Dans le domaine médical, des progrès révolutionnaires transforment notre monde à un rythme effréné, mais il est très difficile pour les malades et leurs familles, de même que pour le personnel de santé et les équipes de recherche, de se tenir au courant des innombrables nouveautés en matière de traitements, de technologies et d’études.

Chaque mois, plus de 127 millions de personnes font appel à WebMD et Medscape pour obtenir des informations médicales fiables, des contenus de référence approfondis et des outils liés au bien-être et à la santé. WebMD propose des informations faciles d’accès, des témoignages personnels et des outils qui aident les individus à mieux comprendre et prendre soin de leur santé. Medscape est la première source d’informations médicales (actualités, articles, formation médicale continue et outils de référence sur les médicaments) pour les spécialistes de la santé : médecins, infirmières et infirmiers, pharmaciennes et pharmaciens ou communauté étudiante.

Sur ces deux plateformes, la vidéo est le principal outil utilisé pour partager des informations avec ces audiences. WebMD et Medscape Studios produisent plus de 3 000 vidéos par an, soit en moyenne près de 60 vidéos par semaine et un peu plus de huit vidéos par jour. Ces contenus, extrêmement variés, se composent de documentaires relatant des histoires personnelles, d’interviews de spécialistes, de tables rondes, d’animations explicatives, d’évènements en direct, de webinaires et de tutoriels.

Zachary Bennett, Vice President de WebMD et Medscape Studios, a de tout temps été fasciné par l’attrait suscité par la vidéo. « Je me suis toujours intéressé à la manière d’utiliser les médias pour diffuser des messages, confie-t-il. Les outils de création évoluent en permanence, des caméras Super 8 de mon enfance aux fonctionnalités de retouche des smartphones, mais malgré ces avancées, l’enjeu demeure inchangé : les histoires que nous racontons doivent trouver un écho auprès du public. Aujourd’hui, j’ai la chance de travailler avec une équipe talentueuse dont la mission est d’informer le monde sur la santé. »

Selon Zachary Bennett, les principales difficultés résident dans le volume de vidéos et la vitesse à laquelle elles sont produites pour WebMD et Medscape. Forte de 60 personnes, l’équipe de production travaille pour plusieurs divisions et sur des centaines de types de contenu et doit répondre à des exigences élevées. Non seulement elle doit se tenir informée sur chaque projet, mais elle cherche également en permanence à s’améliorer et à innover. WebMD et Medscape ont aussi une responsabilité vis-à-vis de leurs audiences : veiller à ce que les vidéos contiennent des informations aussi précises et récentes que possible, ce qui peut exiger plusieurs cycles de révision avec des spécialistes du monde médical.

À l’aide d’Adobe Creative Cloud, Frame.io et Adobe Workfront, WebMD a créé un workflow vidéo à la fois efficace, agile et entièrement compatible avec la flexibilité du télétravail. Ce workflow à distance a permis à l’équipe de production d’augmenter le nombre de vidéos produites de 40 % en trois ans.

« Nous sommes constamment à la recherche de solutions pour éliminer les obstacles afin de pouvoir nous concentrer sur la création de contenu, explique Zachary Bennett. Associer le workflow vidéo d’Adobe à Frame.io et Workfront offre des possibilités infinies. La plupart des gens ont du mal à d’imaginer que la gestion de projet puisse être passionnante, mais avec Adobe, c’est vraiment le cas. »

Gestion efficace des workflows

WebMD a conçu son workflow vidéo autour des applications Adobe, en particulier Adobe Premiere Pro et After Effects. Des fonctionnalités telles que Dynamic Link contribuent à accélérer le processus de montage en permettant de modifier facilement les images sans avoir à les exporter ni à générer de rendu à chaque fois. Pour l’équipe de production, l’un des éléments les plus chronophages de la création vidéo consistait simplement à gérer le workflow.

« Notre équipe compte un peu plus de 60 membres, mais des centaines de personnes, en interne comme en externe, sont impliquées dans la création de contenu, qu’il s’agisse de la planification, des révisions, de la publication ou encore de la promotion, précise Zachary Bennett. Il peut y avoir plusieurs cycles de révision pour différents types de contenus, et il est parfois difficile de suivre chacun d’eux. Workfront transforme nos méthodes de gestion des vidéos. Au lieu d’envoyer à tout le monde des plannings, des notes et des rappels par e-mail, nous pouvons suivre l’ensemble du processus dans l’application et avoir à tout moment de la visibilité sur ce qui se passe. »

L’équipe studio peut facilement créer et gérer des plannings au même endroit pour chaque type de production, en uniformisant le format pour faciliter la programmation des vidéos. Plus important encore, Workfront offre à Zachary Bennett de la visibilité sur les charges de travail de l’équipe grâce à un système de reporting ultrasimple. Ces rapports indiquent le temps nécessaire pour produire différents types de projets, ce qui lui permet d’équilibrer la répartition des tâches en fonction des disponibilités et d’identifier les obstacles qui ralentissent l’équipe.

« Workfront nous aide à améliorer les workflows et à écourter les délais de production, affirme Zachary Bennett. L’un des premiers projets que nous avons optimisés concernait des vidéos Twitter. Au début, il nous fallait 30 jours entre le lancement du projet et la publication : recherche de talents, écriture du script, tournage ou création d’images, finalisation et révisions médicales. Nous avons rapidement trouvé des solutions pour ramener ce délai à 20 jours pour les vidéos filmées et à seulement sept jours pour les vidéos d’animation plus simples. »

Montages et révisions agiles à distance

WebMD et Medscape ont toujours eu besoin d’un certain niveau de fonctionnalités de production et de montage à distance. Les équipes de production vidéo voyagent souvent à travers le monde pour enregistrer du contenu, que ce soit pour dresser le portrait d'une patiente ou d'un patient à Los Angeles ou pour réaliser des interviews lors d’une conférence médicale aux Pays-Bas. Pour faire parvenir les enregistrements aux équipes de montage basées au siège de New York et tenir les délais de postproduction, WebMD et Medscape ont eu recours à de nombreuses méthodes de transmission, allant de l’envoi de disques durs par courrier au chargement de fichiers sur différents sites de partage.

Pendant la pandémie, le siège n’était plus accessible en raison du confinement, mais le travail ne pouvait pas s’arrêter. Il fallait décentraliser, et vite. Le serveur de New York n’était cependant pas assez rapide pour permettre à tout le monde de monter et charger les fichiers via un VPN. Zachary Bennett et son équipe ont immédiatement commencé à tester des systèmes à distance et ont rapidement opté pour LucidLink.

« Il est aussi facile d’utiliser Premiere Pro avec LucidLink Filespaces que d’employer un serveur local, déclare Zachary Bennett. Où qu’elles se trouvent, nos équipes de montage peuvent donc utiliser exactement les mêmes workflows que dans notre studio. Cela nous a permis non seulement de travailler entièrement à distance pendant la pandémie, mais aussi de développer notre vivier de talents en recrutant partout dans le monde. »

Avec Frame.io, WebMD apporte également l’agilité et la souplesse des workflows à distance aux révisions de contenu. Auparavant, les équipes de montage chargeaient leur travail sur un service de partage de fichiers, comme Microsoft SharePoint, Google Drive ou Dropbox, et les réviseurs et réviseuses envoyaient leurs commentaires par e-mail.

Désormais, elles chargent leur projet et toutes les personnes concernées reçoivent une notification indiquant que la dernière version est prête à être révisée. Les réviseurs et réviseuses peuvent ajouter des commentaires au même endroit, ce qui leur permet de lire les autres remarques, de les confirmer ou d’y répondre. Toutes les révisions sont regroupées au même endroit pour les équipes de montage, qui n’ont plus à échanger d’innombrables e-mails. L’ensemble du processus est en outre suivi automatiquement par Workfront, afin que les gestionnaires de projet puissent savoir quand la révision a débuté ou s’est terminée.

« Frame.io a divisé par deux la durée de notre workflow de révision, indique Zachary Bennett. Tous les commentaires sont réunis au même endroit, ce qui permet de passer moins de temps à essayer de les regrouper ou de les clarifier. Ce système est en outre extrêmement simple à utiliser. La plupart des personnes chargées des révisions sont des spécialistes de la santé, et non des vidéastes. Elles n’ont pourtant aucune difficulté à travailler avec. Il est même possible de réviser les vidéos sur mobile, ce qui est un atout considérable pour les personnes très occupées. »

Des informations médicales précises pour un public varié

En utilisant à la fois Frame.io et Workfront pour revoir et gérer les workflows, Zachary Bennett souhaite étendre le processus de révision des vidéos WebMD aux vidéos éducatives et professionnelles de Medscape, mais aussi appliquer le workflow utilisé pour les vidéos WebMD au contenu Medscape.

« Je suis ravi de voir à quel point l’intégration à diverses solutions continue d’améliorer les processus et d’ouvrir de nouvelles possibilités, se réjouit-il. Chez WebMD et Medscape, les révisions sont essentielles à notre travail. En utilisant les applications Adobe pour améliorer les workflows et les révisions en interne, nous pouvons nous concentrer sur la diffusion de vidéos médicales importantes, précises et percutantes. »