Quelle est la différence entre un formulaire de demande de projet et un formulaire de prise en charge de projet ?

Une demande de projet, ou formulaire de demande de projet, est une description générale du projet qui peut être partagée avec l’équipe de gestion. Elle inclut généralement un bref aperçu du projet et explique pourquoi cela vaut la peine d’y investir du temps et des ressources.

Le terme formulaire de prise en charge de projet est souvent utilisé de manière interchangeable avec formulaire de demande de projet, même s'il existe des différences subtiles entre les deux. Un formulaire de prise en charge recueille également des informations sur un projet. Toutefois, il présente généralement une portée plus large et inclut davantage de détails.

Quelle que soit l’option que vous privilégiez, les premières étapes prévues dans un formulaire de demande de projet ou un formulaire de prise en charge de projet sont essentielles. Avec l’essor du télétravail, l’évolution constante des technologies et des pratiques commerciales, la capacité à résumer succinctement les objectifs et les coûts d’un projet peut booster votre efficacité.

Formulaire de demande de projet

Lancement du projet : il commence dès qu'un formulaire de demande de projet a été accepté. Une fois approuvé, le formulaire de demande de projet devient le document principal pour le lancement du projet.

Modèles : Modèles : idéalement, le formulaire sera normalisé, car cela peut réduire les incohérences dans la gestion de projets. Il permet également de s’assurer que toutes les informations essentielles sont fournies d’emblée. Parmi les éléments attendus figurent généralement le budget, les échéances et les renseignements sur le demandeur ou la demandeuse.

Validation de projet : une fois que le modèle de formulaire de demande de projet est complété avec les informations pertinentes, il est prêt à être révisé. Selon la structure interne et l’échelle du projet, le modèle peut être examiné par un comité, un chef ou une cheffe de service ou un gestionnaire de projet senior, mais la procédure reste sensiblement identique. Il sera comparé aux objectifs commerciaux plus larges, à leur pertinence, ainsi qu’aux ressources et au temps disponibles. Le modèle inclut généralement le nom de la personne ayant soumis la demande de projet.

Exemples sectoriels : une entreprise qui crée des sites web peut élaborer un formulaire de demande comprenant des informations propres à son activité, comme le nombre de pages requis ou l'audience cible du site. De même, dans le secteur de la construction, on peut prévoir un espace pour une estimation approximative des matériaux nécessaires à la réalisation du chantier.

Formulaire de prise en charge de projet

Portée du projet : la portée du projet examine l’ensemble du projet et fournit des informations détaillées aux personnes qui liront le document. Cela peut tout couvrir, des objectifs initiaux aux plannings multi-étapes, en passant par les ressources disponibles par rapport aux ressources nécessaires.

Gestion des attentes : la gestion des attentes est capitale pour s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde afin d’éviter les retards. Elle aide aussi à se projeter vers l’avenir. En contribuant à la cohésion de l’équipe et à la compréhension globale des échéanciers, elle permet d’aligner les différentes équipes travaillant sur un projet.

Bonnes pratiques applicables à la création de formulaires de prise en charge de projet : à l'instar des formulaires de demande de projet, les formulaires de prise en charge de projet doivent lever toute ambiguïté pour simplifier les processus. Mais en raison de la grande quantité d’informations requises, le formulaire doit respecter une certaine logique si vous voulez éviter toute confusion ou oubli d’information.

Automatisation des workflows : grâce aux applications dotées d'une fonction d'automatisation des workflows, comme Adobe Workfront, les petites tâches administratives deviennent de l’histoire ancienne. Que vous ayez besoin d’informer les membres de l’équipe qu’une tâche est terminée ou de modifier les plannings, les outils automatisés peuvent être paramétrés pour accomplir ces tâches sans intervention humaine.

Exemples sectoriels : pour une entreprise de graphisme, un formulaire de prise en charge de projet doit tenir compte de l'audience, du canal et du format des créations. À l’inverse, une agence de marketing peut avoir besoin d’un formulaire plus complexe qui permette aux membres de la direction de discuter des différentes approches d’un projet, que ce soit par le contenu, la publicité payante ou les réseaux sociaux.

Voici les points abordés dans ce guide :

• Création d’un formulaire de demande de projet.
• Différence entre une demande de projet vs. un lancement de projet.
• Soumission de formulaires de demande de projet avec Workfront

Chaque formulaire de demande doit être adapté au type de travail que vous effectuez, du centre d’assistance au design web en passant par tous les autres domaines, ainsi qu’aux processus de réception de votre entreprise. Voici quelques conseils pour que vous commenciez à créer vos formulaires de demande de projet.

1. Appliquez le principe de Goldilocks.

Lorsque vous créez votre formulaire de demande de projet, appliquez le principe Goldilocks : pas trop long, pas trop court, juste les informations nécessaires. Si vous en demandez trop, les demandeurs et les demandeuses pourraient tout simplement renoncer à utiliser le formulaire. Si vous ne demandez pas assez d’informations, votre équipe n’aura pas ce dont elle a besoin pour commencer.

Si vous appliquez le principe Goldilocks à un formulaire de demande de projet marketing, ne demandez pas une stratégie marketing complète. Demandez plutôt des informations essentielles, comme l’objectif de la campagne, l’audience cible, les principaux canaux et l'échéancier, juste assez pour que l’équipe marketing puisse évaluer et gérer la portée du projet afin d'allouer les ressources appropriées.

De même, dans le secteur financier, n’exigez pas du demandeur ou de la demandeuse qu’il réalise une analyse financière complète. Concentrez-vous sur les informations clés, telles que la forme de l’examen financier, les parties prenantes, les considérations budgétaires et les délais. Cela donne à votre équipe financière un point de départ clair, sans submerger le demandeur ou la demandeuse ni créer de goulets d’étranglement.

L'objectif est de trouver un équilibre qui simplifie la gestion des demandes sans compromettre la qualité ou la clarté des informations reçues.

2. Concentrez-vous sur les détails du projet.

Lors de la création de votre formulaire de demande de projet, concentrez-vous sur les informations de base : quoi, où, quand et comment.

A. Que demande-t-on ?

Selon le type de livrable que vous créez, vous devrez demander des détails sur le projet en lui-même. Par exemple, si l’on vous demande de créer une brochure, vous demanderez la longueur du texte, le design de la brochure, etc.

B. Où sera-t-il utilisé ?

C’est là que vous obtiendrez des informations sur la façon dont vos créations seront utilisées. Par exemple, si l’on vous demande de créer un nouveau dossier partagé, vous aurez besoin de savoir qui doit y avoir accès, quelle doit être sa taille et s’il exige un accès externe.

C. Quelle est la date d’échéance pour le finaliser ?

C’est évident. Vous demandez une date précise. Trop souvent, pourtant, la réponse à cette question est « dès que possible ». Cette réponse est inutile, car elle est trop vague. Insistez pour obtenir des dates précises, et travaillez avec vos équipes pour qu’elles n’ajoutent pas de marge inutile et ne vous mettent pas sous pression. Cette information peut s’avérer extrêmement importante dans un environnement juridique ou commercial, où les délais sont stricts et où la charge de travail peut être intense. Si vous n’obtenez pas de date fixe, essayez d’avoir une fourchette aussi précise que possible.

D. Quels seront les avantages pour l’entreprise ?

Il s’agit de la question à laquelle il est le plus difficile de répondre, mais qui revêt une importance capitale lorsque vous évaluez vos demandes de travail. Si vos demandeurs ou vos demandeuses ne peuvent pas répondre à cette question, et y répondre correctement, c’est qu’ils et elles n’ont pas suffisamment réfléchi à la demande et devraient la reconsidérer ou la modifier. Cela peut être particulièrement important dans le marketing, où les ressources peuvent être rares et ne pas toujours être rentables.

Alignez vos avantages commerciaux sur les indicateurs clés de performance de l’équipe, du service ou de l’entreprise afin de vous concentrer d’abord sur les tâches les plus stratégiques.

3. Rendez le formulaire de demande de projet réellement utile.

Les formulaires de demande de projet ont deux fonctions principales. D’abord, vous fournir ainsi qu’à votre équipe les informations nécessaires pour démarrer un projet, et ensuite, offrir au demandeur ou à la demandeuse la possibilité de préciser son projet.

Veillez à ce que votre formulaire de demande de projet comprenne tous les détails nécessaires pour démarrer le projet sans avoir besoin de relances.

Dans le cas de projets plus complexes, tels qu’une campagne marketing coordonnée sur différents canaux ou le déploiement de services financiers impliquant la conformité réglementaire et l’évaluation des risques, une réunion de démarrage est probablement nécessaire afin d’harmoniser la portée, les délais et les responsabilités.

Cependant, pour les demandes plus simples, le formulaire doit inclure suffisamment de détails pour que votre équipe puisse commencer à travailler sans réunions, e-mails ou messages supplémentaires. Ce sont précisément les interruptions que le processus de demande vise à éviter. Par exemple, si vous joignez tous les documents pertinents à une demande basique d’analyse juridique ou financière, l’équipe peut commencer à travailler immédiatement. De même, un formulaire de demande marketing concernant une seule publication sur les réseaux sociaux doit inclure le contenu, les éléments visuels et la date de publication souhaitée, afin que l’équipe puisse agir rapidement et efficacement.

4. Créez le minimum de variables nécessaires.

Si certaines demandes sont très différentes des autres, n’hésitez pas à créer des formulaires de demande distincts. Cependant, plus vous aurez de variations, plus le processus deviendra confus et compliqué pour vos demandeurs ou vos demandeuses.

La dernière chose que vous souhaitez, c’est que vos formulaires de demande complexifient les demandes. Limitez les variations au minimum et différenciez bien les formulaires pour vos demandeurs et vos demandeuses. Comme pour la plupart des choses, le contexte est important pour les formulaires de demande de projet. Les formulaires de demande peuvent être adaptés à des équipes spécifiques (juridique ou marketing, par exemple), ce qui peut réduire les tâches administratives avant le lancement du projet.

Par exemple, une équipe marketing peut avoir besoin de briefs créatifs pour lancer des campagnes, alors qu’une équipe de services financiers aura besoin de formulaires de demande afin de procéder à des examens de conformité ou de valider des investissements. Dans les deux cas, un formulaire clairement étiqueté et simplifié garantit la précision et accélère le workflow.

5. Établissez un processus de soumission.

Maintenant que vous avez créé un formulaire de demande de projet, vous devez disposer d’un moyen clair et fiable de transmettre ces informations à votre équipe ou à votre gestionnaire de projet. Il existe plusieurs méthodes pour le faire, mais vous devez vous assurer que le processus ne sera pas ignoré ou négligé.

Par exemple, demander aux personnes de déposer des formulaires de demande dans un dossier partagé ne sera pas efficace, à moins qu’une alerte ne prévienne le ou la gestionnaire de projet lorsqu’un élément est chargé ou qu’un processus de vérification régulier du dossier soit mis en place.

Adaptez votre méthode d’envoi aux habitudes des équipes avec lesquelles vous travaillez. Si votre équipe marketing fait appel à des outils de gestion de projet tels qu’Asana ou Trello, intégrez l’envoi du formulaire de demande dans ce workflow. Cela contribuera à éviter les retards ou l’oubli de tâches.

Dans les services financiers, où la sécurité et la conformité sont capitales, un système de réception centralisée avec notifications automatisées et contrôles d’accès, comparable à un système de billetterie sécurisé, s’avérera plus approprié.

En fin de compte, en garantissant une communication fluide, un processus de soumission bien conçu permet à l'ensemble du projet de partir sur de bonnes bases.

Les demandes et les lancements de projet jouent un rôle important au démarrage d’un projet et partagent certains points communs. Toutefois, il existe aussi des différences clés à connaître.

La principale différence est qu'une demande est une idée soumise avant que le projet n'existe, tandis qu'un lancement constitue la première étape de la gestion de projets après l'approbation de la demande de projet. Pour faire simple, une demande de projet précède un lancement de projet.

Une demande exige uniquement que les décisionnaires examinent le projet sans engager de ressources importantes, tandis qu’un lancement nécessite une planification plus détaillée. Nous avons décomposé les différences dans le tableau ci-dessous :

Les besoins d’un projet varient naturellement d’un cas à l’autre, surtout si l’entreprise propose différents services. Il est donc peu probable qu'un seul formulaire de demande de projet suffise à couvrir tout ce qui est requis pour chaque projet.

Vous utiliserez probablement quelques formulaires de demande de projet standardisés, mais il peut s’avérer difficile de trouver le juste équilibre entre généralité et précision (et de déterminer combien de formulaires sont réellement nécessaires). De même, gérer l'accès à tous les documents pertinents entraîne souvent un grand nombre de demandes de partage de liens et d'autorisations.

Heureusement, Workfront simplifie cette étape du processus. Notre solution vous permet de stocker des modèles, des processus et des paramètres dans un emplacement centralisé, ce qui facilite leur accès et leur gestion. Vous pouvez créer des formulaires de demande personnalisés adaptés à différents services ou types de projets, les acheminer automatiquement vers les membres de l’équipe appropriés, et joindre les documents nécessaires directement dans le système.

En automatisant la gestion des demandes et en simplifiant la soumission des formulaires, Workfront réduit les allers-retours et les tâches administratives manuelles qui ralentissent généralement les premières étapes d’un projet. Les responsables de projet ne courent plus après les informations et peuvent se concentrer sur la réalisation, ce qui signifie que vous pouvez démarrer vos projets plus vite en faisant moins d'efforts.

Grâce à des formulaires personnalisés, des modèles modifiables et bien plus encore, Workfront vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour créer des formulaires de demande de projet de très bonne qualité. Son système centralisé permet de donner les informations nécessaires à toutes les personnes impliquées, des parties prenantes aux gestionnaires de projet, afin qu’elles prennent des décisions éclairées.

Découvrez comment Workfront peut vous aider à gérer et optimiser votre processus de demande de projet dès maintenant.

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