Lorsque les membres du conseil d’administration et de la direction des entreprises du Fortune 500 font appel à FGS Global (FGS), les enjeux sont très élevés. Qu’il s’agisse de gérer des crises, des pressions réglementaires ou des transactions cruciales pour l’entreprise, la clientèle compte sur FGS pour des conseils stratégiques en communication, des insights uniques et une diffusion rapide.

Quand Adobe a lancé l’assistant IA d’Adobe Acrobat, un outil optimisé par l’IA intégré directement dans la plateforme Acrobat en laquelle FGS avait déjà confiance, l’équipe y a vu une opportunité d’élever encore les standards sans révolutionner ses processus.

« Quand nous demandons aux gens ce qui nous distingue des autres cabinets de stratégie des parties prenantes, leur réponse est toujours la même », explique Rebecca Gasser, CIO chez FGS. « Vous choisissez FGS quand vous avez besoin que ce soit fait dans les règles de l’art. »

En tant que cabinet mondial de gestion des parties prenantes, FGS fonde sa relation avec la clientèle sur l’expertise de ses spécialistes du conseil et la confiance qui s’est créée grâce à la fourniture de conseils stratégiques à des milliers de personnes. Offrir ce niveau de service représente un défi considérable et nécessite une équipe juridique sophistiquée pour soutenir la capacité de l'équipe conseil de FGS à servir la clientèle. L’équipe juridique doit examiner minutieusement de nombreux documents juridiques, rapports financiers, règles de sécurité et règlementations applicables pour extraire les informations nécessaires pour anticiper les phases suivantes. De plus, elle doit mener ces analyses approfondies très rapidement, sans manquer une seule nuance, pour mieux aider l’équipe conseil de FGS à lancer de nouveaux mandats et protéger les intérêts du cabinet.

L’intégration d’Acrobat AI Assistant à la plateforme leur permettant déjà de compiler, interroger et générer des informations à partir de montagnes de documents PDF en quelques secondes, Rebecca Gasser et son équipe ont pu dégager une plus grande part de leur ressource la plus précieuse : le temps.

Chaque seconde compte.

Les nouvelles fonctionnalités d’IA générative d’Adobe Acrobat n’ont pas remplacé les workflows, elles ont accéléré ce qui fonctionnait déjà. Pour FGS, il ne s’agissait pas de suivre la mode de l’IA, mais de permettre aux outils en qui l’entreprise avait déjà confiance de prendre en charge davantage de tâches lourdes, plus vite, de manière plus cohérente et à grande échelle.

Contrairement aux grands modèles de langage (LLM) qui parcourent le web et proposent souvent des citations non vérifiées ou s’appuient sur des connaissances pré-entraînées, l’assistant IA d’Acrobat fonctionne uniquement avec les documents qu’une personne télécharge. Cela garantit la traçabilité des informations, la sécurité des données et la précision contextuelle. Cette conception ciblée permet aux équipes FGS d’obtenir des réponses en toute confiance, même lorsque les enjeux sont élevés.

Avant cette nouvelle technologie, l’examen de contrats et de rapports volumineux faisait perdre un temps considérable aux équipes. Les spécialistes en contrats de FGS passaient souvent des heures à résumer les clauses essentielles ou à identifier des dispositions spécifiques, tandis que les juristes se débattaient avec des documents financiers denses ou des textes législatifs obscurs.

« Les révisions manuelles de documents ne sont pas seulement chronophages. Elles peuvent entraîner des incohérences de ton, d’interprétation et de raisonnement lors de la préparation d’analyses internes ou de la rédaction de contrats », explique Rebecca Gasser. « Cette incohérence présente des risques dans notre métier, où la précision et la cohérence de chaque mot sont importantes. »

Désormais, grâce aux capacités d’IA générative intégrées à Acrobat, les workflows juridiques internes sont considérablement plus rapides et cohérents. Les membres de l’équipe peuvent instantanément résumer des contrats de 100 pages ou des dossiers d’affaires, localiser rapidement les clauses essentielles et rédiger des synthèses internes ou des mises à jour destinées à la clientèle en quelques minutes au lieu de passer des nuits entières sur un seul document. Il est également possible d’interroger des règlementations complexes et de recevoir des réponses claires et sourcées pour étayer une analyse juridique. Même les révisions internes de routine, comme l’examen de contrats précédemment négociés ou de documents de politique interne, peuvent être réduites de plusieurs heures à quelques secondes grâce à des instructions simples comme « résume ce document pour que je puisse exposer les points clés en moins d’une minute ».

L’équipe juridique utilise l’assistant IA d’Acrobat pour traiter rapidement des questions juridiques et réglementaires complexes, réduisant ainsi la dépendance aux services de conseil externes et permettant de prendre plus vite des décisions fondées dans toute l’entreprise. Pour leur part, les spécialistes en contrats de FGS exploitent la solution Adobe pour générer 20 à 30 e-mails client chaque semaine, un rythme difficile à tenir lorsqu’il leur fallait traiter les contrats et rédiger ces messages manuellement.

« Chaque seconde compte quand il s’agit de répondre à la clientèle et de passer rapidement de la demande à l’engagement », souligne Rebecca Gasser. « La rapidité avec laquelle nous pouvons combiner, vérifier, interroger et identifier les informations importantes dans les dossiers, contrats et documents réglementaires avec l’assistant IA d’Acrobat a révolutionné notre façon d’exploiter ces informations au moment où notre clientèle en a besoin. »

En accélérant tout, des révisions de contrats aux recherches réglementaires, l’assistant IA d’Acrobat permet à l’équipe juridique de FGS de répondre plus rapidement et avec plus d’assurance à sa clientèle, sans dépendre de services de conseil externes ni compromettre la précision.

La confiance par la rapidité et la clarté.

Pour Rebecca Gasser, la façon dont l’assistant IA d’Acrobat a permis à l’équipe juridique de FGS de travailler de manière plus autonome et avec plus d’assurance est l’avantage principal de la solution. Qu’il s’agisse de réviser des règles internes, de comparer des projets de contrats ou de préparer des synthèses pour la direction, la capacité à fournir des analyses rapides et précises a transformé la manière dont l’équipe soutient l’organisation.

Prenons l’exemple des révisions de contrats ou de politiques. Auparavant, comparer plusieurs versions ralentissait les équipes. À présent, elles peuvent rapidement synthétiser les modifications, signaler les clauses clés et partager des recommandations claires sans quitter Acrobat.

Dans toute l’entreprise FGS, l’adoption continue de croître. Les équipes utilisent l’assistant IA d’Acrobat pour accélérer les workflows, améliorer la précision et enrichir leur production quotidienne. « Ce n’est pas réinventer notre façon de travailler, explique Rebecca Gasser. C’est l’affiner. »

Bien que la transformation se fasse discrètement, les résultats parlent d’eux-mêmes : des réponses plus rapides, des analyses plus claires et plus de temps pour se concentrer sur l’essentiel, c’est-à-dire soutenir efficacement et rapidement l’organisation quand chaque seconde compte pour servir la clientèle.

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JJay Ramakrishna occupe le poste de Senior Strategic Business Development Manager chez Adobe. Sa mission principale est de collaborer avec la clientèle stratégique qui a acquis des solutions émergentes Digital Media d’Adobe, afin de stimuler l’activité commerciale et favoriser l’adoption technologique au sein de l’organisation. Elle rejoint Adobe avec plus de dix années d’expérience dans le pilotage d’initiatives majeures de transformation digitale.

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