Gestion des stocks : techniques et processus
La gestion des stocks relève d’un équilibre précaire. Vous devez disposer de stocks suffisants pour servir votre clientèle et générer des revenus, en évitant le surstockage et son lot de problèmes de trésorerie, de fiscalité et de gaspillage. Les gestionnaires de stocks doivent adopter les stratégies adéquates pour contourner ces difficultés.
Afin de vous aider à améliorer vos processus de gestion des stocks, cet article abordera les points suivants :
- Importance de la gestion des stocks
- Processus de gestion des stocks
- Techniques de gestion des stocks
Importance de la gestion des stocks
La gestion des stocks est le processus qui consiste à cerner et gérer les impératifs liés aux commandes, à l’entreposage, au suivi et à la vente de matières premières ou de biens. L’objectif est que vous disposiez de produits en nombre suffisant pour servir votre clientèle, sans que les stocks soient trop importants.
Une gestion médiocre des stocks a tôt fait de mener au chaos. En 2022, par exemple, le nouveau système de réassort automatique de Walmart a continué à commander des produits qui étaient pourtant encore en stock, au point que les surstocks se sont retrouvés dans les allées de ses hypermarchés, seuls emplacements encore disponibles pour les entreposer. S’efforçant de rebondir après les pénuries d’approvisionnement, ce géant du retail a augmenté ses stocks de 32 %, négligeant la baisse du pouvoir d’achat imputable à l’inflation galopante. Si Walmart avait conservé des niveaux de stocks adéquats, cette catastrophe aurait pu être évitée.
Un système de gestion des stocks performant :
- Améliore l’efficacité du suivi. La supervision du flux des marchandises, du fournisseur à la clientèle, vous permet de connaître exactement les quantités d’articles en stock.
- Réduit les délais de commande. La connaissance précise des niveaux de stock vous permet de réagir aux fluctuations de la demande sans perturber la chaîne logistique, altérer la qualité des produits ou compromettre l’expérience client.
- Permet de prendre de meilleures décisions commerciales. Grâce à la précision des données sur les stocks, vous pouvez prendre des décisions judicieuses en termes de quantités, de tarifs et de réassorts, tout en réduisant les dépenses et en augmentant les bénéfices.
Processus de gestion des stocks
Le processus de gestion des stocks débute avec leur commande et s’achève avec l’ajustement de leurs niveaux et le réapprovisionnement. À chaque étape, des décisions stratégiques doivent être prises.
1. Commande
Pour commander les bons produits au bon moment, vous devez vous appuyer sur une multitude de données et d’insights sectoriels. Vous devez connaître :
- La demande de produits. Analysez les prévisions marketing et commerciales pour évaluer précisément la demande de produits. Tenez compte des variations saisonnières et des facteurs économiques.
- Le coût des stocks. Pour évaluer le volume de stocks que vous pouvez vous permettre d’acheter, calculez le coût unitaire de commande, d’entreposage et de livraison par produit.
Si vous constituez des stocks pour un nouveau produit, commencez modestement. Face à la réalité du cycle de vente, vous saurez mieux comment concilier la demande de produits et les coûts d’exploitation, et il sera alors temps de procéder à un réassort.
2. Stockage
L’entreposage des stocks ne se limite pas à la mise en place de rayonnages. Il vous faut un système de stockage efficace pour organiser les produits.
Commencez par établir un workflow de réception pour contrôler les commandes, vérifier la conformité des marchandises reçues et les trier en vue d’un stockage adapté. Un catalogage des stocks doit être effectué et les systèmes doivent être actualisés.
Mettez en place un système de suivi rigoureux à partir d’unités de gestion de stock (SKU) et de codes-barres UPC (Universal Product Code). Ces références, à usage externe pour l’UPC et à usage interne pour le SKU (code alphanumérique), permettent d’identifier chaque produit ainsi que son lieu de stockage.
Procédez enfin à un zonage structuré de votre site de stockage pour y placer les articles une fois triés et étiquetés à des fins de suivi. Une méthode efficace consiste à agencer les emplacements dans le sens horaire. Identifiez chaque zone par une lettre, puis numérotez chacun de ses rayonnages.
3. Vente
Lorsqu’un client passe commande, vérifiez que les produits sont en stock. Une application performante de gestion des stocks actualise les chiffres en permanence et vérifie automatiquement la disponibilité des articles. Tout en préparant la commande, assurez le suivi des codes SKU de vos articles à chaque étape.
- Extrayez les produits de leur emplacement en vous référant à leurs codes SKU pour les trouver facilement. Veillez à agencer vos stocks de manière à pouvoir prélever plusieurs articles dans les rayonnages en une seule passe. Une bonne pratique consiste à faire d’abord sortir des stocks les produits plus anciens qui, dès lors, ne prennent pas la poussière et ne s’exposent ni à la détérioration, ni à la décomposition au fond d’un rayonnage.
- Emballez les produits afin qu’ils soient prêts à être livrés. Il vous faut un espace de travail dégagé, un workflow logique et cohérent, et un système de conditionnement sans faille pour protéger les articles.
- Expédiez la commande. Suivez son statut pour pouvoir alerter la ou le destinataire lorsque la commande quitte l’entrepôt et qu’elle est sur le point d’être livrée.
4. Reporting et audit
La tenue de fiches et de comptes de stocks détaillés est la clé du succès de votre chaîne logistique. Elle garantit la commande des quantités adéquates et vous aide à repérer les pertes, ce qui améliore la trésorerie de votre entreprise. Consignez l’emplacement de vos stocks à chaque étape du processus, à partir du moment où les produits arrivent à l’entrepôt, jusqu’à leur livraison ou leur achat, en passant par leur stockage, leur expédition et leur manutention.
L’audit est le processus de comptage physique des articles en stock qui permet d’établir la crédibilité des documents comptables. Sa fréquence de réalisation est fonction du volume de vos stocks, de la taille de vos effectifs et de votre magasin, etc. Le comptage peut être effectué manuellement, mais un comptage automatisé (au moyen d’un scanner de codes-barres, par exemple) vous fera gagner du temps et garantira des résultats plus précis.
5. Réassorts
Plus vous exécuterez le cycle de commandes, plus vous disposerez d’informations pour orienter vos décisions. Trois indicateurs de mesure vous aideront à déterminer à quel moment procéder à des réapprovisionnements.
- Le niveau des stocks désigne la quantité de stock d'un article disponible et permet de savoir quand une commande de réapprovisionnement devra être passée.
- Le ratio de rotation des stocks correspond au nombre de produits vendus sur une période donnée. Il indique la vitesse à laquelle vous écoulez vos marchandises et renouvelez vos stocks.
- Le temps de cycle mesure la durée qui s’écoule entre la réception d’un approvisionnement de marchandises et le traitement d’une commande.
Vous pouvez également mettre en œuvre une ou plusieurs des procédures de réapprovisionnement ci-après.
- Points de commande. Fixez des limites faisant office de déclencheurs. Déterminez les niveaux de stock minimal et maximal dont vous avez besoin. Lorsqu’il est atteint, le niveau minimal est le point qui déclenche une commande de réapprovisionnement pour le porter au niveau maximal. La définition d’un seuil et d’un plafond évite le sous-stockage et le sur-stockage.
- Réapprovisionnement périodique. Reconstituez vos stocks en passant des commandes de réapprovisionnement à intervalles réguliers. Vérifiez, par exemple, le niveau de vos stocks chaque mois et, s’il est bas, passez une commande. Tenez-vous en au calendrier établi, même en cas de rupture de stocks dans l’intervalle. Cette méthode convient parfaitement aux entrepôts de grande capacité.
- Réapprovisionnement « top off ». Profitez d’une baisse ponctuelle de la demande sur un produit pour réévaluer les stocks et les reconstituer au niveau maximal. Cette méthode est utile pour les références ayant un taux de rotation très élevé.
Techniques de gestion des stocks
La gestion des stocks est un processus complexe, que ces cinq méthodes éprouvées vous aideront à simplifier et à rendre aussi précis que possible.
La méthode « juste à temps » (JAT)
Le « juste à temps » (JAT) est une méthode à flux tendu visant à gérer aussi peu de stocks que possible. Le fait de ne commander que ce qui est nécessaire permet de conserver des stocks à un niveau proche de zéro tout en satisfaisant les besoins de la clientèle.
La méthode JAT présente plusieurs avantages : vous ne vous encombrez pas de stocks superflus, faites preuve de plus d’agilité pour répondre à la demande et écoulez plus efficacement vos produits. Elle exige, en revanche, des données précises et d’excellentes relations avec les fournisseurs.
Pour que la méthode JAT appliquée à la gestion des stocks porte ses fruits, vous devez :
1. Connaître votre audience et les modèles de demande. La méthode JAT repose sur une excellente connaissance de vos besoins en termes de stocks. Ne perdez jamais de vue le niveau des stocks et les données de vente.
2. Travailler avec des fournisseurs faisant preuve de souplesse car la méthode JAT requiert la livraison dans des délais serrés de petits lots de marchandises.
3. Faire le lien entre le niveau de vos stocks et la demande prévisionnelle. Utilisez les données relatives aux niveaux de stock et à la demande prévisionnelle, qui vous éclaireront sur les quantités de réapprovisionnement nécessaires.
4.Faire appel à une application optimisée par l’IA. En cas de pic inattendu de la demande, vos stocks pourraient se révéler insuffisants. Une application optimisée par l’IA vous offre une meilleure visibilité.
Quantité économique de commande
Vous pouvez également utiliser cette technique pour vos commandes de réapprovisionnement. Elle limite les risques de surstockage en calculant la quantité optimale qu’il convient de commander pour répondre à la demande sur une période de donnée. Vous pouvez définir la vôtre à l’aide de la formule QEC.
Par exemple, une enseigne de mode calculant la QEC d’une paire de gants se servira des données suivantes.
- Demande annuelle (D) = 2 000 paires de gants
- Coût de passation de la commande (S) = 2 € par paire
- Coût de détention (H) = 2 € par paire
Ce qui donne, avec la formule QEC :
Ce calcul montre qu’en commandant ponctuellement 64 paires de gants, l’enseigne peut répondre à la demande sans être confrontée à des problèmes de stocks. Ce chiffre de 64 étant nettement en deçà des projections de demande annuelle établies à 2 000 unités, l’entreprise devra passer cette commande 31 fois dans l’année avant de dépasser les attentes de sa clientèle.
La QEC limite les coûts de passation de commande et de stockage. La formule part néanmoins du principe que la demande et les coûts sont constants, et ne prend pas en compte l’incidence du facteur saisonnier sur les produits ou les ventes, ni même l’inflation.
Inventaire tournant
Le comptage, une fois par an, de la totalité des marchandises en stock est gage d’exactitude, mais il exige beaucoup d’efforts et n’est pas représentatif du reste de l’année. Avec l’inventaire tournant, vous procédez à un comptage cyclique des références en stock, à différentes périodes, sans interrompre le workflow normal. Vous obtenez des chiffres à jour et suivez l’évolution des produits à haut risque ou à forte valeur marchande.
L’inventaire tournant comporte trois étapes.
1. Définissez les produits à compter. La stratégie retenue dépend de ce qui revêt le plus d’importance à vos yeux :
- Le comptage par utilisation permet de compter plus fréquemment les références se vendant le mieux.
- Le comptage par site s’applique, à tour de rôle, à différents entrepôts, magasins ou départements.
- Le comptage par opportunité dénombre les stocks à chaque fois que vous enregistrez un certain nombre de ventes ou lorsque vous intervenez sur les stocks saisonniers.
- Le comptage d’un groupe porte sur un groupe de références, qu’il dénombre à plusieurs reprises dans des délais courts. Cette méthode permet de mettre en évidence de mauvaises habitudes, qui pourront être rectifiées dans d’autres groupes de produits.
- Le comptage aléatoire s’applique à des lots de références constitués de manière aléatoire. Il permet de repérer les vols commis par le personnel ou d'autres incohérences mystérieuses.
2. Déterminez la fréquence de comptage. Le moment et la fréquence du comptage sont fonction des disponibilités de votre personnel et de ses horaires de travail. Un comptage peut avoir lieu tous les matins avant l’ouverture du magasin, tous les soirs après la fermeture, ou encore une fois par semaine. Veillez à ce que sa fréquence soit suffisante pour que la totalité des stocks puisse être dénombrée au moins une fois par an.
3. Documentez votre processus. Ainsi, les membres du personnel sauront exactement ce qu’ils doivent faire et comment s’y prendre.
Analyse d’inventaire ABC
L’analyse d’inventaire ABC (Always Better Control) est une technique très pratique au stade du stockage. Les références en stock sont scindées en trois groupes :
- Les produits peu nombreux de grande valeur dont l’importance est primordiale
- Les produits moyennement représentés, de valeur intermédiaire, dont l’importance est relative
- Les produits très nombreux, de faible valeur, dont l’importance est moindre
L’analyse d’inventaire ABC repose sur le principe de Pareto et la règle des 80/20. Vous partez du principe que 20 % des références représentent 80 % de la valeur de votre stock, en l’occurrence le groupe A. Le groupe C générant nettement moins de valeur, vous lui accordez moins d’importance.
Pour réaliser une analyse d’inventaire ABC :
1. Rassemblez vos données sur les produits. L’historique et les prévisions de vente sont des points de données clés pour l’analyse ABC.
2. Classez votre inventaire. Servez-vous de métriques comme les ventes totales, les marges brutes et les coûts de détention pour déterminer la valeur des produits. Ventilez-les ensuite dans les groupes A, B ou C.
3. Définissez des règles d’inventaire. Les produits du groupe A ne doivent jamais tomber en deçà d’un certain niveau de stock, contrairement à ceux du groupe C pour lesquels cette situation est parfaitement envisageable. Fixez les seuils pour chaque groupe.
4. Contrôlez et réévaluez. Pour vous assurer que vos catégories sont exactes, appuyez-vous sur vos données et procédez à des ajustements, le cas échéant.
Méthode FIFO (First In, First Out)
Comme le suggère son appellation, la méthode FIFO (Premier entré, Premier sorti) consiste à vendre les marchandises par ordre d’entrée en stock. Elle évite l’obsolescence des produits, leur gâchis, leur détérioration dans l’entrepôt ou encore le dépassement de leur date de péremption.
L’inconvénient de la méthode FIFO est qu’elle ne prend pas en compte la hausse du coût des produits ou des matières premières lors de la revente de produits anciens. Par exemple, si vous achetez 10 capsules 100 € pièce et que vous les revendez 200 €, votre marge bénéficiaire est de 100 € par capsule. Si vous vous réapprovisionnez lorsque le stock tombe à trois capsules mais que celles-ci coûtent à présent 125 € pièce, les trois prochaines capsules vendues (achetées à 100 €) donneront l’impression que la marge bénéficiaire diminue.
Allez plus loin avec un système de gestion des stocks.
Un système de gestion des stocks robuste présente de nombreux avantages. Il vous permet de disposer de stocks suffisants pour satisfaire la demande de la clientèle, vous aide à maîtriser vos coûts et fournit les données nécessaires à des prises de décisions avisées.
Pour optimiser la gestion de vos stocks, passez en revue le processus actuel pour identifier ses points faibles. Commencez par l’étape de la commande et examinez comment vous ou votre équipe décidez de franchir le pas.
Veillez à disposer d’une application capable de gérer les données indispensables aux processus de gestion des stocks complexes. Adobe Commerce utilise l’IA et des fonctionnalités avancées orientées données pour aider les acteurs B2B et B2C à gérer plus efficacement leurs stocks, y compris des données en temps réel sur les stocks et des algorithmes d’approvisionnement qui accélèrent le traitement des commandes.
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