A medida que quienes gestionan proyectos orientan a sus equipos para producir entregables, pueden encontrar diversos obstáculos que dificultan cumplir los plazos y tener los entregables listos para el cliente. Identificar con anticipación los desafíos más comunes y sus soluciones ayuda a evitar retrasos en el proyecto.
Definiciones poco claras de los requisitos de los entregables
Sin claridad desde el inicio, el equipo y el cliente pueden tener dudas sobre el entregable final y las responsabilidades necesarias para alcanzar ese objetivo. Los requisitos vagos y una gestión de requisitos deficiente pueden generar decepciones e ineficiencias, ya que el equipo carece de la orientación clara necesaria para desarrollar el producto final de manera efectiva.
Para evitar este error, define junto con el cliente y los interesados pertinentes un entregable concreto. Conviene también articular con claridad los objetivos del entregable y establecer los criterios de aceptación que aplicará el cliente.
Ejemplo:
Una empresa de desarrollo de software acordó crear una aplicación móvil “fácil de usar” para el negocio de comercio electrónico de un cliente. El término “fácil de usar” no estaba claramente definido en el contrato, lo que derivó en interpretaciones subjetivas. La empresa desarrolladora entregó una app funcional, pero el cliente consideró que no era suficientemente intuitiva, alegando la falta de directrices de diseño específicas y pruebas de usabilidad en los requisitos iniciales. Esta definición ambigua de “fácil de usar” generó insatisfacción en el cliente pese a la funcionalidad de la app, evidenciando la necesidad de establecer requisitos de entregables precisos.
Falta de alineación entre los interesados
Por lo general, los entregables implican a múltiples interesados. Aunque las partes involucradas pueden tener una idea del entregable final, es posible que difieran en sus objetivos específicos. La falta de alineación entre los interesados puede derivar en uso ineficiente de recursos y retrasos costosos.
Desde el inicio, quien gestiona el proyecto debe identificar a las personas interesadas en los resultados y asignar líderes con objetivos y expectativas alineadas. Garantizar esa alineación desde el comienzo es clave para encaminar el proyecto hacia el éxito.
Ejemplo:
Un equipo de marketing recibió el encargo de crear una campaña de medios sociales para lanzar un nuevo producto. La persona responsable de marketing imaginó una campaña centrada principalmente en Instagram, con énfasis en imágenes de alta calidad. Sin embargo, el equipo de ventas, enfocado en las conversiones inmediatas, priorizó los anuncios de Facebook con enlaces directos a la página del producto. Esta falta de alineación entre los interesados dio como resultado una campaña desarticulada: las publicaciones de Instagram carecían de llamadas a la acción claras, mientras que los anuncios de Facebook, con escaso atractivo visual, no lograron generar la implicación con la marca esperada. El entregable final (una campaña mal integrada e ineficaz) no cumplió las expectativas por la falta de alineación entre los interesados.
Requisitos de entregables en constante cambio
Pocas situaciones resultan más frustrantes para un equipo que llegar al final de un entregable, o casi al final, y descubrir que las expectativas han cambiado. Esto supone un desperdicio de recursos y genera frustración e insatisfacción en todas las partes involucradas.
Para evitar este inconveniente, define entregables más pequeños que funcionen como hitos hacia el proyecto final. También conviene que el cliente firme un documento que detalle cada entregable y sus expectativas correspondientes. Una vez firmado, el acuerdo es definitivo.
Ejemplo:
Una firma de arquitectura recibió el encargo de diseñar un edificio residencial. Al principio, el cliente solicitó un diseño moderno y minimalista. Sin embargo, a medida que el proyecto avanzaba, los requerimientos cambiaban constantemente: se añadían funcionalidades, se modificaban las distribuciones de los espacios y el estilo fue derivando de lo minimalista hacia lo tradicional. Estas exigencias en permanente evolución generaron retrasos, incrementaron los costos y produjeron un diseño final sin cohesión que no satisfizo del todo las expectativas (ahora contradictorias) del cliente. El edificio terminado, aunque funcional, no reflejó una visión de diseño unificada.
La microgestión contraproducente
Para que un equipo trabaje bien en conjunto y alcance sus entregables, es fundamental que exista confianza mutua en las habilidades y el criterio de cada integrante. Quien lidera el proyecto debe dominar el arte de delegar tareas con instrucciones claras y garantizar que cada integrante conozca su función dentro del equipo.
Una vez asignadas las tareas, el equipo puede establecer plazos internos e hitos para monitorear el avance del proyecto. Sin embargo, quien lo lidera debe permitir que el grupo cumpla sus objetivos de forma autónoma. La microgestión genera un sistema de trabajo ineficiente y un ambiente laboral negativo, donde los integrantes sienten que su aporte no se valora.
Ejemplo:
Una empresa de catering de alta gama se preparaba para un gran evento corporativo. Sin embargo, quien lideraba la cocina insistió en supervisar personalmente cada aspecto de la preparación de los alimentos, desde el corte de los ingredientes hasta el emplatado de cada plato. Esta microgestión impidió que el personal de cocina trabajara con eficiencia, generó cuellos de botella en el flujo de trabajo y terminó provocando retrasos en el servicio durante el evento. El control excesivo impidió que el equipo aprovechara plenamente sus habilidades y experiencia. Si bien la calidad de la comida fue excelente, la ejecución del evento se vio comprometida y la motivación del equipo se resintió.
Problemas de comunicación dentro del equipo
Para entregar un proyecto de forma exitosa, el trabajo en equipo es fundamental, por lo que los problemas de comunicación pueden tener consecuencias graves. Puede haber integrantes con personalidades incompatibles que dificulten la colaboración. También puede ocurrir que algunos miembros no comprendan bien sus tareas ni cómo estas se relacionan con el entregable final, lo que genera vacíos en el trabajo o esfuerzos duplicados.
Como responsable del proyecto, existen diversas estrategias para resolver los problemas de comunicación dentro del equipo:
- Establece expectativas claras sobre la comunicación desde el inicio. Informa a los integrantes del equipo sobre las pautas para responder correos durante la jornada laboral, qué hacer ante un conflicto y con qué frecuencia reunirse. Diseña un proceso de escalamiento definido desde el comienzo para abordar cualquier desacuerdo que pueda surgir.
- Lidera con el ejemplo al dar instrucciones claras a cada integrante del equipo, junto con plazos e hitos. Los programas de gestión que permiten visualizar el avance de cada miembro y consultar reuniones y fechas límite próximas resultan de gran utilidad.
- Comunica a cada integrante cómo su trabajo se vincula con el entregable final y cuál es su aporte al objetivo grupal. Esto genera un compromiso genuino de cada miembro con el proyecto en curso.
Restricciones presupuestarias y de recursos
Los equipos de proyecto buscan mantenerse dentro del presupuesto, tanto en tiempo como en recursos, y evitar gastar más de lo planificado en un proyecto determinado. Sin embargo, la falta de una planificación adecuada puede generar estos problemas, poner en riesgo la reputación de la empresa y ocasionar pérdidas económicas para los clientes.
Cuando el producto final está bien definido, es más sencillo presupuestar con precisión y evitar revisiones o cambios de rumbo a lo largo del proyecto. Con el presupuesto estimado, es necesario contemplar contingencias. Revisa proyectos similares anteriores y anticipa posibles imprevistos, como la salida de un integrante del equipo durante el proyecto. Reserva un margen de tiempo y recursos para asegurarte de que el proyecto avance según lo previsto.
A medida que avanza el proyecto, es clave monitorear cómo el equipo gestiona el presupuesto, si se mantiene dentro de los límites establecidos y dónde surgen problemas. Esto facilita la toma de decisiones más acertadas a lo largo del proceso.
Ejemplo:
Una empresa constructora inició la edificación de un nuevo conjunto residencial sin contemplar adecuadamente los posibles retrasos por condiciones climáticas ni las fluctuaciones en los precios de los materiales. El presupuesto y el cronograma iniciales no incluían planes de contingencia para estos problemas habituales. Como consecuencia, cuando las lluvias inesperadas generaron demoras significativas y elevaron el precio de la madera, el proyecto se atrasó y superó el presupuesto. La entrega final, el conjunto residencial terminado, llegó tarde y con costos excedidos, lo que afectó la rentabilidad y puso en riesgo la reputación de la empresa. La falta de una planificación adecuada ante los riesgos potenciales repercutió directamente en el éxito del proyecto.
La gestión de entregables potencia el proceso de administración de proyectos
Quienes trabajan en gestión de proyectos saben que los entregables son fundamentales para retener clientes y construir una sólida reputación empresarial. Estos entregables, que van desde informes de ciberseguridad hasta edificaciones de ingeniería, requieren una gestión especializada. Al comprender y evitar los errores más comunes, el equipo de gestión puede liderar con eficacia, superar desafíos y cumplir de manera consistente con los compromisos adquiridos.
En términos generales, los entregables del proyecto permiten:
