Adobe Acrobat Studio가 Sonoma County 전체에 도입된 지 6개월 만에, 9개 부서가 자체 교육을 요청했고 그중 3개 부서는 이미 기획 단계에 접어들었으며, 월간 활성 사용자 수는 46% 증가했습니다.

Sonoma County 엔터프라이즈 IT 혁신 담당 이사 Carolyn Staats에게 이 모멘텀은 핵심 그 자체입니다. 그녀는 이제 동료들에게 이렇게 말합니다. "배포는 도입이 아닙니다."

이는 County가 자신의 디지털 전환을 완료되었다고 선언하지 않으면서 얻은 교훈입니다.

Sonoma County는 수년 전부터 종이 기반 업무에서 벗어났습니다. 캘리포니아 북부에 위치한 이 County는 약 30개 부서와 기관에 걸쳐 약 4,200명의 직원이 근무하며, 종이 양식을 디지털 파일로 전환하고 라우팅, 알림, 승인을 포함한 워크플로를 자동화했습니다. 어떤 기준으로 보더라도, 전환은 완료된 것처럼 보였습니다.

하지만 Staats는 또 다른 문제가 부상하고 있음을 직감했습니다. 직원들은 County가 막 디지털화를 마친 정보를 읽고, 비교하고, 요약하고, 재구성하는 데 하루를 보내고 있었습니다. 종이는 사라졌지만, 그로 인한 업무는 그대로였습니다.

"디지털화는 하나의 문제를 해결했지만, 그다음 문제를 드러냈습니다"라고 Staats는 말합니다. "그다음 질문은 자연스럽게 '문서 자체가 워크플로의 일부가 될 수 있다면 어떨까?'로 이어졌습니다."

이 질문에 답하는 일은 두 사람의 몫이었습니다. Staats와 County Software Services 팀의 선임 비즈니스 분석가 Cieara McKetchnie-Stanley는 신뢰할 수 있는 PDF 도구, AI, 콘텐츠 제작을 하나로 통합한 완전한 작업 영역인 Adobe Acrobat Studio의 파일럿을 시작했습니다. 직원들은 PDF 스페이스와 Acrobat AI 어시스턴트를 통해 정보를 파악하고, Adobe Express로 세련되고 브랜드에 맞는 콘텐츠를 제작합니다. Sonoma County는 초기 테스터로 참여해 Adobe 팀과 함께 사용 사례와 기능 격차를 검토했습니다.

그 무렵, 도입은 자체적인 동력을 얻고 있었습니다:

• 6개월 만에 30개 부서 중 16개 부서를 교육했습니다.
• 교육 이후 직원들이 발굴한 사용 사례는 22가지에 달합니다.
• 초기 교육에 참여한 직원의 87%가 현재도 활성 사용자로 남아 있습니다.

Sonoma County 직원들은 프레젠테이션 생성 기능으로 내부 및 외부 자료를 더욱 완성도 있게 제작하고, 브랜드 키트로 디자이너 없이도 브랜드에 맞는 결과물을 유지하며, AI 어시스턴트로 자재 명세서와 견적서를 비교해 구매 과정의 불일치를 파악하는 데도 적극 활용하고 있습니다.

Staats와 McKetchnie-Stanley에게 교훈은 분명했습니다. 직원들에게 AI 접근 권한을 부여하는 것은 첫 번째 단계에 불과합니다. AI가 업무를 어떻게 변화시킬 수 있는지 직원들이 직접 체감하려면 전혀 다른 접근 방식이 필요합니다.

직원 주도

16개 부서에서 핵심 파워 유저, 임원, 관리자 52명이 카운티 최초의 Acrobat Studio 체험 세션에 참여하기 2주 전, Staats는 준비된 일정을 과감히 내려놓았습니다. 안내 중심의 실습 대신, 직원들이 익숙한 자료를 활용해 몇 분 만에 직접 제품을 탐색하며 그 가능성을 스스로 발견하기를 원했기 때문입니다.

이러한 방식이 효과를 발휘할 수 있었던 것은 McKetchnie-Stanley가 Adobe와 협력하여 모든 파일과 실습 과제를 사전에 철저히 준비해 두었기 때문입니다. 덕분에 처음 사용하는 직원들도 15분 만에 공유 작업 영역을 구성하고, 문서를 추가하고, AI로 인사이트를 도출하여 브랜드에 맞는 세련된 Adobe Express 프레젠테이션으로 완성할 수 있었습니다.

이 접근 방식이 불러일으킨 아이디어는 교육 현장을 훌쩍 넘어섰습니다. 총 10회, 각 2시간씩 진행된 세션을 통해 직원들은 15개 이상의 잠재적 엔터프라이즈 사용 사례를 발굴하고, 특히 교육 자료와 소셜 미디어 콘텐츠 분야를 중심으로 13건의 제품 개선 요청을 제출했습니다.

카운티 전체 행사는 부서 간에 확산되는 모델로 발전했습니다. 각 팀의 자료를 활용한 부서별 세션, 추가로 교육받은 직원 52명, 10월의 크리에이티브 역량 강화 데이, 11월의 Adobe Skills Week까지, 이 모든 것이 일방적으로 일정에 편성된 것이 아닌 직원들이 직접 요청하여 이루어진 결과였습니다.

답변과 그 근거 출처 확인하기

카운티의 첫 번째 실전 테스트는 이미 누군가의 책상 위에 놓여 있었습니다. 수십 개의 정책 문서를 검토하여 새로운 표준화 정책 템플릿에 맞게 재정비해야 했는데, 이는 중복 항목, 충돌하는 내용, 묻혀 있는 실행 항목을 빠짐없이 찾아내야 함을 의미했습니다. 기존에는 이 작업이 이메일로 이루어졌으며, 서로 다른 버전이 충돌하고 출처 자료를 함께 볼 수 있는 공유 환경도 없었습니다.

새로운 작업 방식은 Acrobat Studio 내 안전한 공유 작업 영역인 PDF 스페이스에서 운영되며, 최대 100개의 파일을 보관할 수 있습니다. 팀은 정책 문서와 템플릿을 스페이스에 업로드한 후 Acrobat AI 어시스턴트를 활용해 모든 파일에 걸쳐 질문을 던졌습니다. 답변에는 출처 문서의 정확한 구절로 바로 연결되는 클릭 가능한 인용 출처가 함께 제공되었습니다.

“AI의 답변은 완전히 설득력 있게 들릴 수 있지만 그래도 틀릴 수 있습니다.” Staats는 말합니다. “정부 기관에서는 그 정보가 이사회 안건이나 공개 기록에 포함될 수 있기 때문에, 직원은 반드시 신뢰할 수 있는 출처로 돌아갈 수 있어야 합니다.”

“Acrobat AI 어시스턴트는 답변을 찾고 이해하는 데 도움을 줍니다.” Staats는 덧붙입니다. “출처는 여전히 권위 있는 기준이며, 직원은 작업을 검증할 책임을 집니다.”

정보를 효과적인 소통으로 전환하기

Acrobat Studio에 Adobe Express가 포함되어 있어, 직원들은 문서에서 도출한 인사이트를 별도의 도구나 프로세스를 새로 시작할 필요 없이 브랜드에 맞는 완성된 콘텐츠로 바로 전환할 수 있습니다.

Sonoma Public Infrastructure(SPI)는 Adobe Express를 가장 먼저 도입해 적극 활용한 부서입니다. 카운티 전체 세션 이후, SPI는 채용 및 고용, 관리자·안전 교육, 아무도 읽으려 하지 않던 30페이지 분량의 안전 정책 등 자체 자료를 부서별 후속 과정에 투입했습니다. 처음 제품을 열어본 지 불과 몇 주 만에 SPI는 브랜드 키트와 바로 활용 가능한 완성도 높은 자료들을 확보했습니다.

이전에는 브랜드에 맞는 자료를 만들려면 인트라넷에서 템플릿을 찾거나 부서 공보 담당자에게 작업을 넘겨야 했습니다. 이제 카운티는 카운티 전체용과 SPI 전용으로 2개의 브랜드 키트를 운영하며, 잠금 처리된 템플릿 덕분에 디자이너가 아닌 직원도 브랜드 일관성을 해치지 않고 자유롭게 자료를 제작할 수 있습니다.

“콘텐츠 매니저가 템플릿을 잠가 두어, 변경이 필요한 부분만 수정할 수 있고 나머지는 모두 브랜드에 맞게 유지됩니다.”라고 McKetchnie-Stanley는 말합니다. “이제 그녀는 모든 에셋을 일일이 확인하지 않아도 됩니다.”

그 결과, 창작 업무의 방식 자체가 달라졌습니다. 중앙 집중식 병목 구조 대신, 체계적으로 관리되는 셀프서비스 모델로 전환된 것입니다.

확장 전 가드레일 마련하기

단 2명의 핵심 인력으로, Sonoma County는 직원 4,200명 규모의 정부 기관에 1년이 채 되지 않는 기간 내에 Acrobat Studio를 도입했습니다. 보안 검토는 처음부터 전 과정에 포함되어 진행되었습니다.

카운티에 도입되는 모든 AI 제품은 공식적인 보안 및 리스크 평가를 거칩니다. 별도의 카운티 AI 정책은 직원들이 활용 가능한 사용 사례와 사용이 제한된 데이터 범주를 명확히 규정합니다. Acrobat Studio는 암호화, 관리자 제어, 감사 추적 기능 등 카운티가 요구하는 보안 통제 기능이 이미 내장되어 있어 검토를 통과했습니다. 특히 중요한 점은, 카운티 콘텐츠가 기반 AI 모델의 학습이나 미세 조정에 절대 사용되지 않는다는 것입니다.

공공 서비스에 시간 돌려주기

Sonoma County가 주목하는 핵심 측정 기준은 업무 처리 역량입니다. 세션 후 설문에 응한 직원들은 이 도구 덕분에 3~5시간을 절약할 수 있다고 답했습니다.

“할 일이 부족한 것이 아니라, 그 일을 할 시간이 부족한 경우가 많습니다.”라고 McKetchnie-Stanley는 말합니다. “프로젝트에 매이는 시간이 줄어들수록, 지역사회를 위한 서비스에 더 많은 역량을 쏟을 수 있습니다.”

이것이 바로 카운티의 AI 도입 경험이 단순한 생산성 향상 사례와 다른 이유입니다. 목표는 정부 기관 업무에서 사람을 배제하는 것이 아닙니다. 여전히 사람이 필요한 업무에 공무원들이 더 많은 역량을 발휘할 수 있도록 지원하는 것입니다.

반복 가능한 플레이북 공유하기

카운티의 다음 로드맵에는 카운티 전체 직원이 이용 가능한 셀프서비스 다국어 정책 어시스턴트 파일럿 개발과, 지방검사실의 재판 자료 준비 지원이 포함됩니다.

다른 정부 기관들도 주목하고 있습니다. National Association of Counties는 Sonoma County를 워싱턴 D.C.에서 Adobe와의 협업 사례를 발표하도록 초청했으며, 세션에 참여한 인근 카운티들도 자체적인 도입을 시작했습니다.

이 경험은 Staats에게 Sonoma County를 넘어 어디서나 적용 가능한 교훈을 다시금 확인시켜 주었습니다. “AI가 아닌 업무에서 시작하세요. 실제로 그 업무를 수행하는 직원들을 직접 참여시키세요.”라고 그녀는 말합니다.

그녀가 동료들에게 가장 전하고 싶은 메시지가 있습니다. “어떤 기관이든 규모에 상관없이 혁신할 수 있습니다. 두 사람이 해낼 수 있다면, 누구든 할 수 있습니다.”

페이퍼리스를 넘어설 준비가 되셨나요? Adobe Acrobat Studio가 공공 부문 팀이 파일을 심층적으로 이해하고, 명확하게 소통하며, 업무를 효율적으로 추진하도록 돕는 방법을 확인해 보세요.

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