Découvrez les étapes du cycle de vie d’un projet.

Les projets complexes ont une portée étendue et nécessitent beaucoup de ressources. Leur importance stratégique majeure nécessite des compétences de gestion de projet très élevées.

Le Project Management Institute (PMI) a donc mis au point un cycle de vie de la gestion de projet. Il s’agit d’un cadre conçu pour aider les responsables de projet à gérer leurs projets de manière fluide et efficace.

Le cycle de vie apporte une plus grande cohésion au projet, garantissant que tous les membres de l’équipe (en particulier les équipes multidisciplinaires) sont coordonnés et peuvent collaborer avec une relative facilité.

Nous allons voir ici comment cela fonctionne.

Cet article aborde les sujets suivants :

• Découvrez le cycle de vie d’un projet.
• Découvrez les cinq étapes du processus de gestion d’un projet.
• Adaptez les phases du projet aux différents modèles de cycle de vie.
• Assurez la réussite de vos projets avec Adobe Workfront.

Le cycle de vie englobe les étapes nécessaires aux responsables de projet pour gérer avec succès un projet du début à la fin.

L’objectif principal d’un cycle de vie de projet défini est de fournir une approche systématique qui aide les responsables à exécuter leurs projets de manière fluide et efficace, favorise la cohésion entre les membres de l’équipe et garantit l’alignement de tous les services impliqués. Il divise le projet en plusieurs phases plus maniables, assurant ainsi un meilleur suivi, sans dépassement de délai ni de budget.

Cette progression structurée est essentielle pour transformer les objectifs stratégiques en résultats concrets L’intérêt de ce cadre est sa capacité à fournir une feuille de route qui, à son tour, permet de contrôler plus efficacement les variables du projet, de mieux affecter les ressources et de gérer proactivement les risques. En fin de compte, comprendre et mettre en œuvre le cycle de vie d’un projet sont des facteurs clés pour en déterminer le succès.

Le cycle de vie d’un projet comporte cinq phases, chacune représentant un groupe de processus interdépendants qui doivent se réaliser pour que le projet atteigne ses objectifs.

Le cycle de vie d’un projet comprend cinq étapes :

1. Préparation
2. Planification
3. Exécution
4. Surveillance et contrôle
5. Clôture

Phase de préparation

La phase de préparation du cycle de vie du projet se compose de deux processus distincts : la charte du projet et le registre des parties prenantes. Cette phase consiste à déterminer la vision de votre projet, à documenter ce que vous espérez accomplir au moyen d’une analyse de rentabilité et à obtenir les approbations de la partie prenante qui sanctionne le projet.

Les principaux éléments de la charte de projet sont les suivants :

• Analyse de rentabilité
• Définition du périmètre du projet
• Livrables
• Objectifs
• Ressources nécessaires
• Plan des jalons et calendrier
• Estimation budgétaire
• Risques et questions
• Dépendances

Prendre le temps de définir clairement vos objectifs facilitera le travail sur le projet. Toutes les personnes impliquées pourront discuter de leurs suggestions ou préoccupations, et le budget et les coûts pourront être convenus et approuvés. Cette phase de préparation est essentielle non seulement pour le projet, mais aussi pour que toutes les équipes impliquées puissent s’exprimer sur ce qui leur semble indispensable à sa réussite.

Phase de planification

Au cours de la phase de planification, il est essentiel d’exposer et de définir la raison d’être du projet. Définissez les attendus du projet en répondant aux questions suivantes :

• Qu’allons-nous faire ?
• Comment allons-nous procéder ?
• Quand allons-nous le faire ?
• Comment saurons-nous que nous avons terminé ?

Pendant la phase de planification, vous devrez collaborer avec l’équipe pour mettre en place toute l’infrastructure et déléguer les tâches spécifiques. Ce plan doit comprendre les éléments suivants :

• Plan de gestion du projet
• Définition du périmètre du projet
• Structure de répartition du travail
• Plan de ressources
• Estimation budgétaire

Mettre en place le plan, avec la contribution de toute l’équipe, est un défi en soi. Mais lorsque chaque service a la possibilité de contribuer, il devient possible d’identifier les problèmes potentiels en amont et de réduire les obstacles qui se présentent en aval.

Phase d’exécution

La phase d’exécution doit nécessairement comporter les éléments suivants :

• Composition de l’équipe
• Implication des parties prenantes
• Assurance qualité
• Communication
• Gestion de la clientèle

C’est la phase vitale du projet, qui concentre la majeure partie du budget et où sont produits la plupart des livrables du projet. Vous mettez votre plan de projet en action, que cela prenne des semaines, des mois ou des années. Pendant cette période, la communication est essentielle. En effet, la clientèle ou les parties prenantes vous demanderont certainement des informations et des rapports sur l’avancement.

Disposer d’un système de gestion de projet fiable vous évitera, à vous et à votre équipe, bien des difficultés. Il sera plus facile de noter les tâches effectuées, de voir où en sont les échéances et les livrables, et de fournir à l’équipe des insights sur ce qui doit être fait.

Avec Workfront, vous pouvez tenir toute l’équipe de projet informée et simplifier les rapports à la clientèle et aux parties prenantes.

Phase de surveillance et contrôle

Au cours de la phase de surveillance et contrôle, vous devez pouvoir suivre l’évolution globale du projet ainsi que ses différents aspects. Vous devez toujours faire preuve de vigilance et rester à jour sur le suivi et les rapports à l’équipe, afin de détecter tout problème potentiel avant qu’il ne s’aggrave.

Il est également utile de désigner une autre personne de l’équipe de projet (ou une de chaque service impliqué) comme responsable de la qualité ou du reporting. Elle pourra vous aider à suivre tout ce qui se passe dans son équipe et tenir des réunions régulières pour faire le point sur tous les aspects, assurant ainsi que le projet avance comme prévu.

Phase de clôture

La phase de clôture est l’étape finale du cycle de vie du projet. Il ne s’agit pas simplement de marquer le projet comme terminé et de le fermer. Il est essentiel de le clôturer formellement et de le faire valider ou approuver par le client ou la cliente, les parties prenantes et/ou la ou le sponsor du projet.

Ce processus peut inclure :

• Livraison du projet
• Organisation d’une réunion de bilan post-projet
• Archivage des documents relatifs au projet
• Célébration ou reconnaissance de la réussite
• Dissolution ou libération officielle de l’équipe

On ne saurait trop insister sur l’importance de cette dernière étape du cycle de vie du projet. En effet, les organisations ont tendance à faire appel à des équipes temporaires pour mener à bien un projet spécifique, puis les dissolvent et reforment une nouvelle équipe pour un autre projet. Cette étape est donc importante pour les équipes de gestion de projet, particulièrement si elles font appel à des freelances ou à des spécialistes du conseil.

Le tableau suivant offre un aperçu général de ces cinq groupes de processus :

La polyvalence des cinq groupes de processus de gestion de projet est mise en évidence par leur adaptabilité aux différents modèles de cycle de vie de projet. Bien que les principes fondamentaux de préparation, de planification, d’exécution, de surveillance et de contrôle, et de clôture restent constants, leur importance et leur mode d’application peuvent différer considérablement selon que le projet suit un cycle de vie prédictif, itératif, incrémental, agile ou hybride.

• Cycle de vie en cascade  : dans les modèles prédictifs traditionnels, souvent appelés modèles en cascade, la portée, la durée et le coût du projet sont déterminés le plus tôt possible. Les phases du cycle de vie du projet tendent à être appliquées de manière séquentielle, avec des points de passage distincts marquant la transition d’une phase à la suivante (par exemple, l’achèvement de la planification avant le début de l’exécution). Mais si l’élaboration reste progressive au cours de la planification, le flux global est plus linéaire.
• Cycles de vie agiles  : les approches agiles, comme Scrum et Kanban, s’adaptent au changement et impliquent des cycles de développement rapides et itératifs. Dans ce cas, les groupes de processus sont appliqués de manière très condensée et répétitive au cours de chaque itération ou sprint.

• Cycles de vie itératifs et incrémentaux  : ces modèles impliquent le développement du produit par le biais de cycles répétés (itératifs) et/ou la production de livrables en une série de pièces fonctionnelles (incrémentales). Par exemple, une itération peut impliquer la planification des fonctionnalités pour ce cycle, leur développement effectif, le suivi des progrès, puis la clôture de l’itération par un bilan, avant que la suivante ne soit planifiée.

• Cycles de vie hybrides  : les modèles hybrides combinent stratégiquement certains éléments des approches prédictives et agiles en fonction des besoins spécifiques des projets. Par conséquent, l’application des groupes de processus est adaptée. Un projet peut utiliser une planification initiale détaillée pour le périmètre et l’architecture globaux, suivie d’une exécution agile pour le développement de composants ou fonctionnalités spécifiques.

Cette adaptabilité démontre la robustesse du cadre des groupes de processus PMI. Il n’est pas lié de façon rigide à une méthodologie unique. Néanmoins, il fournit un ensemble universel de fonctions de gestion qui peuvent être adaptées au contexte et aux exigences uniques de tout projet, quelle que soit l’approche choisie pour sa réalisation. Les responsables de projet disposent ainsi d’une boîte à outils cohérente, mais flexible, pour réussir leurs projets.

Les fonctionnalités d’un logiciel de gestion de projet comme Workfront prennent directement en charge ces activités. Ses capacités de reporting et de tableaux de bord sont irremplaçables lors de la phase de surveillance et de contrôle. Le cadre de processus de gestion de projet, associé à la mise en œuvre de Workfront, contribue à réussir l’exécution des projets. Workfront assure la communication entre tous les membres de l’équipe de projet et facilite le reporting auprès de la clientèle et des parties prenantes, prenant directement en charge les aspects de communication et de contrôle essentiels tout au long du cycle de vie du projet.

Pour découvrir comment Workfront peut prendre en charge les cycles de vie du projet de votre équipe et vos besoins globaux en gestion de projet, regardez la vidéo de présentation.