Seis meses después de que Adobe Acrobat Studio entrara en funcionamiento en todo el condado de Sonoma, nueve departamentos solicitaron su propia capacitación, tres de ellos ya en proceso de planificación, y los usuarios activos mensuales crecieron un 46 %.

Para Carolyn Staats, directora de innovación en TI empresarial del condado de Sonoma, ese impulso es precisamente el objetivo. Como ella misma les dice ahora a sus colegas: “La implementación no equivale a la adopción.”

Es una lección que el condado aprendió al negarse a dar por concluida su transformación.

Sonoma County dejó atrás el papel hace años. El condado del norte de California, con aproximadamente 4200 empleados distribuidos en unos 30 departamentos y agencias, ya había convertido sus formularios en papel en archivos digitales y luego automatizado los flujos de trabajo correspondientes, incluidos el enrutamiento, las notificaciones y las aprobaciones. Por muchos indicadores, la transformación había concluido.

Staats detectó un nuevo problema. Los empleados pasaban sus días leyendo, comparando, resumiendo y reconstruyendo información que el condado acababa de digitalizar. El papel había desaparecido, pero el trabajo que generaba seguía presente.

“La digitalización resolvió un problema, pero dejó al descubierto el siguiente”, dice Staats. “La siguiente pregunta fue: ‘¿Y si el propio documento pudiera convertirse en parte del flujo de trabajo?’”

Dos personas asumieron el reto de responder esa pregunta. Staats y Cieara McKetchnie-Stanley, analista sénior de negocios del equipo de Servicios de Software del condado, iniciaron un piloto de Adobe Acrobat Studio, el espacio de trabajo completo que combina herramientas PDF de confianza con IA y creación de contenido en un solo lugar. Los empleados usan PDF Spaces y Asistente de IA de Acrobat para comprender la información, y Adobe Express para convertirla en contenido pulido y coherente con la marca. Sonoma County participó como tester inicial, trabajando junto al equipo de Adobe en casos de uso y brechas de funcionalidades.

Para entonces, la implementación había cobrado impulso propio:

• El condado capacitó a 16 de los 30 departamentos en seis meses.
• Los empleados exploraron 22 casos de uso desde esas sesiones.
• El 87 % de quienes participaron en la primera cohorte de capacitación siguen siendo usuarios activos.

Los empleados de Sonoma County también utilizan Generate Presentation para presentaciones internas y externas más efectivas, kits de marca para mantenerse coherentes con la marca sin necesidad de un diseñador, y el Asistente de IA para comparar listas de materiales con presupuestos y detectar discrepancias en las adquisiciones.

Para Staats y McKetchnie-Stanley, la lección fue clara: darles a los empleados acceso a la IA era solo el primer paso. Lograr que comprendieran cómo podía transformar su trabajo requería un enfoque diferente.

Que los empleados lideren

Dos semanas antes de que 52 usuarios clave, directivos y gerentes de 16 departamentos se reunieran para las primeras sesiones prácticas de Acrobat Studio del condado, Staats descartó la agenda. En lugar de guiar un ejercicio estructurado, quería que los empleados exploraran el producto en cuestión de minutos, usando materiales conocidos para descubrir su potencial por sí mismos.

Ese cambio funcionó porque McKetchnie-Stanley trabajó con Adobe para preparar cada archivo y ejercicio con anticipación, lo que hizo posible el enfoque práctico. En menos de 15 minutos, usuarios primerizos ya construían espacios de trabajo compartidos, añadían documentos, usaban la IA para extraer datos clave y los convertían en presentaciones pulidas y coherentes con la marca en Adobe Express.

El enfoque generó ideas que fueron más allá de la sala de capacitación. En 10 sesiones de dos horas, los empleados identificaron más de 15 casos de uso empresariales potenciales y enviaron 13 solicitudes de mejora del producto, especialmente relacionadas con materiales de capacitación y contenido para redes sociales.

El evento de todo el condado se convirtió en un modelo itinerante: sesiones específicas por departamento con los materiales de cada equipo, otros 52 empleados capacitados, una jornada de habilitación creativa en octubre y una Adobe Skills Week en noviembre, todo a petición de los propios empleados, no como algo asignado a ellos.

Encuentra la respuesta y la fuente que la respalda

La primera prueba real del condado ya estaba sobre la mesa: decenas de políticas necesitaban revisión y adaptación a una nueva plantilla estandarizada, lo que implicaba identificar duplicados, conflictos y elementos de acción que pasaban desapercibidos. Antes, ese trabajo se gestionaba por correo electrónico, con versiones en conflicto y sin acceso compartido a los materiales fuente.

La nueva versión funciona en PDF Spaces, un espacio de trabajo compartido y seguro dentro de Acrobat Studio con capacidad para hasta 100 archivos. El equipo cargó las políticas y la plantilla en un espacio y utilizó el Asistente de IA de Acrobat para hacer consultas en todos los archivos. Las respuestas incluían citas con enlace directo al pasaje exacto en los documentos fuente.

“Una respuesta de IA puede sonar completamente convincente y aun así estar equivocada”, dice Staats. “En el gobierno, esa información puede terminar en un informe para la junta directiva o en un registro público, por lo que el personal tiene que poder remitirse a la fuente autorizada.”

“El Asistente de IA de Acrobat te ayuda a encontrar y comprender la respuesta”, agrega Staats. “La fuente sigue siendo la autoridad, y el personal es responsable de validar el trabajo.”

Convierte la información en comunicación de impacto

Como Acrobat Studio incluye Adobe Express, los empleados pueden transformar los datos extraídos de los documentos en contenido final coherente con la marca, sin necesidad de empezar de cero en otra herramienta o proceso.

Sonoma Public Infrastructure (SPI) fue el primer departamento en sacar el máximo partido de Adobe Express. Tras las sesiones de todo el condado, SPI incorporó sus propios materiales en una sesión de seguimiento departamental: reclutamiento y contratación, capacitación para supervisores y en seguridad, y una política de seguridad de 30 páginas que nadie quería leer. Semanas después de usar el producto por primera vez, SPI ya contaba con un kit de marca y materiales pulidos listos para usar.

Antes, crear cualquier cosa coherente con la marca implicaba buscar una plantilla en la intranet o delegar el trabajo al responsable de comunicación del departamento. Ahora, el condado gestiona dos kits de marca, uno para todo el condado y otro para SPI, con plantillas bloqueadas que permiten al personal sin conocimientos de diseño crear libremente sin comprometer la identidad de la marca.

“La gestora de contenido bloqueó las plantillas para que los elementos que deben cambiar puedan hacerlo y todo lo demás se mantenga coherente con la marca”, dice McKetchnie-Stanley. “Ya no revisa cada recurso uno por uno.”

El resultado es un modelo diferente para el trabajo creativo, un autoservicio controlado en lugar de un cuello de botella centralizado.

Establece los controles necesarios antes de escalar

Con un equipo central de apenas dos personas, el condado de Sonoma incorporó Acrobat Studio a un gobierno de 4 200 empleados en menos de un año, con una revisión de seguridad integrada desde el primer día.

Todos los productos de IA que ingresan al condado pasan por una evaluación formal de seguridad y riesgo, mientras que una política de IA independiente indica a los empleados qué casos de uso están permitidos y qué categorías de datos están fuera del alcance. Acrobat Studio superó esa revisión porque los controles que el condado necesitaba, incluyendo cifrado, controles de administración y auditabilidad, ya estaban integrados. Cabe destacar que el contenido del condado nunca se usa para entrenar ni ajustar los modelos de IA subyacentes.

Devuelve tiempo al servicio público

Para el condado de Sonoma, la medida clave es la capacidad. Los empleados que respondieron a las encuestas posteriores a las sesiones estiman que las herramientas les ahorran entre tres y cinco horas.

“Nunca falta trabajo por hacer. Lo que suele faltar es tiempo para hacerlo”, dice McKetchnie-Stanley. “Cuanto menos nos quedamos atascados en proyectos, más podemos dedicar a los servicios para nuestra comunidad.”

Eso es lo que diferencia la experiencia del condado con la IA de una simple historia de productividad. El objetivo no es prescindir del factor humano en el trabajo de gobierno, sino dotar al personal de servicio público de mayor capacidad para el trabajo que sigue requiriendo la intervención de las personas.

Comparte la metodología replicable

Lo próximo en la hoja de ruta del condado: desarrollar un piloto para un asistente de políticas de autoservicio y multilingüe disponible para los empleados del condado, y brindar apoyo a la fiscalía en la preparación de materiales para juicios.

Otros organismos de gobierno están tomando nota. La National Association of Counties invitó a Sonoma County a presentar su trabajo con Adobe en Washington, D.C., y los condados vecinos que participaron en las sesiones ya iniciaron sus propias implementaciones.

Para Staats, esta experiencia reforzó una lección que va mucho más allá de Sonoma County. “Comienza por el trabajo, no por la IA. Involucra a los empleados que lo ejecutan en el proceso”, afirma.

Y lo que más desea que escuchen sus colegas: “Ningún organismo es demasiado pequeño ni demasiado grande para innovar. Si dos personas pudieron lograrlo, cualquiera puede”.

¿Es momento de ir más allá de la digitalización? Descubre cómo Adobe Acrobat Studio ayuda a los equipos del sector público a comprender sus archivos en profundidad, comunicarse con claridad e impulsar el trabajo.

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