Pour Maxine Pierce, chargée de marketing et de développement commercial responsable des réponses aux appels d’offres chez BDP, un cabinet mondial d’architecture, d’ingénierie et de design, préparer un seul dossier de candidature peut représenter plusieurs jours de travail : retrouver les études de cas issues de projets antérieurs, vérifier les qualifications des collaborateurs et des collaboratrices, localiser les certifications de conformité et recouper les termes contractuels.
Au fil des années, BDP a accumulé un capital de connaissances considérable à travers ses projets, consigné dans une grande variété de documents. Mais à mesure que ce savoir s’enrichissait, il devenait de plus en plus difficile de retrouver rapidement les bonnes informations au moment crucial, notamment lors de la préparation d’appels d’offres concurrentiels. Grâce aux solutions Adobe Acrobat, BDP rend désormais plus accessibles les décennies de savoir institutionnel consignées dans ses documents, permettant à ses collaborateurs et ses collaboratrices de les exploiter pleinement.
Grâce à Knowledge Base, une nouvelle fonctionnalité de Adobe Acrobat Studio, les équipes de BDP peuvent transformer de vastes collections de documents sélectionnés en une base de connaissances accessible et obtenir des réponses fiables en quelques secondes, avec des citations renvoyant directement à la source, d’une phrase ou d’une image jusqu’à une cellule précise d’un tableau. De son côté, PDF Spaces offre un espace de travail partagé où les équipes peuvent rédiger, réviser et affiner leurs réponses aux appels d’offres, pour s’assurer que leurs propositions répondent à chaque exigence de l’invitation à soumissionner (ITT) du prospect.
De données enfouies à un savoir de confiance
Avant de s’associer à Adobe, BDP avait constitué une bibliothèque hébergée sur l’Intranet pour centraliser son savoir organisationnel. Faute de fonctionnalités de recherche intelligente, ses collaborateurs et ses collaboratrices devaient néanmoins continuer à parcourir manuellement les dossiers et les fichiers pour trouver les informations dont ils avaient besoin.
Avec Knowledge Base, le cabinet a bénéficié d’une source fiable de savoir d’entreprise. Plutôt que de rechercher, d’extraire et de fusionner manuellement des données pour tirer des enseignements de documents historiques, la solution se connecte aux dépôts documentaires de BDP et fait remonter à la demande, en quelques secondes, les contenus d’appels d’offres pertinents, les études de cas et les qualifications, chaque réponse étant citée à la phrase précise du document source, et non au seul nom de fichier ou numéro de page.
En réunissant la base de connaissances et l’assistant IA d’Acrobat au sein de PDF Spaces, les membres de l’équipe peuvent résumer des documents d’appel d’offres, identifier les lacunes dans les projets de réponses et renforcer leurs dossiers finaux grâce à une révision assistée par IA, le tout dans un seul espace de travail connecté. Les collaborateurs et les collaboratrices peuvent poser des questions en langage naturel en précisant le format, le nombre de mots et le secteur souhaités, ce qui leur offre davantage de flexibilité et de créativité pour façonner leurs dossiers de réponse définitifs.
Une fois les réponses rédigées, les membres de l’équipe s’appuient sur la plateforme pour vérifier automatiquement les propositions de BDP par rapport à l’appel d’offres (AO) d’un prospect, ce qui leur permet de combler les lacunes dans leurs réponses, de faire ressortir des études de cas pertinentes qui auraient pu passer inaperçues et de s’assurer que chaque exigence de l’appel d’offres a été pleinement prise en compte.
« Travailler avec la base de connaissances nous a ouvert les yeux sur les angles morts de notre processus de réponse aux appels d’offres », déclare Pierce. « Toutes les connaissances de notre organisation sont désormais à portée d’une simple question, ce qui nous permet de mettre en valeur l’étendue complète des capacités de BDP tout en répondant plus complètement aux besoins de chaque prospect. »
L’un des avantages les plus immédiats pour BDP a été la rapidité avec laquelle les équipes ont pu prendre en main les solutions de la plateforme Acrobat, sans mise en œuvre longue ni projet informatique préalable. Les membres juniors de l’équipe rédigent les premières ébauches des réponses aux appels d’offres dans PDF Spaces, où le personnel expérimenté les examine et les affine, le tout sur la même plateforme. Cette approche collaborative renforce la transparence et la confiance, améliorant à la fois la qualité des soumissions et le développement des équipes.
Une fois le dossier de réponse rédigé, les équipes chargent leurs propositions dans PDF Spaces et sollicitent l’assistant IA d’Acrobat pour une révision finale. Cette étape met souvent en évidence ce qu’une relecture manuelle aurait pu manquer : une exigence de l’appel d’offres passée inaperçue ou une solide référence projet qui avait été omise.
Les intégrations entre Adobe Acrobat, Microsoft SharePoint et Microsoft Teams permettent à BDP de constituer des bases de connaissances propres à chaque projet pour les collaborateurs et les collaboratrices de toutes les fonctions. L’intégration avec SharePoint facilite la recherche d’informations sources actualisées pour éclairer la prise de décision, tandis que l’intégration avec Teams leur permet d’interroger directement la base de connaissances sans avoir à basculer d’une application à l’autre.
Avec des informations fiables et sourcées à portée de main, les équipes de BDP passent moins de temps dans les archives et davantage à ce pour quoi elles ont choisi l’architecture et le design : résoudre des problèmes complexes pour leurs clients.
Confiance dans les workflows IA
Les appels d’offres n’étaient que le point de départ pour BDP. En découvrant comment l’IA pouvait les aider à mieux exploiter les connaissances collectives de l’entreprise, les équipes ont progressivement étendu son adoption bien au-delà de la gestion des appels d’offres. Aujourd’hui, des équipes RH aux équipes d’ingénierie, chacune s’appuie sur l’assistance de l’IA pour ses propres travaux documentaires.
Cette transformation est d’autant plus remarquable que la direction de BDP se montrait autrefois méfiante à l’idée de confier des processus liés à la sécurité, à la gouvernance et à la traçabilité à des agents IA.
Dans un appel d’offres, il ne suffit pas que l’IA fournisse une réponse exacte ; cette réponse doit également refléter l’expérience propre du cabinet. Chaque affirmation formulée par BDP doit pouvoir être rattachée à son historique de projets, ce qui exclut d’emblée les outils d’IA généralistes dépourvus de fonctions de citation et d’attribution des sources adaptées aux entreprises. Il est tout aussi essentiel que le cabinet ait la certitude que les informations créées et partagées quotidiennement par ses équipes reposent sur des bases solides et sont correctement encadrées.
« Nous avons bâti notre réputation en repoussant les limites, tout en restant fidèles à notre vocation : concevoir en pensant aux personnes et avoir un impact positif. Adopter l’IA sans garde-fous irait à l’encontre de cette mission », explique Alistair Kell, COO, BDP.
En s’appuyant sur les solutions fiables d’Adobe, BDP a pu allier des résultats éprouvés et une sérénité totale en matière d’exactitude et de gouvernance. Cette confiance a transformé la perception de l’IA au sein du cabinet, au point que ses équipes collaborent désormais étroitement avec Adobe pour orienter la roadmap de la plateforme Acrobat, notamment les fonctionnalités optimisées par l’IA conçues pour les entreprises orientées design.
Le parcours de BDP avec la plateforme Acrobat a confirmé ce que sa direction remettait autrefois en question : l’IA peut renforcer le mode de fonctionnement d’un cabinet de design sans compromettre ses exigences en matière d’exactitude, d’attribution et d’intégrité créative. Ce qui n’était qu’une expérimentation dans le processus d’appels d’offres est devenu un véritable modèle de référence, permettant à toutes les équipes de BDP d’accéder aux connaissances accumulées par l’organisation au fil de six décennies, de les comprendre et d’en tirer parti.
« Les solutions d’IA efficaces ressemblent aux jouets Fisher-Price », confie Kell. « Non pas parce qu’elles sont rudimentaires, mais parce qu’elles sont simples, robustes et dignes de confiance. Notre relation avec Adobe est solide grâce à la confiance que nous avons bâtie au fil de mois de tests, d’échanges et d’amélioration continue de nos workflows documentaires connectés. »
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