Die digitale Baustelle

Als eines der größten Bauunternehmen Europas deckt STRABAG alle Leistungen entlang der Bauwertschöpfungskette ab – vom Entwurf über die Planung sowie den Bau von komplexen Gebäuden und Verkehrswegen bis hin zu deren Betrieb oder Abbruch. STRABAG versteht sich als Technologiepartnerin für das Bauen von morgen, dabei verfolgt sie seit langem die Vision der „digitalen Baustelle“. Nachdem Datenmodelle inzwischen Stück für Stück 2D-Papierpläne ablösen, treibt STRABAG auch die Digitalisierung der Vertrags- und Dokumentenprozesse voran. Den Weg zum papierlosen Baucontainer und Projektbüro ebnet der Konzern unter anderem mit elektronischen Unterschriften in Adobe Acrobat Sign.

Ohne Papier leichter zum Beton

Aus Papier kann man weder Hochhäuser noch Tunnel bauen. Aber ganz ohne Papier ging es bisher auch nicht. Spätestens wenn sich die Einkaufsteams der STRABAG mit Nachunternehmern einigten, überreichten sie sich gegenseitig stapelweise Vertragsunterlagen. Und zwar vor Ort auf der Baustelle, wo branchenüblich Verhandlungen durchgeführt werden.

Da bei komplexen Vorhaben viel zu klären ist, umfassen die Dokumentensätze häufig bis zu 500 Seiten. „Als wir noch alles auf Papier ausdruckten und unterzeichneten, brachten alle Beteiligten kiloschwere Kopien zurück ins Büro. Nicht selten, um sie dort nach dem Scannen und Archivieren im Recyclingcontainer zu entsorgen. Das sollte endlich ein Ende haben“, erinnert sich Torsten Pardun, Einkäufer von Hochbauleistungen der Direktion Nord bei der STRABAG-Tochter ZÜBLIN.

Der vermehrte Einzug mobiler Endgeräte auf Baustellen veranlasste STRABAG im Jahr 2018 dazu, die bisherige Dokumentenprozesse endgültig als renovierungsbedürftig zu erklären. Der damals formulierte Wunsch: Vereinbarungen an Ort und Stelle einfach digital auf einem kompakten Touchscreen protokollieren und signieren zu können – und zwar rechtsverbindlich. Geht das?

In Acrobat Sign fand die Konzern-IT die passende Lösung. „Dass Acrobat Sign auch als mobile App ausführbar ist und alle Sicherheitsniveaus für elektronische Unterschriften bietet, war eines der entscheidenden Kriterien für den Zuschlag“, betont Martin Pöppelmann, der bei der STRABAG Themen rund um den Digital Workplace verantwortet und Adobe Acrobat Sign als Product Owner betreut.

Eckpfeiler der papierlosen Kommunikation

Zunächst startete Acrobat Sign im Juli 2019 als Pilot mit konzernweit 80 Beschäftigten. Bereits im Februar 2020 ging die Lösung nach erfolgreicher Pilotphase konzernweit live.

In kurzer Zeit hat STRABAG mit Acrobat Sign weite Teile ihrer Unterschriftenprozesse komplett digitalisiert. Außer bei Vergaben von Bauprojekten und Verhandlungsprotokollen findet sie auch bei Freigaben, Angeboten, Rechnungen und Verträgen aller Art Einsatz. Inzwischen nutzen STRABAG-Beschäftigte weltweit die Lösung.

„Acrobat Sign ist für uns einer der wichtigsten Eckpfeiler der papierlosen Kommunikation geworden“, erläutert Torsten Pardun. Zum einen hat sich das Angebot als die gewünschte mobile Signaturlösung etabliert. „Dank Acrobat Sign gehe ich einfach mit einem iPad auf die Baustelle, lasse den Vertrag direkt vor Ort unterschreiben und habe sofort eine digitale Fassung, die an alle Beteiligten einfach verteilt werden kann“, so der Einkaufsprofi.

Zum anderen hat sich die Lösung von Adobe über die ursprünglichen Erwartungen hinaus auch als Treiber für eine stärkere Zusammenarbeit aus der Ferne erwiesen. „Vieles, wofür die Beteiligten früher ein Treffen auf der Baustelle oder einen Postversand bevorzugten, erledigen wir jetzt mit einem Signaturvorgang per E-Mail“, so Torsten Pardun. Das ist vor allem bei großen Distanzen praktisch, etwa wenn sich Einkäufer in Hamburg, Bauherren in Köln und die Baustelle in Jena befindet – mal ganz zu schweigen von internationalen Projekten.

Das Reisen entfällt zum Teil, aber die bei millionenschweren Bauprojekten besonders wichtige gerichtsfeste Rechtssicherheit bleibt erhalten. Bei Vereinbarungen mit externen Zeichnungsberechtigten ermöglicht Acrobat Sign der STRABAG mit einem zweiten Authentifizierungsfaktor das benötigte Sicherheitsniveau zu gewährleisten.

Viele Vorteile

Der Mehrwert von Acrobat Sign für STRABAG ist deutlich mess- und spürbar. Vor allem der geringere Zeit- und Personalaufwand im Vergleich zum alten papiergebundenen Prozess fällt stark ins Gewicht. Hunderte Seiten nicht mehr scannen, kopieren und verteilen zu müssen, spare pro Vorgang zwei bis drei Stunden. Mehr noch: „Der Bedarf jede der bis zu 500 Seiten von Hand zu paraphieren, fällt weg, weil beim Versand einer geschützten PDF-Datei klar ist, welche Seite Vertragsbestandteil ist. Allein dadurch spart uns Acrobat Sign pro Dokumentensatz locker einen halben Arbeitstag“, erklärt Einkäufer Torsten Pardun.

Natürlich entfällt auch der mitunter zeitraubende Postversand. Das Ergebnis: Im Oktober 2021 waren ca. 17.000 mit Acrobat Sign angestoßene Signaturvorgänge sehr schnell abgeschlossen, obwohl zum Teil bis zu sieben Unterschriften benötigt wurden. „Manchmal habe ich dank Acrobat Sign bereits 20 Sekunden nach dem E-Mail-Versand die Rückmeldung vom Nachunternehmer – im Vergleich zu früher, als es mehrere Tage dauerte“, so Torsten Pardun.

Auch in puncto Rechtssicherheit erkennt STRABAG Vorteile. Torsten Pardun: „Für uns ist es elementar, gerichtsfest zu belegen, dass alle Beteiligten eine Kopie des Vertrags bekommen haben. Mit dem Prüfbericht von Acrobat Sign erhalten wir automatisch ein Protokoll, wer wann was erhalten und unterschrieben hat. Dadurch sind wir im Fall der Fälle auf der sicheren Seite.“

Auf die Reputation wirkt sich der digitale Wandel ebenfalls positiv aus. „Auch dank der elektronischen Unterschriften mit Acrobat Sign werden wir als Konzern sehr fortschrittlich wahrgenommen. Nachunternehmer sind begeistert, wenn sie nicht so viel Papier von der Verhandlung mitnehmen müssen“, berichtet Torsten Pardun. Im Hinblick auf das Thema Nachhaltigkeit ist die Ressourcenersparnis ebenfalls ein wichtiger Aspekt für STRABAG. „Wir betrachten das auch aus ökologischer Perspektive. Tools wie Acrobat Sign ermöglichen uns, viel umweltbewusster zu handeln“, hebt der Beschaffungsexperte hervor.

Den erfolgreichen Einsatz der Lösung rundet der positive Eindruck des Bedienerlebnisses bei den STRABAG-Beschäftigten ab. „Acrobat Sign ist sehr intuitiv zu bedienen und benötigt relativ wenig Support. Das ist das beste Feedback, das es geben kann“, resümiert IT-Spezialist Martin Pöppelmann.

App zur nächsten Ausbaustufe

Die nächste Ausbaustufe steht schon fest. STRABAG plant, die Signaturlösung noch tiefer in die vorhandene Software-Landschaft zu verankern. Derzeit testet die Konzern-IT die Integration von Acrobat Sign in ausgewählte Drittsysteme. Das Ziel: Signaturprozesse direkt zum Beispiel aus Microsoft-Anwendungen anzustoßen. Denn auf der digitalen Baustelle ist jeder Klick weniger mehr.

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