Schnell handeln, die Zukunft gestalten

Das Weltgeschehen zeigt so eindrücklich wie nie: Nur Unternehmen, die in Bewegung bleiben, können schnell auf das Heute reagieren und das Morgen gestalten. PUMA hat das als eine der weltweit führenden Sport- und Lifestylemarken schon lange erkannt. Getreu dem Motto „Forever Faster“ sind der kontinuierliche Wandel und umweltbewusstes Handeln fest verankerte strategische Prioritäten. Dafür stehen neben einem wachsenden Anteil nachhaltiger Produkte auch der Einsatz hochmoderner IT- und Kommunikationsprozesse. Mit dem Wechsel von Papier und Postversand zu digitalen Unterschriften will der Sportkonzern die nächste Hürde auf dem Weg in die Zukunft nehmen. Die Lösung für elektronische Signaturen von Adobe Acrobat Sign hilft dabei.

Digital zusammenwachsen

Die Personalabteilung in der Konzernzentrale hat bereits vor Corona das Potenzial digitaler Dokumentenprozesse erkannt – und freut sich derzeit umso mehr über eine Lösung, die die Arbeit auch in diesen Zeiten erleichtert. „Papierlos zu werden, ist ein Thema, das mich schon lange umgetrieben hat“, erinnert sich Stefanie Decker, Head of People & Organization Corporate bei PUMA in Herzogenaurach. „Es ist weder effizient noch nachhaltig, weiterhin so viele Dokumente auszudrucken, zu verschicken und einzuscannen. Das gilt derzeit mehr denn je. Adobe Acrobat Sign war genau die Lösung, die wir gesucht haben, um Unterschriftsprozesse in die Zukunft zu führen.“

Stefanie Deckers Team ist für deutschlandweit 1.200 Beschäftigte zuständig. Jährlich betreut es rund 500 Vertragsprozesse. Dafür fiel früher viel Papier an, das zum Teil buchstäblich um den halben Erdball reiste. Ein Einstellungsvertrag für neue Beschäftigte z.B. aus Chile war auf dem Postweg mindestens fünf Werktage unterwegs. Und das in Zeiten, in der eine E-Mail die globale Organisation in 120 Ländern innerhalb von Sekunden zusammenbringt.

Kann die digitale Kommunikation PUMA dann nicht auch bei rechtsverbindlichen Unterschriften genauso schnell zusammenwachsen lassen? Das fragten sich Stefanie Deckers Team und die ebenfalls in Herzogenaurach angesiedelte globale Rechtsabteilung im Herbst 2019, als sie mit dem IT-Team Lösungsvorschläge erörterten. Gesucht war ein Tool, das sich effizient und pragmatisch in die vorhandenen Systeme einfügt, intuitiv bedienbar ist und per Statusübersicht eine Nachverfolgung ermöglicht. Ebenfalls wichtig: Trotz schnell konfigurierbarer Standardvorlagen sollte auch die persönliche Note nicht zu kurz kommen. Auf eine freundliche Willkommensnachricht legt Personalexpertin Decker auch bei digital übermittelten Einstellungsverträgen Wert.

„Für Adobe Acrobat Sign haben wir uns nicht nur entschieden, weil es sich als die praktikabelste und nutzerfreundlichste Lösung erwies, sondern Adobe auch das beste Kundenerlebnis bietet“, erklärt Stefanie Decker. Als Unternehmen mit ausgeprägtem Kundenfokus betrachtet PUMA das zuvorkommende Eingehen von Adobe auf Fragen und Bedürfnisse ebenso zentral wie die Funktion selbst.

Das schöne Gefühl des Ankommens

Nach einer dreimonatigen Pilotphase ist Adobe Acrobat Sign seit Juni 2020 in Herzogenaurach regulär im Einsatz. Praktisch täglich übermitteln 15 zeichnungsberechtigte Kräfte Bewerber:innen, Beschäftigten und Praktikant:innen unterschriftsreife Vertragsdokumente mit der digitalen Signaturlösung.

Nach dem Beginn der Corona-Pandemie ließ sich der Einsatz auf Anhieb auf andere erforderliche Signaturvorgänge ausweiten. Im Homeoffice entfaltet das digitale Tool einen zusätzlichen Mehrwert. „Obwohl wir nicht wie früher immer vor Ort sein können, ist die doppelte Signierung innerhalb des Hauses dank Adobe Acrobat Sign nicht komplexer geworden. Gerade für Kandidat:innen aus dem Ausland ist ein hohes Tempo beim Vertragsabschluss von Vorteil, um ihnen das beruhigende Gefühl des Ankommens zu vermitteln“, erklärt Stefanie Decker.

Wow-Erlebnis für Beschäftigte und Umwelt

Nach über einem Jahr mit Adobe Acrobat Sign sind die Vorteile der elektronischen Signaturlösung nicht mehr wegzudenken. Früher zog sich ein Unterschriftsprozess mitunter bis zu sechs Wochen, wenn beim internationalen Postversand etwas schief ging. Heute ist ein Vorgang oft in weniger als einem halben Arbeitstag abgeschlossen. „Teilen uns Kandidat:innen ihre Zusage mit, verschicken wir in der Regel innerhalb von wenigen Stunden den unterschriftsreifen Vertrag mit Adobe Acrobat Sign. Viele sagen: ‚Wow, so schnell habe ich das noch nie erlebt‘“, berichtet Stefanie Decker. „Darüber sind wir genauso begeistert wie sie. Das entspricht perfekt unserem Verständnis von ‚Forever Faster‘.“

Dabei steht das Motto des Sportkonzerns nicht nur dafür, schneller zu werden, sondern auch, sich die Kräfte für später einzuteilen. Der Umwelt kommt klar zugute, wenn die Personalabteilung in Herzogenaurach mit Adobe Acrobat Sign jährlich tausende Blatt Papier und eine bedeutende Menge Verkehrsemissionen spart, weil sie Verträge samt Anlagen im Umfang von oft mehr als 25 Seiten nicht mehr ausdruckt und per Post versendet. Im Zuge des „Best Practice Sharing“ innerhalb des Konzerns sprach sich dieser einfache Weg zu mehr Tempo und Nachhaltigkeit schnell herum. „Immer, wenn wir anderen Teams bei PUMA von Adobe Acrobat Sign berichten, heißt es: ‚Cool, das wollen wir auch.‘“

Nach dem erreichten Ziel ein neues setzen

Neben den Personal- und Rechtsabteilungen in Herzogenaurach verwenden inzwischen auch Landesgesellschaften von PUMA die Signaturlösung von Adobe. Insgesamt profitieren schon mehr als 40 Teams an zwölf Konzernstandorten vom Mehrwert der papierlosen Unterschriftsprozesse mit Adobe Acrobat Sign. Viele weitere stehen in den Startlöchern. Auch in ihrer eigenen Abteilung sieht Stefanie Decker noch mehr Potenzial für das digitale Tool. Derzeit evaluiert sie den Einsatz der qualifizierten elektronische Signatur für Vertragskategorien, die ein noch höheres Sicherheitsniveau erfordern. Dann ließen sich jährlich weitere 250 Unterschriftsprozesse digitalisieren – um bei PUMA mit noch etwas mehr Tempo den Wandel voranzutreiben und die Zukunft nachhaltig zu gestalten.

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