Der perfekte fahrbare Untersatz.

Zur Vereinfachung des Autokauf- und Finanzierungsprozesses arbeiten viele Firmen und in jüngster Zeit auch Privatpersonen mit Leasing-Unternehmen zusammen. Arval ist in 29 Ländern vertreten und gehört zu den größten Namen im Bereich Fahrzeug-Leasing. Das Unternehmen begleitet Kunden auf ihrer Customer Journey und hilft ihnen dabei, die richtige Fahrzeuglösung zu finden. Als hundertprozentige Tochter von BNP Paribas, einer der am besten bewerteten Banken weltweit, ist Arval für die Bereitstellung kosteneffizienter Fahrzeug-Leasing- und Flotten-Management-Services bekannt.

In Großbritannien gehört Arval zu den größten Anbietern für Fahrzeug-Leasing. Insgesamt stellt Arval dort Unternehmen und Einzelpersonen 160.000 Autos und Transporter zum Leasing bereit. Neben seinem Direktgeschäft arbeitet Arval mit Händlern und Zwischenhändlern in ganz Großbritannien zusammen, um Kunden die gewünschten Fahrzeuge bereitzustellen. Das Unternehmen kauft dann die Fahrzeuge und setzt einen Vertrag für das Lease-Back an seine Kunden auf.

„Die Konkurrenz auf dem Fahrzeug-Leasing-Markt ist in Großbritannien sehr groß“, so Dominic Morton, Head of Sales, Dealer Introduced Business bei Arval UK. „Wir wollten den Vertriebszyklus beschleunigen, damit Kunden schneller zu ihren neuen Fahrzeugen kommen.“

Eine Möglichkeit zur Beschleunigung des Vertriebs war die Optimierung der Vertragsbearbeitung und -unterzeichnung. Dies gilt insbesondere für Kunden, die über einen Händler oder Zwischenhändler zu Arval kommen, da diese Partner Leasing-Unternehmen, mit denen sie reibungslos zusammenarbeiten können, mehr Aufträge erteilen.

Vereinfachung der Customer Journey.

Arval nutzte ein maßgeschneidertes Leasing-System, das PDF-Dokumente generierte, die die Vertriebsmitarbeiter Kunden dann per E-Mail zusenden konnten. Die Kunden mussten die Dokumente ausdrucken, unterzeichnen und an Arval zurücksenden. Wenn Arval die unterzeichneten Dokumente erhielt, mussten diese sorgfältig geprüft, gegengezeichnet und abgelegt werden, bevor ein Händler einen Autoverkauf autorisieren konnte.

Arval entschied sich, papierbasierte Dokumente abzuschaffen und auf digitale Dokumente umzustellen. Im Rahmen einer offiziellen Ausschreibung wurden verschiedene Optionen für elektronische Signaturen geprüft. Adobe Sign, Teil von Adobe Document Cloud, war für Arval die Lösung der Wahl. „Adobe ist Marktführer im Bereich Dokumentenlösungen, weshalb wir großes Vertrauen in die Marke Adobe setzten“, so Morton. „Ich bin der Meinung, dass Adobe Sign unsere Geschäftsabläufe effizienter gemacht und uns außerdem einen Wettbewerbsvorteil verschafft hat. Dies wiederum hat zur Steigerung unseres Umsatzes beigetragen.“

Vertragsbearbeitung innerhalb weniger Stunden.

Mit Adobe Sign hat Arval einen reibungslosen digitalen Workflow für die Bearbeitung von mehr als 3.000 Verträgen pro Monat entwickelt. Vertriebsmitarbeiter versenden nun das Dokumentenpaket mit den Kosteninformationen, einem Bestellformular und dem Vertrag über Adobe Sign. Kunden klicken dann einfach auf den Link in ihrer Benachrichtigungs-E-Mail, um die Dokumente anzuzeigen und elektronisch zu unterzeichnen. Benutzerdefinierte Vorlagen ermöglichen Arval zudem das Branding von White-Label-Services für Händler.

Direkt nach der Unterzeichnung werden die Dokumente über Adobe Sign zurückgesandt, und alle Beteiligten werden darüber benachrichtigt, dass der Vertrag abgeschlossen wurde. „Händler finden es gut, dass sie direkt benachrichtigt werden, denn sie können den Autokauf sofort initiieren“, so Morton. „Zuvor mussten sie auf einen Anruf der Vertriebsmitarbeiter von Arval warten, und manchmal kam es zu Verzögerungen bei der Übermittlung des Verkaufsstatus. Heute dagegen wird alles mit einer einzigen reibungslosen Transaktion erledigt.“

Mit Adobe Sign konnte Arval die Bearbeitungszeit von Verträgen erheblich verkürzen. „Früher hat die Bearbeitung eines Vertrags etwa zwölf Tage in Anspruch genommen. Mit Adobe Sign dagegen können wir Verträge binnen 7,5 Stunden bearbeiten“, so Morton.

Optimierung von Produktivität und Ergebnissen.

Einer der größten Vorteile von Adobe Sign ist für Arval die Möglichkeit, die Lösung in eine Reihe von unternehmenseigenen Lösungen zu integrieren oder eigenständig zu verwenden. „Da keine Integration erforderlich war, konnten wir Adobe Sign sofort einsetzen, ohne erst auf Entwicklungsressourcen warten zu müssen“, so Morton.

Die Entwickler verwenden derzeit APIs in Adobe Sign, um die Lösung in die internen Leasing-Systeme zu integrieren. Nach Abschluss dieses Vorgangs können Vertriebsmitarbeiter in einem Schritt Verträge als PDF generieren und über Adobe Sign versenden. „Sobald unser Leasing-System vollständig mit Adobe Sign integriert ist, erwarten wir eine weitere Produktivitätssteigerung bei unseren Vertriebsmitarbeitern“, so Morton. „Die Vertriebsmitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Bearbeitung von Verträgen und mehr Zeit mit Kundengesprächen, dem Aufbau von Beziehungen und der Umsatzsteigerung.“

Sicherere Bearbeitung.

Arval verwaltet routinemäßig Bankdaten, Lastschriften sowie sonstige Finanzdetails und unterliegt daher demselben hohen Regulierungsstandard wie andere Finanzdienstleister. Adobe Sign trägt durch die Verbesserung von Vertragssicherheit, -genauigkeit und -prüfbarkeit zur Verringerung des Risikos bei.

Mit Adobe Sign werden digitale Kopien der unterzeichneten Dokumente direkt an Arval übermittelt. Aufgrund dieser zusätzlichen Sicherheit unterzeichnet Arval Verträge, die an Kunden geschickt werden, jetzt vorab. Dadurch kann das Unternehmen Verträge viel schneller bearbeiten.

Die Arbeit mit Adobe Sign optimiert zudem die Genauigkeit der Verträge. Da Kunden von der digitalen Lösung durch den Prozess geführt werden, ist sichergestellt, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt und die erforderlichen Informationen gleich beim ersten Mal korrekt erfasst werden. Adobe Sign ermöglicht Arval die Festlegung von Pflichtfeldern und sorgt dafür, dass das Onboarding-Paket fehlerfrei bleibt. Über das Dashboard können Vertriebsmitarbeiter zudem jederzeit den Dokumentenstatus einsehen und erkennen, ob Dokumente bereits aufgerufen wurden – und falls ja, wann und von wem.

„Die wirtschaftlichen Vorteile von Adobe Sign konnten wir unserer Führungsebene mühelos veranschaulichen“, so Morton. „Schließlich bietet ein sicherer und effizienterer Onboarding-Prozess unserem Unternehmen eine bessere Marktposition.“

Ein hervorragendes Kundenerlebnis.

Das Feedback der Benutzer war bisher herausragend. Kunden loben die Flexibilität, ein Dokument über jeden Browser, jedes Mobiltelefon und jedes Tablet unterzeichnen zu können, ohne einen Drucker zu benötigen. Händler und Zwischenhändler sind ebenso beeindruckt, da ihnen nun der hohe Verwaltungsaufwand erspart bleibt, der beim Austausch von Papierdokumenten zwischen Arval und Kunden anfiel. Mit Adobe Sign kann Arval direkt mit Kunden kommunizieren, wodurch Händlern und Zwischenhändlern mehr Zeit bleibt, sich um ihre eigenen Verkäufe zu kümmern.

„Händler und Zwischenhändler können zwischen einer Reihe von Leasing-Unternehmen wählen“, so Morton. „Die einfache Unterzeichnung mit Adobe Sign hebt uns von anderen ab und motiviert Partner dazu, mit uns zusammenzuarbeiten. Seit der Implementierung von Adobe Sign haben wir enorm viel positives Feedback erhalten, was definitiv auch zur Umsatzsteigerung beigetragen hat.“

Seit Adobe Sign bei Arval zum Einsatz kommt, ziehen auch andere Abteilungen – Buchhaltung, Beschaffung, Personal und IT – die Einführung von Adobe Sign in Betracht, um ihre Prozesse zu optimieren und die Anforderungen von Umweltinitiativen zur Verringerung des Papierverbrauchs zu erfüllen. Die Funktion „Mega Sign“ von Adobe Sign ist vor allem für Personalabteilungen interessant, da diese häufig Informationen an alle Mitarbeiter gleichzeitig versenden. Mit der Tracking-Funktion von Adobe Sign können Abteilungsleiter erkennen, dass obligatorische Hinweise allen Mitarbeitern zugestellt wurden.

„Mit Adobe Sign konnten wir durch die Verkürzung der Bearbeitungsdauer und eine bequemere Handhabung die Kundenerlebnisse im Rahmen unserer Leasing-Verträge verbessern“, so Morton. „Durch die Verbesserung des Erlebnisses fördern wir Kundentreue, wodurch wir den Umsatz auch in Zukunft steigern können.“

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