Vorbereitung auf die Implementierung.

Sucht die Mitglieder eures Kern-Teams aus.

Die Auswahl der richtigen Personen für euer Kern-Team ist wichtig für eine erfolgreiche Implementierung. Details zu den Aufgaben der einzelnen Mitglieder findet ihr in unserem Leitfaden zum Kern-Team weiter unten, aber hier folgt eine kurze Übersicht.

• Die Mitglieder des Kern-Teams sind für Workfront während der Implementierung die primären Kontaktpunkte.
• Mitglieder des Kern-Teams erfüllen folgende Aufgaben:
  • Aktive Beteiligung an der Implementierung. Hierzu zählen auch Arbeitssitzungen mit eurer Workfront-Kontaktperson.
  • Lenkung der täglichen Arbeiten auf wöchentliche Meilensteine.
  • Gewährleistung, dass eure Endkundschaft informiert und unterstützt wird.
  • Umsetzung eines Change-Management-Plans. Hierzu zählt, dass eure Endbenutzerinnen und -benutzer wissen, dass ihr auf Workfront umstellt, und dass sie den Mehrwert von Workfront verstehen.
  • Abschluss der zugewiesenen On-demand-Schulungen.
• Wenn sich euer Team oder eure Abteilung einer bestehenden aktiven Instanz von Adobe Workfront anschließt, muss auch der globale System-Admin dem Kern-Team angehören. So ist die unternehmensweite Governance sichergestellt.

Stellt eure Dokumentation vor der Sondierung zusammen.

Wenn ihr eurer Workfront-Kontaktperson Dokumente bereitstellt, in denen eure Arbeitsverfahren beschrieben sind, erhaltet ihr die verbindlichsten Empfehlungen. Beachtet aber, dass es nicht zu aufwendig sein darf, die Dokumente zusammenzustellen. Solltet ihr diese Dokumente nicht haben, wendet keine Zeit für deren Erstellung auf. Selbst wenn euer Team zum ersten Mal eure Verfahren definiert, kann euch die Workfront-Kontaktperson mit unseren Empfehlungen zu Best Practices unterstützen.

Die folgenden Dokumente sind am hilfreichsten:

• Verfahrens- und Flussdiagramme  – Wenn ihr uns eine visuelle Darstellung eurer Verfahren gebt, können wir uns ein gutes Bild davon machen, wie euer Team im Moment arbeitet.
• Muster für Eingangsformulare  – Wie wird Arbeit an euer Team übergeben? Wenn ihr einen formalen Prozess mit Auftrags- oder Eingangsformularen habt, hätten wir gerne ein Musterformular. Wenn die Arbeit formlos eintrifft, sei es per E-Mail, Ad-hoc-Anruf oder auf sonstige Weise, lasst es uns einfach wissen.
• Muster für Projektvorlagen  – Nutz euer Team Projektpläne zur Verwaltung der Arbeit? Falls ja, gebt uns ein paar Musterpläne für wichtige Projekte, die euer Team ausführt.
• Muster-Reports  – Hat euer Team wichtige Geschäftsmetriken, auf die ihr hinarbeitet? Erstellt ihr Wochen-, Monats- oder Quartals-Reports für diese Metriken? Muster für regelmäßige Reports helfen uns zu verstehen, welche Daten wir für euch in Workfront erfassen sollten und welche automatischen Prozesse wir zur Unterstützung der Arbeit eures Teams benötigen.

Bereitet euch auf die erste Woche mit Workfront vor.

Unser Workfront-Services-Team freut sich auf die Zusammenarbeit mit euch. Im Folgenden findet ihr die Dinge, die ihr in Vorbereitung auf eure Implementierung tun könnt. Solltet ihr weitere Fragen haben, wendet euch an eure Account-Ansprechpartnerin oder euren Account-Ansprechpartner. So könnt ihr sicherstellen, dass ihr für die Implementierung bereit seid.

• Seht euch die Sponsorenvideos an, die euch das Workfront-Projekt-Management vor unserem „Planungs-Meeting“ bereitgestellt hat.  – Diese Videos bieten Details zu eurem Workfront-Implementierungs-Team, zum Implementierungszeitplan, zur Sponsorenrolle, zur Zusammenstellung eures Kern-Teams u. v. m.
• Gewährt dem Workfront-Implementierungs-Team Zugriff auf eure Workfront-Instanz.  – So kann das Team sein Profil einrichten und einige Schritte vor der Konfiguration durchführen, damit wir sofort loslegen können.
• Setzt ein Planungs-Meeting an und führt es durch.  – Setzt euch mit eurem Workfront-Projekt-Management zusammen und erstellt einen Implementierungszeitplan mit wöchentlichen Sitzungen und legt das anvisierte Launch-Datum fest.
• Setzt ein Begrüßungs-Meeting an und führt es durch.  – Bei diesem Meeting machen wir euer Kern-Team mit eurer Implementierungs-Kontaktperson bekannt, prüfen eure Projekt-Timeline, besprechen Ziele und Schulungen und führen eine erste Sondierung mit eurer Workfront-Kontaktperson durch.