Adobe Acrobat StudioをSonoma County全体に導入してから6か月で、9つの部門が独自のトレーニングを要請し、そのうち3部門はすでに計画段階に入っており、月間アクティブユーザー数は46%増加しました。

Sonoma CountyのエンタープライズITイノベーション担当ディレクター、Carolyn Staats 氏にとって、この勢いこそが重要なのです。氏は今、同僚にこう伝えています。「導入は、定着ではない。」

これは、変革を終わったものと見なすことを拒んだSonoma Countyが学んだ教訓です。

Sonoma Countyが紙の書類から脱却したのは、数年前のことです。カリフォルニア州北部に位置するこの郡には、約30の部門・機関にまたがる約4,200人の職員が在籍しており、紙のフォームをデジタルファイルに変換し、ルーティング、通知、承認を含むワークフローを自動化していました。多くの観点から見れば、デジタル変革は完了していました。

Staats 氏は、新たな問題が浮かび上がっていることに気づきました。職員は、郡がデジタル化したばかりの情報を読み、比較し、要約し、再構築することに日々の時間を費やしていたのです。紙はなくなりましたが、それが生み出していた作業は消えていませんでした。

「デジタル化は一つの問題を解決しましたが、次の問題を露わにしました」とStaats 氏は言います。「次の問いは、『ドキュメント自体をワークフローの一部にすることができたら？』というものになりました。」

この問いに答える役割を担ったのは2人でした。Staats 氏とSonoma Countyソフトウェアサービスチームのシニアビジネスアナリスト、Cieara McKetchnie-Stanley 氏は、信頼性の高いPDFツール、AI、コンテンツ制作を一つのワークスペースに統合した Adobe Acrobat Studio の試験運用を開始しました。職員は PDFスペース と Acrobat AI Assistant を活用して情報を理解し、Adobe Expressを使ってブランドに即した洗練されたコンテンツを作成することができます。Sonoma Countyは先行テスターとして参加し、アドビのチームとともにユースケースや機能のギャップの解決に取り組みました。

その頃には、展開は自然と勢いを帯びていました：

• 郡は6か月で30部門のうち16部門にトレーニングを実施しました。
• 職員はそれらのセッション以降、22のユースケースを探求してきました。
• 最初のトレーニングに参加した職員の87%が、現在もアクティブユーザーとして活用を続けています。

Sonoma Countyの職員はGenerate Presentationを使って社内外向けのプレゼンテーション資料をより効果的にまとめたり、デザイナーなしでブランドに即したコンテンツを作成するためにブランドキットを活用したり、調達における部品表と見積書の相違点を確認するためにAIアシスタントを活用したりしています。

Staats 氏とMcKetchnie-Stanley 氏が得た教訓は明確でした。職員にAIへのアクセスを提供することは最初の一歩に過ぎません。AIが業務をどのように変えることができるかを職員に理解してもらうには、別のアプローチが必要です。

職員主導

16部門から52名のパワーユーザー、役員、管理職が集まる郡初のAcrobat Studio実践セッション開催の2週間前、Staats 氏はアジェンダを撤回した。事前に用意した演習に沿って進めるのではなく、職員たちが使い慣れた資料を手に数分で製品を自ら探索し、その可能性を発見してほしいと考えたのだ。

このアプローチが成功したのは、McKetchnie-Stanley 氏がアドビと連携してすべてのファイルと演習を事前に準備し、実践的な取り組みを可能にしたからだ。初めて使う職員でも、わずか15分以内に共有ワークスペースを構築し、ドキュメントを追加し、AIを活用してインサイトを引き出し、それをブランドに即した洗練されたAdobe Expressプレゼンテーションへと仕上げることができた。

このアプローチは、トレーニングルームを超えてアイデアの広がりをもたらした。2時間のセッション10回を通じて、職員たちは15件以上の潜在的なエンタープライズユースケースを特定し、特にトレーニング資料とソーシャルメディアコンテンツに関する13件の製品改善要求を提出した。

郡全体のイベントは、各地に展開できるモデルへと発展した。各チームの資料を活用した部門別セッション、さらに52名の職員トレーニング、10月のクリエイティブ活用促進デー、11月のAdobe Skills Weekと続き、これらはすべて職員からの自発的なリクエストによって実現したものだった。

答えと、その根拠を見つける

郡の最初の実践的な課題は、すでに誰かの机の上にあった。多数のポリシーを新たな標準化テンプレートに適合させるための見直しが必要で、重複・矛盾・埋もれたアクション項目をすべて洗い出すことが求められていた。以前はこの作業をメールでやり取りしており、複数のバージョンが混在し、出典資料を全員で共有する手段もなかった。

新しい仕組みはAcrobat Studio内のセキュアな共有ワークスペースであるPDFスペースで動作し、最大100ファイルを保管できる。チームはポリシーとテンプレートをスペースに読み込み、Acrobat AI アシスタントを使ってすべてのファイルにまたがる質問を行った。返答には、出典ドキュメントの該当箇所へクリックで直接アクセスできる引用が付いていた。

「AIの回答は、いかにも正しそうに聞こえても、実際には誤っている場合があります」とStaats 氏は言う。「行政機関では、その情報が委員会資料や公式記録に使われる可能性があるため、職員は必ず信頼性の高い出典に立ち返れなければなりません。」

「Acrobat AI アシスタントは、答えを見つけ、内容を理解する助けになります」とStaats 氏は続ける。「出典が権威であることに変わりはなく、業務を検証する責任は職員自身にあります。」

情報を、伝わるコミュニケーションへ

Acrobat StudioにはAdobe Expressが含まれているため、職員はドキュメントから引き出したインサイトを、別のツールやプロセスで最初からやり直すことなく、ブランドに即した完成度の高いコンテンツへと仕上げることができます。

Sonoma Public Infrastructure (SPI)は、Adobe Expressをいち早く取り入れ、積極的に活用した最初の部門です。郡全体のセッションを終えたSPIは、採用・雇用、管理職・安全トレーニング、誰も読もうとしなかった30ページの安全ポリシーなど、独自の資料を使った部門別フォローアップセッションを実施しました。製品を初めて手にしてから数週間後には、ブランドキットとすぐに活用できる洗練された資料を揃えていました。

以前は、ブランドに即したコンテンツを作成するには、イントラネットでテンプレートを探し回るか、部門の広報担当者に依頼するしかありませんでした。現在、郡は郡全体用とSPI用の2つのブランドキットを運用しており、ロックされたテンプレートを活用することで、デザイン経験のないスタッフでもブランドを損なわずに自由にコンテンツを作成できます。

「コンテンツマネージャーがテンプレートをロックしたことで、変更が必要な箇所は変更でき、それ以外はすべてブランドに即した状態が維持されます」とMcKetchnie-Stanley 氏は言います。「今では、一つひとつのアセットを確認する必要はありません。」

この結果は、クリエイティブ業務における新たなモデルの誕生を意味します。中央集権的なボトルネックを解消し、ガバナンスの効いたセルフサービス型の仕組みへの転換です。

スケールアップ前にガードレールを整備する

わずか2人のコアチームで、Sonoma郡は1年以内にAcrobat Studioを4,200人の職員を擁する行政機関全体に展開し、初日からセキュリティレビューを組み込みました。

郡に導入されるすべてのAI製品は、正式なセキュリティおよびリスク評価を受けます。また、別途策定された郡のAIポリシーにより、職員はどのユースケースが対象範囲内か、どのカテゴリのデータが使用禁止かを明確に把握できます。Acrobat Studioは、郡が必要とする暗号化、管理者コントロール、監査可能性といったセキュリティ機能がすでに組み込まれていたため、このレビューをクリアしました。重要な点として、郡のコンテンツが基盤となるAIモデルのトレーニングや微調整に使用されることはありません。

公共サービスに時間を取り戻す

Sonoma郡が重視するのは、対応力という指標です。セッション後のアンケートに回答した職員は、これらのツールによって3〜5時間の節約ができると見積もっています。

「やるべき仕事が尽きることはありません。問題はそれをこなす時間が不足していることです」とMcKetchnie-Stanley 氏は言います。「プロジェクトに追われる時間が減るほど、地域コミュニティへのサービスにより多くのリソースを注ぐことができます。」

これこそが、郡のAI活用が単なる生産性向上の話にとどまらない理由です。目的は、行政機関の業務から人を排除することではありません。人手が必要な業務に、公務員がより多くの力を注げるようにすることです。

再現可能なプレイブックを共有する

郡のロードマップの次なる計画：郡全体の職員が利用できるセルフサービス型多言語ポリシーアシスタントのパイロットに取り組むことと、地方検事局の公判資料作成への支援です。

他の行政機関も注目しています。全米郡協会はソノマ郡をワシントンD.C.に招き、アドビとの取り組みを発表する機会を設けました。セッションに参加した近隣の郡でも、独自の展開が始まっています。

Staats 氏にとって、この経験はソノマ郡に限らず広く通じる教訓を改めて確認するものでした。「AIではなく、業務からスタートすること。実際にその業務を担う職員を議論の場に参加させることが大切です」と語ります。

また、彼女が特に同じ立場の仲間たちに伝えたいことがあります。「規模の大小を問わず、どんな組織でもイノベーションを実現することができます。2人でできたことなら、誰にでもできるはずです。」

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