Comment rédiger un énoncé d’étendue de projet ?

Au début d’un projet, les membres de l’équipe ont pour la plupart une idée générale de leurs attentes et responsabilités. Cependant, beaucoup d’entreprises pensent qu’une approche formelle de leur gestion de projet peut accroître leur efficacité et leur succès.

De nombreux projets échouent par manque d’objectifs et de jalons clairement définis. Partir du principe que les membres de l’équipe savent quoi faire pour faire avancer un projet n’est pas une approche acceptable pour les entreprises qui cherchent à rester rentables et proactives.

Heureusement, il est possible de mettre facilement en œuvre des stratégies de gestion de projet afin de réduire les dysfonctionnements. Cela commence par l’élaboration d’un énoncé d’étendue de projet. Sans les limites et attentes définies dans un document d’étendue ou un cahier des charges, de nombreux projets peuvent facilement prendre une ampleur disproportionnée ou dériver de leur objectif initial.

L’énoncé de l’étendue de projet permet aux entreprises et aux membres des équipes de définir clairement le but d’un projet et ses livrables, mais aussi, et peut-être plus important encore, ce qui fait partie du plan et ce qui n’en fait pas partie. Ainsi, tout le monde est sur la même longueur d’onde et peut s’acquitter de ses responsabilités de manière transparente et dans les délais impartis.

Apprendre à rédiger un énoncé d’étendue de projet vous aidera à gérer plus efficacement vos projets et à limiter la dérive des objectifs. Dans cet article, nous examinerons plus en détail comment élaborer et mettre en œuvre un énoncé d’étendue de projet. Il aborde en particulier les points suivants :

• Qu’est-ce qu’un énoncé d’étendue de projet ?
• Importance de l’énoncé d’étendue de projet
• Création d’un énoncé d’étendue de projet
• Bonnes pratiques de rédaction d’un énoncé d’étendue
• Énoncé d’étendue de projet et autres documents

Qu’est-ce qu’un énoncé d’étendue de projet ?

L’énoncé d’étendue d’un projet établit clairement les limites de ce dernier. Il définit toutes les hypothèses, responsabilités, exigences, contraintes, jalons et livrables nécessaires à la réussite du projet. Les énoncés d’étendue de projet, ou cahiers des charges, sont utilisés par les gestionnaires de projet et leur direction pour planifier et déterminer la progression et l’exécution générales d’un projet.

Ces documents constituent une feuille de route que toute l’équipe peut utiliser pour se diriger vers un résultat souhaité. Ils permettent de préparer le projet en définissant l’ensemble des livrables requis et la date à laquelle chaque élément doit être réalisé. À ce stade, les parties prenantes peuvent établir des plans de gestion de l’étendue du projet et attribuer les responsabilités aux ressources adéquates afin qu’elles effectuent les tâches en respectant les délais et le budget prévus.

L’énoncé d’étendue du projet n’est que l’une des composantes d’une gestion de projet rigoureuse, qui comprend également, en règle générale, des plans de communication, des plannings des tâches, des budgets détaillés et des évaluations des risques. Un plan de projet complet commence par un cahier des charges qui définit les objectifs et les composantes du projet et permet de contrôler son bon déroulement.

Importance de l’énoncé d’étendue de projet

L’énoncé d’étendue de projet offre une valeur tangible et immédiate aux responsables et aux parties prenantes en éliminant les tâtonnements parfois associés à la gestion de projet. Plutôt que de s’interroger sur les tâches à accomplir, chaque personne impliquée peut travailler selon des exigences et des délais clairement définis, directement liés à des résultats.

Les avantages d’un énoncé d’étendue de projet ne se limitent pas aux définitions. Au contraire, les gestionnaires de projet, les parties prenantes, la clientèle et les membres de l’équipe peuvent tirer de nombreux bénéfices d’un cahier des charges soigneusement élaboré.

• Gestion des attentes. Les parties prenantes sont notamment le personnel interne et la clientèle externe. L’énoncé de l’étendue d’un projet permet de clarifier ce qui est inclus dans ce dernier et ce qui ne l’est pas, afin d’éviter les déceptions ou les surprises au moment de la livraison du produit final.
• Risques limités. Puisque ce plan détaille l’ensemble des livrables, il est facile pour les responsables de repérer les obstacles et de prendre des décisions sur la marche à suivre afin que le projet reste conforme aux attentes sans pour autant dépasser les délais ou les budgets.
• Répartition des responsabilités. Une définition claire des tâches permet d’attribuer correctement les responsabilités et de veiller à ce que les ressources adéquates soient utilisées pour atteindre efficacement les objectifs.
• Clarification des accords. L’énoncé de l’étendue d’un projet permet également de définir le travail à effectuer et le taux de rémunération, ainsi que les limites et les livrables, de manière que les parties prenantes et la clientèle sachent clairement ce qui va être fait et à quel coût.

Création d’un énoncé d’étendue de projet

Maintenant que vous savez qu’un énoncé d’étendue de projet peut vous aider à éviter les écueils et les malentendus, vous souhaitez peut-être en créer un. Même si vous n’en avez jamais rédigé auparavant, vous n’avez aucune crainte à avoir. Une fois les principaux éléments définis, ces documents sont faciles à mettre au point.

Bien entendu, comme chaque projet est unique, il peut y avoir des variations. N’oubliez pas que ces documents sont conçus pour définir clairement les livrables et les attentes, de manière à la fois concrète et réalisable. Lorsque vous élaborez un énoncé d’étendue de projet, pensez à inclure les éléments suivants :

1. Présentation – Élaboration d’un synopsis

Commencer par un résumé du projet permet à chaque personne impliquée de comprendre ce que l’on attend d’elle et la nature de l’objectif final. Cela peut également être l’occasion de dresser la liste des jalons intermédiaires permettant d’atteindre des objectifs plus larges de façon claire et tangible.

Les besoins du projet sont souvent détaillés ici afin de souligner ce qui doit être inclus et ce qui ne doit pas l’être. Les responsables de projet peuvent utiliser cette section pour définir les objectifs et créer un énoncé clair d’une seule phrase qui résumer le projet.

Prenons l’exemple d’une entreprise qui travaille sur le remaniement d’un site web pour un client du e-commerce. L’énoncé en une phrase de l’étendue du projet pourrait être « Le site web remanié offrira à la clientèle un accès plus simple et plus rapide aux produits, tout en proposant du contenu à forte valeur ajoutée visant à augmenter la durée des sessions et à réduire le taux de rebond. »

À partir de là, les objectifs détaillés du projet pourraient être les suivants :

• Créer un nouveau design web attrayant pour une marque existante
• Préserver l’identité et les exigences de la marque
• Optimiser les performances du site web pour une meilleure expérience client
• Attirer l’attention des personnes qui visitent le site avec du contenu accessible et détaillé
• Surveiller les indicateurs de performance clés afin de mesurer la durée des sessions et le taux de rebond

2. Gouvernance – Attribution des responsabilités

Une fois le concept général établi, il est possible d’attribuer des rôles spécifiques aux parties prenantes et à chaque contributeur ou contributrice. Cette étape permet de détailler les personnes qui travailleront sur le projet et celles qui seront chargées de vérifier et de valider les différents livrables.

Désignez les personnes impliquées ou responsables de chaque objectif exposé dans la présentation. Reprenons notre exemple de remaniement de site web :

3. Approche – Présentation des étapes

Pour que chaque personne puisse apporter une contribution efficace, elle doit connaître précisément ses responsabilités et ses tâches, ainsi que leur importance pour le projet global. Répétez l’énoncé de l’étendue du projet et soulignez ce qui est inclus ou non dans ce périmètre. Il peut être utile de redéfinir les critères de réussite afin de déterminer si certaines tâches entrent ou non dans ce dernier.

Dans le cas du projet de remaniement de site web, l’approche pourrait inclure des rappels demandant à l’équipe créative d’utiliser la charte graphique existante et de ne pas s’en écarter. La création d’un nouveau site web entre dans l’étendue du projet, contrairement à un rebranding.

Il pourrait également être judicieux de clarifier les critères de réussite, en précisant par exemple que l’amélioration des chiffres du trafic est essentielle, mais que l’augmentation du nombre total de ventes ne fait pas partie des exigences du projet.

4. Hypothèses – Récompenses et risques attendus

Chaque responsable de projet sait que les projets rencontrent inévitablement des obstacles. Pour atténuer les difficultés, anticipez ce qui pourrait entraver les progrès et formulez des recommandations pour éviter ces problèmes.

Celles-ci peuvent aller de l’attribution des ressources adéquates au projet afin d’éviter le manque de personnel à la vérification des demandes de congés pour garantir constamment un effectif minimum. Quant aux facteurs de risque, il peut s’agir de la disponibilité du personnel ou du budget prévu par la cliente ou le client, par exemple. Afin d’éviter les conflits, veillez à indiquer les risques éventuels à l’équipe et à la clientèle externe.

5. Livrables – Définition de la réussite

Décrire clairement les livrables permet de rappeler la définition globale de la réussite du projet. Retournez à l’énoncé d’étendue de projet initial et déterminez précisément les éléments qui pourraient prouver que le projet est réussi, de manière objective et mesurable.

Dans notre exemple, plusieurs angles d’attaque sont envisageables. En matière d’indicateurs de performance clés, il serait possible de travailler avec l’entreprise cliente pour mesurer la durée d’une session et le taux de rebond de référence et déterminer les améliorations qui constitueraient une réussite sur une période définie consécutive au lancement du nouveau site web. Une autre possibilité consisterait à travailler avec l’équipe interne afin de définir les paramètres d’un remaniement complet, conforme à la marque, ainsi que l’aspect final du site web.

Exemple d’énoncé d’étendue

Appliquons maintenant ce format à notre exemple afin de créer notre énoncé d’étendue de projet.

Bonnes pratiques de rédaction d’un énoncé d’étendue

Chaque énoncé d’étendue sera certes différent, mais les responsables de projet peuvent suivre certaines bonnes pratiques pour garantir des documents d’une efficacité optimale.

• Définir le processus d’approbation. Pensez à indiquer la personne chargée de soumettre et de vérifier les demandes d’approbation. Établir des limites quant au moment et à la manière de communiquer les approbations peut également être judicieux pour assurer le bon déroulement du projet.
• Éviter toute ambiguïté. Soyez aussi précis que possible dans la définition des délais, des jalons et des livrables.
• Détailler les éléments à exclure. Évitez la dérive des objectifs en veillant à ce que les éléments qui ne rentrent pas dans le cadre du projet soient bien clairs. Cela permettra de garder le cap et d’éviter les problèmes de ressources.
• Éviter le jargon. Utilisez autant que possible un langage simple afin que les éléments inclus ou non dans le projet soient clairs pour toutes les personnes impliquées. Cela permet également de communiquer largement sur les réussites auprès de personnes qui pourraient ne pas connaître les termes spécifiques à votre secteur.

Énoncé d’étendue de projet et autres documents

Aussi essentiel que soit le cahier des charges dans le processus de gestion de projet, ce n’est que l’un des nombreux documents utilisés par les responsables et les parties prenantes. Voici quelques-uns des autres documents de gestion de projet susceptibles de faciliter ce processus.

• Accord de confidentialité. Un accord de confidentialité permet d’éviter la divulgation d’informations sensibles ou confidentielles.
• Accord-cadre de prestations de services. Un accord-cadre de prestations de services définit les conditions d’une série d’engagements entre deux parties ou plus sur une période donnée.
• Contrat de sous-traitance. Ce document couvre l’étendue du projet et les délais imposés à toute ressource externe ou tierce employée dans le cadre de ce dernier.
• Contrat de niveau de service. Un contrat de niveau de service définit les conditions régissant les responsabilités du service clientèle et les délais de réponse entre une cliente ou un client et un ou une prestataire.
• Plan directeur. Il s’agit d’un plan à long terme portant sur un engagement avec une cliente ou un client et comprenant différents livrables et étendues de projet.

Créer votre propre énoncé d’étendue de projet

L’énoncé d’étendue de projet est une composante essentielle de la gestion de projet, qui permet de garder le cap et de respecter le budget. Ce document peut être un peu long à rédiger au départ, mais il en vaut largement la peine, car il établit des limites importantes avec la clientèle et les parties prenantes internes pour veiller à ce que les exigences et les éléments inclus (ou exclus) soient clairs.

Avant de commencer à rédiger votre énoncé d’étendue, réfléchissez à la gestion de votre projet : en quoi consiste-t-il, quelle est sa raison d’être, pourquoi est-il important et quels seront ses résultats ? Vous disposerez ainsi d’un bon point de départ pour créer le reste de l’énoncé d’étendue. Lorsque vous voudrez passer concrètement à la gestion de projet, Adobe pourra vous aider.

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