Como a Thermo Fisher Scientific simplificou o trabalho em meio a mudanças rápidas.
A mudança costuma ocorrer lentamente, mas, às vezes, em momentos decisivos, uma adaptação mais rápida é necessária.
Produtos:
Objetivos
Centralizar o trabalho e simplificar os fluxos de trabalho
Agilizar a criação e a distribuição de conteúdo
Simplificar a conformidade e o processo jurídico
Resultados
Adaptação rápida ao trabalho remoto e às mudanças de prioridade
Duração dos projetos reduzida em 20%
Redução de 24% na duração prevista de uma revisão jurídica
O mundo e os locais de trabalho sentiram o impacto das mudanças rápidas advindas da pandemia de COVID-19. Para a Thermo Fisher Scientific, líder global em serviços científicos, essa foi uma mudança brusca na maneira de trabalhar, de gerenciar o trabalho e de manter a criação de conteúdo e as aprovações jurídicas fluindo durante um momento decisivo para o negócio e os clientes.
Manter o ritmo durante a pandemia
Enquanto muitos setores experimentaram uma queda na demanda durante a pandemia, a área médica precisou crescer, e rapidamente, para atender à procura por informações e inovações nos serviços de saúde. Como fabricante líder de equipamentos de ciências biológicas, que fornece diagnósticos, equipamentos de proteção individual (EPI) e insumos para a fabricação de vacinas e terapias, a Thermo Fisher Scientific não tinha tempo a perder. Não se quisesse continuar impulsionando o progresso da ciência.
Como o trabalho migrou de presencial para remoto do dia para a noite, a gerente de operações de marketing Amy Zakrzewski e sua equipe precisaram encontrar maneiras de melhorar a eficiência da produção, manter todo mundo conectado e o trabalho centralizado. Também desenvolveram e agilizaram globalmente a distribuição de conteúdo digital centrado no cliente. Um processo recém-implementado de aprovações jurídicas estava atrasando o fluxo de trabalho, portanto, a equipe da Thermo Fisher Scientific precisou garantir que os novos requisitos de conformidade não afetariam o tempo de distribuição de conteúdo ao mercado.
Zakrzewski e sua equipe estavam prontas para o desafio. Elas abraçaram as incertezas da pandemia como oportunidades de crescimento e contaram com o Adobe Workfront para gerenciar o trabalho e atender às demandas de conteúdo.
“Em uma organização tão grande, é impossível prestar atenção em tudo. O Adobe Workfront permite extrair as informações certas e mostrá-las para as pessoas certas na hora certa, assim elas podem se concentrar no trabalho sem se preocupar com outras questões. ”
Amy Zakrzewski
Gerente de operações de marketing da Thermo Fisher Scientific
Encarar a mudança com tranquilidade e encontrar novas maneiras de trabalhar
Enquanto muitas empresas enfrentaram dificuldades para definir novos sistemas e fluxos de trabalho que se adaptassem ao trabalho remoto, a Thermo Fisher Scientific centralizou e simplificou o trabalho no Adobe Workfront. Como o Workfront é um sistema de gerenciamento de trabalho pensado para a agilidade e personalização, a empresa conseguiu se adaptar ao trabalho remoto e às novas priorizações. E seus recursos de revisão online, planejamento de capacidade, automação de fluxo de trabalho e relatórios ajudaram a Thermo Fisher Scientific a alcançar a eficiência operacional.
A equipe ajustou os fluxos de trabalho e conseguiu atender às necessidades agravadas pelo início repentino da pandemia. Profissionais de criação de conteúdo e de marketing conseguiram colaborar em equipe e revisar e aprovar o trabalho criativo usando as integrações do Adobe Workfront, agilizando a criação e a distribuição de conteúdo.
Além de atender às demandas do mercado, a Thermo Fisher Scientific simplificou os processos de conformidade e jurídico, teve mais clareza sobre as funções de cada profissional e automatizou as tarefas quando possível. A empresa também adicionou um processo completo de revisão jurídica e estendeu os prazos do fluxo de trabalho em apenas dois dias.
Para facilitar e agilizar essas aprovações jurídicas, Zakrzewski e sua equipe criaram painéis para as partes interessadas armazenarem documentos e informações relevantes. Esse painéis dão aos usuários autorizados visibilidade sobre os projetos e, ao restante dos usuários, os detalhes para que realizem suas tarefas com eficiência.
“Agora podemos deixar em destaque as informações relevantes para a equipe jurídica e orientá-la sobre onde encontrar informações adicionais, caso seja necessário,” afirma Zakrewski. “O painel é o local central para realizar as revisões rapidamente.”
Ter a capacidade de coletar e consolidar comentários de revisão em um relatório também ajudou a Thermo Fisher Scientific a manter parceiros e fornecedores informados e a par de novas diretrizes jurídicas para reduzir os prazos das aprovações jurídicas. Com a automatização de tarefas manuais, foi possível otimizar formulários de admissão e aprovações jurídicas, conduzir revisões de conformidade e agilizar bastante o trabalho em geral. A Thermo Fisher Scientific alcançou 24% de redução na duração prevista de revisões jurídicas, resultando em um processo quase 50% mais rápido do que a média da empresa. Isso, por sua vez, levou a uma redução de 20% na duração total do projeto e manteve a Thermo Fisher Scientific no caminho certo de sua missão: ajudar os clientes a tornar o mundo mais saudável, limpo e seguro, mesmo (e especialmente) durante uma pandemia global.
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