안전 매뉴얼은 현재 규정을 반영할 때만 진정한 가치를 발휘합니다. 석유·가스를 비롯한 다양한 산업 분야에서 4대째 활동해온 Jonathon Greiner는 현장 작업자들이 직면하는 잠재적 위험을 누구보다 깊이 이해하고 있습니다. Basin Safety 대표로서 그는 가장 힘든 업무를 수행하는 사람들이 안전하게 일할 수 있도록 필요한 도구와 지원을 갖추는 데 평생을 바쳐왔습니다.

Basin Safety는 ConocoPhillips, ExxonMobil, Chevron 등 주요 고객사의 현장 작업자를 위한 건강·안전 매뉴얼, 교육 프로그램, 표준 운영 절차를 개발합니다. 이러한 문서는 수백 페이지에 달하며, 미국 산업안전보건청(OSHA)과 국립직업안전보건연구원(NIOSH)을 포함한 12개 이상의 규제 기관에서 제공하는 지침을 반영합니다.

"저희의 역할은 안전 규정을 현장에서 위험 작업을 수행하는 사람들을 보호하는 명확한 절차로 만드는 것입니다"라고 Greiner는 말합니다. "그 절차는 정확하고 최신 상태를 유지하며, 매일 이에 의지하는 사람들이 실제로 활용할 수 있어야 합니다."

안전 매뉴얼을 개정하는 데 몇 달이 걸린다면, 현장 작업자는 구식 지침을 따르다 위험에 노출될 수 있습니다. Basin Safety에게 속도와 정확성은 선택이 아닌 필수 요건입니다.

그래서 이 회사는 모든 안전 정책과 프로세스를 Adobe Acrobat을 중심으로 구축했습니다. 팀원들은 Acrobat을 단순한 문서 저장 공간이 아니라, 문서 초안 작성과 검토부터 서명 및 보안 처리에 이르는 전체 문서화 워크플로우의 핵심 기반으로 활용합니다.

"저희가 하는 모든 일의 중심에 Adobe Acrobat을 두는 이유는 간편하고, 안전하며, 언제나 믿을 수 있기 때문입니다"라고 Greiner는 말합니다.

단순 검색이 아닌 깊은 이해를 위해 구축하기

Basin Safety 컨설턴트들에게 안전 매뉴얼을 최신 상태로 유지하는 것은 무엇이 바뀌었는지, 왜 중요한지, 이전 버전에서 부족한 부분이 어디인지 파악하는 일입니다. 수백 페이지를 일일이 뒤지던 시대는 지났습니다. 이제 직원들은 Adobe Acrobat AI 어시스턴트를 활용해 정확한 키워드 검색 대신 문서에 직접 질문을 던지고, 해당 내용을 뒷받침하는 정확한 구절로 연결된 답변을 얻습니다.

규정이 변경되면 Greiner의 팀은 Acrobat AI 어시스턴트를 활용해 기존 매뉴얼을 새로운 기준과 비교하는 격차 분석을 실시하고, 수정이 필요한 모든 부분을 파악합니다. 과거에는 한 명의 컨설턴트가 600페이지에 달하는 빽빽한 매뉴얼을 검토하는 데 몇 주가 걸렸지만, 이제는 하루도 채 걸리지 않습니다. Greiner는 한 프로젝트에서 수작업 대비 50배 빠르게 필요한 업데이트를 완료했다고 밝혔습니다.

"예전에는 오래된 정보를 파악하는 일이 그야말로 악몽이었지만, 이제 Acrobat AI 어시스턴트 덕분에 문서 내 수천 개의 데이터 포인트에서 필요한 정보를 몇 시간 만에 찾아 요청할 수 있게 되었습니다."라고 Greiner는 말합니다.

직원들은 교육 자료를 작성할 때도 같은 방식을 활용합니다. 적절한 검색어를 일일이 고민할 필요 없이, 황화수소 노출과 같은 특정 위험 요소의 처리 방법에 대해 매뉴얼에서 바로 질문할 수 있습니다. 원하는 정확한 내용을 찾아내고, 복잡한 법률 문구도 이해하기 쉬운 내용으로 요약하는 것도 가능합니다.

Greiner는 Adobe Acrobat 기술이 Basin Safety 고객들에게도 동일한 혜택을 제공할 수 있다고 확신합니다. 현장 작업자들은 800페이지에 달하는 안전 매뉴얼을 처음부터 끝까지 앉아서 읽을 시간이 없으며, 스마트폰으로 방대한 문서를 일일이 훑어보는 것도 쉽지 않습니다. 작업자들이 쉬운 표현으로 질문을 입력하면 명확한 출처와 함께 간결한 답변을 바로 받을 수 있어, 어디서든 스마트폰을 더욱 유용한 안전 참고 도구로 활용할 수 있습니다.

하나의 플랫폼으로 3배 빠른 문서 워크플로우

Greiner에게 Acrobat의 가치는 어느 한 가지 기능에 있지 않습니다. 바로 문서의 전체 생애 주기를 하나의 플랫폼에서 처리할 수 있다는 점, 즉 문서 작성부터 검토, 보안, 서명, 검색 가능한 디지털 기록 관리까지 모두 가능하다는 것이 핵심입니다. 그는 Acrobat만으로 작업하면 Basin Safety의 전반적인 문서 워크플로우가 약 3배 빨라진다고 평가합니다.

이 생애 주기는 Basin Safety가 고객과 협력을 시작하는 순간부터 출발합니다. 팀은 기존 규정과 문서를 검토하면서 Acrobat AI 어시스턴트를 활용해 고객의 안전 매뉴얼, 교육 과정 또는 규정 준수 서류에 필요한 모든 정보를 추출합니다. 이후 Basin Safety는 고객과 함께 초안을 검토합니다. 모든 댓글과 마크업은 여러 이메일 스레드나 중복 사본에 분산되지 않고 하나의 공유 파일 안에서 이루어집니다.

최종 버전이 확정되면, Basin Safety는 보안 설정을 통해 민감한 규정 준수 감사 기록을 비밀번호로 보호할 수 있습니다. "Adobe의 보안은 타의 추종을 불허합니다."라고 Greiner는 말합니다. "문서 수준에서 보호 기능을 제공하여, 생산하는 모든 것을 위한 안전한 보관소를 구축할 수 있습니다."

문서에 서명이 필요한 경우, 계약 협상과 승인 서명을 모두 Acrobat 내에서 처리할 수 있어 별도의 전자 서명 도구에 수차례 수정본을 업로드할 필요가 없습니다. 문서가 종이로 시작되는 경우에도 Basin Safety는 이를 Acrobat으로 스캔하여 OCR로 현장 서류를 99% 정확도의 검색 가능한 기록으로 변환할 수 있습니다.

이러한 기능들이 결합되어 Acrobat은 Basin Safety의 진정한 단일 정보 소스가 됩니다. 모든 초안, 댓글, 서명, 최종 문서를 한 곳에서 관리함으로써 기업은 더 빠르게 업무를 처리하고, 고객에게 더 효율적으로 서비스를 제공하며, 지속적인 성장을 이어갈 수 있습니다.

신뢰할 수 있는 정보로 안전을 강화하기

Basin Safety에게 미래는 더 많은 문서를 생산하는 것이 아닙니다. 필요한 정보를 쉽게 찾고, 최신 상태로 유지하며, 신뢰할 수 있게 만드는 것이 핵심입니다. AI가 정보와의 상호작용 방식을 변화시키는 지금, Basin Safety는 비즈니스가 이미 의존하고 있는 안전한 Acrobat 워크플로를 기반으로 계속해서 발전해 나갈 수 있습니다.

"기술 분야에서 대규모 변화가 일어나는 상황에서, 우리는 무엇을 믿고 의지할 수 있는지 알고 싶습니다"라고 Greiner는 말합니다. "그 답은 언제나 Adobe Acrobat입니다."

https://business.adobe.com/fragments/resources/cards/thank-you-collections/acrobat