicas de empresas especializadas.

Migrar a empresa para uma plataforma de ERP é um passo decisivo em direção a uma transformação digital abrangente. Com benefícios inúmeros e consistentes, é fundamental equilibrar a escolha de módulos e o modelo de implantação com o custo total de propriedade (TCO), que pode variar significativamente.

O custo total de propriedade (TCO) de um sistema de ERP geralmente inclui:

• Hardware: Para implantações no local ou configurações híbridas específicas, isso inclui os custos de servidores, equipamentos de rede e outras infraestruturas necessárias para executar o ERP. Para implantações em nuvem, esses custos geralmente estão incluídos na taxa de assinatura.
• Software: Este item engloba o custo do próprio software de ERP que, nos sistemas baseados em nuvem, costuma ser uma assinatura recorrente (modelo SaaS) calculada com base no número de usuários, módulos ou volume de uso.
• Implementação e personalização: Inclui os custos de configuração do sistema, migração de dados, ajuste dos módulos aos fluxos de trabalho da empresa e qualquer desenvolvimento personalizado necessário. Esses itens podem representar um investimento inicial considerável.
• Infraestrutura: Com a adoção da nuvem, os custos diretos de infraestrutura física (como salas de servidores e consumo de energia) são drasticamente reduzidos ou eliminados. As empresas, porém, podem incorrer em custos indiretos relacionados ao aumento de largura de banda de rede ou à segurança da infraestrutura. Em geral, a redução expressiva nos gastos tradicionais de TI compensa esses valores.
• Gestão de mudanças e treinamento: A implementação de um sistema de ERP traz mudanças significativas nos processos e fluxos de trabalho. Prever recursos para treinamentos abrangentes de usuários, workshops e suporte contínuo é fundamental para garantir a adoção da plataforma e o engajamento das equipes com as novas formas de trabalho.
• Manutenção e suporte contínuos: Nos sistemas no local, isso engloba o gerenciamento interno da capacidade de servidores, procedimentos de backup e recuperação, segurança do sistema e privacidade dos dados. Nos sistemas baseados em nuvem, essas tarefas costumam ser responsabilidade do fornecedor. Ainda assim, contratos de suporte contínuo ou Serviços Gerenciados específicos podem se aplicar.

Cada empresa tem suas particularidades, mas um sistema de ERP bem configurado pode oferecer muitas vantagens:

• Redução de custos: Como os sistemas de ERP integram informações em toda a empresa, não há necessidade de pacotes de software separados nem de entradas de dados duplicadas.
• Visibilidade dos fluxos de trabalho: Sem um sistema unificado de dados, executivos e gestores precisam fazer ligações, participar de reuniões e consultar planilhas para embasar as decisões. Com o sistema de ERP certo, os tomadores de decisão acessam um único painel e recebem atualizações em tempo real sobre todas as áreas do negócio. Departamentos que antes operavam de forma isolada passam a ter visibilidade mútua sobre desempenho e planejamento, o que melhora significativamente a coordenação dos fluxos de trabalho.
• Análise e business intelligence: O repositório central de dados de um ERP fornece informações confiáveis aos analistas. Com um módulo de BI ou até mesmo análises avançadas com inteligência artificial (IA), é possível extrair insights profundos sobre a estratégia e o desempenho do negócio.
• Relatórios e conformidade regulatória: Um sistema de ERP consegue processar legislações diariamente e entregar, de forma automática, relatórios periódicos sobre mudanças em regulamentações e processos legais.
• Maior segurança de dados: Os sistemas de ERP estabelecem controles rígidos sobre o fluxo de dados entre os diferentes módulos. O acesso para leitura, inserção ou alteração de dados é concedido com base em permissões. Alguns usuários podem ter acesso completo, enquanto outros visualizam apenas registros resumidos ou anônimos. Além disso, o fornecedor do ERP garante que o gerenciamento de dados esteja em conformidade com as regulamentações vigentes de segurança de dados e privacidade.
• Maior cibersegurança: Os sistemas de ERP conseguem antecipar, identificar e neutralizar ataques cibernéticos em todos os departamentos à medida que o negócio cresce. A maioria dos fornecedores de ERP atende a uma ampla variedade de setores e perfis de risco, com capacidade de investir em estratégias e ferramentas de cibersegurança de ponta além do que qualquer empresa individualmente poderia destinar no orçamento.
• Gestão de riscos aprimorada: Os sistemas de ERP permitem que cada área da empresa configure um conjunto exclusivo de módulos com dados para identificar e gerenciar riscos. Essa configuração garante mecanismos de controle mais robustos e uma trilha de auditoria mais confiável. Por exemplo, um distribuidor pode identificar com antecedência uma possível escassez de produtos e garantir novos fornecimentos.
• Colaboração mais sólida: Os ERPs introduzem padronização que impulsiona a colaboração em toda a empresa. As equipes podem acessar relatórios de status atualizados de outros grupos, cuja produtividade impacta diretamente o trabalho delas. Além disso, todos os colaboradores da empresa passam a usar uma linguagem de negócios comum para tratar de questões relevantes. As equipes multifuncionais deixam de simplesmente trocar informações, pois um sistema ERP promove uma compreensão genuína entre elas. Com isso, a colaboração se torna mais eficaz do que nunca.
• Escalabilidade: Transformações de dados em grande escala podem representar desafios significativos para qualquer empresa. Ao firmar parceria com um fornecedor de ERP, a empresa terceiriza o gerenciamento de dados com eficiência e escala com facilidade para superar esse desafio.
• Flexibilidade e personalização: Graças à sua modularidade, os sistemas ERP são altamente configuráveis. As empresas podem personalizar as instalações e adicionar novas funcionalidades conforme o negócio cresce e evolui. Qualquer empresa de nicho consegue adaptar um ERP às suas necessidades específicas.
• Foco total no cliente: Os ERPs atuais são desenvolvidos para atender às necessidades de engajamento do cliente, atendimento e satisfação. A maioria dos sistemas gerencia estoque de produtos, preços e entregas, além de rastrear a jornada do comprador com ferramentas para atendimento ao cliente, tickets de suporte, pesquisas de satisfação e até interações nas redes sociais.
• Desempenho empresarial otimizado: Quando bem configurados, os ERPs ajudam a padronizar e simplificar processos e fluxos de trabalho. Eles fornecem aos líderes os insights necessários para operar com eficiência e enfrentar tanto desafios quanto oportunidades com mais tranquilidade.

A escolha do fornecedor de ERP se resume, essencialmente, a encontrar o parceiro estratégico certo para o negócio. O parceiro de ERP deve ser capaz de demonstrar implementações bem-sucedidas em empresas de porte semelhante, atuantes no mesmo setor e com um perfil de crescimento comparável.

Em seguida, analise com atenção a estratégia central do negócio para identificar as principais necessidades, desafios e oportunidades. A lista criteriosamente selecionada de fornecedores de ERP deve ser capaz de abordar cada um desses pontos com clareza e eficácia comprovadas.

• Empresas de menor porte: Essas organizações devem optar, preferencialmente, por ERPs implantados na nuvem. Eles são rápidos de instalar, fáceis de operar e reduzem consideravelmente a carga de manutenção de TI. Os ERPs em nuvem podem acelerar o crescimento dos negócios e a adoção de tecnologia, levando as empresas de sistemas fragmentados e planilhas manuais a operações totalmente integradas e eficientes.
• Empresas de médio porte: Com foco na otimização dos processos principais e na expansão das operações, as empresas de médio porte encontram enorme valor em ERPs com análise integrada e robusta, além de módulos funcionais desenvolvidos sob medida. À medida que mais funções se integram e a tomada de decisões se torna mais embasada e colaborativa, o desempenho geral dos negócios costuma melhorar de forma expressiva.
• Grandes empresas: As organizações de grande porte quase certamente já utilizam alguma forma de sistema ERP. No entanto, devido ao crescimento contínuo e à evolução das necessidades do negócio, muitas podem ter superado ou precisar modernizar os sistemas legados existentes. Para essas empresas, o foco está em acessar inovações de ponta, como automação inteligente, IA embarcada e arquiteturas combináveis. A reavaliação periódica das necessidades do negócio e das condições de mercado é essencial para definir os melhores passos para modernizar, atualizar ou migrar estrategicamente para um novo fornecedor de ERP.

Assim como no passado, o ERP segue evoluindo em sintonia com os rápidos avanços tecnológicos, solidificando seu papel como espinha dorsal digital das empresas.

Os ERPs atuais já estão profundamente integrados a inovações que antes eram vistas como futuristas, entre elas:

• Arquitetura nativa em nuvem: Permite “acesso de qualquer lugar” e escalabilidade incomparável.
• Análise avançada e business intelligence: Aproveitamento de grandes volumes de dados para gerar insights prescritivos e preditivos.
• Inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina (AM): Automação integrada nos fluxos de trabalho, geração de recomendações inteligentes, detecção de anomalias e otimização de processos. Com o crescimento da IA generativa, tarefas como geração de relatórios, criação de conteúdo e interfaces em linguagem natural tornam-se cada vez mais acessíveis.
• Internet das Coisas (IoT): Conexão de ativos físicos ao ERP para monitoramento em tempo real e coleção de dados.
• Blockchain: Aprimoramento da rastreabilidade da cadeia de suprimento e da integridade dos dados.
• Automação robótica de processos (RPA): Automação de tarefas repetitivas e baseadas em regras nos fluxos de trabalho do ERP.

Os provedores de ERP estão explorando e integrando ativamente tecnologias emergentes para ampliar ainda mais as capacidades de seus clientes. Isso inclui o uso do 5G para conexões mais rápidas, edge computing para processamento de dados em tempo real, computação quântica para resolver problemas complexos, redes neurais para melhor reconhecimento de padrões e ferramentas aprimoradas para gerenciar conteúdo digital. Os sistemas de ERP estão se tornando cada vez mais essenciais para orquestrar operações em ecossistemas altamente conectados, abrangendo até conceitos como operações autônomas e o metaverso em expansão.

A integração com os processos de ERP existentes está se tornando cada vez mais simples. Os provedores estão adotando princípios DevOps, APIs (interfaces de programação de aplicativos) robustas e plataformas low-code/no-code. Essa transição para um ERP componível permite que as empresas integrem novas tecnologias e as melhores soluções do mercado com uma flexibilidade sem precedentes, eliminando a necessidade de reformulações complexas e monolíticas.

Se a sua empresa está pronta para deixar para trás operações fragmentadas e adotar insights coordenados, substituir tarefas manuais por automação eficiente, trocar decisões intuitivas por estratégias baseadas em dados e passar de respostas reativas para capacidades preditivas, então chegou a hora de adotar o ERP.

Uma ferramenta poderosa que pode ajudar as empresas a aproveitar os benefícios da integração entre estratégia e execução é o Adobe Workfront. O Workfront permite que pessoas e equipes alinhem suas atividades diárias aos objetivos estratégicos mais amplos da empresa. Com a capacidade de consolidar fluxos de trabalho e informações de forma visual e dinâmica, ele viabiliza uma colaboração integrada nas tarefas certas, no momento certo e com as pessoas certas.

Inicialmente como uma ponte para a adoção completa do ERP e, posteriormente, como um recurso indispensável para a gestão e orquestração do trabalho, o Workfront ajuda as empresas e suas equipes a conectar a estratégia diretamente à entrega, garantindo que o investimento em ERP se converta em excelência operacional real.

Assista a uma visão geral em vídeo e veja como o Workfront pode impulsionar sua jornada estratégica com o ERP e além.