Kanban es un enfoque de gestión de proyectos que divide los pasos de un proceso repetitivo en etapas claramente definidas.
En esta guía:
- ¿Qué es Kanban?
- ¿Qué es un tablero Kanban?
- ¿Qué es una tarjeta Kanban?
- ¿Cuáles son los beneficios de Kanban?
- 6 prácticas clave del método Kanban
- Kanban vs. Scrum
- Kanban impulsa la agilidad empresarial
- Primeros pasos con Kanban
¿Qué es Kanban?
Kanban es un marco de trabajo ágil con un flujo de trabajo visualizado, especialmente popular en el desarrollo de software. Dentro del marco Kanban, las tareas avanzan visualmente a través de distintas etapas en un tablero Kanban compartido. Cada vez que alguien del equipo consulta el tablero, obtiene visibilidad completa sobre el estado de cada tarea.
Cuando los equipos de desarrollo lo utilizan, Kanban cuenta con un extenso backlog de historias de usuario (descripciones breves centradas en el usuario que detallan las funciones o funcionalidades necesarias) que deben atenderse. Los product owners y los responsables de departamento se encargan de mantener y priorizar el backlog de manera rigurosa, ya que es la única fuente de trabajo del equipo.
Cuando un integrante del equipo se dispone a trabajar en una nueva historia de usuario, la toma del backlog y la pasa a la columna “En curso” del tablero Kanban. A medida que el proyecto avanza, se desplaza por el tablero hasta completarse. El equipo que gestiona ese proyecto debe terminar el trabajo actual antes de tomar cualquier otra tarea del backlog.
El objetivo de Kanban es identificar posibles cuellos de botella con anticipación y mantener al equipo alineado en cada etapa del proceso. Permite a los equipos resolver problemas con rapidez y operar de forma rentable. Si bien se asocia principalmente con el desarrollo de software, la metodología Kanban puede aplicarse a prácticamente cualquier tipo de trabajo que siga un proceso repetible.
Los orígenes de Kanban
Kanban es una palabra japonesa que significa “cartelera” o “letrero”. Fue desarrollado originalmente por el ingeniero de Toyota Taiichi Ohno a finales de la década de 1940. Inspirado en los supermercados, que solo almacenan la cantidad de productos que los clientes necesitan, los equipos de fabricación de Toyota comenzaron a usar tarjetas, o tarjetas Kanban, para comunicar a otras partes de la línea de producción cuándo necesitaban más piezas.
Esta primera versión de Kanban formaba parte de un enfoque justo a tiempo (JIT) que permitía a las plantas fabricar únicamente las piezas necesarias en ese momento, sin desperdiciar recursos en producción excedente.
Los desarrolladores de software retomaron estas ideas y crearon su propia versión del sistema Kanban como parte del movimiento de metodología Agile. Hoy en día, tiene un lugar destacado en DevOps, donde contribuye a optimizar el flujo de trabajo.
Kanban en TI y software
El trabajo de Ohno inspiró al ingeniero David Anderson a adaptar Kanban al desarrollo de software. Tras aplicarlo en Corbis y Microsoft, publicó un libro titulado Kanban: Successful Evolutionary Change for Your Technology Business.
Kanban goza de gran popularidad en el sector de TI porque se centra en la mejora incremental. Cuando los equipos trabajan en entregas a gran escala, es prácticamente imposible cumplir con el alcance y los plazos sin revisar el avance a diario. El marco de trabajo Kanban permite dividir grandes bloques de trabajo en piezas más pequeñas y manejables, y hacer seguimiento de las tareas a través del flujo de trabajo. Además, facilita detectar los bloqueos a medida que surgen, en lugar de descubrirlos al final del proyecto.
¿Qué es un tablero Kanban?
Un tablero Kanban es una herramienta de gestión de proyectos que visualiza un proceso de trabajo mediante columnas que representan cada etapa y tarjetas móviles que representan las tareas en sí. Los tableros Kanban pueden ser digitales o físicos. Requieren una visualización real que refleje el flujo de trabajo del equipo tal como ocurre, no como se desearía que ocurriera ni como los responsables de departamento creen que sucede.
Las columnas de un tablero Kanban son flexibles. Un tablero básico puede tener solo tres (por hacer, en curso y completado), pero muchos incluyen columnas adicionales como “solicitado”, “backlog”, “análisis”, “desarrollo”, “pruebas” y “completado”. Cualquier conjunto recurrente de pasos o etapas de un proyecto puede convertirse en columnas del tablero Kanban.
Los equipos suelen reunirse a diario para revisar el tablero Kanban, lo que aumenta la transparencia entre los miembros del equipo y la alta dirección. Esto también ayuda a los equipos a comprender cuánto trabajo pueden asumir de manera razonable en cada momento, lo que determina sus límites de trabajo en curso.
¿Qué es una tarjeta Kanban?
Una tarjeta Kanban es un elemento pequeño (una tarjeta física, una nota adhesiva o un recuadro digital) que representa una tarea pendiente. Las tarjetas Kanban se colocan en el tablero Kanban para que los miembros del equipo puedan hacer un seguimiento visual de su avance.
Algunos equipos realizan un seguimiento de indicadores clave de rendimiento específicos relacionados con sus tareas, por lo que pueden incluir varios campos en cada tarjeta, como la persona que solicita la tarea, la fecha de entrega y el responsable asignado. Las tarjetas también pueden contener una breve descripción del trabajo, enlaces o archivos adjuntos con documentación de apoyo, o secciones de comentarios para facilitar la colaboración.
Otros componentes clave de Kanban
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Límites de trabajo en curso (WIP): una vez configurado el tablero Kanban, es momento de establecer reglas sobre cómo se gestiona el trabajo en cada columna. Conocidos como límites de trabajo en curso (WIP), estos parámetros ayudan al equipo a cumplir uno de los objetivos principales de Kanban: dejar de empezar y empezar a terminar.
Cada columna y carril del tablero Kanban tiene un límite. Al alcanzarlo, los nuevos elementos solo pueden ingresar a ese carril cuando se mueva uno fuera. Por ejemplo, si hay cuatro historias de usuario en “revisión pendiente” a cargo de un editor y el límite WIP de ese carril es cuatro, el contenido adicional solo podrá ingresar cuando uno de esos elementos salga del carril.
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Backlogs: Aquí los propietarios del negocio, los responsables de proyecto y cualquier persona con interés en decidir qué hace el equipo agregan nuevas historias de usuario. El backlog debe mantenerse y priorizarse de manera constante como función del método Kanban.
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Entregas continuas: En el Kanban puro, no existen sprints que obliguen a lanzar una nueva iteración tras un período de tiempo fijo. En cambio, los equipos ágiles que usan el sistema Kanban lanzan el software o los proyectos de marketing en cuanto los completan.
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Diagramas de flujo acumulado: En Kanban, estos diagramas permiten visualizar el flujo de trabajo completo. Son útiles para identificar cuellos de botella, gestionar los límites de WIP y reducir el tiempo de ciclo.
Los beneficios de Kanban
Kanban ofrece ventajas tangibles para equipos de todos los tamaños y sectores. Si bien sus orígenes están en la manufactura y hoy es muy popular entre quienes desarrollan software, sus beneficios son igual de claros para pequeños equipos de ventas, departamentos de RR. HH. de grandes empresas, especialistas en marketing y muchos otros.
Tiempos de ciclo más cortos
El tiempo de ciclo es el tiempo total transcurrido desde que un miembro del equipo inicia una tarea hasta que la completa. La métrica del tiempo de ciclo promedio suele ser clave para los equipos de Kanban, ya que permite determinar con qué eficiencia trabajan.
Analizar los tiempos de ciclo permite a los responsables de proyecto identificar cuellos de botella y determinar quién puede intervenir para resolverlos. En el marco de Kanban, los miembros del equipo deben apoyarse mutuamente para completar el trabajo. Y como los tableros Kanban facilitan la visibilidad de quién hace qué, es sencillo identificar quién comparte habilidades y puede aportar cuando el trabajo se acumula.
Alineación entre objetivos de negocio y ejecución
Solo se agregan nuevas tarjetas al backlog de Kanban cuando están alineadas con la estrategia central de la empresa. Una vez que una tarjeta ingresa al backlog, se prioriza según su importancia. Esto garantiza que las de mayor prioridad sean las siguientes en incorporarse al tablero, lo que significa que los equipos trabajan únicamente en las tareas más críticas.
Flexibilidad en la planificación
Cuando una tarea necesita repriorización, puede moverse del backlog al flujo de trabajo en cuanto el equipo revisa el tablero Kanban. La flexibilidad que ofrece Kanban ayuda a los responsables de proyecto a responder a las demandas del negocio y de los clientes sin interrumpir el flujo de trabajo del equipo.
Mayor satisfacción de cliente
Al buscar tiempos de ciclo más cortos, los responsables de proyecto impulsan la productividad del equipo sin sacrificar la calidad. Los tableros Kanban definen los pasos necesarios para probar y revisar el trabajo, lo que garantiza resultados a la altura de los estándares. Los clientes reciben funcionalidades mejor diseñadas en menos tiempo, lo que se traduce en una mayor satisfacción de cliente.
Mayor previsibilidad
Al revisar de forma continua el avance del equipo, resulta más sencillo prever cuánto tiempo tomarán los proyectos. Los responsables de proyecto aprenden a asignar los recursos de manera adecuada, reducir tareas innecesarias y optimizar la carga de trabajo del equipo, lo que mejora la previsibilidad y apoya los esfuerzos de planificación de otros equipos.
6 prácticas fundamentales del método Kanban
El ingeniero David Anderson describe seis mejores prácticas para que los equipos aprovechen al máximo los beneficios del método Kanban. Aunque están orientadas a los equipos de software, son aplicables a todos los equipos que usan Kanban.
1. Visualización del flujo de trabajo
Un tablero Kanban público ofrece una visualización clara del flujo de trabajo del equipo. Esto ayuda a los integrantes del equipo a comprender cómo contribuyen al objetivo final, ya que pueden ver qué tareas les esperan por delante. Mantener el tablero Kanban actualizado y revisarlo a diario promueve la transparencia dentro del equipo.
2. Limitar el trabajo en curso
Kanban permite que los responsables de proyecto evalúen fácilmente si hay suficientes tarjetas en el tablero o si son demasiadas, lo que genera una comprensión más profunda de las habilidades y la disponibilidad de los recursos. Revisar el tablero Kanban a diario y establecer límites de WIP les brinda a los responsables de proyecto y a los integrantes del equipo la oportunidad de evaluar la carga de trabajo para que el equipo nunca tenga demasiado ni demasiado poco que hacer.
3. Gestionar el flujo
En el contexto de Kanban, el “flujo” hace referencia a cómo avanza el trabajo a través de cada etapa del tablero. Al revisar el tablero Kanban a diario, los responsables del proyecto deben encontrar el equilibrio entre velocidad y riesgo. Gestionar el flujo ayuda a los equipos a establecer sus límites de trabajo en curso y saca a la luz los bloqueos y cuellos de botella, lo que les permite trabajar con mayor eficiencia.
4. Definir políticas de proceso de forma explícita
Los tableros Kanban aclaran quién hace qué, cómo se deben plantear los problemas y cuándo vencen las tareas. Al definir políticas de forma explícita, los responsables de proyecto pueden mantener las decisiones libres de factores emocionales y concentrarse en entregar un trabajo de calidad.
5. Bucles de retroalimentación
La mejora continua es clave para mantener la agilidad. Quienes desarrollan y gestionan proyectos deben aprender de los comentarios que reciben en las reuniones diarias o en las conversaciones con los responsables de departamento para entregar productos aún mejores en el siguiente ciclo.
6. Mejorar a través de la colaboración
Kanban es una metodología muy centrada en el trabajo en equipo. Cada integrante debe aportar sugerencias, críticas constructivas y apoyo adicional cuando sea necesario. Sin embargo, esto solo funciona cuando todos operan bajo los mismos principios y afrontan los problemas de la misma manera. Compartir información y combinar habilidades ayuda a los equipos a lograr más en menos tiempo.
Principios de Kanban
En su libro, Anderson describe los principios de Kanban, que se dividen en dos categorías: gestión del cambio y prestación de servicios.
Principios de gestión del cambio
Implementar Kanban no es tarea sencilla, especialmente para los equipos acostumbrados a otras estrategias de gestión de proyectos. Al introducir Kanban en la organización, es importante destacar tres principios de gestión del cambio.
1. Parte de lo que ya sabes
Los objetivos demasiado vagos o ambiciosos son difíciles de monitorear y aún más de cumplir. Kanban motiva a los equipos a evaluar su capacidad, sus habilidades y su disponibilidad, y solo entonces incorporar tareas claras y concretas según sea necesario. Este enfoque gradual permite crecer de forma sostenible y avanzar hacia los objetivos cada día.
2. Comprométete con el cambio incremental y evolutivo
Kanban está diseñado para la mejora constante y progresiva, por lo que cada integrante del equipo debe comprometerse con el cambio gradual. Aunque adaptarse puede ser un desafío, dividir los grandes cambios en partes más pequeñas genera menos resistencia por parte de la alta dirección, menos errores y cargas de trabajo más manejables.
3. Fomenta el liderazgo en todos los niveles
En un entorno de trabajo orientado a Kanban, cualquier persona puede responsabilizarse de los problemas que surgen. Anderson propone fomentar una cultura de apoyo y colaboración en la que los integrantes del equipo estén dispuestos y capacitados para ayudarse mutuamente, resolver inconvenientes y alcanzar los objetivos finales.
Principios de prestación de servicios
Toda organización integra cientos de servicios independientes. Para mantener el equilibrio, Kanban propone respetar tres principios fundamentales de prestación de servicios.
1. Prioriza las necesidades del cliente
Comprender qué necesita el cliente, por qué lo necesita y cuáles son sus expectativas debe guiar la gestión de proyectos Kanban. A la hora de priorizar el backlog, administrar el presupuesto o resolver problemas, pon siempre al cliente en primer lugar.
2. Permite que el equipo se autoorganice en torno al trabajo
Cuando los equipos de desarrollo eligen en qué trabajar y cómo lograrlo, se facilita la gestión del flujo, se potencia su capacidad de liderazgo y se evita la sobrecarga de trabajo.
3. Revisa periódicamente la red de servicios y sus políticas
Tras entregar cientos de proyectos, sin duda aprenderás cómo trabaja el equipo y qué esperan los responsables de departamento. Para seguir mejorando la satisfacción de cliente y los resultados del negocio, dedica tiempo a revisar y actualizar las políticas de forma periódica.
Kanban vs. Scrum
Kanban y Scrum comparten varios conceptos, aunque organizan el trabajo de manera diferente.
Scrum entrega una cantidad determinada de trabajo en incrementos de una a cuatro semanas (generalmente llamados “sprints”) y utiliza cuatro “ceremonias” principales para mantenerse encaminado: sprint planning, sprint review, retrospective y daily standup meetings. Al comienzo de cada sprint, el equipo se compromete con las tareas asignadas. Al finalizar, evalúa los avances y analiza cómo prevenir que los problemas se repitan.
A diferencia de Kanban, Scrum no cuenta con un gerente de proyecto, sino con un product owner que defiende los intereses del cliente, un “Scrum master” que garantiza que el equipo siga los principios de Agile, y un equipo de desarrollo que ejecuta el trabajo.
Si bien Scrum y Kanban se parecen, sus diferencias clave pueden ayudarte a decidir cuál se adapta mejor a las habilidades y el estilo del equipo de desarrollo.
Los equipos a los que la rigidez de Scrum les resulta limitante pueden encontrar mayor libertad en un sistema Kanban. Si empiezas con Scrum y detectas dificultades con las reuniones y los procesos, Kanban puede ser una mejor opción.
Kanban impulsa la agilidad empresarial
Kanban puede ayudar a las empresas a mejorar la entrega de sus productos y servicios en todos los niveles organizacionales. Los equipos que lo utilizan incorporan continuamente el liderazgo y los comentarios de los clientes, priorizan las tareas en función de objetivos concretos y aprenden a entregar trabajo de manera confiable, lo que les permite mantenerse ágiles incluso cuando la organización crece en complejidad y tamaño. Las compañías que actualmente usan Scrum u otras metodologías Agile pueden beneficiarse de cómo Kanban optimiza y mejora los procesos para lograr un mayor rendimiento y satisfacción en el mercado.
Primeros pasos con Kanban
Kanban tiene el potencial de conectar al equipo de ingeniería con los clientes, fomentar la colaboración interna y la transparencia, y ejecutar proyectos complejos sin generar agotamiento. Gracias a la flexibilidad de Kanban, los equipos de desarrollo y gestión de proyectos pueden definir sus propias políticas, corregir el rumbo y encontrar oportunidades para ir más allá.
Si estás comenzando con Kanban, necesitarás consolidar y simplificar los flujos de trabajo complejos. Si llevas tiempo en el mundo de la gestión de proyectos, siempre puedes llevar tu enfoque al siguiente nivel. Adobe Workfront cuenta con las funciones necesarias para ayudarte a operar con mayor eficiencia, sin importar en qué etapa de tu proceso de gestión de proyectos te encuentres.
Workfront simplifica el proceso de solicitud automatizando los flujos de trabajo y creando formularios personalizados que dan vida a tu estrategia. Desde una vista unificada, puedes ajustar las tarjetas de Kanban según las nuevas prioridades, redistribuir los recursos y configurar los tableros para mantener a los equipos encaminados. Con integraciones a diversas aplicaciones empresariales, Workfront brinda al equipo de desarrollo las herramientas necesarias para trabajar como prefieran y medir su progreso en tiempo real.
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