Förberedelser inför implementeringen

Fundera på vilka som ska vara kärnan i ert team.

Välj rätt personer, för teamets kärna är viktig för att implementeringen ska bli lyckad. Detaljerad information om varje teammedlems involvering finns i The Core Team-guiden nedan, men här är en snabb överblick.

• Teamets kärnmedlemmar är de primära kontaktpunkterna för Workfront under implementeringen.
• Teamets kärnmedlemmar ansvarar för att:
  • Delta aktivt i implementeringen – inklusive i arbetspass med er Workfront-konsult.
  • Jobba mot fasta mål varje vecka.
  • Se till att slutanvändarna får utbildning och support.
  • Genomdriva en hanteringsplan för förändringen. I detta ingår att informera era slutanvändare om att Workfront är på väg och att se till att alla förstår det värde som Workfront kommer att bidra med.
  • Genomföra de tilldelade behovsbaserade utbildningarna.
• Om ert team eller er avdelning ska ingå i en befintlig aktiv instans av Adobe Workfront är det viktigt att er globala systemadministratör ingår i teamets kärna. På så sätt säkerställer ni att styrningen samordnas inom hela organisationen.

Sammanställ er förberedande dokumentation.

Genom att förse er Workfront-konsult med dokument som beskriver er arbetsprocess hjälper ni konsulten att ta fram de mest vedertagna rekommendationerna redan från början. Dokumentationssammanställningen är emellertid inte avsedd att vara en tidskrävande uppgift. Om relevant dokumentation saknas ska ni inte lägga någon tid på att ta fram den. Er Workfront-konsult kommer att vägleda er med hjälp av våra bästa praxis-rekommendationer, även om ert team definierar er process för första gången.

Följande dokumentation är mest användbar:

• Processdiagram och flödesscheman – en visuell kartläggning av er process kan ge oss en god förståelse av hur ert team jobbar idag.
• Exempel på inhämtningsformulär – Hur kommer jobbet in i ert team? Om ni har en formell process med ett formulär för begäran eller inhämtning vill vi gärna se ett exempel. Men om jobben kommer in på ett informellt sätt – via e-post, spontana telefonsamtal eller på annat sätt – behöver ni bara informera oss om detta.
• Exempel på projektmallar – Jobbar ert team med hjälp av projektplaner? I så fall vill vi gärna se några exempel på viktiga projekt som ert team jobbar med.
• Exempel på rapportering – Har ert team nyckelmätvärden som de ska jobba mot? Rapporterar ni dessa mätvärden varje vecka, månad eller kvartal? Exempel på återkommande rapporter hjälper oss att förstå vilka data som vi ska samla in åt er i Workfront, och vilka automatiserade rapporter som vi behöver generera för att stödja ert teams arbete.

Förbered er för den första veckan i ert Workfront-engagemang.

Vårt Workfront-team ser fram emot att få samarbeta med er. Nedan är några saker som behöver förberedas inför implementeringen. Om ni har några frågor kontaktar ni er kontoansvariga så ser denna till att ni har allt som behövs för att bli redo.

• Titta på sponsorvideorna som er Workfront-projektledare tillhandahåller före vårt planeringssamtal. – Dessa videor innehåller bland annat information om ert Workfront-implementeringsteam, implementeringsschemat, sponsorns roll och valet av kärnmedlemmarna i ert team.
• Ge Workfront-implementeringsteamet åtkomst till er instans av Workfront. – Detta hjälper teamet att skapa sin profil och utföra några inledande steg inför konfigurationen, så att vi kommer igång snabbt.
• Planera in och genomför ett planeringssamtal. – Träffa er Workfront-projektledare för att planera in er implementering med möten vecka för vecka och vårt förväntade lanseringsdatum.
• Planera in och genomför ett välkomstsamtal. – Under detta samtal kommer vi att presentera kärnmedlemmarna i ert team för er implementeringskonsult, gå igenom projektets tidslinje, mål och utbildning, samt hålla en inledande genomgång med er Workfront-konsult.