Les agences marketing pouvant se vanter de réaliser des campagnes réussies pour leur clientèle depuis plus de 100 ans sont rares. FCB (Foote, Cone & Belding) transforme la culture populaire depuis 1873 avec des programmes marketing et publicitaires primés, réalisés pour une clientèle de renom exerçant dans de nombreux secteurs. FCB a déployé Adobe Workfront** à l’échelle mondiale afin de standardiser et simplifier les processus de ses agences et permettre au personnel de son réseau international de se concentrer davantage sur le travail auprès de la clientèle qu’à des tâches administrative sans valeur ajoutée. Désormais, les équipes de FCB, réparties dans 13 divisions, utilisent la solution cloud de gestion du travail de Workfront pour gagner en visibilité sur leurs projets et éliminer les processus manuels, augmentant ainsi la productivité du personnel et le nombre d’heures facturables.

FCB est une société de communication marketing internationale réputée, entièrement intégrée, avec un long héritage de créativité et de succès à son actif. Grâce à une excellente connaissance de la diversité des marchés locaux et cultures du monde, FCB s’emploie à changer radicalement le comportement des consommateurs et des consommatrices pour le bénéfice de sa clientèle, de son personnel et de la société. L’entreprise, qui emploie 8 000 personnes réparties dans 109 agences et 80 pays, appartient à The Interpublic Group of Companies.

Le défi

Alors que le travail au sein du réseau FCB était de plus en plus organisé en projets, l’agence avait besoin d’une solution centralisée et efficace pour veiller à ce que tout le monde soit informé des tâches à effectuer et des délais à respecter.

Des outils disparates

Les équipes de FCB suivaient les tâches et projets dans différents outils, comme Basecamp, Microsoft Word ou encore Microsoft Excel. Les rapports d’avancement étaient mis à jour manuellement et les e-mails étaient le moyen de communication privilégié. Par exemple, dans un des bureaux, une fiche de synthèse était envoyée quotidiennement par e-mail pour veiller à ce que chaque équipe soit à jour sur les projets print et digitaux de l’agence, mais certaines personnes étaient exclues de la boucle, entraînant parfois une confusion quant à la répartition des ressources.

« “Nous avions du mal à faire en sorte que notre groupe ingénierie et opérations ait une vision claire de l’ensemble des lancements de sites à venir et des diffusions de fichiers importants, se souvient Graham Johnson, EVP and Chief Product Officer of FCB Health. Ces équipes étaient souvent prises de court et, sans planification adéquate, ne disposaient pas nécessairement du temps ou des ressources nécessaires. »

Il était également difficile d’assurer une communication et un reporting cohérents. Les membres des équipes FCB remplissaient des feuilles de calcul pour suivre la répartition des ressources disponibles et se les envoyaient par e-mail une ou deux fois par jour entre bureaux et services. Ce processus, qui prenait plus de 20 heures par semaine, réduisait le nombre d’heures facturables du personnel.

De plus, la manière de suivre les tâches variait en fonction de l’entreprise cliente et l’élaboration manuelle de chaque rapport demandait plusieurs heures. Malgré le suivi, assuré par FCB, des heures passées sur les projets, les données extraites provenaient exclusivement de son système financier, qui enregistrait uniquement les heures effectives et validées par l’entreprise cliente.

« Il n’y avait pas de mappage automatisé du temps effectivement consacré aux projets par rapport aux heures prévues, ce qui nous empêchait de négocier davantage d’heures ou de corriger les éventuels problèmes avant de commencer le travail », explique Katherine Haven, Vice President and Director of the Strategic Operations Project Management Office (PMO) pour FCB.

Alors que le travail était de plus en plus axé sur des projets à l’échelle mondiale, la volonté de gagner en efficacité a poussé FCB à chercher une plateforme unique pour la planification des projets, l’attribution des tâches et la gestion des ressources.

La solution Workfront

Bien que Workfront soit une solution intuitive et conviviale, FCB a pensé que la meilleure façon de promouvoir la standardisation et le partage de bonnes pratiques en matière de réussite et d’expérience acquise au sein des agences était de former deux personnes chargées de l’administration du système. Le but était de superviser l’adoption de la solution de gestion du travail par les agences du réseau, ainsi que la maintenance continue de l’instance globale de FCB. Ces ressources collaborent avec les nouvelles équipes en cours de migration vers Workfront afin de les aider à prendre en main les workflows et assurer une réussite rapide.

Les personnes en charge de l’administration commencent par identifier dans chaque agence les superutilisateurs et superutilisatrices qu’elles formeront sur les structures et processus de projets existants, comme les portefeuilles, les ordres de modification, l’attribution des ressources, le suivi et le reporting. Elles leur conseillent ensuite des bonnes pratiques sur l’automatisation et l’optimisation des processus critiques dans Workfront.

« Tous les rôles sont représentés dans Workfront : spécialistes des ressources humaines, des finances, du développement, de l’assurance qualité, de l’expérience client ou encore du design, précise Katherine Haven. Notre personnel orienté client n’a pas le temps de se tenir au courant des dernières fonctionnalités, ce qui explique notre intérêt pour le modèle des personnes dédiées à l’administration. Nous sommes disponibles à tout moment pour partager nos connaissances de Workfront ainsi que les meilleures pratiques qui peuvent aider nos collègues à gagner en productivité. »

Un référentiel centralisé

La centralisation de la communication et de la collaboration dans Workfront permet aux équipes de FCB de travailler ensemble de manière plus efficace. Par exemple, deux agences qui accompagnent la même multinationale de biens de consommation peuvent gagner en efficacité en partageant les détails de leurs campagnes dans Workfront. Deux divisions différentes de FCB peuvent en outre sécuriser et échanger des données via la solution.

En raison de la nature confidentielle et concurrentielle des activités de l’entreprise, les personnes en charge de l’administration du système utilisent la fonctionnalité de groupe de Workfront pour veiller à ce que les données de chaque client demeurent séparées dans l’instance.

« Pouvoir gérer tous les projets dans Workfront nous aide énormément, car cela permet une véritable collaboration entre équipes », souligne Katherine Haven.

« Workfront est un outil incroyable. Plus le nombre d’utilisateurs et d’utilisatrices augmente, plus il est performant, et les autorisations nous permettent de segmenter les vues, ce qui évite les problèmes avec les marques en concurrence », ajoute Graham Johnson, de FCB Health.

Templates de projet, files d’attente des demandes et formulaires personnalisés

Pour optimiser les processus, FCB Health utilise des files d’attente pour les demandes et des templates de plan de projet standards pour toutes ses créations print et digitales. Ces plans sont non seulement développés, mais aussi mis à jour dans Workfront. Les files d’attente pour les demandes de Workfront permettent de se passer des e-mails et d’intégrer les processus à une solution traçable, tandis que les templates simplifient les tâches répétitives grâce au mappage de chaque étape nécessaire d’un workflow. Toutes les étapes étant prévues à l’avance, les équipes passent moins de temps à établir des plannings et davantage à créer des campagnes percutantes. Plus important encore, le template garantit qu’aucune étape n’est oubliée.

« L’équipe de production élabore ses plannings dans Workfront et nous avons demandé à ce que tout le monde utilise un module de lancement préexistant, indique Graham Johnson. Notre module de lancement comprend toutes les tâches, ressources et délais requis et permet de renseigner automatiquement un calendrier de lancement offrant une transparence totale à l’ensemble de l’équipe. Nous avons créé et déployé ce module dans le service en une semaine. »

FCB Health a également créé un système de tickets à l’aide des formulaires personnalisés de Workfront afin de créer un funnel pour les demandes, permettant de les suivre et de les valider. Le reporting du système de tickets s’effectue entièrement dans Workfront, tout comme le suivi des bugs décelés lors du contrôle qualité pour les projets digitaux. Depuis le déploiement de Workfront, l’équipe d’assurance qualité a cessé d’utiliser JIRA Server.

Suivi des performances financières

Grâce à l’intégration de Workfront à son système financier SAP, FCB a simplifié son processus d’estimation des projets. La solution intègre des calculs de la valeur acquise permettant de comparer trois jeux de données : les heures estimées et les heures effectives saisies dans SAP, ainsi que le nombre d’heures prévues dans Workfront. La solution génère automatiquement des rapports d’avancement précis comparant les heures effectives et les frais réels aux estimations et prévisions du nombre d’heures et du montant des frais.

« Avec ces données optimisées, les équipes client disposent d’une idée plus précise de leur progression, affirme Katherine Haven. Les données relatives à l’affectation des ressources en temps réel permettent en outre aux gestionnaires de clientèle d’effectuer des estimations plus précises par la suite. »

Tableaux de bord et reporting personnalisés

Les fonctionnalités de tableaux de bord et de reporting de Workfront aident également les équipes de FCB à gagner du temps et à optimiser l’utilisation des ressources. Par exemple, un nouveau tableau de bord créé dans Workfront permet à la gestionnaire des ressources d’assurance qualité de FCB Health de visualiser instantanément où et quand les membres de son équipe en charge des services partagés sont en sous-utilisation ou en surutilisation. Un autre tableau de bord créé récemment permet aux gestionnaires de ressources et de projet de définir un remplacement lorsqu’un membre de l’équipe prévoit d’être absent, afin de garantir le respect des délais imposés.

Maintenant que FCB Health utilise Workfront pour prévoir la disponibilité des ressources, « nous n’utilisons plus de feuilles de calcul partagées et n’envoyons plus chaque jour la répartition des ressources d’une agence à l’autre, déclare Graham Johnson. Les réunions chronophages ont également été réduites. »

Dans la solution de gestion du travail, les responsables d’agence peuvent identifier les projets qui respectent les délais et ceux auxquels un numéro n’a pas encore été attribué. En ce qui concerne les tâches impliquant l’ensemble du service, comme la réalisation d’une enquête, FCB encourage les responsables à les attribuer aux membres du personnel via les pages Mon travail de Workfront, plutôt que de leur envoyer des e-mails ou des messages instantanés.

Les workflows automatisés permettent de marquer chaque tâche comme terminée, ce qui donne à l’agence un tableau de bord en temps réel de l’avancement des projets. Les fiches de suivi uniformisées sont également automatisées par la solution de gestion du travail et offrent rapidement aux membres de l’équipe des informations précises et à jour sur chaque projet. La fonctionnalité Copier le tableau de bord est très appréciée de l’équipe d’administration système, car elle permet de modifier facilement des paramètres pour créer un rapport semblable, à quelques différences près, en quelques secondes. Les personnes chargées d’administrer Workfront chez FCB peuvent ainsi toutes produire des rapports de projet personnalisés sans programmation complexe ni outils supplémentaires.

« Non seulement Workfront nous aide à simplifier nos processus back-office, mais il a aussi un impact positif sur nos projets client », observe Katherine Haven.

Avantages

En Amérique du Nord et en Europe, les équipes FCB de 13 divisions utilisent Workfront pour bénéficier des avantages suivants :

• Augmentation de la productivité et des heures facturables. L’utilisation de Workfront pour optimiser et automatiser les processus manuels, comme la planification des ressources, permet à FCB de réduire le temps consacré aux tâches administratives et d’augmenter celui consacré aux projets client. Cette solution aide FCB Health à optimiser l’utilisation des ressources. « Workfront élimine les feuilles de calcul partagées et l’envoi quotidien par e-mail de la répartition des ressources disponibles. Une vingtaine d’heures a ainsi été économisée par semaine, soit 1 000 heures par an, réparties sur différents bureaux », estime Graham Johnson.
• Amélioration de la précision des devis. L’intégration de Workfront au système financier SAP de l’entreprise permet à FCB de produire des rapports d’avancement plus précis. En plus de fournir des informations clés pour les comptes de résultats, Workfront aide les gestionnaires de projet à réaliser des estimations plus précises et plus rapides en utilisant les templates prédéfinis et l’historique des projets.
• Augmentation de la visibilité sur les projets. Bien que les principaux membres de l’équipe, comme les gestionnaires de projet, gestionnaires de contenu, directeurs et directrices artistiques, etc. aient toujours eu une bonne visibilité sur les livrables en cours et à venir, Workfront offre une transparence totale aux autres membres de l’équipe, notamment les groupes de spécialistes tels que les analystes, les relecteurs et relectrices ou le personnel de l’atelier d’impression. « Après le déploiement de Workfront dans notre agence HackerAgency, spécialisée dans le marketing direct à l’international, les personnes qui recevaient habituellement des demandes au dernier moment étaient ravies, car pour la première fois, elles savaient à l’avance quel travail allait leur être confié, ce qui leur permet maintenant de mieux planifier leurs journées », relate Katherine Haven.
• Réduction du temps passé en réunion ou à préparer des fiches de synthèse. Selon certaines estimations, les équipes passaient jusqu’à deux heures par semaine en réunion : 30 minutes pour l’attribution des ressources, 30 minutes pour le suivi des comptes et une heure pour les réunions de suivi du service. Maintenant que les tâches de projet sont mises à jour dans Workfront, les équipes de FCB gagnent en productivité. Les fiches de synthèse sont également générées automatiquement par Workfront, ce qui réduit le temps passé à préparer manuellement des points sur ce qui doit être accompli aujourd’hui et demain et permet ainsi aux équipes de se concentrer sur les projets complexes ou en retard. Katherine Haven indique qu’« à FCB Chicago, par exemple, les personnes dont les projets respectent les délais ne sont pas tenues d’assister aux réunions de suivi, qui restent ainsi axées sur les projets méritant une attention particulière. »
• Amélioration de l’efficacité opérationnelle. Le déploiement de Workfront a permis à FCB de gagner en efficacité opérationnelle dans l’ensemble des divisions et équipes client. Selon Anthony Imgrund, alors que nous collaborons avec des responsables en interne pour relever leurs défis les plus urgents (l’automatisation des fiches de synthèse quotidiennes, par exemple), ces personnes commencent à voir comment la solution de gestion du travail peut les aider à faire évoluer d’autres processus et les faire parvenir à maturité.

Perspectives

FCB évalue actuellement les fonctionnalités de vérification en ligne de Workfront en vue de simplifier les processus de révision et de validation des assets créatifs. La révision digitale transforme des workflows délicats en une solution à la demande accessible à tous les membres de l’équipe sur n’importe quel appareil. En éliminant son outil actuel et en utilisant Workfront comme solution unique pour cette fonctionnalité stratégique, FCB espère économiser 60 000 dollars par an.

Recommandé pour vous

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/cards/generic-collection

Voir tous les témoignages

https://main--bacom--adobecom.hlx.page/fragments/customer-success-stories/contact-footer