Para Maxine Pierce, profesional de Marketing y Desarrollo de Negocios que lidera las respuestas a licitaciones en BDP, una firma global de arquitectura, ingeniería y diseño, consolidar una sola propuesta podía requerir días de trabajo: rastrear casos de estudio relevantes de proyectos anteriores, verificar las credenciales del personal, localizar certificaciones de cumplimiento y cotejar el lenguaje de los contratos.
Con el paso de los años, BDP acumuló un vasto conocimiento a lo largo de sus proyectos, capturado en una amplia variedad de documentos. Sin embargo, a medida que ese conocimiento creció, también lo hizo el desafío de encontrar la información correcta con rapidez cuando más se necesitaba, especialmente al preparar licitaciones competitivas. Con las soluciones de Adobe Acrobat, BDP ahora facilita el acceso a décadas de conocimiento institucional para que el personal pueda consultarlo y aprovecharlo en el momento justo.
Con Base de conocimientos, una nueva función de Adobe Acrobat Studio, los equipos de BDP pueden convertir grandes colecciones de documentos seleccionados en conocimiento accesible, obteniendo respuestas confiables en segundos con citas que enlazan directamente a la fuente, desde una oración o imagen hasta una celda de tabla específica. Por su parte, PDF Spaces ofrece un espacio de trabajo compartido donde los equipos pueden redactar, revisar y perfeccionar sus respuestas a licitaciones, lo que garantiza que cada propuesta cumpla con todos los requisitos de la Invitación a Licitar (ITT) del cliente potencial.
De datos sepultados en documentos a conocimiento confiable
Antes de trabajar con Adobe, BDP desarrolló una biblioteca basada en su intranet para centralizar el conocimiento organizacional. Sin embargo, al no contar con capacidades de descubrimiento inteligente, el personal seguía teniendo que explorar carpetas y archivos manualmente para encontrar lo que necesitaba.
Con la Base de conocimientos, la firma obtuvo una fuente confiable de conocimiento empresarial. En lugar de buscar, recuperar y combinar datos manualmente para extraer información de documentos históricos, la solución se conecta a los repositorios de documentos de BDP y muestra en segundos el contenido de licitación relevante, los casos de estudio y las credenciales a pedido, con cada respuesta citada hasta la oración específica del documento fuente y no solo el nombre del archivo o el número de página.
Al combinar la Base de conocimientos y el Asistente de IA de Acrobat dentro de PDF Spaces, los miembros del equipo pueden resumir documentos de licitación, identificar vacíos en borradores de respuestas y fortalecer sus presentaciones finales mediante revisión asistida por IA, todo en un espacio de trabajo conectado. El personal puede hacer preguntas en lenguaje natural, especificando el formato, la cantidad de palabras y el enfoque sectorial que necesitan, lo que les brinda mayor flexibilidad y creatividad para dar forma a los documentos de licitación finales.
Una vez completa la propuesta, los miembros del equipo utilizan la plataforma para verificar automáticamente las respuestas de BDP frente a la Invitación a Licitar (ITT) del cliente potencial, lo que les ayuda a completar los vacíos, identificar casos de estudio relevantes que pudieron haber pasado por alto y garantizar que cada requisito de la licitación haya sido abordado en profundidad.
“Trabajar con la Base de conocimientos nos reveló los puntos débiles de nuestro proceso de licitación”, afirma Pierce. "Todo el conocimiento de nuestra organización está a una sola pregunta de distancia, lo que nos permite mostrar el alcance completo de las capacidades de BDP y responder de manera más integral a las necesidades de cada cliente potencial."
De las perspectivas de IA a los flujos de trabajo conectados
Uno de los beneficios más inmediatos para BDP fue la rapidez con la que los equipos empezaron a trabajar con las soluciones de la plataforma Acrobat, sin necesidad de una implementación prolongada ni de un proyecto de TI. Los miembros más nuevos del equipo redactan las respuestas iniciales de licitación de la firma en PDF Spaces, donde luego son revisadas y perfeccionadas por personal con más experiencia, todo en la misma plataforma. Este enfoque colaborativo impulsa la transparencia y la confianza, lo que fortalece tanto la calidad de las presentaciones como el desarrollo del equipo.
Una vez redactada la propuesta, los equipos la cargan de nuevo en PDF Spaces y solicitan al Asistente de IA de Acrobat una revisión final. Esto suele revelar lo que una revisión manual podría pasar por alto, como un requisito de licitación que se escapó o una credencial de proyecto sólida que quedó fuera.
Las integraciones de Adobe Acrobat con Microsoft SharePoint y Microsoft Teams permitieron a BDP crear bases de conocimiento específicas por proyecto para el personal de distintas áreas. La integración con SharePoint facilita que los equipos encuentren información actualizada para fundamentar sus decisiones, mientras que la integración con Teams les permite consultar directamente Knowledge Base sin necesidad de cambiar entre aplicaciones.
Con inteligencia confiable y citada al alcance de la mano, los equipos de BDP dedican menos tiempo a revisar archivos y más tiempo a lo que los llevó a la arquitectura y el diseño: resolver problemas complejos para sus clientes.
Generar confianza en los flujos de trabajo de IA
Los procesos de licitación fueron solo el comienzo para BDP. A medida que los equipos comprobaron cómo la IA podía ayudarlos a aprovechar mejor el conocimiento colectivo de la empresa, su adopción se extendió más allá de la gestión de licitaciones. Hoy, equipos de áreas tan diversas como RR. HH. e ingeniería incorporan la asistencia de IA en sus propias tareas con documentos.
Esta transformación resulta especialmente significativa si se tiene en cuenta que la dirección de BDP alguna vez desconfió de los agentes de IA cuando la seguridad, la gobernanza y la trazabilidad estaban en juego.
En una licitación, por ejemplo, no basta con que la IA ofrezca una respuesta precisa: esa respuesta también debe reflejar la experiencia propia de la empresa. Cada afirmación que hace BDP debe rastrearse hasta el historial de sus proyectos, un estándar que descarta las herramientas de IA de uso general que carecen de citación y atribución de fuentes de nivel empresarial. Igualmente importante, la empresa debe confiar en que la información que los equipos crean y comparten día a día está fundamentada y controlada.
“Construimos una reputación apostando a romper los límites sin perder de vista nuestro propósito: diseñar pensando en las personas y generar un impacto positivo. Usar IA sin controles entraría en conflicto con esa misión”, explica Alistair Kell, COO de BDP.
Trabajar con las soluciones de confianza de Adobe ayudó a BDP a lograr esta combinación de resultados comprobados y tranquilidad en materia de precisión y gobernanza. Esa confianza transformó la percepción de la IA en toda la empresa, al punto de que sus equipos ahora colaboran estrechamente con Adobe para definir la hoja de ruta de la plataforma Acrobat, incluidas las funciones impulsadas por IA diseñadas para empresas orientadas al diseño.
El recorrido de BDP con la plataforma Acrobat validó lo que su dirección alguna vez cuestionó, que la IA puede potenciar el trabajo de una empresa de diseño sin comprometer los estándares de precisión, atribución e integridad creativa sobre los que se fundó. Lo que comenzó como un experimento en los procesos de licitación se convirtió en un modelo a seguir para que los equipos de BDP en toda la empresa accedan, comprendan y actúen sobre el conocimiento que la organización acumuló en seis décadas.
“Las mejores soluciones de IA son como los juguetes de Fisher-Price”, dice Kell. "No en el sentido de que sean rudimentarias, sino porque son simples, robustas y confiables. Nuestra relación con Adobe es sólida gracias a la confianza que construimos en meses de pruebas, debates y refinamiento sobre cómo usamos la IA en los flujos de trabajo documentales conectados."
