プロジェクト成果物：定義、目的、種類、活用のヒント
プロジェクト成果物については多少の知識はお持ちと思いますが、詳細を把握していないと、定義するのに苦慮するかもしれません。プロジェクト成果物に関する知識が不足していると、プロジェクトを時間通り、予算通りに、最小限のトラブルで完了させることが難しくなります。
この記事では、プロジェクト成果物について学び、成果物がプロジェクト全体の目標にどのように影響し、チームが連携して効率を最大化するのにどのように役立つかを解説します。この記事では、次のことを解説します。
プロジェクト成果物とは？
プロジェクト成果物とは、プロジェクトやビジネスの目標を達成するために必要な結果や出力のことです。成果物には、作業を完了するために、プロジェクトの各種の段階で必要とされる取り組みや個々の実施の最終結果が含まれます。これらの成果物は、プロジェクト範囲 とプロジェクトの成功の定義によって、内部的または外部的、有形または無形になることがあります。
プロジェクト成果物と同じ意味で使われることが多い用語に、プロジェクト目的 と プロジェクトマイルストーン があります。
プロジェクト目的は、成果物ではありません。その範囲はより広く、プロジェクト成果物が何であるかを定義する、プロジェクトの全体的な目標を表しています。たとえば、マーケティングパイプラインのリード数を増加させることはプロジェクトの目的であり、リード数の増加を達成するために構築された広告施策が成果物です。
プロジェクトマイルストーンも成果物ではありません。マイルストーンは、成果物を達成するための途中の目印です。たとえば、成果物を広告施策とすると、マイルストーンは、その施策を実施するためのタスクであり、マーケティングコピーの作成、デジタルメディアの制作、オンライン広告の出稿方法の選択などです。
プロジェクト成果物の目的
プロジェクト成果物は、プロジェクトをタスクに従って、時間通り、予算通りに進行するために必要な活動を明確化するものです。また、チームの連携や取り組みの調整、タスクの優先順位の決定にも役立ちます。
成果物は、プロジェクトの最後に関係者に提出するものと考えることができます。成果物をミニプロジェクトとして独立させることも、より大きな取り組みにの一部とすることもできます。成果物は、社内の関係者や外部の顧客など、社内外のさまざまな対象者に提供することができます。
プロジェクト成果物の種類
プロジェクト成果物には、主に内部向けと外部向けの2種類があります。
内部向けプロジェクト成果物
内部向けプロジェクト成果物は、顧客には提出しないかもしれませんが、プロジェクトを円滑に進めるために重要な役割を果たすことがあります。これらの成果物は、通常、プロジェクトを舞台裏で円滑に進行させるためのものです。
たとえば、内部向け成果物としては、新しいwebサイトの再設計のためのワイヤーフレームなどがあり、マーケティング部門の承認が必要な場合があります。これらは外部関係者が見ることはありませんが、全体像の一部として完成させる必要があります。その他の内部向け成果物の例としては、時間の追跡や品質保証テストがあります。
外部向けプロジェクト成果物
一方、外部向けプロジェクト成果物は、完成した作業のうち、顧客向けの成果物です。これは、株主や消費者など、組織の外部で共有されることを目的としています。
先ほどの例で言えば、外部向けプロジェクト成果物は、最終的に公開されるwebサイトです。また、販売向けに完成した最終製品や、時間や資金がどのように使われたかを説明する公的な報告書も含まれます。
プロセス成果物と製品成果物の比較
成果物はさらに、プロセス成果物と製品成果物のどちらかに分類されます。
大まかに言えば、プロセス成果物は、生産物のために使用される中間手順に影響を与え、製品成果物は、一般消費者向けの最終製品に影響を与えます。
プロセス成果物は、最終製品の開発における各要素であり、完成までにたどるステップです。製品そのものではありません。たとえば、プロセス成果物には、プロジェクトのワークフローチャートやチェックリストが含まれます。
製品成果物とは、関係するあらゆる作業、取り組み全体の進捗を追跡して確認するためのマイルストーンの最終結果あるいは最終成果物です。製品成果物は、消費者のために市場に投入される準備が整った製品そのものです。
プロジェクト成果物の例
プロジェクト成果物は、部門や業界によって、さまざまな形態をとります。しかし、そのどれもが、「成功とは何か」という期待値を定義するものです。ここでは、さまざまな部門での例を紹介します。
クリエイティブ部門
クリエイティブ部門は、社内外の関係者のために、文章やビジュアルコンテンツを制作します。たとえば、オンライン記事、インフォグラフィックス、動画などがあります。
プロフェッショナルサービス部門
財務、会計、ITなどの専門家が、専門的なサービスやプロジェクト成果物を提供します。たとえば、会計士は財務報告書などの内部向け成果物を作成し、ITの専門家はシステムドキュメントの作成やサポートサービスなどで、クライアントをサポートします。
プロダクト部門（プロダクトマーケティングローンチ）
プロダクト部門は、主に製品開発のローンチを構成する内部向けプロジェクト成果物を提供します。管理者と設計者が協力して、製品の仕様やユーザーエクスペリエンスの概要を示すプレゼンテーションや計画を作成します。
マーケティング部門（マーケティングキャンペーン計画）
マーケティング部門は、納期やKPIなどの内部向け成果物と、メールキャンペーンなどの外部向け成果物を作成します。
代理店（企業イベント企画）
代理店は、企画や顧客とのコミュニケーションのための成果物を提供することができます。これには、内部向けのメディア計画や、プレスリリース、ソーシャルメディア投稿などの一般向けコンテンツなどの外部向け成果物が含まれます。
営業部門（営業計画）
営業部門は、新規ビジネスの獲得やビジネスの継続に対する責任を負っています。営業部門の成果物の例としては、月次または四半期ごとのノルマの達成、収益目標の作成、成果測定のためのツールの導入などがあります。
プロジェクト成果物を定義し、追跡するためのヒント
プロジェクトの管理プロセスに成果物を導入するために、ここでは、プロジェクト成果物を適切に定義し、追跡するためのヒントを厳選して紹介します。これらのヒントを組み合わせて適用することで、プロセスのその他の部分と区別しながら、成果物を明確に定義することができます。
- プロジェクト管理ソフトウェアを利用する： 多くのデータ入力をフィルタリングし、さまざまな関係者のニーズを満たす適切な成果物を提供できるソリューションを導入することで、各タスクのステータスやその責任者などを含め、プロジェクト成果物について常に把握できるようにします。
- クライアントと協力して優先順位を決める： 予算に沿ったプロジェクトの期待値を把握し、作業がプロジェクト範囲を超えて拡大している場合は、ニーズと優先順位についてクライアントと相談します。
- 重要ポイントを追跡する： 教訓に関するライブラリを作成し、プロジェクトの重要ポイント、期待を上回ったり、予想以上に優れた結果を残した作業を俯瞰し、障害に備える計画を立てます。
- より広範な計画との整合性を図る： プロジェクト計画の立案と並行してプロジェクト成果物を定義し、何を目指しているのか、どのようにそこに到達するのかを明確にします。
- 定期的にコミュニケーションを図る： 主要な関係者に対して、効果的かつ頻繁に成果物を提示し、全員の認識を合わせます。
- 進捗状況を報告する： プロジェクト進捗レポートを、プロジェクト成果物の達成状況の概要を示すために使用します。
- 主要なチームメンバーに報告する： 指標を集め、プロジェクト全体の進捗を評価し、チームと話し合う時間を必ず確保します。
よくある質問
プロジェクト成果物に関する合意はいつおこなわれるのか？
計画段階で、プロジェクトの目的を定義するときにおこなう必要があります。この合意は、関係者全員とプロジェクトマネージャーとの間でおこなわれ、広い意味でのチームによって達成されることを明確に理解できるようにする必要があります。
プロジェクト中にプロジェクト成果物を変更することは可能か？
プロジェクト中に問題は必ず発生しますし、問題よっては、目的に照らして成果物を再考する必要が生じる可能性もあります。しかし、プロジェクトの目標がリアルタイムで拡大するよう場合、要件変更に対応し、進捗を維持するためには、新たな成果物を最小限にするか、あるいは排除する必要があります。
プロジェクト成果物を監督するのは誰か？
これは、プロジェクト管理計画をまとめ、目的、成果物、マイルストーンの達成を監督する専任のプロジェクトマネージャーの責務です。
成果物は作成後どのように扱われるのか？
プロジェクトマネージャーは、成果物について適切なチームに明確に伝え、チームが成果物について質問をしたり、より小さく管理しやすいタスクに分解できるよう手配する必要があります。また、成果物を、より大きなプロジェクト計画における期限やマイルストーンと関連付ける必要があります。
プロジェクトの主要な成果物とは何か？
主要な成果物は業界や企業、プロジェクトによって異なりますが、一般的には、主な目標を念頭に置いて策定されたプロジェクト計画における最終的な成果物のことです。
プロジェクト成果物の活用
プロジェクト成果物について理解することは、企業がミクロまたはマクロのスケールで目的を定め、予算、収益、成長の期待に沿った目標を達成するのに役立ちます。また、計画のずれや異なるチーム間の連携を促進しながら、プロジェクトの成功に貢献するタスクを確実に完了するのに役立ちます。
プロジェクト成果物に着手する準備ができたら、チーム全体がレビューして理解できるように、成果物を明確に定義してください。また、プロジェクト管理計画を作成して成果物が全体像にどのように適合するかを検討し、プロジェクト目的をあらゆる関係者に伝える必要があります。
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