安全マニュアルは、現行のルールを正確に反映してこそ真の価値を発揮します。石油・ガスをはじめとする多くの産業分野で4代にわたる経歴を持つJonathon Greiner 氏は、現場の作業員が直面する潜在的なリスクを深く理解しています。Basin Safetyの代表として、最も過酷な業務に従事する人々が安全に仕事を遂行できるよう、必要なツールとサポートの整備に力を注いできました。

Basin Safetyは、ConocoPhillips、ExxonMobil、Chevronをはじめとするお客様の現場作業員を支える、健康・安全マニュアル、研修プログラム、標準作業手順書を開発しています。これらの文書は数百ページに及ぶことも多く、OSHA (Occupational Safety and Health Administration) やNIOSH (National Institute for Occupational Safety and Health) など、十数にのぼる規制機関のガイダンスをもとに作成されています。

「私たちの仕事は、安全ルールを、現場で危険作業に従事する人々を守る明確な手順へと落とし込むことです」とGreiner 氏は語ります。「毎日それを頼りにする人々にとって、正確で最新の、そして実際に使えるものでなければなりません。」

安全マニュアルの改訂に数か月かかるようでは、作業員が時代遅れのガイダンスに従い、リスクが高まる恐れがあります。Basin Safetyにとって、スピードと正確性は業務の絶対条件です。

そのため、同社はすべての安全ポリシーとプロセスをAdobe Acrobatを中心に構築しています。Acrobatは単なる文書の保管場所にとどまらず、下書きやレビューから署名・セキュリティ保護まで、文書化ワークフロー全体の要として機能しています。

「シンプルで安全、かつ信頼性が高いため、私たちはすべての業務をAdobe Acrobatに集約しています」とGreiner 氏は語ります。

単なる検索を超えた、真の理解へ

Basin Safetyのコンサルタントにとって、安全マニュアルを常に最新の状態に保つには、何が変わったのか、なぜそれが重要なのか、旧バージョンのどこが不十分かを正確に把握することが欠かせません。数百ページを読み漁る時代は終わりました。今では、社員がAdobeAcrobat AI Assistantを活用して、正確なフレーズを検索するのではなく、文書に直接質問を投げかけ、その根拠となる正確な箇所と紐付いた回答を得ることができます。

規制が変更された際、Greiner 氏のチームはギャップ分析を実施し、Acrobat AI Assistantを使って既存のマニュアルと新しい基準を比較し、修正が必要な箇所をすべて洗い出します。かつて1人のコンサルタントが数週間かけてレビューしていた600ページにも及ぶ詳細なマニュアルが、今では1日もかからず対応できるようになりました。あるプロジェクトでは、手作業と比べて必要な更新作業が50倍速くなったとGreiner 氏は推計しています。

「かつては古い情報を追いかけることが非常に困難でしたが、Acrobat AIアシスタントのおかげで、ドキュメント内の何千ものデータポイントに関する情報を数時間で検索・取得できるようになりました」とGreiner 氏は語ります。

社員が研修資料を作成する際も同じアプローチが活かされています。適切な検索ワードを試行錯誤する代わりに、硫化水素への暴露など特定の危険事象への対処法についてマニュアルに何が記載されているかを直接質問することができます。該当箇所を正確に特定することができ、難解な法律文書の内容を分かりやすい言葉でまとめることができます。

Greiner 氏は、Adobe Acrobatのテクノロジーがこれと同様のメリットをBasin Safetyのお客様にも提供できると考えています。現場の作業員が800ページに及ぶマニュアルを最初から最後まで読む時間はなく、スマートフォンで特定のトピックをドキュメントから探し出すのも必ずしも最適な方法ではありません。平易な言葉で質問を入力し、明確な出典とともに簡潔な回答を受け取ることができれば、スマートフォンはどこにいても役立つ安全情報の参照ツールになります。

1つのプラットフォームで、ドキュメントワークフローを3倍高速化

Greiner 氏にとって、Acrobatの真価は特定の機能にあるのではありません。ドキュメントの作成、レビュー、セキュリティ保護、署名、検索可能なデジタル記録管理まで、そのライフサイクル全体を1つのプラットフォームで完結できる点にあります。Acrobatのみで業務を行うことで、Basin Safetyの全体的なドキュメントワークフローが約3倍速くなると同氏は試算しています。

そのライフサイクルは、Basin Safetyがお客様との取り組みを開始した瞬間から始まります。チームは既存の規制や文書を確認し、Acrobat AIアシスタントを活用して、安全マニュアル、研修コース、またはコンプライアンス書類に必要なすべての情報を抽出します。その後、Basin Safetyはお客様と共にドラフトをレビューします。コメントや修正指示はすべて1つの共有ファイルで完結し、複数のメールスレッドや重複したファイルに情報が散在することはありません。

最終版にすべての関係者が合意したら、Basin Safetyはパスワードで機密性の高いコンプライアンス監査記録を保護するセキュリティ設定を追加することができます。「アドビのセキュリティは他の追随を許しません」とGreiner 氏は語ります。「ドキュメントレベルでの保護機能により、制作したすべてのコンテンツを安全に管理できる保管庫を構築することができます。」

署名が必要なドキュメントがある場合、別途電子署名ツールに何度も修正版をアップロードする手間なく、すべての契約交渉や承認署名をAcrobat内で完結させることができます。また、ドキュメントが紙から始まる場合でも、Basin SafetyはAcrobatに再スキャンし、OCRを使って現場の書類を99%の精度で検索可能なデジタル記録に変換することができます。

これらの機能が組み合わさることで、AcrobatはBasin Safetyにとって信頼できる唯一の情報源となり、すべての下書き、コメント、署名、完成文書を一か所に集約します。これにより、業務のスピードアップ、お客様へのより効率的なサービス提供、そして継続的な成長を支えることができます。

信頼できる情報で安全を守る

Basin Safetyが目指す未来は、文書の量を増やすことではありません。知識をより見つけやすく、常に最新の状態に保ち、信頼できるものにすることです。AIが情報との関わり方を変える今、Basin Safetyはビジネスに欠かせないAcrobatのセキュアなワークフローをさらに活用し続けることができます。

「テクノロジーの世界で大きな変化が起きている今、何を信頼できるかを把握しておきたい」とGreiner 氏は語ります。「その答えは、いつもAdobe Acrobatです。」

https://business.adobe.com/fragments/resources/cards/thank-you-collections/acrobat